¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa en 4 pasos clave?

“¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?” es una pregunta importante que surge a menudo, dado el carácter obligatorio de este procedimiento.

El cumplimiento de las disposiciones legales, el establecimiento de buenas prácticas, la implementación de un software especializado y/o el apoyo de un⋅a experto⋅a en la materia, facilitan el ejercicio de la contabilidad empresarial.

En este artículo, te contamos paso a paso qué necesitas para llevar la contabilidad de tu empresa de manera completa y ordenada. ✨

La contabilidad de una empresa es el proceso sistemático de

• registrar,
• clasificar,
• y resumir todas las operaciones financieras realizadas por una entidad.

Este proceso es fundamental para la gestión y control de la economía de la empresa, ya que proporciona información crucial sobre:

• la situación financiera,
• el rendimiento de las operaciones,
• y el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales.

Podemos destacar 5 objetivos principales:

1. Registro contable de las transacciones para documentar todas las actividades económicas, como ventas, compras, pagos, o también cobros.
2. Clasificación de la información, organizando los datos financieros en categorías específicas para facilitar su análisis.
3. Resumen de la información que se realiza elaborando estados financieros que reflejan la situación económica y financiera de la empresa en un periodo determinado.
4. Control y evaluación, permitiendo la supervisión y evaluación de la gestión financiera, ayudando a detectar irregularidades y a mejorar la toma de decisiones.
5. Cumplimiento legal para asegurar así que la empresa cumple con las normativas contables y fiscales vigentes.

La respuesta más sencilla a esta pregunta es: porque es obligatorio. Aun si eres autónomo⋅a y el régimen que te aplica en materia contable resulta más sencillo, al igual que las empresas (pyme, sociedad, etc.), tienes una obligación legal al respecto.

Más allá del cumplimiento de las disposiciones del Plan General Contable (PGC) y las demás normativas aplicables, una correcta gestión contable te permite ahorrar varios miles de euros. Llevar un registro claro y detallado de todos los ingresos y gastos así como entonces de los estados financieros. Lo que te otorga una mayor visibilidad sobre tu estado financiero y facilita la toma de decisiones estratégicas.

La contabilidad es una actividad que viene regida por una serie de principios y buenas prácticas. Dichos principios, listados a continuación, están recogidos en el PGC:

1. Empresa en funcionamiento.
2. Devengo.
3. Uniformidad.
4. Prudencia.
5. No compensación.
6. Importancia relativa.

Existe una serie de documentos clave, algunos de obligatorio cumplimiento y otros cuya vocación consiste en apoyar la labor diaria de las empresas, los cuales contribuyen al correcto desarrollo del proceso contable.

Los documentos contables y libros obligatorios que se listan a continuación han de ser puestos a disposición del Registro Mercantil.

• Libro Diario: es el registro básico en el se apuntan todas las operaciones de la actividad económica de forma cronológica.
• Libro de Inventario: relación detallada de los bienes de la sociedad o empresa.
• Cuentas Anuales, están formadas por:
  • la memoria de la empresa.
  • los estados de flujos.
  • los cambios en el patrimonio neto.
  • la cuenta de pérdidas y ganancias.
  • y el Balance General o Balance de Situación.
• Libro de Actas: si la organización incluye reuniones del Consejo de Administración, es el documento donde se registran todas las actas de reuniones.
• Libro de Socios: recoge todos⋅as los/las socios⋅as de la organización junto con sus datos básicos.

Llevar la contabilidad de un negocio consiste en hacer un registro y un seguimiento de todas las operaciones y movimientos que realice la empresa. Para esto, y dependiendo del tamaño de tu negocio, puedes optar por:

• llevar tú mismo⋅a la contabilidad en Excel,
• y/o apoyar tu gestión en expertos⋅as y programas contables.

Sea cual sea el caso, existe una lista de pasos o etapas que guía el proceso de manera general, las cuales detallamos a continuación.

