Descubre las metodologías de proyectos más utilizadas para una gestión eficaz

¿Cuáles son las metodologías de proyectos que existen?

Si las palabras Scrum, Lean, Sprint o Kanban son desconocidas para ti, te aseguramos que al final de este artículo sabrás de qué se trata y cómo elegir la mejor opción para gerenciar tu empresa.

Descubre además qué herramientas te ayudan a implementar un método para una gestión de proyectos eficaz.

La definición de proyecto puede contemplar:

• un concepto, una idea, una necesidad,
• una operación temporal sin precedentes,
• un conjunto de varios ciclos llamados fases de proyecto,
• un objetivo de resultado.

El éxito de un proyecto radica en la organización del equipo y las diferentes fases. Asimismo, con el objetivo de estructurar, planificar y racionalizar la gestión de un proyecto, es necesario elegir la metodología adecuada.

La manera en la que se gestiona un proyecto depende de múltiples factores: tipo de empresa, objetivos, recursos necesarios (miembros del equipo), etc.

A continuación, te presentamos 10 metodologías para que elijas la que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.

Existen numerosas metodologías para la gestión de proyectos según el funcionamiento de la compañía y la cultura de empresa:

El Método Ágil o ejecución de proyectos agile permite trabajar en modo iterativo y, por lo tanto, valorizar un enfoque táctico: los eventos y cambios imprevistos se gestionan más fácilmente. Este es el método más popular actualmente para proyectos innovadores.

Los y las gerentes de proyectos lo prefieren porque ofrece una mayor flexibilidad y visibilidad en la gestión, lo que permite al equipo ser más receptivo a las expectativas del cliente y tomar decisiones más rápidamente.

Así, el proyecto se divide en “miniproyectos”, cada uno de los cuales requiere la validación del cliente o del equipo para pasar al siguiente.

Se considera que el método Crystal procede del enfoque Agile. Su principio se basa en la creación de un entorno de trabajo favorable para que los equipos pequeños (de un máximo de 7 personas) puedan aprender de su propio trabajo y así crear rápidamente sinergias y efectos de mejora continua.

El método Crystal se basa en 3 principios obligatorios y 4 opcionales. Los principios obligatorios son:

• las entregas frecuentes,
• la mejora reflexiva,
• y la comunicación entre los empleados.

Los principios opcionales (recomendados) son:

• la seguridad personal,
• el alejamiento de las distracciones,
• el acceso inmediato a la empresa,
• y un entorno técnico estabilizado.

Scrum es un conjunto de las mejores prácticas del Método Ágil, particularmente efectivas para proyectos creativos. La planificación de un “sprint” corto es una característica importante de este método.

Las "sesiones de Scrum" o "sprints de 30 días" se usan para determinar las tareas priorizadas.

Asimismo, se designa un scrum master quien está a cargo de gestionar el proyecto de forma global y reunirse con los equipos, los cuales suelen trabajar de forma independiente según sus prioridades y misiones.

Project Management Body of Knowledge es una guía para estructurar y dominar el conocimiento en torno a un proyecto.

El PMBoK presenta la convergencia de 2 aspectos fundamentales:

• macroprocesos: agrupa todos los procesos y las actividades críticas implicadas en proyectos estandarizados,
• áreas de conocimiento: aspectos claves para intervenir en cada uno de los macroprocesos establecidos.

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments, versión 2) es una metodología de gestión de proyectos estructurada, pragmática y adaptable que puede utilizarse para todo tipo de proyectos.

Según este método, hay que planificar, delegar, supervisar y controlar los 6 aspectos de la gestión del proyecto que son :

• el costo,
• la fecha límite,
• los beneficios,
• la calidad,
• el perímetro,
• los riesgos.

El método de PRojects IN Controlled Environments se centra en 3 puntos:

• organización,
• gestión,
• seguimiento y control del proyecto.

Es un método riguroso, utilizado para proyectos a gran escala.

El método Program Evaluation and Review Technique permite representar la interdependencia de las tareas a realizar y el cálculo de las rutas críticas. Es la visualización lógica de un proyecto.

El método PERT permite representar gráficamente las diferentes etapas del proyecto. Para cada tarea, se indican una fecha de inicio y una fecha de finalización más tempranas y más tardías.

