10 características del ERP empresarial con las que debes contar

El ERP (Enterprise Resource Planning), también conocido como sistema de planificación de recursos empresariales es una herramienta informática que facilita la gestión coordinada de una organización o negocio.

Debido a que este sistema de gestión integral se ocupa de asegurar el buen funcionamiento de una empresa, las principales características del ERP son fundamentales para coordinar correcta y eficazmente los distintos departamentos y procesos del negocio.

En este artículo, descubre cuáles son las características que deben componer la estructura de un ERP funcional y los beneficios que aporta a la gestión empresarial.

ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning; un sistema de gestión que permite coordinar, desde un punto de vista operativo, productivo y funcional, todas las actividades de un negocio. Esto se hace con el objetivo de aumentar su productividad y rendimiento.

Este software de gestión, gracias a su versatilidad y al hecho de ser escalable, tiene la capacidad de adaptarse a las necesidades de cada empresa y de ofrecer soluciones para diferentes procesos como la cadena de suministro, los recursos humanos y la gestión de proyectos, entre otros.

Cada vez es más común que las empresas pongan la tecnología al servicio de sus procesos internos y externos. Utilizar una herramienta ERP contribuye a que las organizaciones se vuelvan más competitivas año tras año y puedan proponer una mejor oferta de servicios y productos.

Sin embargo, existe un mínimo de cualidades con las cuales deben contar las herramientas que se implementan para que las mismas contribuyan a cumplir con los objetivos empresariales. Así, veamos cuales son las características principales que aporta la tecnología de un ERP a la gestión empresarial.

Basado en una base de datos centralizada, el principio de un ERP es ofrecer aplicaciones informáticas capaces de cubrir una amplia gama de funciones de gestión. Este conjunto de aplicaciones informáticas o aplicaciones ERP son también llamadas módulos funcionales.

Gracias a que los datos se encuentran centralizados en un mismo lugar, la gestión integral de los procesos empresariales se hace posible y se asegura la optimización de los procesos al evitar la duplicación innecesaria de actividades.

La automatización de procesos que se logra a partir de un ERP es una de las principales características que proporciona esta herramienta.

La gestión de la relación con los clientes, por ejemplo, es uno de los procesos que contribuye a automatizar el ERP. ¿Cómo? Gracias a uno de los módulos específicos que ofrece: el CRM (Customer Relationship Management).

Dicho sistema consiste en un conjunto de métodos y acciones adoptadas por una empresa para comprender y evaluar mejor las necesidades de los clientes, relacionarse con ellos de forma inteligente y fidelizarlos.

Cada vez más empresas optan por incluir un módulo de CRM en sus paquetes de ERP. Esta integración permite que cada empleado trabaje con el objetivo de satisfacer al cliente. Así, las soluciones ERP-CRM permiten a las empresas hacer un seguimiento más fácil de las interacciones con los clientes, así como mejorar su capacidad de respuesta y su rendimiento.

Otro aspecto característico del concepto de ERP es el uso de un motor de flujo de trabajo. Su función es garantizar la propagación de los datos una vez que son registrados y analizados en el sistema informático. Por lo tanto, hablamos de ERP cuando se trata de un sistema informático compuesto por varios módulos funcionales que comparten una única base de datos, a través de un sistema automatizado.

Una de las características más interesantes del sistema ERP consiste en su capacidad de adaptación a las necesidades específicas de cada empresa.

Esto resulta especialmente llamativo para las pymes, las cuales suelen estar más limitadas en cuanto a los recursos financieros y tienden a optar por soluciones modulares que les ofrecen ventajas económicas.

Sin embargo, un paquete de software global puede proporcionar más ventajas que distintas soluciones separadas. De ahí la importancia de la modularidad del ERP, el cual debe ser flexible y cuya instalación debe ser más eficaz, a pesar de estar compuesto por una amplia gama de aplicaciones.

De la mano con la modularidad, está la escalabilidad. Esta característica consiste en la capacidad que tiene un sistema de evolucionar a la par que la empresa o el negocio crece y se desarrolla.

Esto incluye que el sistema contemple el desarrollo de nuevas funcionalidades o la evolución de las mismas para no quedarse obsoletas frente a los retos a superar dentro de cada proceso operativo.

