Estructura la descomposición de tus proyectos con el método WBS

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¿Conoces el método WBS (Work Breakdown Structure)?

Técnica comúnmente utilizada en la gestión de proyectos, se basa en la descomposición del trabajo. Por lo tanto, ayuda a identificar y definir todos los elementos y productos a tener en cuenta para organizar un proyecto en su conjunto.

A menudo presentado en forma de diagrama de flujo de tareas, la WBS facilita todos los procesos de gestión de equipos y planificación de proyectos: es un requisito previo para planificar las actividades y determinar el presupuesto previsto de manera precisa y personalizada.

Pero, ¿cómo hacer para estructurar un proyecto con WBS?

En este artículo explicamos cómo funciona este método y damos algunos consejos y herramientas esenciales para su implementación.

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Definición de WBS

También llamado EDT o estructura de descomposición del trabajo, el WBS es una herramienta que se basa en las prácticas de la NASA. En 1987, el Project Management Institute desarrolla la guía de referencia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), con el objetivo de aplicar el método al mundo empresarial.

El método WBS tiene como objetivo dividir el trabajo en varios niveles jerárquicos, con el fin de estructurar el proyecto e identificar la arquitectura de manera global. De esta forma, el administrador del proyecto visualiza y comprende todos los entregables y tareas para realizar, asegurándose de no olvidar nada.

¿Cómo es una WBS?

A partir de la naturaleza del método y del uso que se hace, la WBS puede tomar varias formas:

  • un organigrama (la forma más común del WBS),

  • un mapa mental,

  • una lista,

  • un plan.

¿Cuáles son los objetivos?

Sea cual sea la forma que elijas, el método WBS debería mostrar:

  • todo el proyecto, también llamado proyecto madre;

  • la división en entregables, llamados tareas secundarias;

  • estos últimos, divididos en sub-entregables, también calificados como subtareas; dependiendo del nivel de granularidad requerido según la complejidad de cada tarea;

  • y así sucesivamente, hasta que las unidades en la base del organigrama sean lo realizables por los equipos: las tareas que aparecen en el nivel más bajo, llamadas "paquetes de trabajo" o "unidades de trabajo", ya no necesitan ser divididas.

WBS Ejemplo: 

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Beneficios de la estructura de descomposición del trabajo

Si el método WBS se usa con tanta frecuencia en la gestión de proyectos, es porque tiene muchas ventajas. Veamos cuáles son:

👉 La herramienta es muy visual. Por lo tanto, es posible visualizar, es una misma imagen o gráfico, la globalidad del trabajo que debe ser realizado y así evitar los imprevistos durante el progreso del proyecto.

👉 Además, esta estructuración del proyecto ayuda a los equipos a definir mejor las dependencias entre las diferentes tareas.

👉 El método WBS también constituye un excelente soporte para la comunicación sobre el plan del proyecto entre todos los participantes, y ayuda a instaurar una relación de confianza en el cliente.

👉 El responsable del proyecto también usa la WBS para asignar el presupuesto total del proyecto a las unidades subyacentes. De esta manera, identifica los presupuestos globales para asignar a cada departamento o equipo de la empresa.

👉 Este método también permite identificar riesgos futuros. Con tan solo un vistazo, es posible detectar ramas incompletas o propensas a errores. Se mejora la gestión de riesgos.

👉 La WBS ayuda al gerente del proyecto a anticipar posibles retrasos. ¿Un entregable no se ha sido terminado a tiempo? Es más fácil reaccionar para limitar el impacto en las unidades superiores de la misma rama.

👉 Finalmente, gracias a esta estructura jerárquica, la distribución de esfuerzos dentro de los equipos se optimiza y se hace más fácil hacer reajustes de acuerdo con las dificultades encontradas durante la gestión del proyecto.

¿Quieres probar el método WBS? Ahora veamos cómo ponerlo en práctica y, sobre todo, cuáles son las reglas principales.

¿Cómo crear un WBS?

Para crear tu WBS, debes recorrer tu proyecto de arriba a abajo:

  1. Define con exactitud el perfil del proyecto total y terminado, tal cual debes entregarlo a tu cliente.

  2. Luego, identifica los principales entregables, aquellos ubicados directamente después del proyecto terminado.

  3. Finalmente, divide cada entregable en sub-entregables, y así sucesivamente hasta que el paquete o unidad de trabajo del último nivel puedan ser suficientemente cuantificables (en términos de presupuesto y recursos) y realizables.

Pero si el proceso descrito anteriormente puede parecer simple, solo funcionará correctamente si sigues un cierto número de reglas y principios fundamentales para el alcance del proyecto.

