ERP: qué es y para qué sirve esta herramienta todo-en-uno

Si te estás interrogando sobre el ERP (qué es y para qué sirve), ¡acá te lo contamos! No, no se trata del remake de R.E.M., el grupo de rock de los ochenta.

El ERP o Enterprise Resource Planning es una herramienta para centralizar y gestionar los procesos empresariales de manera que los mismos puedan optimizarse y asegurar la productividad del negocio.

Caracterizada por ser escalable y flexible, el atractivo de una solución ERP reside en tener la capacidad de adaptarse a las necesidades de la empresa y evolucionar a la par con la misma. Conoce lo que esta herramienta estrella permite hacer en términos de gestión empresarial, sus características y las diferentes áreas en las que interviene.

¡Disfruta el espectáculo!

El ERP o Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés, es un software de gestión empresarial, el cual puede ser implementado por autónomos, pymes, startups, grandes empresas y asociaciones.

Consiste en un conjunto de módulos correspondientes a los departamentos de la empresa:

• Contabilidad,
• gestión comercial,
• gestión de proyectos,
• recursos humanos,
• producción,
• gestión de existencias, etc.

El ERP consta de la siguiente arquitectura técnica y modular:

• Un servidor, que puede ser adquirido y estar presente en tus instalaciones, o que puede ser remoto en el caso de una solución ERP SaaS;
• uno o varios módulos, los cuales están vinculados a una única base de datos común, la cual se actualiza en tiempo real.

Por consiguiente, el ERP es la columna vertebral de la organización y el sistema de soporte que garantiza la centralización de la información.

Para gestionar todas sus actividades, las empresas suelen multiplicar los programas informáticos que utilizan. Si bien es cierto que los distintos departamentos necesitan utilizar herramientas específicas para su actividad, algunas necesidades e información son comunes a toda la empresa.

⚠️ Emplear diferentes software de forma independiente puede dar lugar a errores y consumir una cantidad considerable de tiempo.

Aunque las posibilidades que ofrece un ERP pueden ser casi infinitas en función de los módulos con los que cuenta, este cumple principalmente las funciones:

• Optimizar y facilitar el flujo de datos.
• Solucionar retrasos recurrentes en las diferentes etapas de los procesos productivos.
• Tomar decisiones de manera más estratégica gracias a la recolección y posterior análisis de los datos.
• Hacer seguimiento y medir todas las interacciones entre los diferentes departamentos.
• Poner a disposición del personal de la empresa información necesaria para el buen funcionamiento de la empresa.

La implementación de un sistema de planificación empresarial puede funcionar como un vector de productividad empresarial, puesto que conlleva ventajas como:

Con el objetivo de alinear y gestionar todos los procesos de manera más eficiente y mejorar la colaboración entre equipos al momento de compartir la información, un ERP permite centralizar la base de datos y las operaciones.

Esto permite:

• Tener una mayor visibilidad de todas las actividades de la empresa.
• Aumentar la calidad de la información compartida (única, actualizada en tiempo real, contextualizada, conforme con la ley y de fácil acceso).

Este tipo de herramienta permite optimizar y coordinar los distintos flujos y procesos de tu organización, lo cual también pasa por llevar a cabo una correcta gestión de los recursos (materiales y humanos), así como de los productos y servicios.

Entre otros beneficios, esto facilita:

• Un aumento en la productividad, automatizando las tareas que consumen tiempo.
• Un control más asiduo de los costes.

La puesta a disposición de diferentes datos almacenados para todas las personas que trabajan en una misma empresa, con un objetivo común de productividad, permite que las mismas tomen mejores decisiones y con mayor rapidez.

Si bien es cierto que una herramienta de ERP puede percibirse como un sistema complejo, dada la enorme cantidad de módulos que lo componen, en realidad es un instrumento pensado para facilitar el trabajo. En este sentido, las cualidades que deben caracterizar un ERP funcional son:

• Adaptabilidad. Es la capacidad de ofrecer un servicio escalable que evolucione a la par con la empresa.
• Centralidad. Tener la propiedad de unificar la información en una base única de datos, consultable por todos los departamentos de la empresa.
• Confiabilidad. Es la garantía que dentro de un sistema ERP, los datos estén protegidos y puedan recuperarse ante un eventual fallo.
• Eficiencia. Es la capacidad de proporcionar un funcionamiento óptimo que asegure el rendimiento esperado.
• Integridad. Es la cualidad por medio de la cual los componente del sistema interactúan entre sí y se complementan.
• Usabilidad. Es el atributo mediante el cual, para los usuarios, el sistema resulta intuitivo y amigable en su operación.

