ClickUp vs Notion: el duelo entre herramientas de gestión de proyectos en 2025
ClickUp y Notion: dos pesos pesados de la gestión de proyectos que prometen revolucionar nuestra forma de trabajar. Uno se centra en la productividad todo en uno, el otro en la flexibilidad de un espacio de trabajo modular. Pero cuando buscas la herramienta adecuada para estructurar tus ideas, gestionar tus tareas o colaborar con tu equipo, la elección puede convertirse rápidamente en... un auténtico quebradero de cabeza.
👉 Tanto si eres un autónomo, una startup o un equipo de proyectos bien engrasado, estas dos plataformas tienen mucho que ofrecer:
- ClickUp brilla por su riqueza funcional (algunos dirían que incluso demasiada),
- mientras que Notion seduce por su enfoque más visual y flexible, a medio camino entre la toma de notas, la base de datos y el flujo de trabajo personalizado.
En este artículo, analizamos a fondo ambas herramientas: características, interfaz, automatizaciones, integraciones, precios... No se ha dejado nada al azar, para ayudarle a elegir la solución que mejor se adapte a su forma de trabajar y a la de su equipo.
¿Qué es ClickUp?
Presentación general de ClickUp
ClickUp es la navaja suiza de las herramientas de gestión de proyectos. Diseñada para centralizar todo el trabajo del equipo en un único espacio, ofrece multitud de vistas (lista, calendario, Gantt, tablero Kanban, etc.), una jerarquía ultraimpulsiva y funciones pensadas tanto para equipos técnicos como de marketing.
🎯 Su objetivo es sustituir a todas las demás herramientas. Documentos, tareas, mensajería, automatización, objetivos, informes... ClickUp pretende ser la plataforma única en la que se base toda su organización.
Desde su lanzamiento, la plataforma no ha dejado de evolucionar, llevando cada vez más lejos la personalización, la automatización y la integración con herramientas de terceros. En 2025, es una completa herramienta de gestión de proyectos dirigida a start-ups, PYMES, grandes empresas e incluso autónomos ultra-organizados.
Principales características de ClickUp
Antes de profundizar en los puntos fuertes y débiles de la herramienta, hagamos un rápido recorrido por sus características.
⚒️ Estas son las características clave que hacen de ClickUp una plataforma tan potente como temida por su curva de aprendizaje:
- gestión avanzada de tareas: estados personalizados, subtareas, dependencias, puntos de carga, prioridades, etc. ;
- múltiples vistas de proyecto: lista, tablero Kanban, diagrama de Gantt, calendario, vista de bandeja de entrada ;
- docs y Wiki: creación de documentos colaborativos vinculados a los proyectos (alternativa a Google Docs o Notion');
- objetivos y OKR: seguimiento de objetivos, alineación del equipo, progreso medible;
- automatizaciones: flujos de trabajo personalizables para automatizar acciones repetitivas;
- plantillas: plantillas listas para usar para proyectos, tareas, reuniones y procesos internos;
- cuadros de mando: informes avanzados con widgets personalizables para supervisar la actividad del espacio de trabajo.
ClickUp
Ventajas y desventajas de ClickUp
ClickUp se percibe a menudo como una herramienta "todo en uno" ultra-ambiciosa, pero esta promesa tiene un precio: la complejidad. Se trata de una plataforma diseñada para usuarios avanzados, con una curva de aprendizaje bastante pronunciada... a menos que te ciñas a un uso básico.
✅ He aquí las ventajas más citadas por los usuarios en la web:
- ultracompleto: todo está ahí, desde el seguimiento de tareas hasta los informes y los documentos;
- vista personalizable: cada miembro del equipo puede adaptar su propia interfaz;
- automatización potente y sin código
- buena relación calidad-precio;
- plantillas bien pensadas para ahorrar tiempo desde el principio;
- equipo de soporte receptivo y comunidad activa.
❌ Pero ojo: quien dice "herramienta todo en uno" también dice "herramienta compleja". Esto es lo que suele aparecer en las reseñas:
- demasiada funcionalidad mata la funcionalidad: riesgo de sobrecarga ;
- una interfaz densa que puede ser difícil de aprender;
- tiempos de carga a veces lentos con espacios de trabajo grandes;
- versión móvil limitada en comparación con la interfaz web;
- no siempre es adecuado para equipos pequeños que buscan simplicidad.