Bases de la WBS para la planificación

1. Regla del 100%

Aplicar la regla del 100% es considerar que un proyecto madre forma un todo, el cual contiene todos sus "hijos".

De hecho, un conjunto de sub-entregables siempre debe mostrar todo el trabajo requerido para la entrega del nivel superior.

Por el contrario, la suma de las unidades no debe representar más del 100% de este nivel superior: el método WBS excluye cualquier actividad que no esté relacionada con el proyecto.

Ilustración de la regla del 100%:

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© biblus.accasoftware.com

2. Elementos exclusivos

Cuando construyes tu WBS, asegúrate de que cada unidad sea exclusiva y no termine en diferentes ramas varias veces.

Al evitar la superposición de unidades, esta regla te protege de posibles confusiones en cuanto a las responsabilidades de los equipos para la ejecución de las tareas.

3. Aislamiento de los componentes

En principio, puede parecer complicado determinar cómo dividir el proyecto.

Para ayudarte, debes tener en cuenta un principio fundamental: cada unidad debe estar asociada con la estimación de la carga de trabajo, el costo y los recursos necesarios para lograrlo.

Esta regla te ayuda a precisar la división: si un producto entregable es cuantificable con un alto grado de precisión, no requiere, a priori, ramificaciones adicionales.

4. Equemas asimétricos

Este principio se desprende del anterior.

De hecho, cada rama del WBS no necesariamente tiene que tener el mismo número de niveles porque, como hemos visto, la profundidad del corte se detiene tan pronto como la unidad más baja es suficientemente calculable.

Por lo tanto, la forma final de su WBS puede ser "asimétrica".

5. Entregables en lugar de acciones

Finalmente, la mejor manera de entender el proyecto es considerarlo en forma de resultados y no de componentes organizativos o funcionales.

En otras palabras, te recomendamos que definas las diferentes unidades en forma de entregables y no según las acciones que se llevarán a cabo para lograrlas. De esta forma, ganas flexibilidad en el proceso de ejecución de cada tarea.

¿Qué herramientas para hacer tu WBS?

Para construir tu WBS, solo necesitas una hoja simple, una pizarra o algunos post-it. El uso de este tipo de material es particularmente práctico cuando se recopilan ideas de diferentes partes interesadas y se define la lista de tareas durante las sesiones de brainstorming.

Sin embargo, para proyectos a gran escala, o cuando los equipos son móviles, resulta interesante utilizar un software que permita construir y, sobre todo, fortalecer la calidad visual de la WBS.

Además, en caso de reajuste, el software hace que cualquier modificación del diagrama sea mucho más simple y ágil.

Ejemplos de herramientas para WBS online

Lucidchart: para crear diagramas simplemente

El software Lucidchart te permite construir visualmente un WBS.

Gracias a una interfaz fácil de usar e intuitiva, este software te ayuda a crear tu organigrama: arrastra las formas seleccionadas al área de trabajo, luego completalas con tus datos (puede importar los datos desde un archivo CSV). Solo tienes que formatear tu diagrama como mejor te parezca.

WBS-with-lucidchart

Además, Lucidchart fomenta el trabajo colaborativo: trabaja con otros en tiempo real en un mismo WBS, o simplemente comparte tus logros gracias a la posible integración con herramientas como Slack.

monday.com: todo el software de gestión de proyectos

monday.com te ayuda a gestionar tu WBS y tus tareas como un todo.

De hecho, gracias a un sistema de tablas personalizables, puedes gestionar tus tareas y subtareas utilizando una herramienta visual e intuitiva. Una vez que se hayan identificado los entregables, asigna los recursos y el presupuesto necesarios a cada uno de ellos.

Pero la herramienta de gestión de proyectos va más allá, al integrar el concepto de temporalidad (¿cuáles son los plazos para mis entregables?) Y al proponer diferentes puntos de vista de tus tablas, como un diagrama de Gantt. Entonces, monday.com te acompaña hasta el final del proyecto.

La estructura de descomposición: más que una ventaja para la gestión de proyectos

El método WBS parece ser, en última instancia, el paso esencial para comenzar cualquier proyecto.

Sin embargo, a pesar de las muchas ventajas que ofrece, no es en sí mismo el único soporte en el que debe confiar el gerente del proyecto, en particular para el logro de entregables importantes. La WBS, por ejemplo, no identifica con precisión el tiempo para tarea. Tampoco define el orden de ejecución. Es por eso que este método siempre ocurre antes del uso de otras herramientas como los gráficos PERT y Gantt.

Por lo tanto, recomendamos el uso del software. Ofrece al gerente del proyecto la flexibilidad y agilidad esenciales para temas complejos, pero también la oportunidad de lidiar con los pasos que ocurren después de WBS en el monitoreo del proyecto.

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