Los diferentes tipos de sistemas ERP que existen se pueden clasificar según:

• El tipo de código,
• el tipo de alojamiento,
• el tipo de desarrollo.

Veamos de manera más detallada cada tipo de sistema y en qué consiste.

Los proveedores ponen a disposición de los usuarios el código fuente de la planificación de recursos empresariales para aprovechar las evoluciones que cada uno puede aportar y así mejorarlo. Como resultado, con el ERP open source, los fallos de seguridad se corrigen mucho más rápido.

Paquete de software diseñado por una empresa especializada, la cual vende su propia solución, actuando así como proveedor de servicios. Provee el alojamiento, mantenimiento, seguridad, actualizaciones, soporte, etc.

A diferencia del ERP de código abierto, cuenta con una licencia que protege el código fuente.

Software alojado en el servidor interno de la empresa, al contar con un servicio técnico propio, capaz de asegurar la disponibilidad y el mantenimiento del sistema en todo momento.

Según el caso, puede garantizar mayor seguridad y protección de los datos.

El cloud computing es una buena alternativa para empresas que buscan sistemas de gestión escalables que vayan evolucionando a medida que su negocio lo hace. Pymes o startups optan generalmente por externalizar su gestión empresarial con un proveedor de software en la nube.

Permite la accesibilidad en todo momento, desde cualquier dispositivo y lugar.

Este ERP consiste en ser una solución específica, enfocada en un área o departamento determinado de la empresa. Quiere decir que además de las funcionalidades comunes que ofrece cualquier sistema ERP, este va a hacer énfasis en características propias de la actividad que se está buscando optimizar.

Por otro lado, un software ERP horizontal resulta en una solución más global y, por tanto, más adaptable a todo tipo de negocio, aún si algunas personalizaciones son requeridas.

Incluye todas las funcionalidades básicas que pueda requerir una empresa para su buen funcionamiento y por lo tanto, son recomendable para todo tipo de empresas (pequeñas, medianas y grandes).

Un software ERP integra varias aplicaciones cuyo funcionamiento es modular, con el fin de asegurar la eficacia del negocio en todo momento. Esto se hace a partir de la organización y optimización de los diferentes módulos, así:

• Finanzas y contabilidad. Información contable de la empresa que permite realizar previsiones financieras dentro de la gestión de proyectos y la toma de decisiones futuras.
• Producción. Planificación del programa de producción, control del proceso de fabricación, cálculo de costes.
• Ventas. Administración del punto de ventas y las transacciones comerciales con los clientes, teniendo en cuenta ofertas, pedidos, entregas, facturas, etc.
• Proveedores. Gestión de pedidos (entrada y modificación) y facturas en relación con los proveedores.
• Nómina. Integración de toda la información relacionada con la gestión de recursos humanos para:
  • Construir una base de datos,
  • realizar un control eficaz del tiempo,
  • gestionar las carreras.
• Compras. Control eficaz de la gestión de suministros y pedidos.
• Logística. Simplificación de los movimientos de las existencias, permite controlar también la cadena de suministros.
• Inventario. Asegurar la exactitud de los movimientos de existencias: entradas, salidas, inventarios, recepciones, etc.

El proceso de implantación de un sistema informático ERP contempla las siguiente etapas:

1. Análisis previo 👉 definición de necesidades y del alcance funcional esperado.
2. Diseño 👉 precisión de funcionalidades del sistema y alineación de procesos.
3. Implementación 👉 automatización del procedimiento gracias a proveedores de ERP.
4. Mejora continua 👉  seguimiento y control.

Entre los sistemas ERP más usados está el ERP NetSuite Oracle, la solución concebida ciento por ciento en la nube que unifica en una misma plataforma ERP y CRM. Su gran flexibilidad, la hace adaptable a empresas de cualquier tamaño. Con una amplia cobertura de implantación, esta herramienta está disponible en más de 20 idiomas y sus módulos de gestión incluyen:

• • planeación financiera,
  • cadena de suministro,
  • inventario y logística.

• Podríamos entender un ERP como un supersoftware que lleva a un nivel superior la coordinación de tus procesos empresariales.
• Alinear tus procesos a los del sistema ERP, gracias a la ayuda de diferentes herramientas, contribuye a asegurar el éxito a tu negocio, al abordar cuestiones comerciales (relaciones con los clientes) o administrativas concretas (control de calidad).

Ahora que no queda duda para todo lo que sirve un ERP, ¡no esperes más para implementar y utilizar el propio y así potenciar tu productividad!