¿Qué es Notion?
Visión general de Notion
Notion es el campeón de la flexibilidad. A caballo entre una herramienta para tomar notas, un wiki colaborativo, un gestor de tareas y una base de datos visual, Notion te permite crear cualquier cosa... siempre que sepas lo que quieres.
A diferencia de ClickUp, que estructura las cosas por ti, Notion parte de una página en blanco. Tú pones los ladrillos de tu espacio de trabajo, según tus necesidades: un CRM, un calendario editorial, un sistema de gestión de tareas o un espacio de documentación para equipos.
Muy popular entre autónomos, start-ups y creadores de contenidos, Notion también ha conquistado a las grandes empresas gracias a sus nuevas funciones de colaboración, sus permisos avanzados y su capacidad para adaptarse a cualquier flujo de trabajo.
Principales características de Notion
Notion no es una herramienta que impone su propia lógica. Es una caja de herramientas en la que cada elemento puede convertirse en una funcionalidad, siempre que sepas cómo ensamblarlo.
⚒️ He aquí los bloques de construcción más utilizados:
- sistema de páginas anidadas: estructura tu contenido como un sitio web o un árbol de documentos;
- bloques personalizables: cada elemento (texto, imagen, base de datos, lista de comprobación, incrustación, etc.) es un bloque editable;
- bases de datos: para gestionar proyectos, tareas, contenidos o cualquier tipo de datos (con vistas Kanban, tablas, calendarios, galerías, etc.);
- plantillas: cientos de plantillas (oficiales o creadas por la comunidad) para empezar rápidamente;
- colaboración en tiempo real: comentarios, menciones, permisos por función;
- Notion AI: asistente editorial integrado para generar texto, resumir o estructurar automáticamente;
- integraciones e incrustaciones: conectividad con Slack, GitHub, Google Drive, Figma, etc. + visualización dinámica de contenidos externos.
Notion
Ventajas y desventajas de Notion
Lo que hace potente a Notion es también lo que puede hacerla confusa. La herramienta ofrece total libertad, pero esta libertad también puede conducir a una falta de marco. Especialmente en un equipo.
✅ Antes de analizar las críticas, echemos un vistazo a lo que resulta tan atractivo de Notion:
- libertad organizativa total ;
- diseño claro y minimalista que es un placer utilizar;
- bases de datos potentes y flexibles;
- documentación + gestión de proyectos en una sola herramienta
- gran comunidad con miles de plantillas disponibles;
- Notion AI integrada sin coste adicional desde los planes de pago.
❌ Pero no todo es perfecto, especialmente cuando se busca una herramienta para flujos de trabajo más rígidos o industrializados:
- no hay una verdadera gestión nativa de tareas (no hay automatización avanzada como ClickUp) ;
- rendimiento a veces lento con archivos grandes o muchas páginas;
- funcionalidad avanzada limitada en dispositivos móviles;
- curva de aprendizaje para construir un sistema eficiente ;
- puede convertirse rápidamente en un caos sin un verdadero rigor organizativo.
ClickUp frente a Notion: comparar características
A la hora de elegir una herramienta de gestión de proyectos, todo depende de la funcionalidad. Algunas personas buscan una cabina completa con potentes automatizaciones, mientras que otras prefieren una interfaz más modular y creativa. ClickUp y Notion no juegan en la misma categoría... pero se dirigen a los mismos usuarios.
| Funcionalidad | ClickUp | Notion |
| Gestión de tareas | Muy avanzada | Básica pero personalizable |
| Múltiples vistas (lista, kanban, Gantt, etc.) | Completo | Limitado a tabla, calendario |
| Editor de documentos | Documentos integrados | Editor nativo muy potente |
| Automatización | Integrada, sin código | ❌ Muy limitada (mediante herramientas externas) |
| Bases de datos | Sencilla (tablas de tareas) | Flexible y potente |
| Cuadros de mando e informes | Personalizable | ❌ Prácticamente inexistente |
| Colaboración en tiempo real | Muy fluida | Muy fluida |
| IA integrada | Asistente de productividad | Notion AI (redacción + análisis) |
| Plantillas | Profesional y sectorial | Riqueza comunitaria |
| Interfaz móvil | Funcional pero densa | Fluida y bien pensada |
Centrado en la gestión de tareas y proyectos
ClickUp ofrece una gestión de tareas ultraestructurada:
- estados personalizados
- subtareas
- prioridades,
- dependencias,
- estimación del tiempo,
- seguimiento del tiempo,
- comentarios...
