Empresas y autónomos, llegó el momento de saber cómo contabilizar seguros sociales

Existe una serie de obligaciones legales y fiscales que deben cumplir todas las empresas; contabilizar los seguros sociales es una de ellas.

Esta obligación está ligada al salario del empleado. Dicho salario trae consigo un movimiento financiero que debe ser registrado en la contabilidad.

En este artículo veremos el procedimiento para contabilizar seguros sociales: los asientos y las cuentas que intervienen de acuerdo con el Plan General Contable, así como el aporte patronal y obrero. También veremos cómo es el procedimiento en el caso de los autónomos y los modelos de liquidación.

Si tu empresa tiene empleados, entonces debes saber que todos los meses se deben registrar los asientos contables que corresponden al salario que devengan. Es decir, se deben desglosar las obligaciones ligadas al pago de salarios por concepto de pago de seguros sociales, y retenciones, entre otros. Esta información queda registrada en el libro mayor de cada cuenta contable.

Veamos a qué se refiere la contabilización de los seguros sociales:

Los seguros sociales forman parte de las obligaciones de gastos de nómina. Estas obligaciones forman parte de los aportes a salud (bajas por enfermedad, maternidad, etc.), pagos de paro, riesgos laborales, entre otros.

Este importe es cubierto tanto por el empleado (cuota obrera) como por el empleador (cuota empresarial) y dicho aporte proviene del salario.

El pago de los seguros sociales varía de una empresa a otra, de un empleado a otro, e incluso, mes a mes puesto que depende de:

• El salario.
• Las bases de cotización:
  • por contingencias comunes (CC),
  • por contingencias profesionales (CP),
  • sujetas a la retención del IRPF.
• Los porcentajes aplicables a cada base.

☝  La empresa puede encontrarse en la posición de deudor o acreedor con respecto a la Seguridad Social.

Ahora bien, volviendo a la cuota obrera y a la empresarial (o patronal), veamos cómo funcionan:

Abarca los tipos de cotización que debe pagar el trabajador y representa aproximadamente 6,4% de su salario bruto.

En la nómina se detallan los porcentajes de cada uno de los importes que cotiza.

En el asiento se registra en el Debe bajo la cuenta 642 “Seguros sociales a cargo de la empresa”; mientras que en el Haber se registrará la deuda con total (cuota obrera más cuota empresarial). La cuota obrera no se refleja en el asiento puesto que ya está incluida en el salario bruto cuyo asiento corresponde a la cuenta 640.

Se trata de la parte que le corresponde financiar a la empresa. El importe varía según la empresa o el área de la actividad, entre otros. Sin embargo, representa aproximadamente un 30% del sueldo bruto del trabajador.

El importe se registra como gasto y, como ya dijimos, se ingresa en la cuenta 642 del Plan General de Contabilidad.

💡  En el caso de empleados con contratos reducidos, la empresa solo deberá pagar el equivalente al tiempo de trabajo reducido. Para disfrutar de estas exoneraciones, se deberá contar con un contrato de, al menos, 6 meses.

En la contabilización de la nómina y seguros sociales intervienen 4 grupos de cuentas de acuerdo con el Plan General de Contabilidad:

• Grupo 64 - Refleja los gastos personales:
  • 640 Sueldos y salarios.
  • 641 Indemnizaciones (por ejemplo, despido).
  • 642 Seguridad Social a cargo de la empresa (no incluye la cuota obrera).
  • 649 Otros gastos sociales (gastos en beneficio del empleado).

• Grupo 46 - Refleja los gastos e ingresos producto de la relación laboral:
  • 460 Anticipos de remuneraciones.
  • 465 Remuneraciones pendiente de pago (en el caso de cuentas contabilizadas pero no desembolsadas).

• Cuentas de la Seguridad Social:
  • 471 Organismos de la Seguridad Social deudores (el monto que debe pagar la Seguridad Social a la empresa)
  • 476 Organismos de la Seguridad Social acreedores (el monto que debe pagar la empresa a la Seguridad Social)

• Otra cuentas:
  • 4751 Hacienda Pública acreedora por retenciones practicadas (cantidad retenida por la Seguridad Social, como el IRPF).

En el caso de los autónomos, puesto que no se dispone de una factura que corresponda con dicho pago, se debe contabilizar la cuota correspondiente a los seguros sociales como un “gasto”. Al igual que sucede con las empresas, se refleja en la cuenta “642 Seguridad Social a cargo de la empresa”.

Este gasto, y su respectivo asiento, debe realizarse mensualmente y es de suma importancia ya que:

• Permite contabilizar correctamente los gastos a ser reflejados en los libros obligatorios;
• la cuota de autónomos correspondiente al IRPF es un gasto fiscalmente deducible.

Ambos son los modelos oficiales para realizar el pago mensual de los seguros sociales.

El RLC (Relación de Liquidación de Cotizaciones), antiguo TC1, refleja los pagos mensuales a la Seguridad Social.

Por otra parte, el RNT (Relación Nominal de Trabajadores), antiguo TC2, recoge la información mensual relacionada con las altas, bajas y bases de cotización de los trabajadores, así como las bonificaciones y las deducciones.

❗ La no presentación de estos documentos ante los organismos competentes puede traer consigo penalizaciones a la empresa.

Es cierto que hacer esta tarea todos los meses puede resultar extenuante. Sin embargo, existen herramientas de contabilidad que facilitan la tarea. Gracias a ellas, podrás tralizar los cálculos automáticamente a diario, e incluso programar el envío de la información pertinente a la Seguridad Social cada mes.