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El medio de comunicación que reinventa la empresa
“¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?” es una pregunta que surge a menudo, dado el carácter obligatorio de este procedimiento.
El cumplimiento de las disposiciones legales, el establecimiento de buenas prácticas, la implementación de un software especializado y/o el apoyo de un⋅a experto⋅a en la materia, facilitan el ejercicio de la contabilidad empresarial.
En este artículo, te contamos paso a paso qué necesitas para llevar la contabilidad de tu empresa de manera completa y ordenada.
La respuesta más sencilla a esta pregunta es: porque es obligatorio. Aun si eres autónomo⋅a y el régimen que te aplica en materia contable resulta más sencillo, al igual que las empresas (pyme, sociedad, etc.), tienes una obligación legal al respecto.
Más allá del cumplimiento de las disposiciones del Plan General Contable (PGC) y las demás normativas aplicables, una correcta gestión contable te permite ahorrar varios miles de euros. Llevar un registro claro y detallado de todos los ingresos y gastos, te otorga una mayor visibilidad sobre tu estado financiero y facilita la toma de decisiones estratégica.
La contabilidad es una actividad que viene regida por una serie de principios y buenas prácticas. Dichos principios, listados a continuación, están recogidos en el PGC:
Existe una serie de documentos clave, algunos de obligatorio cumplimiento y otros cuya vocación consiste en apoyar la labor diaria de las empresas, los cuales contribuyen al correcto desarrollo del proceso contable.
Los documentos contables que se listan a continuación han de ser puestos a disposición del Registro Mercantil.
Llevar la contabilidad de un negocio consiste en hacer un registro y un seguimiento de todas las operaciones y movimientos que realice la empresa. Para esto, y dependiendo del tamaño de tu negocio, puedes optar por:
Sea cual sea el caso, existe una lista de pasos o etapas que guía el proceso de manera general, las cuales detallamos a continuación.
Puesto que las operaciones financieras que realiza la empresa deben contar con su respectivo soporte a la hora de hacer la declaración frente a la autoridad competente, es necesario establecer un procedimiento de gestión documental.
Dicha documentación hace referencia a:
Recopilar la anterior documentación tiene una doble función:
Dependiendo del volumen de información que maneje la empresa, es aconsejable implementar un gestor de documentos.
Una vez con toda la información recolectada, debes ordenarla y clasificarla. El PGC ofrece un Cuadro de Cuentas por el cual los/las empresarios⋅as pueden guiarse para organizar toda su información financiera.
La clasificación de la información resulta útil para:
El asiento contable que, por cada operación que realices, se apunta en el Libro Diario. Reúne todo el flujo comercial, económico y financiero mediante dos conceptos:
Una vez se ha cumplido con el seguimiento de los pasos anteriores, lo cual ha permitido la generación de los documentos contables, debes llevar a cabo tu conciliación bancaria. Si encuentras alguna inconsistencia, debes corregirla o colocarla en otro apunte.
Existen dos consideraciones a tener en cuenta:
☝ Ahora bien, si tributas por módulos, no hay que declarar nada, salvo guardar facturas entrantes y salientes.
Tanto si se trata de una sociedad comercial con un solo accionista (EURL o SASU), como si se trata de una sociedad comercial con varios accionistas (S.A., S.L.), las obligaciones son más amplias. En este caso debes:
Modelo para control de ingresos y egresos
Descarga el modeloÚltimo consejo: asegúrate de mantener tus cuentas al día y de conocer todas tus obligaciones contables. Esto te permitirá conocer la estructura financiera de tu empresa y tener una mejor capacidad de respuesta frente a los imprevistos.
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