Lean y Kanban: guía práctica para la gestión de proyectos ágiles

Lean y Kanban son parte de las llamadas metodologías de trabajo ágil. A partir de la gestión visual del trabajo (utilizando post-its de colores dispuestos en diferentes columnas, por ejemplo), dichas metodologías se enfocan en entregar valor al cliente.

A partir de Lean, metodología inspirada en el sistema de producción de la Toyota Production Systems de Japón y empleada en la gestión de inventarios y suministros, se aplica el desarrollo ágil a proyectos web o de TI.

Kanban, por su parte, es una técnica que permite poner en práctica los principios de Lean. En este artículo, veremos los fundamentos de estas metodologías, en qué prácticas se fundamenta Kanban y de qué manera contribuye a la gestión de proyectos empresariales.

Lean es una filosofía que busca, por medio de un incremento en la eficiencia del flujo de trabajo, aumentar la satisfacción del cliente. Esto se logra optimizando los procesos y eliminando actividades innecesarias que consumen recursos, sin generar valor.

Los principios de Lean se concentran en generar ventajas para la empresa como:

• Reducir costes de producción,
• mejorar procesos (asegurar la calidad),
• eliminar desperdicios,
• acortar los plazos de entrega,
• asegurar el margen de utilidad (incrementar la productividad y las ventas).

En el caso puntual de las empresas del sector manufacturero, Lean o lo que se denominó Lean Manufacturing, se enfocó en la producción de bienes sujeta a la demanda (pedidos puntuales de los clientes) más que en la oferta (acumulación de existencias). Según el principio de trabajo “just in time”, esta filosofía resulta útil aplicarla en logística y gestión de inventarios.

Kanban es una técnica de trabajo y una herramienta gráfica de apoyo, la cual permite aterrizar los principios de la filosofía Lean, de manera que puedan aplicarse fácilmente al desarrollo de cualquier tipo de proyecto y su seguimiento tenga mayor visibilidad.

En japonés, Kanban significa "tarjeta", "etiqueta" o, incluso, "tablero". Por ende, esta herramienta para la gestión de proyectos, se organiza en torno a la aplicación de ciertos principios y con la ayuda de tarjetas que permiten una mejor visualización del trabajo por hacer.

☝️ Esta técnica es particularmente adecuada para un equipo Scrum Ágil que trabaje en modo iterativo. Ciclos cortos que permiten una entrega más rápida de la característica esperada son implementados, siempre dentro de un proceso de mejora continua.

Son diferentes los tipos de principios sobre los cuales se fundamenta el sistema Kanban:

1. Principios de dirección:
   1. Clara visualización del flujo de trabajo por etapas.
   2. Servicios enfocados en la satisfacción del cliente.
   3. Adaptabilidad y competitividad frente al cambio.
2. Principios de gestión:
   1. Simplificación de los procesos de producción o desarrollo.
   2. Mejora continua a partir de la implementación gradual de cambios.
   3. Liderazgo participativo a todo nivel.
3. Principios de ejecución:
   1. Segmentación de los proyectos en tareas factibles y limitación de los trabajos en curso: una nueva tarea solo puede ser iniciada por el equipo si las otras en curso han sido completadas.
   2. Concentración de esfuerzos (y costes asociados) en la producción de un producto o servicio que satisfaga una demanda específica, centrándose en la calidad más que en la cantidad.
   3. Evolución de las políticas de servicio para la entrega de valor al cliente.

Para poner en práctica los anteriores principios, el método Kanban se sirve de una serie de tarjetas y de la organización específica del trabajo. Veamos.

Kanban es una metodología de trabajo recomendable teniendo en cuenta que ofrece ventajas como:

• Ser fácil de instaurar y comprender;
• presentar un bajo costo en su implementación y seguimiento;
• lograr optimizar los plazos de fabricación y los costes de almacenamiento;
• proporcionar claridad, transparencia y lógica al sistema;
• permitir anticipar bloqueos;
• adaptarse a diferentes equipos y situaciones;
• contemplar un proceso de mejora continua.

Las tarjetas en Kanban son equivalentes a las tareas del proyecto. Esto quiere decir que las tareas se van a representar con etiquetas o tarjetas de colores (generalmente post-its) y se van a clasificar en columnas, según su estado:

• A ser estudiada,
• por hacer,
• en progreso,
• a validar o probar,
• terminada.