Es posible integrar un software ERP parametrizable y específico al funcionamiento interno de una empresa. Por un lado, la modularidad de la herramienta ERP hace que la misma esté adaptada a la gestión de diferentes tipos de empresas: pymes o grandes organizaciones.

Por otro lado, existen software ERP que ofrecen integraciones con otros desarrollos del negocio como su comercio electrónico. Asimismo, las herramientas o aplicaciones propios de dichos desarrollos como bancos o pasarelas de pago necesarios para el funcionamiento del negocio también se hace posible.

Una característica importante con la que debe contar un ERP es que las actualizaciones de datos se realicen en tiempo real y se transfieran a los módulos de destino. Esto se hace posible al no haber interfaces entre los módulos y al ofrecer un procesamiento sincronizado.

Cuando las empresas están buscando una herramienta para optimizar su gestión, requieren de soluciones que no presenten inconvenientes respecto a su implementación. Cuando un sistema es muy complejo o requiere de la intervención constante de un especialista, el mismo pierde su vocación de solución y se convierte en una piedra en el zapato.

Una característica fundamental que debe ofrecer un ERP eficaz es que su mantenimiento no requiera la intervención del departamento informático de la empresa. Para esto, por ejemplo, existen soluciones en la nube cuyos proveedores son capaces de proporcionar asistencia en línea a través de internet.

De la mano con la escalabilidad y la modularidad, la adaptabilidad es una característica de un software ERP destacable. La competitividad de las empresas hoy en día depende de los instrumentos con los que las mismas cuenten para adaptarse a las exigencias del mercado.

Cuando se habla de adaptabilidad del sistema ERP, se espera que la herramienta cuente con una alta capacidad de configuración para acoplarse a las necesidades puntuales de cada empresa y su sector de actividad, así como al tipo de empresa y la producción y operación que lleva a cabo.

Esta característica consiste en que el sistema sea ejecutable desde diferentes sistemas operativos y accesible a través de diferentes dispositivos: desde el escritorio, el móvil o la tableta, por ejemplo.

La capacidad del software para ser transferido de un entorno a otro, asegurando el nivel de seguridad en la información es uno de los aspectos que analizan las empresas antes de optar por una solución u otra.

Algunas de las ventajas que ofrece un ERP al momento de implementarlo en la empresa son las siguientes:

• Facilita la creación y el análisis de la información y garantiza su exclusividad, gracias al servidor que aloja su base de datos única.
• Proporciona pistas de auditoría basadas en la trazabilidad total de las operaciones.
• Constituye un apoyo a la toma de decisiones, en la medida en que permite comprender más rápidamente los costes y los plazos sujetos a factores externos.
• Aumenta la capacidad de anticipación de situaciones que puedan ser perjudiciales para el negocio, gracias a la recopilación, organización y análisis de datos.
• Acelera la optimización de los procesos de gestión, asegura la coherencia y consistencia de la información y garantiza una gestión eficiente.
• Favorece la comunicación interna de la empresa y garantiza la integridad y la unicidad del sistema informático, al compartir la misma base de datos.

Las herramientas ERP ofrecen diferentes funcionalidades según el tipo de proceso que se busque perfeccionar:

• Gestión de almacenes,
• gestión de la cadena de suministro,
• gestión comercial,
• gestión de recursos humanos, etc.

La elección de la herramienta adecuada para cada empresa debe basarse en la comparación de sus características y funcionalidades. Consulta nuestro directorio de soluciones y encuentra el sistema ERP que más te convenga.

Gracias a su enorme capacidad de adaptabilidad y personalización, diferentes tipos de usuario encuentran en el sistema ERP un aliado de la gestión empresarial.

En materia de gestión empresarial, si bien las pymes suelen preferir soluciones ERP que correspondan a su sector de actividad específico y no amenacen su estabilidad financiera, cada vez más empresas optan por este tipo de soluciones.

En efecto, un sistema de información de tipo ERP se integra con el objetivo de programar y optimizar todos los procesos empresariales, por lo cual grandes empresas y multinacionales que ofrecen diferentes servicios y productos suelen generalmente optar por implementarlo.