ERP vs CRM: herramientas diferentes y complementarias

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¿Conoces la diferencia entre ERP y CRM? Cuando hablamos sobre pymes y productividad, ERP y CRM aparecen como herramientas de gestión esenciales para facilitar la organización y hacer crecer un negocio. Aunque cumplen funciones distintas, convergen en un territorio común que lleva a las empresas a dudar sobre cuál es la mejor opción para elegir. En appvizer hemos sintetizado todo lo que necesitas saber sobre el uso de las herramientas para gestión del cliente y de la gestión empresarial en general.

En este artículo, vamos a definir qué es un ERP y qué es un CRM, analizaremos sus diferencias principales y descrubriremos algunas claves sobre cómo se integra en pymes.

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Pymes en búsqueda de software de gestión 

A muchas empresas les supone un gasto de energía y tiempo hallar la herramienta que mejor optimice su proceso interno de trabajo y facilite la coordinación entre los departamentos de un negocio. Si además el presupuesto es limitado, la búsqueda se vuelve más compleja.

No existe una fórmula común para la toma de decisión respecto al software. Además, la tecnología destinada a empresas está en continua evolución hacia soluciones que mejoran los procesos de trabajo.

ERP y CRM: definición

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning), o sistema de planificación de recursos empresariales, es un software de planificación que trabaja en la gestión de las compras, en la oferta de productos y en la contabilidad.

 

Como plataforma back office, proporciona visibilidad y control sobre el desarrollo interno del negocio, no interactúa con los clientes.

Por lo tanto, coordina la comunicación interna de la empresa.

Ayuda en la organización de recursos de las áreas de finanzas, producción y recursos humanos. Su ámbito de aplicación actúa sobre la logística y distribución, el inventario, la producción y la administración con un sistema modular de gestión.

Este administrador interno de la empresa cuenta con dos modelos generales de uso: en primer lugar el ERP online, es decir, un software alojado en la nube. Como tal, no requiere instalación y es accesible desde la web.

Por otro lado, el ERP instalado, con acceso por medio de una aplicación.

También pueden ser Open Source y de licencia gratuita. Este modelo permite acceder al código del programa para modificar o desarrollar funcionalidades específicas para su sector.

De todos modos, existen proveedores de soluciones de ERP sectoriales con un diseño enfocado a las necesidades específicas de un ámbito profesional determinado.

Ejemplos de ERP para empresas

ERP open source

  • Odoo (OpenERP) .

  • Open bravo.

  • Neorgia .

ERP online

  • Quartup.

  • Zoho ERP Online (CONPAS).

  • Kubbos. 

  • Netsuite.

  • SAP Business One.

  • Micrososft dynamics gp.

ERP en la premisa

  • Dolibarr.

  • Odoo.

¿Qué es un CRM?

El acrónimo CRM (Customer Relationship Management) significa gestión de la relación con el cliente. Aunque es más preciso y más exacto hablar sobre la gestión de las relaciones e interacciones con todos los contactos.

Estos contactos pueden ser de diferentes naturalezas: miembros, prospectos, clientes, usuarios, colaboradores, proveedores.

 

Los 3 componentes del CRM

  1. El proyecto de CRM en la empresa: es la estrategia de las relaciones con los contactos. La estrategia CRM define cómo gestionar las interacciones con ellos.

  2. CRM en el departamento IT: es el sistema CRM, el software como tal. Sus características permiten a los empleados trabajar de manera eficiente al registrar y analizar cada interacción.

  3. Los procesos de CRM utilizados: este es el método de trabajo a seguir para cada acción. La funcionalidad de la herramienta CRM permite aplicar procedimientos que sirven a la estrategia.

Diferencia entre un ERP y un CRM

Aunque se utilizan como equivalentes, un ERP y un CRM tienen ámbitos de aplicación diferentes. Ambos tipos de software aportan beneficios distintos y complementarios para las empresas.

Finalidad del software de gestión empresarial

El sistema ERP ha sido diseñado para la gestión y el control de los procesos internos de la empresa con el fin de mejorar la productividad. El CRM centraliza y optimiza la gestión de los clientes y de las ventas.

Diseño del software de planificación

La solución ERP está compuesta por módulos relacionados con diferentes áreas internas de la empresa (logística, producción, facturación, etc) y solo se activan las funciones que desee la empresa. Por ejemplo, una empresa puede comenzar con un módulo de logística, distribución e inventario, y más adelante integrar un módulo financiero y de producción.

Un ERP es escalable. 

En cambio, un CRM dispone de módulos de gestión de marketing, ventas y clientes, aplicaciones front office.

Facilidad de implementación del ERP y del CRM 

A diferencia del CRM, la implementación del ERP lleva más tiempo y es más costosa porque interviene un mayor número de áreas de una empresa formada por personas con habilidades y curvas de aprendizaje diferentes. La inserción de un ERP es más profunda que la de un CRM.

Costos de un ERP frente al CRM

Un ERP abarca más personal y, por lo tanto, una licencia para más usuarios. Además, a mayor tiempo de implementación (tiempo y recursos en formación), mayor serán los costos del software. La migración de datos es más compleja que en un CRM. 

Modelo de empresa y proceso de negocio

Por funcionalidades y costos de implementación, un ERP tradicional está orientado a las medianas y grandes empresas que cuentan con los recursos para utilizarlo. En muchos casos, las microempresas no solo no disponen de los recursos, sino que por su propia condición (más dinámicas y rápidas en los cambios) no aprovecharán todas las ventajas que este software puede aportar.

Sin embargo existen módulos aplicables a pequeños negocios y proveedores que desarrollan soluciones para sectores puntuales sin la dimensión de las grandes compañías.

En el caso de un CRM, una pequeña empresa sí puede aprovechar todo el potencial que la herramienta puede aportar.

ERP y CRM son herramientas compatibles. La decisión de implementar un ERP depende de muchos factores propios de la empresa y de la proyección comercial.

Relación entre erp y crm

Si una empresa quiere coordinar los departamentos internos, debe incluir un ERP en su estrategia. 

Si además busca mejorar la productividad empresarial, evitar errores humanos y duplicidad de información, el ERP es una solución muy potente. Sin embargo, el CRM es un elemento clave en cualquier empresa que desea centrar sus procesos en el cliente, las funcionalidades específicas a estas herramientas no pueden ser reemplazadas por el ERP. No obstante es posible integrar una herramienta CRM a un software de gestión de recursos empresariales o adquirir un completo ERP con un modulo pensado para la gestión de la relación con el cliente.

Conclusión

Las reticencias a la hora de implementar un software con estas características se basa en la dificultad y el tiempo, barreras que los proveedores de ERP y CRM buscan romper. Por ello, los proveedores de soluciones empresariales –según el modelo elegido- facilitan la integración con un análisis del entorno de la empresa, la instalación de la solución y el soporte profesional de la herramienta. 

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