Puesto que las operaciones financieras que realiza la empresa deben contar con su respectivo soporte a la hora de hacer la declaración frente a la autoridad competente, es necesario establecer un procedimiento de gestión documental.

Dicha documentación hace referencia a:

• facturas emitidas para los cliente,
• facturas recibidas de los proveedores,
• facturas de compra de material y equipo,
• recibo de pago de pólizas y seguros,
• ycualquier otro tipo de soporte (tickets para justificar gastos por concepto de dietas y kilometraje, por ejemplo).

Recopilar la anterior documentación tiene una doble función:

• de consulta interna para la empresa,
• de justificación externa frente a la autoridad competente.

Dependiendo del volumen de información que maneje la empresa, es aconsejable implementar un gestor de documentos.

Una vez con toda la información recolectada, debes ordenarla y clasificarla. El PGC ofrece un Cuadro de Cuentas por el cual los/las empresarios⋅as pueden guiarse para organizar toda su información financiera.

La clasificación de la información resulta útil para:

• gestionar la facturación,
• llevar un seguimiento de los gastos,
• importar cuentas bancarias,
• hacer asientos contables,
• y determinar las obligaciones fiscales a cumplir (declaración de IVA y otros impuestos).

El asiento contable que, por cada operación que realices, se apunta en el Libro Diario. Reúne todo el flujo comercial, económico y financiero mediante dos conceptos:

• el deber (todo lo que hay que pagar),
• y el haber (lo que se ingresa).

Una vez se ha cumplido con el seguimiento de los pasos anteriores, lo cual ha permitido la generación de los documentos contables, debes llevar a cabo tu conciliación bancaria.

Si encuentras alguna inconsistencia, debes corregirla o colocarla en otro apunte.

Existen dos consideraciones a tener en cuenta:

• Si eres un⋅a trabajador⋅a autónomo⋅a y ganas menos de 600 mil euros al año, estás sujeto⋅a a requisitos contables reducidos. La única obligación es llevar un libro diario de ingresos y un registro de compras si tu actividad implica la venta de bienes.
• Si ganas más de 600 mil, estás sujeto a un régimen de estimación simplificada. En este caso, solo debes contabilizar el beneficio, por ejemplo mediante una hoja de datos o un libro de contabilidad.

☝ Ahora bien, si tributas por módulos, no hay que declarar nada, salvo guardar facturas entrantes y salientes.

Tanto si se trata de una sociedad comercial con un solo accionista (EURL o SASU), como si se trata de una sociedad comercial con varios accionistas (S.A., S.L.), las obligaciones son más amplias. En este caso debes:

• registrar todos los flujos financieros, pérdidas y ganancias de tu empresa,
• hacer un inventario por lo menos una vez al año,
• preparar las cuentas anuales,
• y mantener los registros contables durante un período de al menos 6 años.

Último consejo: asegúrate de mantener tus cuentas al día y de conocer todas tus obligaciones contables. Esto te permitirá conocer la estructura financiera de tu empresa y tener una mejor capacidad de respuesta frente a los imprevistos.

Llevar la contabilidad de una empresa no solo es una obligación legal, sino una poderosa herramienta para impulsar el éxito y la sostenibilidad del negocio. Una contabilidad bien llevada proporciona una visión clara y detallada de la salud financiera de la empresa, permitiendo una toma de decisiones informada y estratégica.

Imagina tener un control absoluto sobre tus finanzas, pudiendo anticipar los problemas y aprovechar oportunidades con confianza. Todo esto es posible al seguir nuestros cuatros pasos detallados por encima. Ya sea utilizando Excel o avanzados programas contables, la clave está en la precisión y el orden.

No solo evitarás sanciones legales, sino que transformarás la contabilidad en una ventaja competitiva, aumentando la transparencia y la confianza entre tus socios y clientes. Una gestión contable robusta es el pilar que sostiene:

• el crecimiento,
• la eficiencia,
• y la rentabilidad de tu empresa.

Así, estarás no solo cumpliendo con la ley, sino estableciendo un estándar de excelencia que todos envidiarán. 🔥