... es una auténtica máquina de guerra. Ideal para equipos de tecnología, productos o agencias.
Notion, por su parte, se basa en bases de datos personalizables que pueden transformarse en tableros Kanban o calendarios. Menos estructura nativa, pero gran flexibilidad. Perfecto para crear flujos de trabajo visuales ligeros.
💡 Veredicto:
- para equipos de proyecto que necesitan estructura: ClickUp;
- para creativos que quieren adaptar la herramienta a su método: Notion.
Centrado en la automatización y los flujos de trabajo
ClickUp integra la automatización sin código:
- cambiar el estado de una tarea
- asignar automáticamente a una persona,
- enviar una notificación...
Esto es una verdadera ventaja para ahorrar tiempo en los flujos de trabajo recurrentes.
Notion sigue estando muy limitado en este aspecto. Tendrás que usar herramientas externas como Zapier o Make para automatizar cualquier cosa, y eso requiere un mínimo de habilidad técnica.
💡 Veredicto: ClickUp domina ampliamente en este punto.
Centrada en los documentos y la toma de notas
Notion nació como una herramienta para tomar notas. Y en este punto destaca:
- interfaz despejada,
- riqueza de bloques,
- jerarquía intuitiva
- formato fluido.
Puede crear verdaderas bases de conocimiento, wikis, guías, plantillas de contenido...
ClickUp incluye una función Docs, pero es más limitada en términos de personalización. Por otro lado, la integración entre docs y tareas es muy fluida.
💡 Veredicto:
- para la escritura y wikis, Notion es imbatible ;
- para documentos relacionados con proyectos, ClickUp es muy eficaz.
Enfoque en bases de datos
Notion brilla en esta área. Permite crear bases de datos relacionales, con :
- filtros
- etiquetas
- múltiples vistas (tabla, calendario, galería, etc.).
Puede utilizarse para gestionar un CRM, un calendario editorial o una hoja de ruta de productos.
ClickUp ofrece una estructura jerárquica (Espacios > Carpetas > Listas > Tareas), pero no bases de datos reales que puedan modelarse. Cada tarea sigue siendo independiente, aunque se pueda jugar con campos personalizados.
💡 Veredicto: Notion es la opción obvia si necesitas una herramienta de estructuración al estilo de las bases de datos.
Centrarse en los cuadros de mando y los informes
Si desea gestionar sus proyectos con KPI visuales, ClickUp le ofrece un completo módulo de cuadros de mando:
- gráficos
- barras de progreso
- estadísticas de equipo,
- widgets personalizables... todo lo que necesita para un seguimiento en tiempo real.
Notion, en cambio, prácticamente no se pronuncia sobre este punto. Puedes juguetear con sistemas de cálculo o síntesis, pero nada nativo ni visual.
💡 Veredicto: ClickUp es la mejor opción para informes visuales, especialmente para directivos.
ClickUp vs Notion: comparar precios
| Plan | ClickUp | Notion |
| Gratis | Gratis para siempre :
|
Sí :
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| Básico | Ilimitado - 8,51 €/usuario/mes
|
Plus - 9,50 €/usuario/mes :
|
| Intermedio | Business - 10,21 €/usuario/mes
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Business - 19,50 euros/usuario/mes :
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| Empresa | Empresa - a petición:
|
Enterprise - a petición
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ClickUp vs Notion: ¿qué interfaz es más intuitiva?
Una buena herramienta de gestión no sirve de nada si uno se pierde en ella. Y en este ámbito, ClickUp y Notion adoptan enfoques radicalmente diferentes. Una se decanta por la riqueza funcional, la otra por la sencillez visual. ¿Quién se lleva el premio a la usabilidad?
| Criterios | ClickUp | Notion |
| Fácil de usar | ❌ Complejo al principio | Muy accesible |
| Ergonomía general | Interfaz densa | Interfaz simplificada |
| Personalización visual | Muy amplia (vistas, colores, diseño) | Elevada (temas, iconos, bloques) |
| Navegación | ❌ Estructura jerárquica rígida en árbol | Navegación fluida entre páginas |
| Móvil (App) | Funcional pero mejorable | Muy fluida e intuitiva |
| Experiencia colaborativa | Muy optimizada para equipos | Natural y eficiente |
Veredicto:
- si le gustan las herramientas muy centradas, potentes y con funciones de gestión complejas, elija ClickUp, pero tómese su tiempo para adaptarse;
- si prefiere una interfaz ligera, modular y fácil de usar en el día a día, elija Notion sin dudarlo.
