¿Cómo gestionar los gastos por dietas y kilometrajes? + 3 herramientas

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Los trabajadores de hoy en día están cada vez más propensos a desplazarse en el marco de misiones específicas. Los gastos generados durante desplazamientos o viajes profesionales, traslados, estancia y comidas, suelen estar bajo la responsabilidad del empleador. 

Pero, ¿cómo gestionar fácilmente los gastos de una empresa?, ¿cuáles son los gastos exentos de IRPF y cuáles no?, ¿cómo optimizar la gestión y el almacenamiento de todos los justificativos?

En este artículo, appvizer te explica todo lo que tienes que saber con respecto a la gestión de notas de gastos profesionales relacionados con dietas y kilometraje, a las disposiciones de la agencia tributaria y a la utilización de herramientas para la optimización de la gestión de notas de gastos. 

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¿Qué son los gastos de dietas y kilometrajes? 

Los gastos de dietas y kilometrajes son el conjunto de gastos comerciales relacionados con transporte, comidas y estancia generados por asalariados y colaboradores durante desplazamientos laborales fuera del lugar habitual de trabajo.

Para muchas compañías, resulta difícil gestionar todos estos gastos, de un lado la empresa debe controlar el monto y motivo de los pagos realizados por los trabajadores y por otra parte también debe considerar que dichos gastos entren en las disposiciones de la agencia tributaria para que estén excluidos de la base de cotización a la hora de realizar la nómina.

Para poder reembolsar los importes por gastos empresariales y justificar que dichos gastos tienen un carácter indemnizatorio (y por lo tanto está exentos del IRPF), es necesario conservar todos los justificativos de pago (facturas, recibos, etc.).

¿Dónde están regulados los gastos de dietas y kilometrajes exentos de IRPF?

El Real Decreto 439/2007, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, estipula los tipos de gastos y el monto que entra en cada una de las categorías.

Artículo 9. Dietas y asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia

Se exceptúan del IRPF los siguientes pagos generados por motivo de desplazamiento fuera del lugar de trabajo y gasto de viaje:

Kilometraje y locomoción

Todos los gastos relacionados con los traslados: transporte público (pasaje aéreo, autobuses,etc.), taxis, peajes, aparcamiento, combustible, etc. Siempre y cuando se respeten las siguientes condiciones: 

a) Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
b) En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen.

Dietas

Todos los gastos por concepto de manutención y estancia: hoteles, restaurante, etc. Bajo las siguientes condiciones: 

Se considerará como asignaciones para gastos normales de manutención y estancia en hoteles, restaurantes y demás establecimientos de hostelería, exclusivamente las siguientes:

1.º Cuando se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las siguientes:
Por gastos de estancia, los importes que se justifiquen... Por gastos de manutención, 53,34 euros diarios, si corresponden a desplazamiento dentro del territorio español, o 91,35 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
2.º Cuando no se haya pernoctado en municipio distinto del lugar de trabajo habitual y del que constituya la residencia del perceptor, las asignaciones para gastos de manutención que no excedan de 26,67 ó 48,08 euros diarios, según se trate de desplazamiento dentro del territorio español o al extranjero, respectivamente.

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En el caso de que no se cumplan las condiciones reglamentarias o de que el importe exceda las cantidades máximas, los gastos se someterán a cotización y no serán deducibles de impuestos (puesto que serán considerados como rendimientos del trabajo). Asimismo, la empresa deberá justificar la fecha, el lugar y el motivo del desplazamiento. 

Es importante destacar que: 

❌ Los gastos de viaje de negocios y desplazamientos no incluyen el trayecto habitual entre el domicilio del trabajador y el lugar de trabajo, ni tampoco las multas de tráfico y aparcamiento.

❌ Si un desplazamiento laboral es superior a 9 meses continuos, dichos gastos no estarán exentos de gravamen. 

❌ Los gastos por hospedaje en casa de particulares (familiares o amigos) no están incluido y corren a cargo del empleado.

