Cuentas contables… Suena redundante, ¿verdad? Sin embargo, es la forma que tienen las empresas de hacer un registro ordenado de todas las operaciones comerciales que tienen un impacto, a nivel contable, sobre su patrimonio neto.
Los asuntos que reviste la gestión contable dentro de una empresa, requieren de un rigor y un dominio máximos, si lo que se buscas es asegurar el buen funcionamiento de tu negocio. De ahí la importancia de saber identificar, manejar y controlar tus cuentas.
Puesto que son varios los conceptos que hay que dominar para lograr comprender claramente las cuentas contables y cómo se agrupan, a lo largo de este artículo incluiremos y revisaremos algunas nociones que te permitirán optimizar aún más tu proceso contable.
Sin más preámbulos, comencemos 👇.
Las cuentas contables son la forma que tienen las empresas de identificar y clasificar sus operaciones comerciales, de manera que su proceso contable pueda ser llevado a cabo de la manera más clara y eficiente posible.
Este registro de operaciones, que consiste en un número o código que se asigna a cada grupo, se lleva a cabo teniendo en cuenta:
Estas cuentas son de carácter permanente, es decir que permanecen activas o abiertas durante más de un periodo contable. Es aquí donde encuentras las subcuentas que hacen referencia a los activos, los pasivos y el capital de la empresa.
Se denominan reales porque son las que proporcionan una visión real del Estado de Situación Financiera de la empresa.
Estas cuentas, a diferencias de las reales, no permanecen abiertas permanentemente, sino que se cierran al final de cada periodo contable.
Las subcuentas que se registra aquí corresponden entonces a los costes, gastos e ingresos correspondientes a un período contable específico y son útiles principalmente para analizar el Estado de Resultados.
Son 9 los grupos en los que el PGC clasifica las cuentas, según su tipo. Para cada cuenta perteneciente a uno de estos grupos, existe un número y un nombre.
| Grupo | Nombre |
| 1 | Financiación básica |
| 2 | Inmovilizado |
| 3 | Existencias |
| 4 | Acreedores y deudores |
| 5 | Cuentas financieras |
| 6 | Compras y gastos |
| 7 | Ventas e ingresos |
| 8 | Gastos del patrimonio neto |
| 9 | Ingresos del patrimonio neto |
Recoge todas las cuentas relativas a la financiación a largo plazo de la empresa; es decir, lo que constituirá su capital. Algunas de las subcuentas que hacen parte de este grupo son: acciones o participaciones, reservas, subvenciones, donaciones y ajustes por cambios de valor.
A este grupo pertenecen los activos, tanto materiales como inmateriales de la empresa, los cuales perduran más allá de un ciclo económico. Para estos es necesario considerar su eventual pérdida de valor. Como subcategorías, podríamos mencionar: maquinaria, mobiliario, inversiones en terrenos y bienes naturales.
Las existencias hacen referencia a la materia prima necesaria para la actividad de la empresa, pero también contempla todo lo referente a embalaje, residuos, materiales recuperados, productos terminados o semiterminados.
En este grupo se van a reflejar las obligaciones tanto fiscales como sociales, así como los derechos que se desprenden de la actividad comercial de la empresa. Es por eso que en este grupo encontrarán cabida los proveedores, clientes, acreedores y deudores.
Acá se debe consignar todas las obligaciones financieras a corto plazo de las que la empresa pueda ser objeto y que están enmarcadas dentro de su proceso de tesorería. Es decir que todo lo relativo a la caja, los pasivos, las acciones y las deudas, se encuentra recopilado en este grupo.
Aquí entran todas las operaciones de compra realizadas por la empresa dentro del marco de su actividad y para las cuales habrá que indicar su eventual pérdida de valor material, inmaterial y financiero. Dentro de este grupo se incluyen subcategorías relacionadas con los activos no corrientes, las primas de seguro, los tributos y otros servicios exteriores, como los arrendamientos.
En este grupo entra todo aquello que ingresó a la empresa producto de las ventas y los ingresos, ya sean porque constituyen beneficios financieros o excesos en provisiones pasadas. En este sentido, acá se incluyen los descuentos, las subvenciones, las reversiones y cualquier otro tipo de ingreso.
Los gastos imputados al patrimonio neto, son aquellas operaciones económicas que tienen un impacto negativo en el patrimonio neto de la empresa. Estos pueden darse por concepto de diferencias en conversión, impuestos, transferencias y deterioro de participaciones en el patrimonio.
Este grupo sirve para detallar las operaciones que reflejan los posibles incrementos en el patrimonio neto, debidos a normas fiscales o mercados financieros. Dichos ingresos incluyen subcategorías como transferencias de pérdidas de activos financieros o beneficios por coberturas de inversión.
Es la cuenta de todo lo que posee la empresa y que contribuye a su desarrollo económico.
Allí, por ejemplo, se incluyen las máquinas y propiedades inmobiliarias, el dinero en el banco, el dinero adeudado por los clientes que aún no han pagado (cuentas por cobrar comerciales) o las existencias de materias primas o productos que pronto se venderán.
Se clasifican en el balance de acuerdo con la velocidad con la que la empresa puede convertirlos en dinero.
Contrario al activo, el pasivo es la cuenta de todas las obligaciones financieras de la empresa.
Es el dinero que la empresa le debe a los inversores (accionistas, socios, etc.), al cual se suman otros montos adeudados: préstamos al banco, deudas con proveedores, salarios de empleados, impuestos estatales.
Representa los resultados obtenidos al final de la actividad (el activo menos el pasivo) e incluye todos los aportes que fueron hechos por los socios (capital social, reservas, etc.).
Un plan general contable es un documento que recoge las normas contables aplicadas en España y formaliza las reglas de presentación de las cuentas que las empresas están obligadas a respetar, de acuerdo con las leyes redactadas en el Código de Comercio:
Según el volumen de negocios que maneje tu empresa, aumentará el número de cuentas y subcuentas a manejar y requerirás de una organización meticulosa para cada componente que origine un asiento contable.
Una representación gráfica en forma de T, permite diferenciar las operaciones de débito o crédito de las cuentas, por medio de las llamadas columnas de movimiento. Para poner en práctica dicho ejercicio gráfico, es necesario que identifiquemos algunos elementos.
Corresponde al nombre con el cual se ha asignado la cuenta y es el encabezado del diagrama. Básicamente, es el elemento que va a permitir identificar la cuenta.
Ubicado en la parte izquierda de la representación gráfica de la cuenta, corresponde a todas las operaciones que implican un ingreso o aumento.
Las cuentas de activos aumentan al Debe y disminuyen al Haber (cuenta deudora), por lo que son los cargos los que se anotan aquí.
Ubicado en la parte derecha de la Cuenta T., corresponde a todas las operaciones que implican una salida o disminución.
Las cuentas de pasivos aumentan al Haber y disminuyen al Debe (cuenta acreedora), por lo que son los abonos los que se anotan aquí.
Este no es más que la diferencia entre el Debe y el Haber, el cual podrá clasificarse de dos maneras:
Llevar un registro ordenado de las operaciones comerciales de tu empresa es fundamental para comprender y controlar el estado financiero del negocio y la buena toma de decisiones a futuro.
Puesto que el volumen de información que se maneja a nivel contable puede ser muy alto, las empresas se ven en la necesidad de implementar un plan de cuentas o procedimientos que permitan optimizar el proceso contable y tener control sobre los movimientos financieros que realizan.
Ahora que ya tienes la información básica necesaria, puedes dejar de preocuparte por la noches contando ovejas para poder dormir, y relajarte en el día contando cuentas que te permitan producir 😉🐏.
