Prince2: la metodología de gestión de proyectos para trabajar como la realeza

PRINCE2 es una de las muchas metodologías de Gestión de Proyectos existentes.

A veces resulta difícil elegir entre tantas opciones: Agile, Waterfall, PRINCE2, etc. Sin embargo, el objetivo de todas ellas es el mismo: permitirte estructurar mejor tus proyectos y conducir a tu equipo hacia una productividad superior con resultados tangibles.

Popular en todo el mundo, el método PRINCE2 se adapta a todo tipo de proyecto gracias a su versatilidad. Descubre de qué se trata, sus ventajas y 21 características más de gran utilidad👇.

PRINCE2 es la abreviatura de PRojects IN Controlled Environments, lo que en español hace referencia a proyectos en entornos controlados. El número 2 se refiere simplemente a la versión 2 del método.

PRINCE2 es un método de Gestión de Proyectos, popular en más de 150 países, que se adapta especialmente bien a un entorno complejo y limitado. Es un método estructurado que se centra en la organización y el control de todo el proyecto, de inicio a fin.

Esto significa que cada proyecto sigue un plan detallado, cada etapa está bien definida (en términos de tiempo y tareas) y todos los detalles son afinados antes de que se culmine el proyecto. Es decir, se basa en la organización, gestión y control.

• Nacido en los años 70 en el Reino Unido, el método se utilizó por primera vez en la Gestión de Proyectos Informáticos.
• Pasó a llamarse PRINCE2 cuando se publicó una nueva versión del método en 1996.
• Adquirió un enfoque más generalista, y ya no exclusivamente para proyectos web, cuando fue revisado en 2009 por la organización británica OGC (Organization of Government Commerce).
• El método pasa a ser aplicable a la gestión de todo tipo de proyectos al ser actualizado recientemente en 2017 por AXELOS, empresa propietaria de la marca PRINCE2.
• Hoy en día, se utiliza ampliamente en Europa, tanto en el sector privado como en el público.

👆PRINCE2: procesos, principios y temáticas

El método PRINCE2 ofrece un marco de referencia claro que incluye todas las dimensiones de la Gestión de Proyectos para garantizar el control y la eficacia de los mismos.

Se basa en 3 ejes, cada uno con 7 características clave.

Los 7 procesos son actividades claramente definidas que son esenciales para el éxito del proyecto: desde el pre proyecto hasta el cierre del mismo. Cada proceso va acompañado de una lista de comprobación para realizar el seguimiento adecuado y garantizar que se consigue el resultado esperado.

Se formula una solicitud de nuevo proyecto (o mandato), explicando sus méritos. Esta solicitud es evaluada por el comité directivo, que verifica que el proyecto sea válido. Luego de un exhaustivo análisis, si se aprueba, se puede poner en marcha y se redacta un informe más detallado.

El comité directivo revisa el briefing y, una vez aprobado, indica los pasos que hay que dar para ejecutar el proyecto. Se nombra a un Director de Proyecto y se le asigna la gestión diaria del proyecto.

Hay que elaborar la documentación de inicio del proyecto y el plan detallado del mismo. Esta información se puede consultar durante todo el proyecto. Una vez que esta documentación ha sido validada por el comité, se puede comenzar a trabajar.

El Director del Proyecto tiene la función de preparar, supervisar y evaluar el progreso del proyecto. Informa regularmente a la comisión del avance del mismo, sobre todo si la fase o el ciclo de vida, están en peligro. A continuación, el comité decide si se continúa con el proyecto mediante un plan de excepción para la siguiente secuencia.

El jefe de proyecto garantiza el progreso del proyecto y la calidad de los entregables, de acuerdo con los requisitos de PRINCE2. Pueden realizarse controles de calidad. A continuación, la entrega pasa por el comité de dirección: los productos entregados se validan o deben modificarse.

El comité de dirección comprueba que cada secuencia se ha llevado a cabo según lo previsto, de acuerdo con los requisitos establecidos inicialmente. En este punto, se planifica la siguiente secuencia o, si la justificación comercial del proyecto ya no es válida, se abandona el proyecto.

Este proceso final tiene lugar cuando se completa el último paso del plan del proyecto. Es la comprobación de que se han cumplido los objetivos y de que el cliente está satisfecho. Se realiza una evaluación y se extraen lecciones para aplicar las buenas prácticas a futuros proyectos.

Los 7 principios expuestos son las normas que deben seguirse para llevar a cabo tus proyectos, de acuerdo con el marco definido por el método. Su aplicación es necesaria para calificar un proyecto como "PRINCE2":

1. La justificación comercial continua: se asegura de que haya razones para comenzar el proyecto.
2. La capitalización de los conocimientos y la experiencia adquirida: se toma en cuenta los aprendizajes dejados por proyectos previos.
3. La definición de funciones y responsabilidades: todos saben qué hacer y qué esperar de los demás.
4. La gestión de proyectos según una división en etapas intermedias, o fases: cada fase es supervisada y controlada mediante “puntos de control”.
5. La gestión por excepción: el nivel de gestión superior controla al nivel de gestión inferior de modo que los límites de autoridad y de flexibilidad están bien claros para todos los niveles.
6. El enfoque de todo el proyecto y su gestión en el producto final (respeto por la calidad, los plazos, etc.).

7. La adaptabilidad del método a cualquier proyecto: el contexto en el que se desarrolla, su tamaño, su complejidad, las personas implicadas, su grado de importancia, los riesgos a los que se enfrenta, etc.

Las 7 temáticas son los aspectos esenciales de la gestión de proyectos, que forman parte de cualquier organización. En una buena aplicación del método, estos 7 aspectos deben estar bajo control continuo durante toda la duración del proyecto:

Justifica la razón de negocio, es decir, el "¿por qué?" del proyecto. ¿Qué valor aporta a la empresa? Debe validar el interés de llevar a cabo este proyecto.

Consiste en definir las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto.

Consiste en verificar en todo momento que se cumplen los requisitos del cliente, en términos de calidad, formato de entrega y plazos.

Se basa en identificar cada uno de los pasos esenciales necesarios para completar el proyecto.

Consiste en diseñar cómo protegerse de los riesgos en el transcurso del proyecto, identificándolos y evaluando su impacto.

Se trata de proyectar, o anticipar, la aparición de imprevistos en el transcurso del proyecto para responder mejor a ellos si se producen.

Consiste en supervisar el progreso del proyecto en relación con su planificación inicial y garantizar que sigue siendo conforme a su propósito.

A pesar de haber sido creada para el mundo del IT, su adaptabilidad la ha hecho famosa entre profesionales de diferentes áreas. A continuación, algunas de las ventajas de esta metodología:

• Es una muy buena referencia en el mundo de la Gestión de Proyectos, y no requiere ninguna experiencia previa.
• Su formación es accesible para todos y el examen para la certificación está disponible en 19 idiomas.
• Ofrece un marco estructural para la gestión racional de proyectos.
• Su lógica y vocabulario están estandarizados, lo que permite un intercambio fluido entre los colaboradores.
• Prepara para la gestión de crisis y la resolución de problemas.
• Promueve un proceso de aprendizaje continuo.

Una correcta gestión de un proyecto depende de múltiples factores: humanos y técnicos, entre otros.

La selección de una metodología por encima de otra, depende de las necesidades de cada proyecto y de cada empresa. Y aunque ni siquiera la realeza cuente con el método mágico que asegure el éxito de tu proyecto al cien por ciento, siempre hay a la mano herramientas de Gestión de Proyecto que te facilitarán la tarea y te permitirán llevar con orgullo la corona de la Gestión de Proyectos.