SIRH: definición, consejos y herramientas para una gestión exitosa de los recursos humanos

SIRH

Un Sistema de Información de Recursos Humanos conocido como SIRH es un programa que ayuda a los responsables de los recursos humanos a gestionar actividades como el pago de las nóminas, la formación de los empleados, la evaluación de las competencias y el rendimiento, así como la contratación y la gestión del talento. Las herramientas SIRH simplifican las tareas, mejoran los procesos y optimizan la comunicación entre los colaboradores. 

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¿Qué es un SIRH o sistema de gestión de recursos humanos? 

Un SIRH es una Sistema de Información de Recursos Humanos compuesto por varios módulos que permiten automatizar las tareas específicas a cada proceso relacionado con los RR.HH. 

  • gestión administrativa del personal;

  • gestión de nóminas y retribuciones;

  • gestión del tiempo y horarios (vacaciones, ausencias, formaciones);

  • gestión de notas de gastos;

  • evaluación del desempeño de cada empleado;

  • mapeo de habilidades y cualificaciones;

  • entrevistas profesionales,

  • gestión del conocimiento (a menudo apoyada por un knowledge manager),

  • programas e-learning y formación;

  • gestión del talento;

  • e-reclutamiento;

  • aplicación y respeto de las leyes y normas vigentes;

  • informe social,

  • reportes e informes para la gerencia.

Un Sistema de Información de Recursos Humanos permite realizar un seguimiento de cada una de las tareas, en particular a través de la centralización de la información y de los datos.

Objetivos de un SIRH: transformación digital y productividad 

El quinto estudio global sobre las Tendencias de los Recursos Humanos de Deloitte titulado “Reescribiendo las reglas para la era digital” saca a relucir el desafío digital y tecnológico para las empresas: tener éxito en su transformación digital con el objetivo de aumentar la productividad. 

El departamento de recursos humanos debe asumir nuevas responsabilidades estratégicas para la evolución de la empresa: se trata de guiar la transformación digital de forma pedagógica para que sea adoptada por todos los empleados.

La apropiación de las tecnologías y de sus usos permite a todos los empleados una reactividad nunca antes alcanzada.

Una metodología de trabajo SMAC permite a las empresas una integración y una utilización óptima de las herramientas digitales. 

¿SMAC?

SMAC es la abreviatura de Social, Mobile, Analytics y Cloud. Un nuevo concepto considerado por los expertos como la fórmula para el éxito digital de las empresas.
Se trata de las tendencias en el uso de la tecnología de la información en las empresas, el SMAC permite una organización en tiempo real más colaborativa y productiva.

Social: se trata de la dimensión social, o más exactamente, de las herramientas y funcionalidades que permiten trabajar de manera transversal para favorecer la productividad. Las denominadas tecnologías sociales (las redes sociales corporativas, por ejemplo) ayudan a compartir conocimiento y a promover la colaboración.

Móvil: el uso de internet en dispositivos móviles está más que democratizado. En el contexto profesional, las soluciones móviles de recursos humanos ofrecen a sus usuarios un acceso a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento. Una empresa que quiera optimizar su organización debe hacer de las tecnologías móviles su prioridad número uno.

Analytics: contar con datos inteligentes se traduce en una gestión inteligente. 
El procesamiento de datos (Big Data) se convierte en un imperativo para obtener datos organizados, inteligentes y útiles. El procesamiento de datos inteligentes integrado en un SIRH ayuda a los responsables de recursos humanos a realizar análisis predictivos y a detectar tendencias de comportamiento con el fin de simular un plan de acción y evaluar la efectividad.

Cloud: las soluciones SaaS (Software as a Service) revolucionan el trabajo de los Recursos Humanos. Los componentes sociales, móviles y analíticos se reúnen en una misma herramienta accesible en línea. Las actualizaciones automáticas permiten actuar en conformidad con las normas y leyes vigentes. La nube proporciona a las empresas agilidad y escalabilidad sin límites, así como la confidencialidad y la seguridad de la información.

Características del Sistema de Información de Recursos Humanos

Posibilidades sociales

  • Gestión de las solicitudes de vacaciones y ausencias;

  • Consultación del organigrama;

  • Consultación de los puestos vacantes;

  • Gestión de las solicitudes de formación;

  • Consultación de datos y acceso a un espacio personal;

  • Acceso a un espacio de gestión de contenidos en línea;

  • Posibilidad de verificar datos personales;

  • Respuestas a encuestas;

  • Notas, comentarios y recomendaciones.

