Lean Management: la filosofía que te ayuda a optimizar tus procesos

por María Fernanda Aguirre, el 6/1/21
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La implementación de métodos de gestión más eficaces y modernos como Lean Management, Total Quality Management (TQM) o Sig Sixma, es lo que a lo largo de la historia y frente a las diferentes crisis económicas que el mundo ha conocido, ha permitido a las empresas conquistar nuevos mercados y generar mayores ganancias.

¿Cuál es el origen del enfoque de trabajo optimizado de Lean Management, sobre qué pilares reposa esta metodología ágil y cuáles son las ventajas que ofrece su implementación? Appvizer te lo cuenta todo en este artículo.

Lean Management: significado

Origen: ¿qué buscaba el Lean Manufacturing?

El Lean Management tiene sus orígenes en el sistema que aplicó Toyota a sus procesos de producción en Japón, a comienzos de los años 50. Conocido como Toyota Production System (TPS), este método de gestión dio paso a lo que en 1991 nacería como Lean Manufacturing en Estados Unidos.

El Lean Manufacturing buscaba poner en práctica los preceptos desarrollados en Toyota, además de cinco nuevos principios, aplicados a los procesos manufactureros, en pro de su eficiencia:

  1. Determinar el valor que el producto tiene ante los ojos del cliente.
  2. Identificar y simplificar la cadena de valor del producto.
  3. Proveer una cadena de valor rápida y sin perturbaciones.
  4. Permitir al cliente obtener valor por parte del productor.
  5. Propender a la excelencia.

¿Qué es la Metodología Lean?

Lean Management o Gestión Lean, entonces, se consolidó como una filosofía para dotar de valor a un negocio, a partir de la perspectiva del cliente, eliminando lo que no sirve y mejorando continuamente los procesos.

Este método de gestión empresarial supone la adaptación a las condiciones reales del mercado, a través de mejoras en:

  • los activos de la empresa (aspectos tanto funcionales como operativos),
  • el estilo de liderazgo (valorización del talento humano).

En sectores como el desarrollo de software, la Gestión Lean ha podido ser aplicada exitosamente a partir de las llamadas metodología ágiles, las cuales han contribuido a optimizar ciclos y procesos.

¿Cuáles son los 3 ideales de Lean?

Los tres ideales que promulga Lean para que las empresas logren diferenciarse de su competencia consisten en:

  1. La creación de valor para el cliente. Contempla la cuestión de qué tan rápido requieres producir un bien o producto para responder a las expectativas de tu cliente.Te permite equilibrar la carga de trabajo, conseguir un flujo de trabajo continuo y responder con flexibilidad a las fluctuaciones que sufre el mercado.
  2. La eliminación de residuos a lo largo de la cadena de valor. Busca acabar con la sobreproducción, optimizando el inventario y el capital de trabajo, bajo el precepto de que la producción viene dictada por la demanda.
  3. La mejora continua de los procesos. Procura reducir al mínimo la ocurrencia de errores, haciendo que:
    • existan menos interrupciones,
    • se controle el tiempo de espera,
    • aumenten la flexibilidad y la calidad.
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Principios del Lean Management

Los principios de Lean Management, algunos de los cuales son también aplicables en Lean Manufacturing, consisten en una serie de métodos o formas de trabajo complementarias. Aunque en la práctica no se apliquen necesariamente de manera conjunta, todos estos métodos persiguen objetivos de eficiencia y productividad.

Veamos en qué consisten algunas de las técnicas más relevantes de la evolución de Lean como filosofía.

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© Raona

1. Kaizen → enfoque de mejora continua que permite alcanzar la excelencia total.

2. Las 5s (seiri, seiton, seisō, seiketsu, shitsuke) → : en español hacen referencia a los procesos de clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y mantener.

3. Kanban → sistema de planificación que facilita la aplicación de los ideales que promulga Lean y contribuye a limitar el exceso de inventario.

4. Poka yoke → método que busca que no se presente ningún defecto, a través de procesos “ a prueba de error” y a partir de la implementación de acciones preventivas y acciones correctivas.

5. El SMED (Single-minute Exchange of Die) → consiste en la reducción de los desperdicios a partir del ajuste de tiempos internos y externos a lo largo de un sistema productivo.

6. El Ciclo de Deming (Plan, Do, Check, Act - PDCA) → inscrito dentro de la Gestión de Calidad, este ciclo consiste en una serie de acciones que, a través de la autoevaluación, busca asegurar la mejora integral de las organizaciones.

