¿Cómo desglosa su proyecto en tareas utilizando la estructura EDT?

¿Es usted un gestor de proyectos que busca estructurar sus tareas para planificar su proyecto? Utilice el método EDT (Estructura de Desglose del Trabajo).

Desglosar el trabajo a realizar en entregables y subtareas ayuda a organizar el proyecto en un diagrama de flujo claro y rentable.

Pero, ¿cómo se desglosa un proyecto? ¿Y cómo se elabora una buena EDT? En este artículo encontrará un método de 4 pasos, ejemplos y herramientas.

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EDT: definición y objetivos

El método EDT es una técnica de gestión de proyectos que consiste en dividir un proyecto principal en tareas secundarias, que a su vez se dividen en subtareas. El objetivo es :

• estructurar el proyecto
• identificar su arquitectura global
• visualizar todos los entregables previstos y las tareas a realizar.

La EDT, también conocida como OTP (organigrama de tareas del proyecto) o SDP (estructura de desglose del proyecto), tiene su origen en la guía PMBOK del Project Management Institute.

La EDT puede adoptar varias formas

• un diagrama de flujo, la forma más común de EDT,
• un mapa mental
• una lista
• un plan.

7 ventajas de la EDT

• Muy visual: de un vistazo se puede ver todo el trabajo que hay que hacer, las prioridades y las urgencias, y limitar el riesgo de que nos pille desprevenidos a medida que avanza el proyecto.
• Además del diagrama de Gantt, ayuda a los equipos a identificar mejor las dependencias entre las distintas tareas.
• Es una excelente herramienta de comunicación para las distintas partes implicadas e infunde confianza al cliente.
• El director del proyecto utiliza la EDT para asignar el presupuesto total del proyecto a las unidades subyacentes.
• Mejora de la gestión de riesgos: de un vistazo, detecta cualquier disfunción, es decir, ramas incompletas o que contengan errores.
• Anticipe cualquier retraso en la planificación. ¿Un entregable no se ha producido a tiempo? Es más fácil reaccionar para limitar el impacto en las unidades superiores de la misma rama.
• Una mejor distribución de los esfuerzos dentro de los equipos: la hoja de ruta del proyecto es más clara y resulta más fácil reajustarla en función de las dificultades encontradas durante la gestión del proyecto.

Ejemplo de EDT

El siguiente diagrama es un ejemplo visual de una EDT. Muestra

• el proyecto en su totalidad, también conocido como proyecto padre ;
• Desglosado en entregables, denominados tareas secundarias;
• dividido a su vez en subentregables, también denominados subtareas, en función del nivel de granularidad necesario en relación con la complejidad de cada tarea...

... y así sucesivamente, hasta que las unidades de la base del organigrama sean lo más manejables posible para los equipos: las tareas del nivel más bajo, denominadas "paquetes de trabajo" o "unidades de trabajo", ya no necesitan desglosarse.

¿Cómo se desglosa un proyecto utilizando el método EDT?

Paso 1: Definir el proyecto a realizar

Empiece por la parte superior de la estructura, con una visión macro de su proyecto. Defina claramente los contornos del proyecto total y acabado, el que tiene que entregar a su cliente.

Esta etapa le da la dirección a seguir y el significado de cada una de las tareas que vienen a continuación.

Ejemplo: un proyecto de creación de un sitio web para una empresa local

Etapa 2: Identificar los principales entregables

A continuación, identifique los principales entregables justo debajo del proyecto terminado. Cada entregable marca el progreso del proyecto y contribuye a su finalización.

En nuestro ejemplo, los principales entregables, o tareas secundarias, son :

1. análisis de los requisitos del cliente
2. definición y validación del alcance del proyecto
3. planificación del proyecto,
4. diseño del sitio,
5. desarrollo del sitio,
6. la fase de pruebas,
7. puesta en marcha,
8. el mantenimiento.

Paso 3: dividir los entregables en subentregables

Por último, divide cada entregable en subentregables o subtareas.

Nuestro consejo 👉 Divide las subtareas en niveles más finos de granularidad hasta que los paquetes de trabajo en el nivel final estén suficientemente presupuestados y sean manejables, tanto en términos de presupuesto como de recursos humanos.

Volvamos a nuestro ejemplo. La tarea secundaria "diseño del sitio" comprende múltiples subtareas, como :

1. Definir la estructura del sitio en función de lo que ya existe y de las nuevas funciones que hay que añadir,
2. crear maquetas para cada tipo de página,
3. pensar en la navegación del sitio
4. crear una carta gráfica para garantizar la coherencia visual del sitio, etc.

