Notion o Airtable: ¿cuál es la mejor solución para una gestión eficaz de los proyectos en 2025?
Cuando se habla de gestión de proyectos, hay dos nombres que no dejan de sonar: Airtable y Notion. Estas dos aplicaciones sin código han revolucionado la forma en que los equipos organizan su información, colaboran y crean espacios de trabajo personalizados. Pero a pesar de su reputación común de herramientas flexibles y modernas, no siempre responden a las mismas necesidades.
- ¿Debería elegir Airtable por la potencia de su base de datos y su automatización?
- O Notion por su aspecto 'todo en uno' con sus plantillas, interfaz intuitiva y personalización extrema?
📌 En esta comparativa detallada, repasamos sus características, planes, integraciones y casos de uso. El objetivo: ayudarte a encontrar la solución que mejor se adapte a tu equipo, tu presupuesto y tus objetivos de productividad.
Qué es Airtable?
Visión general de Airtable
Airtable es una herramienta híbrida entre una hoja de cálculo y una base de datos. Diseñada para equipos que desean estructurar su información sin codificar, transforma simples tablas en aplicaciones realmente personalizadas.
Donde una hoja de cálculo tradicional alcanza rápidamente sus límites, Airtable ofrece relaciones entre datos, múltiples vistas (kanban, calendario, galería, etc.) y una sólida colaboración en tiempo real. Con sus plantillas listas para usar y su amplia gama de integraciones, es igualmente adecuado para la gestión de proyectos, el seguimiento de contenidos y la gestión de procesos empresariales.
Principales características de Airtable
Antes de entrar en detalles, es importante entender que las funcionalidades de Airtable no se limitan a la "gestión de datos". La aplicación ofrece una verdadera caja de herramientas modular, donde cada equipo puede crear sus propios flujos de trabajo. Puede partir de una plantilla existente o crearla desde cero para adaptarla a las necesidades de su proyecto.
⚒️ Estas son las características de Airtable que justifican su popularidad:
- organización de datos en forma de tablas relacionales ;
- múltiples vistas personalizadas (cuadrícula, kanban, calendario, galería, línea de tiempo);
- automatización de tareas recurrentes sin codificación
- integraciones nativas y API (Slack, Google Drive, Zapier, etc.);
- colaboración en tiempo real con permisos avanzados;
- sistema de plantillas para acelerar la ejecución de proyectos.
Airtable
Ventajas y desventajas de Airtable
Como cualquier herramienta, Airtable tiene sus puntos fuertes y sus limitaciones. No se trata de buscar la "mejor herramienta para todo", sino de ver en qué casos Airtable aporta un verdadero valor añadido... y en qué casos puede frustrar a un equipo.
✅ En primer lugar, el atractivo de Airtable reside en su capacidad para seguir siendo sencillo de usar sin dejar de ser técnicamente potente. Es igualmente adecuado para la puesta en marcha y grandes empresas gracias a :
- sus numerosas opciones de personalización y su enfoque sin código ;
- su gran flexibilidad gracias a las múltiples vistas y a las bases de datos relacionales;
- una interfaz moderna e intuitiva, más visual que una hoja de cálculo tradicional;
- potentes automatizaciones que ahorran tiempo;
- un rico ecosistema con numerosas integraciones y una API abierta;
- adecuado para una gran variedad de casos: gestión de proyectos, CRM, seguimiento de la producción, contenidos, etc.
❌ Por otro lado, algunos usuarios señalan limitaciones que pueden llegar a ser restrictivas, entre ellas:
- la lógica de la base de datos puede parecer compleja para los principiantes ;
- la automatización sigue siendo limitada en comparación con herramientas especializadas
- los precios suben rápidamente para las funciones avanzadas;
- Notion es menos adecuado para la redacción de contenidos o la gestión de documentos.
¿Qué es Notion?
Visión general de Notion
Notion es una herramienta todo en uno que combina la toma de notas, la gestión de tareas, una base de datos ligera y la colaboración en equipo. Mientras Airtable se centra en la estructuración de datos, Notion lo hace en la flexibilidad: cada página puede convertirse en un documento, un wiki, una lista de tareas o una tabla de seguimiento de proyectos.
Su interfaz minimalista y modular atraerá por igual a empresas y autónomos. Es fácil construir espacios adaptados a sus necesidades: gestión de proyectos, documentación interna, seguimiento de RRHH, hoja de ruta de productos, etc. Gracias a sus variadas plantillas y a su alto grado de personalización, Notion se ha convertido en una aplicación esencial para centralizar la información y mejorar la productividad de los equipos.