Beneficios colaborativos

Las herramientas digitales tienen un impacto positivo en la motivación de los utilizadores: transmiten confianza y transparencia.

  • Hacer la comunicación más fluida;

  • Responder a las expectativas de los colaboradores;

  • Crear nexos con el objetivo de mejorar la gestión del talento;

  • Aumentar la productividad y disminuir los riesgos de errores;

  • Adaptarse a las necesidades de movilidad de los colaboradores;

  • Adaptarse a los cambios causados por la mundialización; 

  • Satisfacer tanto a la dirección como a los accionarios.

Usos de la análitica 

  • Remuneración;

  • Búsqueda de perfiles de los candidatos y reclutamiento;

  • Gestión del rendimiento;

  • Planificación de la mano de obra;

  • Gestión de carreras;

  • Absentismo. 

Ventajas del SaaS

  • Productividad en la gestión administrativa;

  • Móvilidad, escalabilidad y flexibilidad;

  • Ahorro de costes;

  • Confidencialidad y seguridad de los datos;

  • Respeto de las disposiciones legales.

Funcionalidades y ventajas del sistema de gestión de recursos humanos para las empresas

Servicios Ejemplos Ventajas

Centralizar las informaciones y los datos

Seguimiento del tiempo consagrado a cada actividad. 
Correlación con los objetivos.
Correlación con el rendimiento.
Cartografía de las competencias. 
CV-teca actualizada.
Difusión simultánea de ofertas en los portales de empleo.

Mejor seguimiento del rendimiento.
Mejores reclutamiento. 
Mejores análiticas y prospectivas de los recursos humanos.

Centralizar las tareas y simplificar la ejecución

Boleta de pago y contrato de trabajo desmaterializados y accesibles en línea.
Automatización de las actividades sin valor agregado.

Ahorro de tiempo.
Disminución de los errores.
Aumento de la productividad.
Disminución de los tiempos de ejecución. 
Reducción de costos.
Simplificación de los procesos de validación.

Favorecer la participación de los colaboradores

Los colaboradores ingresan la información requerida.
Posibilidad de realizar las solicitudes de manera compartida (vacaciones, formaciones, evolución de carreras, etc.)

Aumento de la responsabilidad por parte de los empleados.
Reconocimiento.
Motivación.
Información actualizada y confiable.
Competitividad.
Aumento de la productividad.
Gestión simplificada para los responsables de recursos humanos.
Mejora en la comunicación.
Reforzar la cultura de empresa. 

Conectar las herramientas entre ellas (interoperabilidad)

Las informaciones completadas en un módulo pueden ser exportadas para ser utilizadas por otro módulo diferente. 
El portal de Recursos Humanos permite a los directores y a los responsables el acceso a una vista global de los procesos.

Evita tener que ingresar varias veces los mismos datos.

Hacer las herramientas accesibles (en línea)

Los usuarios pueden conectarse a distancia.
El trabajo es colaborativo 24/24.

Optimiza la organización.
Mejora la productividad global.
Disminuye las reuniones y los intercambios por correo electrónico.

Trabajar en un entorno colaborativo

Una interfaz intuitiva.
Ergonomía centrada en el utilizador. 
Permite colaborar de manera mucho más ágil: la iniciativa de un proyecto puede venir de un responsable, de la dirección o de un empleado.

Fácil de usar
Favorece la utilización
Retiene el talento
Mejora la productividad
Procura un espacio de de colaboración que facilita el flujo de trabajo.

Ejemplos de plataformas para la gestión de recursos humanos

Grupo Castilla: soluciones de recursos humanos y gestión de nóminas

Grupo Castilla se posiciona desde dos enfoques fundamentales para cualquier compañia:

1. La idea de que la transformación digital de la empresas empieza desde el departamento de RR.HH.

2. Es una solución centrada en el recurso más importantes de las empresas: las personas.

SIRH

Se trata de una solución SaaS (Software as a Service) para la gestión global de los recursos humanos: solución de nómina, control de presencia, gestión del talento, portal del empleado, prevención de riesgos laborales y salud laboral, y mucho más.

El software se adapta a las necesidades actuales del mercado, además de ofrecer las funcionalidades y módulos necesarios para la correcta gestión de los RR.HH., el Grupo Castilla propone servicios personalizados como:

  • consultoría estratégica de recursos humanos,

  • outsourcing o externalización de nóminas,

  • soporte técnico y formación en recursos humanos,

  • mantenimiento. 

