Scrum Board: lápiz, tablero, post-it, ¡acción!

El Scrum Board es una de las herramientas esenciales que un equipo de Scrum utiliza para supervisar el progreso de sus sprints y organizar la distribución de las tareas a realizar.

Aunque parezca sencillo, el Scrum Board debe cumplir realmente ciertos requisitos y, sobre todo, debe adaptarse al tamaño del equipo y del proyecto.

Descubramos juntos qué es un Scrum Board, cómo se organiza, cómo elegir entre uno online o uno físico. Así que, manos a los post-its.

Un Scrum Board o tablero Scrum es una representación visual del trabajo a realizar por un equipo Scrum durante una iteración o sprint. Es una herramienta esencial del marco de trabajo de Scrum, que permite seguir la consecución de los users stories (o Product Backlog Items) y las actividades durante un sprint.

Contiene al menos tres columnas, pero algunos proyectos más complejos contienen muchas más y requieren del uso de toda una pared para reflejar todo el contenido.

Su objetivo es simplificar la organización y gestión de los proyectos en áreas como marketing, negocios e incluso recursos humanos, pero sobre todo en el área de IT.

Gracias al tablero Scrum, se pueden separar y organizar las diferentes tareas del team Scrum, así como seguir cada actividad a lo largo de su ciclo de vida, desde el "To do" hasta el "Done".

Por último, el tablero de Scrum es un tablero de gestión de proyectos especialmente eficaz, ya que ofrece una fotografía de un momento preciso del avance del proyecto.

El Scrum Board puede presentarse en su forma física o digital. Cada una con sus características y particularidades.

Por un lado, el tablero físico de Scrum permite tener un apoyo visual claro y concreto durante las diferentes ceremonias de Scrum (reunión diaria, retrospectiva, etc.). Les permite a los miembros del equipo interactuar en la vida real y les ofrece diferentes perspectivas.

Por otro lado, el tablero de Scrum online ofrece varias ventajas, tales como:

• Un alto grado de personalización,
• actualizaciones en tiempo real,
• un alto grado de flexibilidad,
• uso a distancia, especialmente en caso de teletrabajo,
• un posible seguimiento por parte de agentes externos.

La siguiente tabla comparativa te ayudará a elegir el tipo de tablero Scrum más indicado:

¿Ya escogiste la opción que mejor se adapta a tus necesidades? Perfecto, ahora es tiempo de crear tu tablero Scrum.

Como ya hemos visto, el Scrum Board es un tablero que muestra el backlog de los user story que deben completarse para llevar a cabo un proyecto determinado.

En él se dibujan diferentes columnas, cada una de las cuales determina un estado de avance. La subdivisión más clásica de un Scrum Board es la siguiente:

• Columna 1: User story o Backlog (Historias de usuarios): esta sección muestra la lista de todas las historias de usuario en el Backlog del sprint actual.
• Columna 2: To do (Por hacer): esta columna muestra las tareas que aún no se han iniciado.
• Columna 3: In progress (En curso): esta categoría muestra las tareas que se están ejecutando actualmente.
• Columna 4: Done (hecho): normalmente corresponde a la última columna de la derecha, aquí es donde se ven las tareas completadas.

Además de estas categorizaciones básicas, el Scrum Board puede a veces ser subdividido mediante el uso de parámetros adicionales, tales como:

• No iniciado,
• en prueba,
• probado, etc.

Los post-its de colores representan las historias de usuario, y sus tareas asociadas, y se colocan en las columnas según su estado. A medida que el equipo avanza, los post-its se desplazan hacia la derecha. Cada elemento a desarrollar corresponde a un post-it, y cada post-it pertenece a un miembro del equipo responsable de trabajar en él.

🎯 ¿El objetivo? Que todos los post-its de la columna izquierda lleguen a la columna derecha al final del sprint.

💡 Al final de un sprint, el Scrum Master debe hacer un sprint retrospective: una sesión en la que se evalúa el grado de progreso general. De manera que el tablero Scrum es muy útil para proporcionar información inmediata sobre el estado del proyecto.

1. Consigue un tablero en blanco. Puede ser una pizarra o incluso un conjunto de grandes hojas de papel pegadas a la pared.
2. Colócalo en un lugar central, donde todos los miembros del equipo puedan acceder fácilmente.
3. Dibuja las columnas correspondientes a las etapas del sprint que se pretenden trabajar.
4. Rellena las columnas con los datos relacionados con las diferentes etapas.
5. Asigna los users stories y las tareas a los miembros del equipo. Normalmente, cada tarea es realizada por una persona. Por comodidad, es recomendable escribir cada una de las diferentes tareas en un post-it diferente que se pueda mover fácilmente dentro del tablero. Los post-its con las tareas se colocan, para empezar, en la columna "To Do".
6. Cuando comience el sprint, tendrás que mover los post-its que representan las tareas progresivamente (según el trabajo realizado) de una columna a otra.
7. Una vez que se ha completado una tarea, el post-it correspondiente debe colocarse en la columna de "Done".

Para crear un Scrum Board virtual, los pasos a seguir son similares a los del Scrum Board físico. Sin embargo, también depende del software que elijas.

A menudo, ya existe una plantilla en las herramientas pensada para este fin, con las columnas básicas: "Backlog", "To do", "In Progress" y "Done".

El software te permitirá entonces:

• Añadir o eliminar columnas en unos pocos clics,
• añadir miembros del equipo con una cuenta o una dirección de correo electrónico,
• asignarles un user story para llevar a cabo,
• moverlos de una columna a otra en el tablero de Scrum.

En lugar de los post-its utilizados en el Scrum Board físico, el Scrum Board en línea suele tener "tarjetas", pero el principio sigue siendo exactamente el mismo.

👆  Asegúrate de configurar los permisos (editar y/o ver) para que sólo las personas del equipo Scrum puedan editar, mover o añadir elementos.

Aquí hay un ejemplo de un Scrum Board bastante elaborado.

Muestra el backlog a la izquierda, proporcionando visibilidad sobre las historias de usuario restantes para completar el proyecto.

A continuación, la columna de “Story” permite listar las diferentes historias de usuario seleccionadas para el sprint actual. Los post-its de esta columna permanecerán fijos, mientras que sus tareas asociadas se moverán a medida que se vayan completando.

Los post-its más pequeños representan las tareas asociadas a cada historia de usuario y se sitúan en las columnas “To do”, “In progress” o “Done”.

En el extremo derecho, podemos ver que este equipo ha integrado sus herramientas de dirección para tener una visión más global del proyecto, más allá del sprint actual:

• los objetivos del sprint,
• un Burn-up chart,
• un Burndown chart.

También se han incluido otros elementos útiles como:

• los obstáculos encontrados durante el sprint,
• el calendario de ausencias del equipo,
• temas discutidos durante el daily scrum.

A primera vista, el tablero Scrum y el tablero Kanban se parecen en la estructura del tablero y el sistema de post-its. Pero, ¿en qué se diferencian realmente?

Estos son sus principales puntos de diferenciación:

Con toda esta información estás listo para armar tu Scrum Board y darle el mejor uso posible a esos post-its.

Y tú, ¿utilizas el tablero de Scrum para seguir el progreso de tus proyectos? Si es así, ¿de qué forma? Cuéntanos en los comentarios.