Principales características de Notion
Antes de entrar en detalles, Notion debe considerarse como una especie de caja de herramientas digital. Cada usuario puede ensamblar sus ladrillos (páginas, bloques, bases, vistas) para crear su propio espacio de trabajo, ya sea un simple cuaderno o un completo sistema de gestión de proyectos.
⚒️ Estas son las principales características de Notion:
- páginas y bloques modulares para crear contenidos estructurados ;
- bases de datos sencillas con múltiples vistas (tabla, lista, calendario, galería, kanban);
- colaboración en tiempo real con menciones, comentarios y compartición;
- plantillas listas para usar que agilizan la creación de espacios
- potente función de búsqueda para navegar por la información
- integraciones con Slack, Google Drive, Zapier y API abierta.
Notion
Ventajas y desventajas de Notion
Como cualquier herramienta, Notion tiene sus puntos fuertes y débiles. Su enfoque modular la convierte en una aplicación extremadamente versátil, pero a veces puede confundir a algunos usuarios.
✅ En primer lugar, Notion destaca por su facilidad de uso y su potencial de personalización. Es una app ideal para centralizar la información y agilizar la colaboración en equipo:
- herramienta todo en uno: notas, gestión de proyectos, wiki, base de datos ;
- interfaz minimalista y fácil de usar;
- alto nivel de flexibilidad y personalización;
- amplia biblioteca de plantillas;
- excelente solución para la gestión de documentación y conocimientos.
❌ Sin embargo, Notion no es perfecta. Ciertas limitaciones se hacen patentes en cuanto se le da un uso más complejo:
- rendimiento a veces lento con grandes volúmenes de datos ;
- bases de datos menos potentes que Airtable ;
- automatización limitada, necesidad de herramientas de terceros (Zapier, Make);
- la gestión offline sigue siendo parcial;
- menos adecuado para procesos empresariales muy estructurados.
Airtable vs Notion: comparativa de características
| Características | Airtable | Notion |
| Potente, relacional, multi-vista | Potente, relacional, multi-vista | Simple, adaptado a las pequeñas necesidades |
| Gestión de proyectos | Vistas Kanban, calendario, automatización | Tablas, listas de tareas, calendario, Kanban |
| Colaboración | Permisos avanzados, supervisión en tiempo real | Compartición sencilla, comentarios, menciones |
| Plantillas | Amplia selección de plantillas orientadas a la empresa (CRM, RRHH, etc.) | Variadas, a menudo centradas en la organización personal |
| Automatización | Nativa, flujos de trabajo visuales, API abierta | Limitada, dependiente de herramientas de terceros (Zapier, Make) |
| Documentación | No muy adecuada | Excelente solución (wiki, páginas, bloques) |
| Integraciones | Ricas (Slack, Google, Zapier, etc.) | Más limitadas pero API disponible |
| Interfaz | Más visual, similar a una hoja de cálculo | Minimalista, centrada en la escritura y los wikis |
Centrada en la gestión de proyectos
Airtable destaca en la estructuración de:
- canal de ventas
- calendario editorial,
- hoja de ruta del producto.
Múltiples vistas (kanban, línea de tiempo, Gantt) y la automatización hacen que los flujos de trabajo sean fluidos.
La flexibilidad de Notion hace que sea fácil mezclar :
- tareas
- documentos
- y notas en un mismo espacio,
pero a veces falta rigor cuando se trata de proyectos complejos.
💡 Veredicto: Airtable tiene ventaja para los equipos orientados a la gestión estructurada de proyectos, Notion sigue siendo ideal para proyectos más flexibles y colaborativos.
Centrarse en la base de datos
Airtable es una verdadera base de datos relacional:
- enlaces entre tablas,
- potentes filtros,
- grandes volúmenes de datos.
Notion ofrece una base de datos simplificada, práctica para gestionar listas o un pequeño seguimiento de RRHH, pero alcanza rápidamente sus límites en cuanto necesitas modelar relaciones complejas.
💡 Veredicto: Airtable gana para usos avanzados de bases de datos. Notion es adecuada para necesidades sencillas o personales.
Centrarse en las plantillas
Las plantillas de Airtable están muy orientadas a las empresas (CRM, seguimiento de productos, RRHH, marketing). Permiten un despliegue rápido de sistemas listos para usar.
Notion ofrece plantillas flexibles y variadas, ideales para :
- documentación
- gestión de proyectos
- u organización personal,
pero a menudo necesitan adaptarse para uso corporativo.
💡 Veredicto: igual. Airtable atrae a los profesionales con sus plantillas orientadas a la empresa, Notion seduce por su flexibilidad y creatividad.
Centrado en la colaboración
Airtable ofrece un avanzado sistema de permisos:
- roles,
- acceso por niveles,
- seguimiento en tiempo real.
