¿Cómo gestionar los gastos por dietas y kilometraje?

Los trabajadores de hoy en día están cada vez más propensos a desplazarse en el marco de misiones específicas. Los tipos de gastos generados durante desplazamientos o viajes profesionales, traslados, estancia y comidas, suelen estar bajo la responsabilidad de las empresas.

Pero, ¿cómo gestionar fácilmente la gestión de los gastos?, ¿cuáles son los gastos exentos de IRPF y cuáles no?, ¿cómo optimizar la gestión y el almacenamiento de todos los justificativos?

En este artículo, appvizer te explica todo lo que tienes que saber con respecto a la gestión de nota de gastos profesionales relacionados con dietas y kilometrajes, a las disposiciones de la agencia tributaria y a la utilización de herramientas para la optimización en la gestión de notas de gastos.

Los gastos de dietas y kilometrajes son el conjunto de gastos comerciales relacionados con transporte, comidas y estancia generados por asalariados y colaboradores durante desplazamientos laborales fuera del lugar habitual de trabajo.

Para muchas compañías, resulta difícil gestionar todos estos gastos, de un lado la empresa debe controlar el monto y motivo de los pagos realizados por los trabajadores y por otra parte también debe considerar que dichos gastos entren en las disposiciones de la agencia tributaria para que estén excluidos de la base de cotización a la hora de realizar la nómina.

Para poder reembolsar los importes por gastos empresariales y justificar que dichos gastos tienen un carácter indemnizatorio (y por lo tanto están exentos del IRPF), es necesario conservar todos los justificativos de pago (facturas, recibos, etc.).

El Real Decreto 439/2007, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, estipula los tipos de gastos y el monto que entra en cada una de las categorías.

Se exceptúan del IRPF los siguientes pagos generados por motivo de desplazamiento fuera del lugar de trabajo y gasto de viaje:

Todos los gastos relacionados con los traslados: transporte público (pasaje aéreo, autobuses,etc.), taxis, peajes, aparcamiento, combustible, etc. Siempre y cuando se respeten las siguientes condiciones:

1. Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
2. En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

Todos los gastos por concepto de manutención y estancia: hoteles, restaurante, etc. Bajo las siguientes condiciones: 

Se considerará como asignaciones para gastos normales de manutención y estancia en hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería, exclusivamente las siguientes:

1. Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes:
   Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen... Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
2. Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.

Si no se cumplen las condiciones reglamentarias o si los montos exceden las cantidades máximas, los gastos se someten a cotización y no son exentos del IRPF puesto que son considerados como rendimientos del trabajo. Asimismo, la empresa deberá justificar la fecha y el lugar del desplazamiento, así como el motivo.

Es importante destacar que:

❌ Los gastos de viaje de negocios y desplazamientos no incluyen el trayecto habitual entre el domicilio del trabajador y el lugar de trabajo, ni tampoco las multas de tráfico y aparcamiento.

❌ Si un desplazamiento laboral es superior a 9 meses continuos, dichos gastos no estarán exentos de gravamen. 

❌ Los gastos por hospedaje en casa de particulares (familiares o amigos) no están incluido y corren a cargo del empleado.

❌ Otras condiciones aplican para:

• los conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías, 

• el personal de vuelo de las compañías aéreas, 

• los funcionarios públicos españoles,

• el personal al servicio de otras Administraciones Públicas.

❌ Las dietas y kilometrajes pueden estar sujetos a diferentes condiciones internas según la política de viajes de la empresa o el convenio colectivo del sector. 

❌ En caso de superar los límites fijados, es imprescindible declarar los excesos

Algunas empresas determinan un monto fijo para la generación de gastos profesionales. Este método suele agilizar la gestión de las notas de gastos, pero puede ser percibido como demasiado limitante para los trabajadores en desplazamiento o viaje de negocios. 

Otras empresas prefieren que los asalariados avancen los pagos generados y, después de verificación de justificativos, utilizar un sistema de reembolso. Por su parte, esta manera de gestión puede convertirse en un modelo burocrático (revisión de cada gasto) y, además, permitir algunos excesos innecesarios por parte de los trabajadores. 

Afortunadamente, no todo tiene porque ser blanco o negro. Las empresas de hoy en día han conseguido el equilibrio perfecto entre ambos métodos, maximizando los beneficios y minimizando los riesgos.

Descubre a partir de qué prácticas y con la ayuda de qué herramientas asegurar la correcta gestión de los gastos relacionados con dietas y kilometraje de tu empresa, gracias al siguiente libro blanco:

Si quieres ahorrar tiempo y dinero, te recomendamos que planifiques minuciosamente cada desplazamiento o viaje profesional. Algunos de los criterios a tener en cuenta para optimizar al máximo cada desplazamiento laboral:

• reagrupar todas las citas en un mismo territorio en un solo desplazamiento,

• investigar los horarios laborales de las empresas o instituciones a visitar,

• conocer el promedio de los precios (alojamientos y transportes) en el lugar de destino.

Muchos de los errores en la gestión de dietas y kilometraje se deben al desconocimiento por parte de los trabajadores. Para una buena gestión de gastos, es necesario definir claramente los montos, condiciones y procesos para la gestión de los pagos y el reembolso de gastos.

La gestión documental es fundamental a la hora de acreditar los gastos generados por motivos de dietas y kilometrajes.

La AEAT (agencia tributaria) exige que sea la empresa quien acredite los pagos realizados al trabajador. Junto con la prueba de gasto (factura, recibo, etc.) es necesario acreditar el día, el lugar, el horario y el motivo o razón del desplazamiento. 

🚩 Los trabajadores deben imperativamente conservar todos los justificativos de pagos efectuados en el marco del desplazamiento profesional.

