¿Cómo hacer un plan de tesorería en 4 etapas?

El plan de tesorería es esencial para la buena gestión financiera de tu empresa. Esta herramienta, que enumera mensualmente las entradas y salidas de dinero relacionadas con tu empresa, te ayuda a elaborar un plan de previsión de tesorería y a vigilar tu situación económica y el comportamiento de tus indicadores financieros.

¿Su objetivo? Perpetuar la salud financiera de tu estructura, anticipando los posibles gastos ya sean a largo o corto plazo.

Entonces, ¿cómo se elabora un plan de tesorería? Este artículo te explica los pasos para construirlo y comparte consejos y herramientas para ayudarte a hacer un pronóstico de tesorería exitoso y evitar sorpresas desagradables.

El plan de tesorería es un documento contable en forma de cuadro que incluye los cobros y pagos:

• Recibos de efectivo, o entradas de efectivo: cobros por ventas, capital social, préstamos, subvenciones financieras, activos fijos, etc.
• Salidas de efectivo: inversiones en bienes muebles e inmuebles, salarios, cargas, etc.

Esta herramienta de gestión de efectivo registra todas las entradas y salidas de efectivo mes a mes, a fin de calcular la diferencia o saldo de efectivo.

También se conoce como plan de tesorería previsto, ya que se elabora con antelación para tener una previsión de pago y evitar desajustes económicos. En la mayoría de los casos, se proyecta a 12 meses per, a veces, a 3 años.

Microsoft Excel es una herramienta que nos permite crear y consultar el plan de tesorería de una forma fácil y sencilla. Para construirlo, tenemos que seguir cuatro pasos:

Empieza por enumerar todos los recibos o comprobantes, como:

• volumen de negocios incluyendo el IVA de la venta de bienes o servicios,
• capital social inicial,
• contribuciones en cuenta corriente (adelantos en efectivo realizados por los asociados),
• préstamos bancarios,
• subvenciones y ayudas públicas como, por ejemplo, un crédito fiscal,
• cantidades recibidas por las inversiones.

También se estiman las futuras entradas de dinero en efectivo:

• facturación de los clientes, sin olvidar el IVA,
• aumentos de capital, si los hay,
• posibles reembolsos de créditos del IVA,
• bonificaciones por empleo, etc.

💡 El plan de flujo de caja debe ser exhaustivo y registrar todo lo que ocurre en la cuenta bancaria de la empresa; cada recibo o desembolso se tiene en cuenta con todos los cargos incluidos (incluido el impuesto), y sin excluir el IVA.

A continuación, enumera las salidas de efectivo necesarias para el funcionamiento de tu negocio:

• los gastos relacionados con la operación del negocio:
  • compra o alquiler de locales,
  • facturas de agua, electricidad, teléfono e internet,
  • compra de muebles,
  • compra de herramientas de trabajo (por ejemplo, equipo informático, máquinas, vehículos),
  • compra de licencias o suscripciones de software,
  • suministros.
• seguro,
• los sueldos y los gastos de seguridad social,
• inversiones,
• los gastos bancarios, los pagos de los préstamos y los intereses,
• pago de impuestos (impuesto sobre la propiedad de las empresas, impuestos de sociedades, IVA cuando sea aplicable).

• obligaciones de pago a sus proveedores por la compra de materias primas,
• los costos logísticos,
• gastos de viaje,
• pago de sus proveedores de servicios (abogado, contable, subcontratistas),
• reducciones de capital,
• reversiones de las contribuciones de la cuenta corriente.

💡 Nuestro consejo: no subestimes tus necesidades. Ante un préstamo insuficiente o la falta de flujo de caja, no podrás permitirte hacer lo que te has propuesto.

Ten en cuenta las condiciones de pago que se practican en tu sector de actividad. Por ejemplo, si has emitido una factura pagadera a 30 días a finales del mes de enero, tu cliente tiene hasta finales de febrero para pagarte: los ingresos de esta venta deben estimarse entonces para el mes de febrero y no para el de enero.

¿Tu pronóstico mensual indica un saldo negativo al final de uno o más meses? Los ajustes son necesarios para volver a la verde: ya sea reduciendo los desembolsos o aumentando los ingresos.

Unas cuantas pistas a explorar para evitar un balance negativo:

• Revisa tu método de facturación para que te paguen más rápido, jugando con los plazos de pago;
• haz que sus clientes paguen sus facturas, o incluso considera el factoraje;
• reevaluar la prioridad de ciertos gastos de funcionamiento: ¿es posible desplazar ciertos gastos para evitar un desfase en el flujo de caja?;
• considera un aumento del flujo de caja para cubrir mejor tus necesidades, como un aumento de capital, una aportación de capital, un préstamo bancario, etc.;
• reconsidera o incluso audita tu modelo de negocio para evitar un flujo de caja negativo demasiado alto o demasiado largo, que pondría en peligro la rentabilidad de tu empresa.

¡Hora de practicar! ¿Has comprendidos la teoría del plan de flujo de caja, pero aún dudas en ponerlo en práctica? No te asustes, hemos creado una plantilla gratuita para que la descargues.

Con esta síntesis de Excel de tu estado de flujo de caja, automatizas:

• el cálculo de los totales de ingresos y gastos,
• el cálculo del saldo de efectivo,
• el arrastre del saldo de caja como saldo inicial del mes siguiente.

Excel es una buena primera aproximación para manejar tu flujo de caja y automatizar algunos cálculos con fórmulas. Sin embargo, mantener esta hoja de cálculo manualmente puede ser tedioso, especialmente si no estás familiarizado con el entorno de Excel.

✅ ¿Cómo te puede beneficiar un software de tesorería? Además de registrar tus recibos y desembolsos mes a mes y calcular tu saldo de efectivo, esta herramienta te permite:

• vigilar en tiempo real tu flujo de efectivo gracias a los tableros y alertas en caso de un balance negativo;
• conciliar automáticamente tu cuenta bancaria: cada transacción de débito o crédito en tu cuenta bancaria es reportada en tu monitoreo de flujo de efectivo;
• procesar automáticamente tu declaración de ingresos;
• controlar tu gestión comercial, en ciertos casos, mediante la emisión de presupuestos y facturas y la gestión de las facturas impagadas;
• calcular automáticamente el IVA;
• comunicarte mejor con su contador a quien puedes darle acceso a la herramienta.

¿Qué software elegir?

• Evoliz permite tener un control real de los presupuestos gracias a su centralización de documentos como facturas, pagarés, recibos, etc. También te permite recibir gráficos e informes automáticos de tu estado económico.

• Kyriba permite automatizar la gestión de la tesorería. Un aspecto importante es que se centra principalmente en la gestión de riesgos financieros y la liquidez de la empresa.

El plan de tesorería puede asustar a los empresarios que tienen buenas ideas pero no son muy amigos de los números. Tómate el tiempo para hacerlo correctamente, usando una plantilla o herramienta. La visibilidad y el seguimiento claro de tu flujo de efectivo es la condición sine qua non para la estabilidad financiera de tu negocio.