Es una herramienta pensada para equipos estructurados.
Notion, más sencilla, se centra en la coedición fluida:
- compartir páginas,
- comentarios,
- menciones.
Perfecta para la creación de contenidos y la documentación colectiva.
💡 Veredicto: ligera ventaja de Notion para la colaboración intuitiva y creativa; Airtable sigue siendo más sólida para equipos grandes y jerárquicos.
Centrarse en la automatización
Airtable integra de forma nativa flujos de trabajo automatizados:
- notificaciones
- actualizaciones automáticas,
- API robusta.
Notion, en cambio, depende en gran medida de herramientas externas (Zapier, Make) para automatizar. Esto añade coste y complejidad.
💡 Veredicto: Airtable domina ampliamente en este punto gracias a sus automatizaciones nativas y su API más completa.
Airtable vs Notion: comparativa de precios
Aquí está la tabla comparativa de precios Airtable vs Notion, basada en la información oficial publicada en septiembre de 2025.
| Plan | Airtable | Notion |
| Gratis | Sí :
|
Sí :
|
| Básico | Equipo - 16,93 euros/usuario/mes :
|
Plus - 9,50 euros/usuario/mes :
|
| Intermedio | Business - 38,10 euros/usuario/mes :
|
Business - 19,50 €/usuario/mes :
|
| Empresa | Escala empresarial - sobre presupuesto :
|
Enterprise - a petición
|
Airtable vs Notion: ¿qué interfaz es más intuitiva?
| Criterio | Airtable | Notion |
| Fácil de usar |
|
|
| Personalizable |
|
|
| Accesibilidad móvil | Aplicación móvil de alto rendimiento, pero más adecuada para la consulta que para la creación | Una aplicación móvil fluida y completa, diseñada para la toma de notas y la gestión cotidiana |
| Ergonomía general |
|
Interfaz minimalista y elegante |
| Aprendizaje | Cuesta un poco acostumbrarse |
|
⚖️ Veredicto:
- Airtable seduce por su potencia visual y sus múltiples vistas, pero requiere una curva de aprendizaje para los novatos;
- Notion es más sencillo y rápido de aprender, lo que lo hace más accesible a un público más amplio.
Airtable vs Notion: comparar integraciones
Cuanto mejor se integre una solución con su pila de TI o CRM, más se convertirá en un pilar central de su arquitectura de software. Para los responsables de TI o técnicos, la amplitud del catálogo de integraciones, la facilidad de configuración y la profundidad de la automatización son criterios clave.
👉 Número de integraciones disponibles
- Airtable: ⭐⭐⭐⭐⭐
Más de 1.000 integraciones a través de Airtable Apps, Zapier, Make y APIs. Conexiones nativas con Slack, Google Drive, Dropbox, Gmail, HubSpot, Salesforce, Jira, Trello... Airtable destaca por ser una solución abierta, capaz de conectarse con la mayoría de herramientas empresariales.
- Notion : ⭐⭐⭐⭐☆
Un catálogo de integraciones en rápida expansión, pero aún más limitado que Airtable. Integraciones nativas con Slack, Google Drive, Figma, GitHub, y sobre todo una API que permite usar Zapier o Make para ampliar las posibilidades. Suficiente para la mayoría de casos de uso, pero menos exhaustiva que Airtable.
👉 Facilidad de configuración
- Airtable: ⭐⭐⭐⭐☆
La mayoría de las integraciones son plug & play y fáciles de configurar. La API abierta permite a los equipos técnicos llevar las cosas más allá. Para un uso estándar, no se requieren conocimientos avanzados.
- Notion: ⭐⭐⭐☆☆
Integrar Notion con otras aplicaciones es sencillo si se utilizan conectores externos (Zapier, Make). Por otro lado, las integraciones nativas siguen siendo básicas. Los equipos técnicos a veces tienen que invertir un poco más de tiempo para construir flujos de trabajo sólidos.
👉 Personalización y automatización
- Airtable: ⭐⭐⭐⭐☆
Gracias a su motor de automatización integrado, Airtable puede desencadenar acciones (notificaciones, sincronizaciones, actualizaciones de datos) directamente vinculadas a las integraciones. Unido a Zapier/Make, se consigue un alto nivel de personalización.
- Notion : ⭐⭐⭐☆☆
Notion brilla menos en este punto: hay que pasar por herramientas de terceros para automatizar (Zapier, Make). La API ofrece algunas posibilidades agradables, pero la profundidad sigue siendo limitada en comparación con Airtable.
💡 Conclusión:
- Airtable tiene claramente la ventaja gracias a su rico catálogo de integraciones y su motor de automatización nativo. Es una opción estratégica para los equipos que quieren centralizar sus datos y automatizar sus flujos de trabajo.