De esta manera, el diagrama permite establecer el camino crítico que determina la duración mínima del proyecto.

Permite planificar un proyecto a partir de un modelo que incluye la lista de tareas, las dependencias y el tiempo estimado. Esto ayuda a identificar la ruta más crítica para alcanzar la meta y la duración total del proyecto.

El camino crítico es el conjunto de tareas que deben ser completadas para que el proyecto sea completado en la fecha deseada. Estas tareas se denominan "tareas críticas" porque son esenciales para el éxito del proyecto y no deben retrasarse o se retrasará todo el proyecto.

La filosofía Lean es la búsqueda del rendimiento (en términos de productividad, calidad, plazos y costes) a través de la mejora continua y la reducción/eliminación de las pérdidas, con el objetivo de satisfacer al cliente.

El método Lean permite proporcionar un trabajo de alta calidad con un mínimo de dinero, recursos y tiempo.

En inglés, lean significa "magro", "sin grasa". Este método, creado por Toyota en Japón, se utiliza principalmente en la producción y se centra en la gestión ajustada.

Este método es ideal para reducir los presupuestos, cumplir con plazos ajustados y lograr buenos resultados con un equipo pequeño.

El Método Waterfall o en cascada no permite que el propietario del proyecto vuelva a intervenir durante el mismo. Por otro lado, es el método más sencillo de poner en marcha en términos de cultura empresarial: comienza con la expresión de la necesidad, continúa con el diseño, luego la implementación, la verificación y termina con el mantenimiento. Se puede recomendar como metodología intermedia para la gestión de proyectos si la empresa no tiene todavía todavía una cultura agile.

El punto común de todos los métodos de gestión de proyectos es dividir el proyecto en actividades, luego en misiones y luego en tareas:

• PBS (Product Breadkdown Structure): estructura de reducción de producto;
• WBS (Work Breakdown Structure): estructura de desglose del trabajo;
• 5W (WHAT, WHY,WHEN,WHERE, WHO);
• OBS (Organisation Breakdown Structure): estructura de desglose de la organización;
• TBS (Time Breakdown Sructure): estructura de descomposición del tiempo;
• Six Sigma: reducción de la variabilidad de los procesos.

La aplicación de uno o varios de los métodos anteriores se apoya también en la utilización de instrumentos de evaluación y análisis útiles durante las fases de concepción y planificación, así como lo es el Diagrama de Gantt.

Ahora, te presentamos algunas de las soluciones que como gestor de proyectos tienes para organizar y estructurar las diferentes metodologías que desees aplicar, así como para crear valor (colaboración, comunicación, monitoreo en tiempo real) y reducir costos.

La plataforma de colaboración de monday.com se adapta perfectamente a la agilidad, en particular gracias a la gestión de roles Scrum, al backlog y a la vista Kanban.

• Trabajo centralizado desde una única plataforma de gestión.
• Comunicación en contexto y unificada: compartir notas, gráficos, agendas y discusiones instantáneas.
• Un dashboard flexible, intuitivo y fácil de compartir.
• Integraciones en un par de clics con las herramientas más utilizadas: Slack, Gmail ou Mailchimp.

Establecer procesos Scrum con Wrike es muy sencillo, gracias a que esta herramienta de gestión te ofrece funcionalidades como crear flujos de trabajo personalizados o configurar paneles de control para tus proyectos.

Esto no es todo. Wrike además cuenta con:

• Gestor de recursos y cargas laborales.
• Informes en tiempo real y paneles de control visual.
• Gestor de proyectos.
• Centro de asistencia con tutoriales, webinars, guías y todo tipo de recursos para optimizar tu espacio de trabajo.

La gestión de proyectos es una disciplina importante para lograr objetivos, respetando las limitaciones de tiempo, el presupuesto y el alcance.

Una organización estructurada entorno al compromiso y los buenos resultados, logra alcanzar altos niveles de productividad, al reducir costos y/o crear más valor.

Finalmente, el software de gestión de proyectos en línea viene a estructurar el enfoque del proyecto en un primer tiempo para luego, aportar un valor agregado, a través de sus funciones de estructuración y colaboración.