Cuando comienza el proyecto, se hace una repartición de las tareas (tarjetas) entre cada uno de los miembros del equipo. En este sentido, todas las tarjetas estarán inicialmente en la primera columna "por hacer" y, a medida que el proyecto avanza, se irán moviendo hasta llegar a la columna "terminada".

Para seguir el estado de un proyecto ágil se presenta cada user story (tarea) en forma de tarjeta y se ubica en el tablero, según su estado. Una representación del Kanban board o tablero Kanban, podría ser la siguiente:

Empieza por identificar el o los procesos que quieres mejorar. Tomaremos aquí el ejemplo de un desarrollo de software.

💡 El sistema Kanban se presta específicamente para proyectos que siguen un flujo de trabajo de tareas.

Para cumplir con el modelado del proceso debes:

• Identificar las partes interesadas, funciones y responsabilidades de cada una de ellas, incluido el Director de Proyecto y su equipo.
• Agregar los solicitantes y el tipo de solicitudes que han hecho (cotizaciones, especificaciones, etc.).
• Construir un mapa global del proceso y de cada uno de sus pasos, incluyendo el método a seguir cuando las tareas cambien de estado.
• Aclarar tu flujo de trabajo Kanban:
  • ¿Es suficiente un flujo de trabajo "Por hacer - En curso - Completado"?
  • ¿Necesitas añadir más pasos?
  • Nuestro consejo ✅ : Siéntete libre de renombrar cada paso del flujo de trabajo con nombres que se ajusten a tu negocio.
• Enumerar las tareas que deben ser completadas.
• Diagramar los flujos de trabajo en columnas correspondientes a los pasos principales (consejo: comienza por la entrega y ve retrocediendo hasta el principio).

Comienza por:

• Dibujar las columnas en una hoja de papel o tablero.
• Incluir el contenido correspondiente a cada tarjeta:
  • La historia del usuario de referencia (o el artículo pedido como parte de la producción de bienes),
  • el valor de la historia del usuario,
  • la complejidad de la tareas,
  • la descripción de las tareas a realizar,
  • los criterios de aceptación.

Ejemplo de una etiqueta Kanban:

Como... [usuario],
Quiero... [descripción de la característica],
        Con el fin de... [necesidad, beneficio].

💡 Tu tablero Kanban ahora resalta visualmente todas las tareas a realizar, por qué y con qué propósito.

El proyecto comienza y, con él, el flujo de trabajo. Con el método ágil visto anteriormente, se define la duración de un sprint (una semana, dos semanas, un mes) para trabajar en modo iterativo.

Cada sprint comienza con la programación de tareas:

• Revisa las tareas a realizar,
• estima el tiempo necesario para cada una,
• prioriza las tareas,
• repártelas entre el equipo,
• crea una etiqueta para cada una,
• ubica las etiquetas en la columna correspondiente a su estado.

El Método Kanban es tanto incremental (funciona por etapas), como iterativo (funciona por ciclos), asegurando cambios continuos y evolutivos.

Para que todos los interesados puedan seguir el progreso de la producción, el trabajo colaborativo debe ser la norma, aún más frente a una situación de teletrabajo.

🛠 Cuando no todo el mundo tiene acceso al tablero para visualizar las tareas, una solución SaaS, disponible en línea, permite a todos los actores de un proyecto ver el tablero Kanban y compartir información sobre el proyecto, incluso a distancia.

El potente sistema operativo de monday.com, por ejemplo, cuenta con funcionalidades enfocadas en la gestión de tareas. Con el objetivo de ubicar la colaboración en el centro de su funcionamiento, ofrece una vista clara, intuitiva y personalizable del trabajo de los equipos.

Conoce exactamente quién hace qué, gracias a los Kanban boards de esta herramienta.

Aplicadas a diferentes ámbitos e industrias (gestión empresarial clásica, desarrollo de software, industria manufacturera, etc.) Lean y Kanban son metodologías que contribuyen a mejorar el ciclo de trabajo de una empresa y, por lo tanto, su productividad.

Estas metodologías ágiles, claro, no son las únicas que existen y que ofrecen ventajas a la gestión de proyectos. En cuanto a Kanban vs. Scrum, ambas metodologías buscan optimizar el flujo de trabajo y por tanto no tienen porqué ser excluyentes. De hecho, entornos intermedios las aplican al tiempo bajo una técnica llamada Scrumban. Lo importante a la hora de decidirse por una metodología u otra es poderse basar en las mejores prácticas para la resolución de problemas y el aumento de la productividad.

Si ya empleas alguna metodología ágil, cuéntanos cuál y los beneficios que ha aportado a tu organización.