- Notion, por su parte, es más ligera pero eficaz para las necesidades estándar (documentación, colaboración, productividad personal). Es adecuada para las empresas que prefieren la sencillez y no necesitan orquestar decenas de herramientas empresariales simultáneamente.
¿Cuándo elegir Airtable o Notion?
La elección entre Airtable y Notion depende no sólo de la funcionalidad, sino sobre todo de sus necesidades específicas. Cada herramienta se adapta mejor a determinados escenarios. He aquí cómo elegir entre las dos.
Ejemplo de uso de Airtable
Airtable es esencial cuando un equipo necesita manejar muchos datos y mantener una visión estructurada de sus proyectos. Su enfoque orientado a las bases de datos relacionales y sus funciones de automatización lo convierten en un aliado inestimable para las organizaciones que desean optimizar sus flujos de trabajo. He aquí algunas de las aplicaciones en las que Airtable destaca:
- seguimiento del canal de ventas y gestión de clientes potenciales (CRM ligero) ;
- seguimiento del calendario editorial o de la producción de contenidos de marketing
- gestión de un catálogo de productos con fichas de datos enriquecidas (comercio electrónico, SaaS, venta al por menor);
- organización de eventos con varios ponentes, sedes y patrocinadores;
- planificación de proyectos complejos con dependencias y plazos visuales;
- centralización de datos de varias aplicaciones a través de API.
👉 Veredicto: elige Airtable si tu prioridad es el rigor de los datos, la colaboración estructurada y la automatización de procesos.
Ejemplos de casos de uso de Notion
Notion está diseñado para equipos que buscan un espacio de trabajo flexible y colaborativo. Su fuerza reside en su capacidad para centralizar la documentación, facilitar la colaboración y adaptarse rápidamente a diferentes usos sin necesidad de una configuración pesada. He aquí algunos casos de uso para los que Notion es la elección óptima:
- creación de un wiki interno para centralizar la documentación de la empresa ;
- organización personal (listas de tareas, toma de notas, planificación) ;
- gestión creativa de proyectos (diseño de hojas de ruta, brainstorming, seguimiento de ideas) ;
- colaboración en documentos vivos (textos, especificaciones, informes);
- seguimiento sencillo de las tareas del equipo mediante vistas Kanban o de calendario;
- estructuración de un área de formación o de onboarding para nuevos empleados.
Veredicto: elige Notion si tu prioridad es la simplicidad, la centralización de la información y la colaboración creativa.
El veredicto final sobre el mejor software de gestión de proyectos
El duelo Airtable vs Notion no tiene realmente un ganador absoluto: todo depende de tus necesidades y de tu equipo.
👉 Airtable es la elección lógica para las empresas que necesitan gestionar muchos datos, automatizar sus procesos y beneficiarse de una visión estructurada de sus proyectos. Es una verdadera base de datos visual, ideal para organizaciones orientadas a los resultados y la eficiencia.
👉 Notion, por su parte, seduce por su sencillez y su enfoque "todo en uno". Es la app perfecta para crear un espacio de trabajo colaborativo, centralizar la documentación y potenciar la productividad de un equipo creativo.
Si no está seguro, lo más fácil es probar las versiones gratuitas: le darán una idea clara de la interfaz y las funciones, y le mostrarán qué herramienta se adapta mejor a su forma de trabajar.
FAQ - Airtable vs Notion
¿Se pueden utilizar Airtable y Notion juntos?
Sí, e incluso es una práctica habitual. Muchos equipos utilizan Notion para la documentación y la colaboración, y Airtable como base de datos principal. Gracias a las integraciones vía Zapier, Make o API, puedes sincronizar las dos herramientas.
¿Cuál es la mejor opción para un equipo pequeño?
Para un equipo pequeño cuya principal necesidad sea centralizar sus notas, documentos y proyectos, Notion suele ser más adecuada, gracias a su sencillez y bajo coste. Airtable puede ser un buen complemento si el equipo ya maneja muchos datos.
¿Se puede utilizar Notion como CRM?
Sí, pero con límites. Notion puede utilizarse como un CRM sencillo gracias a sus bases de datos y plantillas. Sin embargo, para gestionar grandes volúmenes de clientes potenciales o automatizar flujos de trabajo complejos, Airtable (o un CRM dedicado) es más eficaz.
Airtable o Notion: ¿cuál se adapta mejor a las grandes empresas?
Las grandes empresas suelen preferir Airtable por su escalabilidad, sus numerosas integraciones y sus permisos avanzados. Notion sigue siendo una excelente opción como espacio de documentos y colaboración, pero es menos robusto para la gestión de datos a gran escala.
Artículo traducido del francés