Bodet Software: solución SaaS para la gestión de tiempos

Bodet Software tiene más de 30 años de experiencia en el ámbito de los recursos humanos. Este editor ha sabido adaptarse a la evolución del mercado (fichadores y lectores de acceso) y a las necesidades de las empresas (pyme, gran corporación o entidad pública).

Bodet es una solución centrada principalmente en la gestión del tiempo (planificación, gestión de ausencias, seguimiento de la duración del trabajo, gestión de la presencia, etc.). Los terminales de fichaje (físicos y virtuales) y el control de acceso también forman parte de los puntos fuertes de Bodet Software. 

Bodet Software ofrece a las empresas la posibilidad de evolucionar a su propio ritmo y de forma personalizada mediante la adición de módulos. También propone servicios como: 

  • seguimiento de la calidad, 

  • asistencia, 

  • formación, 

  • conformidad con la normativa RGPD.

Talentia Software: solución para la gestión de las personas y el desarrollo del talento

Talentia software ofrece una solución completa y flexible: reclutamiento y onboarding, gestión de las competencias, formación, remuneración… La solución es apreciada por la automatización de tareas que requieren mucho tiempo.
El fabricante también proporciona servicios como consultoría e implementación con el objetivo de adaptar el software a las necesidades de la empresa y ofrecer el soporte necesario.

La suite Talentia HR está compuesta por:

  • Recruiting & Onboarding - Reclutamiento e incorporación de talentos

  • People Development - Seguimiento y desarrollo del talento

  • Learning - Formación ágil, móvil y colaborativa

  • Comp & Ben - Política salarial y de compensación

  • Core HR - Centralización de todos los procesos para la gestión de recursos humanos

8 preguntas que debes hacerte antes de elegir e implementar un sistema de recursos humanos

Pregunta # 1: ¿Puedo centralizar todas mis actividades dentro del mismo SIRH?

Algunas soluciones permiten la gestión de todos los procesos y funcionalidades con el objetivo de cubrir todas las necesidades del departamento de RR.HH.: administración de personal, reclutamiento, gestión de competencias, formación, gestión del talento, ausencias y vacaciones, nóminas, notas de gastos, etc.

Pregunta  # 2: ¿Puede la solución evolucionar según mis necesidades?

Modularidad y personalización: 2 características fundamentales. El aspecto modular se refleja en la posibilidad de agregar módulos conforme la empresa evoluciona. ¿Tu estrategia de recursos humanos está mejorando y la compañía está creciendo rápidamente? Entonces necesitas agregar un módulo de reclutamiento para facilitar la gestión de todos los contratos.

Pregunta # 3: ¿El software de recursos humanos me ayuda respetar la ley?

Los buenos editores de software SIRH incorporan en sus soluciones actualizaciones automáticas con el objetivo de respetar las disposiciones legales (por ejemplo: el cumplimiento de la normativa RGPD).

Pregunta # 4: ¿On-premise o en la nube?

¡En línea! ¡Sin duda alguna! Usar un software SaaS (almacenado en la nube), es una garantía para la movilidad, la flexibilidad y la seguridad. Solo se necesita de una simple conexión a Internet para empezar a trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar. ¡Tus empleados podrán realizar solicitudes desde sus Smartphones!

Pregunta # 5: Una herramienta colaborativa e internacional, ¿es posible?

El aspecto social, gracias a un portal de recursos humanos accesible para todos los empleados, es importante para fomentar el trabajo colaborativo. Esta dimensión es necesaria en un SIRH si la empresa se desarrolla internacionalmente, ¡además de respetar el idioma y cumplir las leyes de cada país!

Pregunta # 6: ¿Es posible integrar la herramienta SIRH con otro software?

La interoperabilidad entre los sistemas de información evitan tener que volver a ingresar los datos y facilitan la disponibilidad de los mismos para diferentes usos. Tu SIRH debe ser capaz de capturar datos de otros software y de comunicarse con otras herramientas.

Pregunta # 7: ¿El almacenamiento de los datos es seguro?

Es necesario poder administrar los derechos de acceso a los datos de acuerdo con el estatus de los usuarios. Como mínimo para cualquier comunicación en Internet, es necesario el certificado de seguridad Secure Sockets Layer (SSL) ¡Sin dejar de lado el RGPD!.

Pregunta # 8: ¿Quién me ayudará a configurar mi SIRH?

Muchas compañías proponen el acompañamiento en la implementación de sistemas SIRH: el soporte se personaliza desde el análisis de las necesidades de tu empresa. Los buenos fabricantes de soluciones te asisten incluso después de la instalación para que todos los usuarios puedan apropiarse del uso correcto de la herramienta.

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