ClickUp vs Notion: comparativa de integraciones
Cuanto más fácilmente pueda integrarse una herramienta en su pila digital, más esencial resultará para su organización. Para los equipos de producto, marketing o TI, la capacidad de una herramienta de software para interactuar con otras herramientas es un factor clave: menos fricción, más automatización y un flujo de trabajo más fluido.
👉 Número de integraciones disponibles
- ClickUp: ⭐⭐⭐⭐☆
Más de 1.000 integraciones disponibles, mediante conexiones nativas o a través de Zapier, Make, Webhooks o API REST. Están las clásicas: Slack, Google Drive, Microsoft Teams, GitHub, Zoom, HubSpot, Salesforce... El ecosistema es rico, pero algunas integraciones requieren un poco de configuración manual.
- Notion: ⭐⭐⭐⭐☆
Notion se ha quedado atrás durante mucho tiempo en este punto, pero desde 2023, las cosas han cambiado mucho. Ahora ofrece integraciones nativas con Slack, Jira, GitHub, Google Drive, Figma, Asana, etc. Sobre todo, una API pública bien documentada significa que puedes desarrollar conexiones personalizadas. Muchas integraciones siguen utilizando herramientas de terceros como Zapier.
👉 Facilidad de configuración
- ClickUp: ⭐⭐⭐☆☆☆.
La mayoría de las integraciones nativas son sencillas de activar. Pero en cuanto se entra en casos más avanzados (CRM, automatizaciones de varios pasos), hay que indagar en la documentación o recurrir a un conector externo. El ClickUp Apps Center ayuda, pero no todo es plug & play.
- Noción: ⭐⭐☆☆☆☆.
Las integraciones más básicas (como Slack o Google Calendar) son bastante sencillas de activar. Pero en cuanto se trata de crear flujos de trabajo sincronizados, la configuración se vuelve más técnica. A menudo hay que pasar por las API de Notion, Zapier o Make, lo que puede echar para atrás a los usuarios sin conocimientos técnicos.
👉 Personalización y automatización
- ClickUp: ⭐⭐⭐⭐☆
Gran punto fuerte. Las integraciones se pueden vincular a automatizaciones internas (asignación de tareas, creación de condicionales, notificaciones...). Se pueden crear escenarios de automatización muy específicos sin escribir una línea de código, siempre que se conozcan bien los disparadores disponibles.
- Notion: ⭐⭐⭐☆☆☆.
Notion ofrece cierta automatización básica con Notion AI (resumen automático, completado de texto) y conectores con Make o Zapier para automatizar el envío de correos electrónicos, la creación de tareas, etc. Pero todo depende de herramientas externas: la automatización sigue dependiendo de un ecosistema de terceros.
💡 Conclusión
- ClickUp se lleva la palma con sus integraciones más maduras, su API robusta y sus potentes automatizaciones nativas. Es una excelente opción para equipos que buscan centralizar acciones entre múltiples herramientas sin codificar ;
- Notion, por su parte, está progresando, pero sigue siendo más adecuada para un uso modular y manual, o para usuarios técnicos capaces de construir sus propios flujos de trabajo a través de herramientas externas.
¿Cuándo elegir ClickUp o Notion?
ClickUp y Notion son dos herramientas potentes... pero no siempre están dirigidas a los mismos tipos de equipo o proyecto. Elegir la herramienta adecuada significa ante todo comprender sus necesidades: ¿estructura o libertad? ¿Automatización o personalización? ¿Macrogestión o microgestión? Hagamos balance.
Ejemplos de casos de uso de ClickUp
ClickUp está pensado para aquellos a los que les gusta (o necesitan) estructura, centralización y control operativo. Destaca en contextos con flujos de trabajo complejos, equipos grandes y proyectos multidimensionales.