❌ Otras condiciones aplican para: 

  • los conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías, 

  • el personal de vuelo de las compañías aéreas, 

  • los funcionarios públicos españoles,

  • el personal al servicio de otras Administraciones Públicas.

❌ Las dietas y kilometrajes pueden estar sujetos a diferentes condiciones internas según la política de viajes de la empresa o el convenio colectivo del sector. 

❌ En caso de superar los límites fijados, es imprescindible declarar los excesos

¿Cómo gestionar los gastos de dietas y kilometrajes? 

Algunas empresas determinan un monto fijo para la generación de gastos profesionales. Este método suele agilizar la gestión de las notas de gastos, pero puede ser percibido como demasiado limitante para los trabajadores en desplazamiento o viaje de negocios. 

Otras empresas prefieren que los asalariados avancen los pagos generados y, después de verificación de justificativos, utilizar un sistema de reembolso. Por su parte, esta manera de gestión puede convertirse en un modelo burocrático (revisión de cada gasto) y, además, permitir algunos excesos innecesarios por parte de los trabajadores. 

Afortunadamente, no todo tiene porque ser blanco o negro. Las empresas de hoy en día han conseguido el equilibrio perfecto entre ambos métodos, maximizando los beneficios y minimizando los riesgos. 

Claves para mejorar la gestión de gastos relacionadas con dietas y kilometrajes 

Previa planificación del desplazamiento

Si quieres ahorrar tiempo y dinero, te recomendamos que planifiques minuciosamente cada desplazamiento o viaje profesional. Algunos de los criterios a tener en cuenta para optimizar al máximo cada desplazamiento laboral:

  • reagrupar todas las citas en un mismo territorio en un solo desplazamiento,

  • investigar los horarios laborales de las empresas o instituciones a visitar,

  • conocer el promedio de los precios (alojamientos y transportes) en el lugar de destino.

Gestión documental

La gestión documental es fundamental a la hora de acreditar los gastos generados por motivos de dietas y kilometrajes.

La AEAT (agencia tributaria) exige que sea la empresa quien acredite los pagos realizados al trabajador. Junto con la prueba de gasto (factura, recibo, etc.) es necesario acreditar el día, el lugar, el horario y el motivo o razón del desplazamiento. 

🚩 Los trabajadores deben imperativamente conservar todos los justificativos de pagos efectuados en el marco del desplazamiento profesional.

La organización y el almacenamiento de dichos justificativos no son una opción, son un requisito indispensable. Es importante que tu empresa implante procesos para optimizar y automatizar dicho requerimiento. 

Definir los gastos y condiciones de reembolsos

Muchos de los errores en la gestión de dietas y kilometraje se deben al desconocimiento por parte de los trabajadores. Para una buena gestión de gastos, es necesario definir claramente los montos, condiciones y procesos para la gestión de los pagos y el reembolso de gastos.

Utiliza las plantillas de hoja de gastos para simplificar la gestión de los reembolsos y el correcto seguimiento del informe de gastos de dietas y kilometrajes. 

Sin embargo, tenemos que advertirte que trabajar con un documento Excel puede ser bastante limitante: 

  • No puedes automatizar el llenado de algunos gastos recurrentes (es necesario crear un nuevo documento para cada viaje),

  • No puedes adjuntar justificativos,

  • Es imposible o complicado trabajar el documento desde el móvil,

  • No es compatible o interoperable con otras software profesionales (programas de contabilidad, facturación, nóminas de sueldos, etc.).

Uso de la tecnología

Tener un registro es obligatorio no solo para el correcto reembolso de los gastos por parte de la empresa, sino también para poder acreditar las notas de gasto ante el ente regulador.