7. Muda → consiste en optimizar aspectos que puedan constituir fuentes potenciales de desperdicio (muda) como:

  • el inventario y su movimiento,
  • el tiempo,
  • la espera entre procesos,
  • la sobreproducción,
  • los defectos,
  • el sobreprocesamiento.

8. Mapa del Flujo de Valor (VSM) → herramienta que ayuda a visualizar y hacer seguimiento de los pasos de un proceso, con el objetivo de analizar más fácilmente los flujos de materiales.

9. El Control Visual → técnica de gestión por medio de la cual se busca explicar un proceso a partir de recursos visuales, en lugar de instrucciones escritas.

10. Estandarización de trabajos → herramienta que consiste en seleccionar las mejores prácticas implementadas en la producción para constituir una metodología de trabajo común a todo el equipo, la cual sea funcional.

11. Jidoka → consiste en señalar cuando ocurre un inconveniente, de manera que puedan implementarse las medidas necesarias para prevenir que vuelvan a suceder.

12. Just in Time (JIT) → sistema que ayuda a eliminar los residuos y a fijar los procesos dentro de un sistema de producción.

13. Mantenimiento Productivo Total (TPM) → actividades de revisión periódica basadas en:

  • la prevención,
  • la optimización,
  • la máxima producción.

¿Cómo aplicar Lean Management?

Aplicar un enfoque Lean Management en las compañías no es el resultado de seguir una metodología estándar de implementación, sino de llevar a cabo un análisis puntual de las mejoras que se pueden llevar a cabo, dependiendo de su tamaño y actividad económica.

Asimismo, según la cultura y los valores empresariales, serán más o menos los aspectos que podrán trabajarse hasta alcanzar el resultado esperado. De manera general, algunos aspectos sobre los cuales enfocarse al momento de adoptar Lean Managmente en tu empresa, se presentan a continuación.

1. Identifica lo que crea valor

Adoptando la perspectiva del cliente, identifica cuáles son las acciones que requieres implementar o ajustar para eliminar lo que sobra en cada proceso productivo y para ofrecer mayor valor al cliente.

Parte del establecimiento de:

  • las metas por alcanzar. Para esto, apóyate en la metodología para redactar objetivos SMART, los cuales sean específicos, medibles, relevantes y alcanzables en un periodo determinado de tiempo.
  • el análisis de los métodos o técnicas a poner en práctica para lograrlo, algunos de los cuales vimos anteriormente.

2. Ajusta la cadena de procesos

Mediante la aplicación de un conjunto de prácticas que pongan en el centro de sus preocupaciones al cliente, tu empresa puede asegurar la calidad de sus productos y servicios, invirtiendo menos dinero, tiempo y esfuerzo.

Esto lo haces por medio de la normalización y optimización de los procesos, de manera que los mismos sean lo más eficiente posible y solo produzcas lo que tu cliente ha de consumir. En esta etapa puedes apoyarte en herramientas de gestión de proyectos que automaticen la puesta en marcha de tus acciones.

3. Involucra a toda la organización

Parte importante de la implementación de nuevos modelos de gestión es asegurarse que todas las partes interesadas están involucradas en el proceso, lo comprenden y trabajan para asegurar su éxito.

4. Asegura la mejora continua

Una vez que has optimizado tus procesos e involucrado a toda la organización, aún queda la fase de seguimiento y control. Esta etapa es la que asegura la mejora continua, identificando posibilidades de hacer que los procesos sean más eficaces, consuman menos recursos y sigan satisfaciendo al cliente.

5 ventajas de implementar la filosofía Lean Management

  • Mejora la relación con el cliente, al dotar de importancia la interacciones con el mismo en aras de mejorar su experiencia y responder a sus necesidades. Esto, necesariamente, conlleva una mejora en el proceso de producción o en la prestación de servicios.
  • Contribuye a aumentar el volumen de negocios, teniendo en cuenta que las empresas están en capacidad de controlar mejor sus costos, al eliminar desperdicios y generar ahorros.
  • Optimiza los procesos para evitar errores, ahorrando tiempo, recursos y asegurando la Gestión de Calidad a todo lo largo del proceso productivo.
  • Fortalece la cultura empresarial, al implementar formas de trabajo que privilegian la comunicación, reconociendo el valor del talento humano en el buen desarrollo de los flujos de trabajo.
  • Crea empresas más resilientes, capaces de responder de manera práctica a imprevistos e inconvenientes, a través de la mejora los procesos empresariales y una visión global más clara de los mismos.