📌 Estos son los contextos en los que ClickUp es una elección obvia:
- equipos de tecnología, desarrollo, producto o soporte con flujos de trabajo rígidos y necesidad de gestión basada en el estado;
- agencias o startups en crecimiento que quieren centralizar sus herramientas (tareas, documentos, informes...) ;
- gestores que gestionan varios proyectos y desean cuadros de mando personalizados para realizar un seguimiento de los progresos;
- organizaciones que buscan automatizar sus procesos internos sin desarrollar ;
- empresas con requisitos complejos de incorporación o seguimiento estructurado de RR.HH;
- equipos multifuncionales que necesitan alinearse con objetivos comunes (OKRs, hoja de ruta del producto, etc.).
Ejemplos de casos de uso de Notion
Notion brilla en contextos en los que la creatividad, la flexibilidad y la documentación son prioritarias. Atrae a quienes les gusta construir su propio sistema, página a página, bloque a bloque.
📌 Estos son los perfiles que más partido sacan a Notion:
- autónomos, creadores de contenidos, coaches o consultores que quieren un espacio de trabajo todo en uno y elegante ;
- equipos de marketing o comunicación que gestionan sus contenidos, planificación editorial o campañas en una única herramienta ;
- organizaciones que crean una base de conocimientos viva y bien estructurada;
- usuarios que desean una herramienta híbrida que combine la toma de notas, la gestión ligera de proyectos y una base de datos;
- empresas que desean documentar sus procesos internos, políticas de RRHH o guías de productos;
- cualquier equipo que valore la estética, las plantillas personalizables y la navegación intuitiva.
ClickUp o Notion: su próxima herramienta de gestión depende de su estilo de trabajo
Al final, la cuestión no es tanto qué herramienta es mejor... sino qué herramienta es mejor para usted. Porque entre ClickUp y Notion no estamos comparando dos programas similares, sino dos filosofías de trabajo.
👉 ClickUp es todo estructura, automatización y rendimiento. Perfecto para :
- equipos de proyecto exigentes,
- flujos de trabajo complejos,
- organizaciones que buscan centralizarlo todo.
Requiere un poco de dominio, pero rápidamente se convierte en una cabina ultrapotente para gestionar todo tu trabajo.
👉 Notion es todo flexibilidad, creatividad y fluidez. Ideal para :
- construir un espacio de trabajo que refleje tu imagen,
- documentar tus ideas,
- gestionar proyectos sin rigidez.
Accesible para todos, se adapta a tu lógica (y no al revés).
Y si aún no lo tienes claro... ¿por qué no probar las dos ? Ambas herramientas ofrecen un plan gratuito, para que pueda hacerse una idea sin arruinarse.
FAQ - ClickUp vs Notion: las preguntas más frecuentes
¿Es ClickUp mejor que Notion para gestionar un equipo?
Sí, sobre todo si necesita estructuración, priorización de tareas, permisos precisos y supervisión del rendimiento. ClickUp está diseñado para la gestión de equipos, mientras que Notion es más flexible, pero está menos equipado para proyectos complejos.
¿Puede utilizarse Notion como herramienta completa de gestión de proyectos?
Sí, pero con algunas limitaciones. Notion permite crear tableros Kanban, vistas de calendario y bases de datos personalizadas. Esto es suficiente para proyectos sencillos y medianos. Por otro lado, carece de automatización nativa, estado condicional o informes avanzados como ClickUp.
¿Se pueden utilizar Notion y ClickUp juntos?
Por supuesto. Muchos equipos utilizan Notion para la documentación (wiki, contenidos, guías internas) y ClickUp para la gestión operativa (tareas, plazos, sprints). Las dos herramientas pueden conectarse a través de Zapier, Make o la API para sincronizar determinados elementos.
¿Qué herramienta es más fácil de aprender?
Notion es más fácil para los principiantes: interfaz clara, navegación intuitiva, creación de contenidos muy fluida. ClickUp es más completa, pero lleva un poco de tiempo familiarizarse con todas sus funciones.
¿Qué versión gratuita es más interesante?
Ambas ofrecen un generoso plan gratuito, pero :
- ClickUp Free es más rica en funciones de proyecto (vistas múltiples, gestión de tareas, documentos, etc.);
- Notion Free brilla por su flexibilidad para crear wikis, bases de datos o espacios personales, sin demasiados límites.
Artículo traducido del francés