Todas las empresas deben llevar un registro contable de las operaciones que afectan a sus activos y actividades.
Cada registro, o asiento contable es necesario para trazar el flujo de la actividad, pero también para elaborar un retrato fiel de la situación financiera de la empresa.
Ya sea que forme parte de tu día a día o que estés dando tus primeros pasos en el mundo de la contabilidad, este artículo te ayudará a encontrar algunas de las respuestas que estás buscando: ¿Qué es un registro contable y cuál es su función?, ¿cómo se clasifican?, ¿qué datos deben reflejar?, etc. ¡Es hora de aclarar esas dudas!
Registro contable: definición
Un registro contable (también conocido como asiento o apunte contable) consiste en consignar cada movimiento de entrada o salida que involucre los estados contables y/o el patrimonio de una empresa.
El conjunto de registros contables se utiliza entonces como base para calcular el resultado del ejercicio y el balance general.
Asimismo, el registro contable no solo sirve para hacer seguimiento del estado financiero de la empresa, sino que también sirve de soporte ante los organismos pertinentes de que empresa cumple con la leyes en caso de fiscalización.
💡 No existe ninguna obligación legal sobre quién debe realizar los asientos contables. Aunque no es necesario ser un profesional contable o poseer algún tipo de acreditación, es de gran utilidad manejar algunas nociones de contabilidad.
Tipos de registros contables
1. Obligaciones contables y registrales
El Código de Comercio establece en su artículo 25 la obligatoriedad de los siguientes registros contables:
- Libro diario: En el cual se registran todas las operaciones financieras en orden cronológico con sus respectivos comprobantes.
- Libro de inventarios y Balances - entre los cuales se destacan:
-
- El balance de la situación inicial de la empresa.
- Los balances de sumas y saldos.
- Inventario de cierre del ejercicio.
- Cuentas anuales: compuesta por el Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria.
De igual forma, existe una serie de registros que no es exigido por la ley, pero que le permite a la empresa llevar un mejor seguimiento y administración de las transacciones según las actividades que esta realice, como por ejemplo:
- El Estado de resultados,
- el Estado de flujos del efectivo.
2. Clasificación PGC
Por su parte, el Plan General Contable dispone dos clasificaciones para los tipos de asientos de acuerdo a las diferentes transacciones que se registren:
1. Asientos por temática:
- Compras: adquisición y pago de productos y servicios.
- Ventas: venta y cobro de productos y servicios (anticipos de clientes, descuentos por pronto pago, devoluciones, etc.).
- Nóminas: operaciones relacionadas con el Departamento de Recursos Humanos (pago de nóminas, contabilización de honorarios de trabajadores autónomos y liquidación de seguros sociales).
- Operaciones financieras: contratación y mantenimiento de operaciones financieras (operaciones en moneda extranjera, contratación de operaciones de financiación, pago de cuotas de operaciones de financiación).
- Impuestos y tributos: liquidación de impuestos y tributos (IVA, contabilización de impuestos de sociedades).
- Amortizaciones y provisiones: dotación y aplicación de amortizaciones y provisiones de inmovilizado y de elementos circulantes.
- Inmovilizados: adquisición y mantenimiento del inmovilizado (asientos de gastos, subvenciones, ampliaciones y mejoras del inmovilizado).
- Suplidos: aquí se registran los asientos que no corresponden a los otros grupos como la permuta y la contabilización de factura emitida y recibida con suplidos.
2. Asientos por cuenta:
- Grupo 1: Financiación básica - Cuentas relacionadas con la financiación a largo plazo (aportaciones de socios, capital social, beneficios no distribuidos, reservas, etc).
- Grupo 2: Inmovilizado - Activos estructurales (se destaca la posible depreciación con el paso del tiempo).
- Grupo 3: Existencias - Materia prima y demás componentes del proceso productivo de la empresa.
- Grupo 4: Acreedores y deudores - Obligaciones y derechos de la empresa producto de su actividad comercial o de sus obligaciones sociales.
- Grupo 5: Cuentas financieras - Cuentas relacionadas con la tesorería de la empresa (derechos y obligaciones financieras).
- Grupo 6: Compras y gastos - Cuentas producto de la pérdida de valor del inmovilizado, dotaciones de provisiones y gastos previsibles.
- Grupo 7: Ventas e ingresos - Ingresos procedentes de la actividad comercial, ingresos extraordinarios y beneficios financieros.
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Datos en un registro contable
Para clasificar e identificar correctamente cada una de las transacciones es necesario que los asientos contables cuenten con la siguiente información:
- Fecha de la anotación.
- Número de la transacción: para registrar cronológicamente cada operación.
- Cuentas intervinientes: código y denominación correspondiente de acuerdo con la clasificación del PGC previamente mencionada.
- Importes asociados a cada cuenta.
- Descripción de la operación.
Beneficios de llevar un registro contable
Más allá de la obligatoriedad de algunos de los registros, existe una serie de ventajas para la empresa como resultado de llevar correctamente todos los registros contables, como por ejemplo:
- Verificar la rentabilidad,
- servir como respaldo ante terceros,
- controlar el flujo de efectivo,
- ayudar a la toma de decisiones en pro de impulsar el crecimiento de la empresa.
Automatizar los registros contables
Toda esta información puede parecer difícil de manejar manualmente si se tiene un volumen de facturación importante y como lo hemos visto, hay un grado de complejidad respecto a la clasificación de cada una de las transacciones.
Entonces, ¿por qué no utilizar un programa de contabilidad para facilitar esta tediosa tarea?
Al automatizar tus procesos:
- Ahorras tiempo (y por ende dinero),
- disminuyes los errores,
- facilitas la labor de verificación y control.
En resumen, los registros contables resultan de gran beneficio para llevar la contabilidad de tu empresa, puesto que te permiten tener un panorama amplio y claro del estado de tus finanzas porque ¡los números no mienten! Así que sácales el mayor provecho y haz crecer tu negocio.
