Lleva tus libros en orden y cumple con las obligaciones contables de tu empresa

Como propietario de un negocio, estás sujeto a cumplir con las obligaciones contables inherentes a tu empresa que establece. El Plan Genenral Contable y el Código de Comercio obligan a todo empresario a llevar la contabilidad de acuerdo con determinadas normas, para poder controlar la actividad de la empresa e informar al respecto a las autoridades competentes y a los socios externos.

Las obligaciones contables difieren según el tamaño y la situación fiscal de la empresa. Veamos qué requisitos contables aplican a tu empresa.

La obligación en materia de contabilidad se refiere al respeto de normas específicas para llevar la contabilidad de una empresa de forma ordenada y sistemática. Tanto los autónomos, como las pymes y las grandes empresas deben responder a dichas obligaciones.

Este sistema y obligaciones responden a la necesidad de los empresarios y socios, clientes o acreedores, de conocer el estatus financiero de la empresa.

☝  En España, el Plan General de Contabilidad, aprobado por Real Decreto en 2007, es donde se establecen las regulaciones contables.

Llevar la contabilidad es una obligación legal, que exige:

• Registrar cronológicamente los movimientos que afecten al patrimonio de la empresa (compras, ventas, gastos, etc.);
• realizar un inventario, al menos una vez al año, para poder observar la existencia y el valor de los activos y pasivos;
• elaborar las cuentas anuales;
• registrar, archivar y conservar no solo los documentos contables, sino también todos los documentos justificativos durante un período mínimo de 6 años. Esto es útil en caso de control o si se necesita demostrar las cifras.

☝  Los trabajadores autónomos pueden llevar su contabilidad, pero no están obligados a hacerlo. Solo están obligados a llevar registro de:

• Sus ingresos (facturas emitidas),
• sus gastos (facturas recibidas).

El Código de Comercio indica en su artículo 28 que las empresas tienen la obligación de llevar:

• Un Libro Diario,
• un Libro de Inventarios,
• las Cuentas Anuales.

💡  Se podrán llevar, de forma voluntaria, otros libros que se adapten a las actividades y al sistema contable de la empresa.

En él se registran, día a día, cada una de las operaciones que se realizan en la empresa. Cada una de las transacciones realizadas debe ser informada con exactitud y de forma cronológica.

💡 Se pueden realizar anotaciones conjuntas de las operaciones (realizadas en un período no mayor a un mes), siempre que el detalle sea anotado en otros libros.

Se inicia con el primer estado contable de la empresa. Cada tres meses se deben transcribir los balances de comprobación (con sumas y saldos netos). Este refleja, al final del ejercicio, el nventario de cierre y las Cuentas Anuales.

Existe una serie de libros que las sociedades mercantiles deben llevar como por ejemplo:

• Libro de Actas.
• Libro de Acciones Nominativas en las sociedades anónimas y comanditarias por acciones: donde se registra el número de acciones, derechos y deberes de cada socio.
• Libro Registro de Socios en las sociedades de responsabilidad limitada.

⚠ La Ley General Tributaria establece que los libros, correspondencia, documentación y justificantes deberán conservarse durante 6 años, excepto que alguna norma ordene lo contrario.

Toda empresa debe someter su actividad a las Cuentas Anuales obligatorias. Estas se elaboran al final de cada ejercicio y deben incluir:

• El Balance: muestra todos los activos y pasivos de su empresa (idealmente en equilibrio).
• La Cuenta de Pérdidas y Ganancias: muestra los ingresos y gastos del ejercicio. Realizando la diferencia entre estas dos cantidades, se obtiene el resultado del año. Incluye, por ejemplo, las ventas, las compras y los gastos de personal.
• La Memoria: es obligatorio y garantiza un mejor conocimiento de la empresa. Se añade información que facilita la comprensión de la cuenta de resultados y el balance.

Aunque las obligaciones contables puedan parecer pesadas y restrictivas, finalmente reúnen documentos y cifras que facilitan:

• El análisis de la facturación,
• la evaluación de los activos,
• y la evolución de la empresa.

Para estar seguro de que cumples con tus obligaciones contables, no dudes en recurrir a expertos o utilizar herramientas de contabilidad que facilitan esta tarea y que, seguramente te ofrezcan funcionalidades adaptadas a tus necesidades. Así pues, cumplir con las obligaciones nunca fue tan fácil.