La organización y el almacenamiento de dichos justificativos no son una opción, son un requisito indispensable. Es importante que tu empresa implante procesos para optimizar y automatizar dicho requerimiento. 

Debes definir:

• la persona encargada de recuperar, organizar, almacenar y contabilizar los gastos de estancia, transporte y comidas.

• la fecha tope o de entrega para cada departamento.

• el formato de entrega: papel, digital, etc.

• la plataforma que utilizaran para centralizar y comunicar.

En este sentido, existen 2 posibilidades para optimizar la gestión de todos los gastos en empresas, puedes utilizar una plantilla Excel o puedes contratar una herramienta especializada.

Utiliza las plantillas de hoja de gastos para simplificar la gestión de los reembolsos y el correcto seguimiento del informe de gastos de dietas y kilometrajes. 

appvizer te propone un modelo de hoja de gastos Excel gratuito para la gestión de gastos de dietas y kilometrajes.

Modelo de nota de gasto en Excel para descargar gratis:

Sin embargo, tenemos que advertirte que trabajar con un documento Excel puede ser bastante limitante: 

• No puedes automatizar el llenado de algunos gastos recurrentes (es necesario crear un nuevo documento para cada viaje),

• No puedes adjuntar justificativos,

• Es imposible o complicado trabajar el documento desde el móvil,

• No es compatible o interoperable con otras software profesionales (programas de contabilidad, facturación, nóminas de sueldos, etc.).

Tener un registro es obligatorio no solo para el correcto reembolso de los gastos por parte de la empresa, sino también para poder acreditar las notas de gasto ante el ente regulador.

Hoy en día, existen numerosas herramientas capaces de automatizar los procesos de transmisión de justificativos, de organizar y almacenar todos los comprobantes y de generar reportes de gastos automáticos. Gracias al uso de tecnología para la gestión de notas de gastos, tus empleados y colaboradores tienen la posibilidad de: 

• Extraer automáticamente los datos de fotos y escáneres gracias a la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). También es posible el procesamiento automático de correos electrónicos y de documentos. 

• Declarar gastos e introducir datos (y documentos) desde cualquier lugar y en cualquier momento: con una foto tomada desde el móvil es suficiente para que el programa empiece a procesar los datos. 

• Controlar los gastos en tiempo real gracias a las soluciones SaaS (software almacenado en la nube). ¡Una conexión a internet es suficiente para acceder a la aplicación!

• posibilidad de fotografiar los justificativos y extraer datos automáticamente,

• rellenado automático gracias a la lectura de los datos,

• baremo y calculadora para dieta y kilometraje personalizables,

• posibilidad de integrar los gastos de kilometraje en nómina automáticamente.

• respeto de las obligaciones legales y automatización de procesos administrativos obligatorios (recuperación de IVA y Suministro Inmediato de Información).

Captio permite a las empresas controlar y optimizar los gastos relacionados con viajes y desplazamientos. 

• se conecta con gran número de sistemas (contabilidad y finanzas, ventas, CRM, Business Intelligence) y aplicaciones (Google Maps),

• reporta los gastos de desplazamientos desde el terminal móvil o a partir de Google Maps,

• clasifica la información según el tipo de gasto, el método de pago o cualquier otro tipo de información que desees personalizar,

• módulo SII para una gestión de gastos acorde con las exigencias legales.

También ofrece altos estándares de seguridad internacional (norma UNE-ISO/IEC 27001:2014), así como numerosas funcionalidades que garantizan la conformidad RGPD.

Expensya es un software de gestión de nota de gastos que ofrece funcionalidades innovantes:

• disponible en modo SaaS y en aplicaciones móviles (iOS, Android, Windows),

• reemplaza los justificativos de papel gracias a la tecnología OCR: solo tienes que tomar fotos de las facturas y la aplicación extrae automáticamente los datos requeridos (monto, TVA, fecha, etc.),

• permite el almacenamiento de los justificativos a modo de comprobantes (cuatro certificaciones ISO incluida la ISO 27001),

• provee estadísticas inteligentes para la optimización de los gastos,

• calcula la distancia y la indemnización económica correspondiente por gastos de kilometraje. ¡Solo tienes que indicar el lugar de salida y de llegada! El baremo es personalizable. 

Expensya facilita la gestión de las dietas y los kilometrajes gracias a la clasificación automática de los diferentes tipos de gastos. Además, permite el almacenamiento y la exportación de los libros contables.

Su interfaz simple e intuitiva permite tener un seguimiento de los gastos de la empresa en tiempo real desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Kizeo Forms propone la estandarización y la automatización de tus documentos digitales, incluidas las notas de gastos.

Apto para todo tipo de empresa y todos los sectores, permite:

• una app disponible para iOS, Android y Windows,

• la configuración del tipo de gasto y de los campos obligatorios según la profesión,

• la digitalización de sus recibos a través de una simple foto,

• envío por correo electrónico de la solicitud de nota de gasto,

• la comunicación en tiempo real entre los equipos en la oficina y los equipos en el terreno,

• la configuración de varios escenarios, por ejemplo, el envío automático a la administración o dirección para aprobación.

Kizeo forms no solo es una solución en línea accesible desde cualquier dispositivo y muy fácil de usar, sino que también permite a los equipos móviles trabajar sin conexión. Además, permite la autentificación de las notas de gastos gracias a avanzadas funcionalidades como la geolocalización.

Las herramientas que acabamos de presentar permiten reemplazar la popular hoja de gastos en Excel, eliminar la burocracia entre departamentos y optimizar la gestión de las dietas, el kilometraje y los gastos empresariales en general. La elección de una de estas herramientas dependerá de las necesidades de tu negocio y del presupuesto de tu empresa.