Lean y Kanban: metodología ágil explicada en 5 pasos

Lean y Kanban: guía práctica para la gestión de proyectos ágiles

lean-y-kanban

Post-its de color dispuestos en diferentes columnas, ¿te suena? Si alguna vez has escuchado los términos Lean y Kanban, sin duda conoces las metodologías de trabajo enfocadas en entregar valor al cliente.

A partir de Lean, metodología inspirada en el sistema de producción de la Toyota Production Systems de Japón y empleada en la gestión de inventarios y suministros, se aplica el desarrollo ágil a proyectos web o de TI.

Kanban, por su parte, es un método que permite poner en práctica los principios de Lean. En este artículo, veremos en qué elementos se apoya Kanban y cómo contribuye a la gestión de proyectos.

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Lean y Kanban: ¿qué son y cómo se relacionan?

Lean y Lean Manufacturing

Lean es una filosofía que busca, por medio de un incremento en la eficiencia del flujo de trabajo, aumentar la satisfacción del cliente. Esto se logra optimizando los procesos y eliminando actividades innecesarias que consumen recursos, sin generar valor.

Los principios de Lean se concentran en:

  • reducir costes,
  • mejorar procesos,
  • eliminar desperdicios,
  • asegurar el margen de utilidad.

En el caso puntual de las empresas del sector manufacturero, Lean o lo que se denominó Lean Manufacturing, se enfocó en la producción de bienes sujeta a la demanda (pedidos puntuales de los clientes) más que en la oferta (acumulación de existencias). Según el principio de trabajo “just in time”, esta filosofía resulta útil aplicarla en logística y gestión de inventarios.

¿Qué papel juega Kanban dentro de Lean?

Kanban es una técnica de trabajo y una herramienta gráfica de apoyo, la cual permite aterrizar los principios de la filosofía Lean, de manera que puedan aplicarse fácilmente al desarrollo de cualquier tipo de proyecto y su seguimiento tenga mayor visibilidad.

¿En qué consiste la técnica Kanban?

En japonés, Kanban significa "tarjeta", "etiqueta" o, incluso, "tablero". Por ende, esta herramienta para la gestión de proyectos, se organiza en torno a la aplicación de ciertos principios y con la ayuda de tarjetas que permiten una mejor visualización del trabajo por hacer.

☝️ Esta técnica es particularmente adecuada para un equipo Scrum Ágil que trabaje en modo iterativo. Ciclos cortos que permiten una entrega más rápida de la característica esperada son implementados, siempre dentro de un proceso de mejora continua.

Principios del Método Kanban

  1. Clara visualización del flujo de trabajo por etapas.
  2. Simplificación de los procesos de producción o desarrollo.
  3. Segmentación de los proyectos en tareas factibles y limitación de los trabajos en curso: una nueva tarea solo puede ser iniciada por el equipo si las otras en curso han sido completadas.
  4. Concentración de esfuerzos (y costes asociados) en la producción de un producto o servicio que satisfaga una demanda específica, centrándose en la calidad más que en la cantidad.

¿Cómo se utilizan las tarjetas en un sistema Kanban?

Las tareas se representan con etiquetas o tarjetas de colores (generalmente post-its) y se clasifican en columnas, según su estado:

  • a ser estudiada,
  • por hacer,
  • en progreso,
  • a validar o probar,
  • terminada.

tarjetas-kanban

Cuando comienza el proyecto, repartes las tareas y, por lo tanto, las tarjetas por cada miembro del equipo. Todas las tarjetas están en la primera columna "por hacer" y a medida que el proyecto avanza, se van moviendo hasta llegar a la columna "terminada".

Método Kanban: ejemplo en la gestión ágil de proyectos

Para seguir el estado de un proyecto ágil se presenta cada user story en forma de tarjeta y se ubica en el tablero, según su estado.

Una representación del tablero, podría ser la siguiente:

tablero-kanban

© Jesús Bedmar

Kanban: metodología en 5 pasos

1. Identifica el proyecto o proceso

Empieza por identificar el o los procesos que quieres mejorar. Tomaremos aquí el ejemplo de un desarrollo de software.

💡 El sistema Kanban se presta específicamente para proyectos que siguen un flujo de trabajo de tareas.

2. Modelar el proceso

  • Identifica las partes interesadas, funciones y responsabilidades de cada una de ellas, incluido el Director de Proyecto y su equipo.
  • Agrega los solicitantes y el tipo de solicitudes que han hecho (cotizaciones, especificaciones, etc.).
  • Construye un mapa global del proceso y de cada uno de sus pasos, incluyendo el método a seguir cuando las tareas cambien de estado.
  • Aclara tu flujo de trabajo Kanban:
    • ¿Es suficiente un flujo de trabajo "Por hacer - En curso - Completado"?
    • ¿Necesitas añadir más pasos?
    • Nuestro consejo ✅ : Siéntete libre de renombrar cada paso del flujo de trabajo con nombres que se ajusten a tu negocio.
  • Enumera las tareas que deben ser completadas.
  • Diagrama los flujos de trabajo en columnas correspondientes a los pasos principales (consejo: comienza por la entrega y ve retrocediendo hasta el principio).

3. Construye el tablero Kanban

  • En un tablero u hoja de papel, dibuja las columnas.
  • ¿Qué contenido incluir en tus tarjetas?
    • la historia del usuario de referencia (o el artículo pedido como parte de la producción de bienes),
    • el valor de la historia del usuario ,
    • complejidad,
    • la descripción de las tareas a realizar,
    • criterios de aceptación.

Ejemplo de una etiqueta Kanban:

Como... [usuario],
Quiero... [descripción de la característica],
Con el fin de... [necesidad, beneficio].

💡 Tu tablero Kanban ahora destaca visualmente todas las tareas a realizar, por qué y con qué propósito.

4. Supervisa el progreso del proyecto

El proyecto comienza y, con él, el flujo de trabajo. Con el método ágil visto anteriormente, se define la duración de un sprint (una semana, dos semanas, un mes) para trabajar en modo iterativo.

Cada sprint comienza con un programa de tareas:

  • revisa las tareas a realizar,
  • estima el tiempo necesario para cada una,
  • prioriza las tareas,
  • repártelas entre el equipo,
  • crea una etiqueta para cada una,
  • ubica las etiquetas en la columna correspondiente a su estado.

ℹ️  El Método Kanban es tanto incremental (funciona por etapas), como iterativo (funciona por ciclos), asegurando cambios continuos y evolutivos.

5. Apóyate en una herramientas para optimizar la colaboración

Para que todos los interesados puedan seguir el progreso de la producción, el trabajo colaborativo debe ser la norma, aún más frente a una situación de teletrabajo.

🛠  Cuando no todo el mundo tiene acceso al tablero para visualizar las tareas, una solución SaaS, disponible en línea, permite a todos los actores de un proyecto ver el tablero Kanban y compartir información sobre el proyecto, incluso a distancia.

Estas herramientas de gestión de proyectos permiten:

  • mayor agilidad,
  • complementar tu gestión diaria con indicadores y notificaciones,
  • ser más proactivo y actuar rápidamente cuando el equipo lo necesite.

Ventajas de Kanban

Recapitulando, Kanban es recomendable como metodología de trabajo pues:

  • es fácil de instaurar y comprender,
  • es de bajo costo en su implementación y seguimiento,
  • optimiza los plazos de fabricación y los costos de almacenamiento,
  • proporciona claridad, transparencia y lógica al sistema,
  • permite anticipar bloqueos,
  • se adapta a diferentes equipos y situaciones,
  • contempla un proceso de mejora continua.
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