Guía práctica para llevar la contabilidad de tu empresa

“¿Cómo llevar la contabilidad de una empresa?” es una pregunta que surge a menudo, dado el carácter obligatorio de este procedimiento.

El cumplimiento de las disposiciones legales, el establecimiento de buenas prácticas, la implementación de un software especializado y/o el apoyo de un⋅a experto⋅a en la materia, facilitan el ejercicio de la contabilidad empresarial.

En este artículo, te contamos paso a paso qué necesitas para llevar la contabilidad de tu empresa de manera completa y ordenada.

La respuesta más sencilla a esta pregunta es: porque es obligatorio. Aun si eres autónomo⋅a y el régimen que te aplica en materia contable resulta más sencillo, al igual que las empresas (pyme, sociedad, etc.), tienes una obligación legal al respecto.

Más allá del cumplimiento de las disposiciones del Plan General Contable (PGC) y las demás normativas aplicables, una correcta gestión contable te permite ahorrar varios miles de euros. Llevar un registro claro y detallado de todos los ingresos y gastos, te otorga una mayor visibilidad sobre tu estado financiero y facilita la toma de decisiones estratégica.

La contabilidad es una actividad que viene regida por una serie de principios y buenas prácticas. Dichos principios, listados a continuación, están recogidos en el PGC:

1. Empresa en funcionamiento.
2. Devengo.
3. Uniformidad.
4. Prudencia.
5. No compensación.
6. Importancia relativa.

Existe una serie de documentos clave, algunos de obligatorio cumplimiento y otros cuya vocación consiste en apoyar la labor diaria de las empresas, los cuales contribuyen al correcto desarrollo del proceso contable.

Los documentos contables que se listan a continuación han de ser puestos a disposición del Registro Mercantil.

• Libro Diario: Es el registro básico en el se apuntan todas las operaciones de la actividad económica de forma cronológica.
• Libro de Inventario: Relación detallada de los bienes de la sociedad o empresa.
• Cuentas Anuales, están formadas por:
  • Memoria de la empresa.
  • Estado de flujos.
  • Cambios en el patrimonio neto.
  • Cuenta de pérdidas y ganancias.
  • Balance General o Balance de Situación.
• Libro de Actas: Si la organización incluye reuniones del Consejo de Administración, es el documento donde se registran todas las actas de reuniones.
• Libro de Socios: Recoge todos⋅as los/las socios⋅as de la organización junto con sus datos básicos.

Llevar la contabilidad de un negocio consiste en hacer un registro y un seguimiento de todas las operaciones y movimientos que realice la empresa. Para esto, y dependiendo del tamaño de tu negocio, puedes optar por:

• Llevar tú mismo⋅a la contabilidad en Excel,
• apoyar tu gestión en expertos⋅as y programas contables.

Sea cual sea el caso, existe una lista de pasos o etapas que guía el proceso de manera general, las cuales detallamos a continuación.

Puesto que las operaciones financieras que realiza la empresa deben contar con su respectivo soporte a la hora de hacer la declaración frente a la autoridad competente, es necesario establecer un procedimiento de gestión documental.

Dicha documentación hace referencia a:

• Facturas emitidas para los cliente,
• facturas recibidas de los proveedores,
• facturas de compra de material y equipo,
• recibo de pago de pólizas y seguros,
• cualquier otro tipo de soporte (tickets para justificar gastos por concepto de dietas y kilometraje, por ejemplo).

Recopilar la anterior documentación tiene una doble función:

• De consulta interna para la empresa,
• de justificación externa frente a la autoridad competente.

Dependiendo del volumen de información que maneje la empresa, es aconsejable implementar un gestor de documentos.

Una vez con toda la información recolectada, debes ordenarla y clasificarla. El PGC ofrece un Cuadro de Cuentas por el cual los/las empresarios⋅as pueden guiarse para organizar toda su información financiera.

La clasificación de la información resulta útil para:

• Gestionar la facturación,
• llevar un seguimiento de los gastos,
• importar cuentas bancarias,
• hacer asientos contables,
• determinar las obligaciones fiscales a cumplir (declaración de IVA y otros impuestos).

El asiento contable que, por cada operación que realices, se apunta en el Libro Diario. Reúne todo el flujo comercial, económico y financiero mediante dos conceptos:

• El deber (todo lo que hay que pagar),
• el haber (lo que se ingresa).

Una vez se ha cumplido con el seguimiento de los pasos anteriores, lo cual ha permitido la generación de los documentos contables, debes llevar a cabo tu conciliación bancaria. Si encuentras alguna inconsistencia, debes corregirla o colocarla en otro apunte.

Existen dos consideraciones a tener en cuenta:

• Si eres un⋅a trabajador⋅a autónomo⋅a y ganas menos de 600 mil euros al año, estás sujeto⋅a a requisitos contables reducidos. La única obligación es llevar un libro diario de ingresos y un registro de compras si tu actividad implica la venta de bienes.
• Si ganas más de 600 mil, estás sujeto a un régimen de estimación simplificada. En este caso, solo debes contabilizar el beneficio, por ejemplo mediante una hoja de datos o un libro de contabilidad.

☝ Ahora bien, si tributas por módulos, no hay que declarar nada, salvo guardar facturas entrantes y salientes.

Tanto si se trata de una sociedad comercial con un solo accionista (EURL o SASU), como si se trata de una sociedad comercial con varios accionistas (S.A., S.L.), las obligaciones son más amplias. En este caso debes:

• Registrar todos los flujos financieros, pérdidas y ganancias de tu empresa;
• hacer un inventario por lo menos una vez al año;
• preparar las cuentas anuales;
• mantener los registros contables durante un período de al menos 6 años.

Último consejo: asegúrate de mantener tus cuentas al día y de conocer todas tus obligaciones contables. Esto te permitirá conocer la estructura financiera de tu empresa y tener una mejor capacidad de respuesta frente a los imprevistos.