Estructura de descomposición del trabajo con el método WBS

¿Conoces el método WBS (Work Breakdown Structure)?

Esta metodología de proyectos, se basa en la descomposición del trabajo, con el fin de identificar y definir los elementos y productos a tener en cuenta para organizar un proyecto en su conjunto.

A menudo presentado en forma de diagrama de flujo de tareas, la WBS facilita todos los procesos de gestión de equipos y planificación de proyectos: es un requisito previo para planificar las actividades y determinar el presupuesto previsto de manera precisa y personalizada.

¿Cómo estructurar un proyecto con WBS? Te lo explicamos en este artículo y te damos algunos consejos y herramientas esenciales para su implementación.

También llamado Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT), el Work Breakdown Structure (WBS) es una herramienta que se basa en prácticas de la NASA.

En 1987, el Project Management Institute desarrolla la guía de referencia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), con el objetivo de aplicar el método al mundo empresarial.

Dividir el trabajo en varios niveles jerárquicos, estructurar el proyecto e identificar su arquitectura global. De esta forma, el administrador del proyecto visualiza y comprende todos los entregables y tareas a realizar, asegurándose de no olvidar nada.

El método WBS permite visualizar:

• la totalidad del proyecto,
• los denominados paquetes de entregables, compuestos por las tareas secundarias:
  • divididas en sub-entregables o subtareas, según el nivel de granularidad requerido y la complejidad;
• las diferentes unidades en la base del organigrama.

👉 Las tareas que aparecen en el nivel más bajo, llamadas "paquetes de trabajo" o "unidades de trabajo", no necesitan ser divididas.

WBS Ejemplo:

La WBS se emplea a manera de:

• organigrama (la forma más común del WBS),
• mapa mental,
• lista de tareas,
• plan de recursos.

Listemos las ventajas que aporta el método WBS a la gestión de proyectos:

👉 Visualizar, en un mismo gráfico, la globalidad del trabajo a ser realizado para controlar los imprevistos durante el progreso del proyecto.

👉 Ayudar a los equipos a definir mejor las dependencias entre tareas.

👉 Contribuir a instaurar una relación de confianza con el cliente y constituir un soporte de comunicación sobre el plan del proyecto.

👉 Permitir al responsable del proyecto asignar el presupuesto total a las unidades subyacentes e identificar presupuestos globales a asignar a cada departamento de la empresa.

👉 Detectar ramas incompletas o propensas a errores (identificar riesgos futuros), para optimziar la gestión de riesgos.

👉 Ayudar al gerente del proyecto a anticipar posibles retrasos cuando un entregable no ha sido terminado a tiempo.

👉 Optimizar la distribución de esfuerzos dentro de los equipos, gracias a la estructura jerárquica, facilitando los reajustes a lo largo de la gestión del proyecto.

1⃣ Recorre tu proyecto de arriba a abajo.

2⃣ Sigue estos principios:

Esta considera que un proyecto madre forma un todo, el cual está compuesto por todos sus "hijos". Por ende, la suma de las unidades no debe representar más del 100%. De ahí que el método WBS excluya cualquier actividad que no esté relacionada con el proyecto.

Asegúrate de que cada unidad sea exclusiva y no esté en diferentes ramas varias veces. Así evitas posibles confusiones en cuanto a las responsabilidades de los equipos en la ejecución de las tareas.

Cada unidad debe estar asociada con la estimación de la carga de trabajo, el costo y los recursos necesarios para lograrlo.

💡 Si un producto entregable es cuantificable con un alto grado de precisión, no requiere, a priori, ramificaciones adicionales.

Cada rama del WBS no necesariamente tiene que tener el mismo número de niveles porque, como hemos visto, la profundidad del corte se detiene tan pronto como la unidad más baja es suficientemente calculable. Por lo tanto, la forma final del WBS puede ser asimétrica.

La mejor manera de entender el proyecto es concibiéndolo en forma de componentes organizativos o funcionales. Por esto, define las diferentes unidades en forma de entregables y no según las acciones a llevar a cabo. De esta forma, ganas flexibilidad en el proceso de ejecución.

Para construir tu WBS, comienza a recopilar tus ideas en una hoja simple, una pizarra o algunos post-it. Las partes interesadas podrán visualizar la lista de tareas durante las sesiones de brainstorming.

Luego, para proyectos a gran escala o con equipos móviles, apóyate en un software para construir y fortalecer la calidad visual de la WBS.

El software simple y ágil Lucidchart te permite crear tu organigrama, a partir de una interfaz fácil de usar e intuitiva.

Arrastra las formas seleccionadas al área de trabajo y complétalas con tus datos (puedes importar los datos desde un archivo CSV).

©Lucidchart

Apuéstale al trabajo colaborativo: trabaja con otros en tiempo real en un mismo WBS o simplemente comparte tus logros, gracias a la posible integración con herramientas como Slack.

Gracias a un sistema de tablas personalizables, monday.com te ayuda a gestionar tus tareas y subtareas. Una vez identificados los entregables, asigna los recursos y presupuesto correspondientes.

Esta poderosa herramienta de gestión de proyectos integra el concepto de temporalidad (plazos de tus entregables). Al proponer diferentes puntos de vista para tus tablas, como un diagrama de Gantt, monday.com te acompaña hasta el final del proyecto.

El método WBS parece ser el paso esencial para comenzar cualquier proyecto. Junto con otras herramientas como los gráficos PERT y Gantt, el/la gerente del proyecto puede estar seguro de contar con la flexibilidad y agilidad que requiere para el monitoreo del proyecto.

Optimizar tu gestión, por demás, reposará en la implementación de herramientas adecuadas o software de gestión avanzado.

Artículo actualizado, publicado inicialmente en enero de 2020.