Hoy en día, existen numerosas herramientas capaces de automatizar los procesos de transmisión de justificativos, de organizar y almacenar todos los comprobantes y de generar reportes de gastos automáticos. Gracias al uso de tecnología para la gestión de notas de gastos, tus empleados y colaboradores tienen la posibilidad de: 

  • Extraer automáticamente los datos de fotos y escáneres gracias a la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). También es posible el procesamiento automático de correos electrónicos y de documentos. 

  • Declarar gastos e introducir datos (y documentos) desde cualquier lugar y en cualquier momento: con una foto tomada desde el móvil es suficiente para que el programa empiece a procesar los datos. 

  • Controlar los gastos en tiempo real gracias a las soluciones SaaS (software almacenado en la nube). ¡Una conexión a internet es suficiente para acceder a la aplicación!

¿Por qué reemplazar la hoja de Excel por un software para gestión de datos?

  • posibilidad de fotografiar los justificativos y extraer datos automáticamente,

  • rellenado automático gracias a la lectura de los datos,

  • baremo y calculadora para dieta y kilometraje personalizables,

  • respeto de las obligaciones legales y automatización de procesos administrativos obligatorios (recuperación de IVA y Suministro Inmediato de Información).

3 Herramientas para la gestión de gastos por dietas y kilometraje

Expensya gestiona fácil y rápido las notas de gastos profesionales

Expensya es un software de gestión de nota de gastos que ofrece funcionalidades innovantes: 

  • disponible en modo SaaS y en aplicaciones móviles (iOS, Android, Windows),

  • reemplaza los justificativos de papel gracias a la tecnología OCR: solo tienes que tomar fotos de las facturas y la aplicación extrae automáticamente los datos requeridos (monto, TVA, fecha, etc.),

  • permite el almacenamiento de los justificativos a modo de comprobantes (cuatro certificaciones ISO incluida la ISO 27001),

  • provee estadísticas inteligentes para la optimización de los gastos,

  • calcula la distancia y la indemnización económica correspondiente por gastos de kilometraje. ¡Solo tienes que indicar el lugar de salida y de llegada! El baremo es personalizable. 

Expensya facilita la gestión de las dietas y los kilometrajes gracias a la clasificación automática de los diferentes tipos de gastos. Además, permite el almacenamiento y la exportación de los libros contables.

Su interfaz simple e intuitiva permite tener un seguimiento de los gastos de la empresa en tiempo real desde cualquier lugar y en cualquier momento. 

Captio: una solución completa para la gestión de gastos

Captio permite a las empresas controlar y optimizar los gastos relacionados con viajes y desplazamientos. 

  • se conecta con gran número de sistemas (contabilidad y finanzas, ventas, CRM, Business Intelligence) y aplicaciones (Google Maps),

  • reporta los gastos de desplazamientos desde el terminal móvil o a partir de Google Maps,

  • clasifica la información según el tipo de gasto, el método de pago o cualquier otro tipo de información que desees personalizar,

  • módulo SII para una gestión de gastos acorde con las exigencias legales.

Al igual que Expensya, Captio es una solución en línea accesible desde cualquier dispositivo y muy fácil de usar.

También ofrece altos estándares de seguridad internacional (norma UNE-ISO/IEC 27001:2014), así como numerosas funcionalidades que garantizan la conformidad RGPD. 

La gestión administrativa y financiera de Tickelia

Homologada por la agencia tributaria, Tickelia permite el envío en tiempo real de las facturas a la AETA.

Con Tickelia puedes 

  • reportar los desplazamientos con vehículo propio,

  • solicitar anticipos para gastos de viajes, 

  • controlar gastos globales relacionados con proyectos específicos: tener un seguimiento en tiempo real (comparar el antes y el después),

  • recuperar el IVA de los gastos de empresa.

Conclusión 

Las tres herramientas que acabamos de presentar permiten reemplazar la popular hoja de gastos en Excel, eliminar la burocracia entre departamentos y optimizar la gestión de las dietas, el kilometraje y los gastos empresariales en general. La elección de una de estas herramientas dependerá de las necesidades de tu negocio y del presupuesto de tu empresa.

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