Etapa 4: Rellenar el diccionario de la EDT

¡Nada que ver con eso querido Robert! El diccionario de la EDT es un documento que enumera el contenido de cada paquete de trabajo. Cada paquete de trabajo tiene una entrada que incluye

• el responsable
• los entregables
• el coste
• los plazos y fechas límite
• las principales tareas que deben realizarse
• cualquier otra información relevante que ayude a completar el paquete de trabajo.

Este diccionario es útil para definir el repositorio del proyecto, con la estructura de la EDT y las especificaciones.

¿Cómo hacer una buena EDT? Nuestros consejos

Regla 1: siga la regla del 100%

Aplicar la regla del 100% significa considerar que un proyecto padre forma un todo, que contiene a todos sus "hijos".

Esto se debe a que un conjunto de subentregables siempre debe mostrar todo el trabajo necesario para el entregable de nivel superior.

A la inversa, la suma de las unidades no debe representar más del 100% de este nivel superior: el método EDT excluye cualquier tarea que no concierna al proyecto.

Ilustración de la regla del 100%:

Regla nº 2: evitar solapamientos

Cuando construya su EDT, asegúrese de que cada unidad sea exclusiva y no aparezca varias veces en distintas ramas.

Al evitar solapamientos, esta regla le protege de cualquier confusión sobre quién es responsable de llevar a cabo cada tarea.

Regla nº 3: defina el grado de desglose adecuado

¿Cómo determinarlo? Para cada paquete de trabajo, estime

• el tiempo necesario para completarlo
• el coste asociado
• los recursos necesarios para llevarlo a cabo.

Esta regla le ayudará a ser preciso en su desglose: si un entregable puede cuantificarse con un alto grado de precisión, no requiere, a priori, más ramificaciones.

Regla nº 4: no busque la simetría en la estructura de la EDT

Este principio se deriva del anterior: cada rama de su EDT no tiene por qué tener el mismo número de niveles, porque la profundidad del desglose se detiene en cuanto la unidad más baja resulta ser suficientemente cuantificable.

Como resultado, la forma final de la EDT puede ser "asimétrica".

Regla nº 5: apunte a los entregables más que a las acciones

La mejor forma de ver el proyecto es en términos de resultados, no de elementos organizativos o funcionales.

Nuestro consejo 👉 Define las distintas unidades en términos de resultados y no de acciones necesarias para conseguirlos. De este modo, ganarás flexibilidad en el proceso de realización de cada tarea.

Ejemplo de diagrama de flujo de la EDT basado en entregables :

Elegir la herramienta adecuada: ¿Excel o software especializado?

A veces, todo lo que necesita para construir su EDT es una simple hoja de papel, una pizarra o post-its. Estas herramientas son útiles para hacer brainstorming o intercambiar ideas... pero alcanzan rápidamente sus límites.

👉 Si tu proyecto es sencillo (pocos entregables, pocas partes interesadas), puedes utilizar Excel para tu EDT. En Internet encontrarás ejemplos de estructuras de EDT para adaptar y personalizar.

👉 Para proyectos de mediana o gran envergadura, o cuando los equipos están dispersos, el uso de programas informáticos es crucial para :

• construir, y sobre todo reforzar, la calidad visual de la EDT, uno de los requisitos más importantes para su eficacia,
• gestionar de forma mucho más sencilla cualquier modificación del diagrama
• añadir una dimensión colaborativa y ágil a su proyecto.

🛠️ ¿Qué software elegir para crear una buena EDT?

• Las ventajas de Lucidchart :
  • una interfaz intuitiva y fácil de usar
  • una operación sencilla de arrastrar y soltar
  • personalización del organigrama creado con sus propios entregables,
• Las ventajas de monday.com :
  • una herramienta visual e intuitiva
  • un sistema de tablas personalizables para gestionar sus tareas y subtareas,
  • visibilidad de los plazos de cada entregable.
• Las ventajas de Gladys:
  • un cuadro de mandos personalizable para seguir el tiempo del proyecto, el tiempo dedicado por persona, por tarea y por proyecto,
  • una interfaz sencilla, muy pulida y adaptable a cualquier tipo de pantalla
  • una plataforma colaborativa con herramientas adaptadas a la gestión de sus proyectos (Gantt, Kanban, Mindmap, etc.).

Errores comunes que hay que evitar

Incluso con la mejor voluntad del mundo, una estructura EDT mal diseñada puede causar estragos en su organización. He aquí los errores más comunes que hay que evitar.

1. Confundir tareas con entregables
No nos cansaremos de repetirlo: la EDT se basa en los entregables, no en las tareas del proyecto.
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) detalla lo que hay que hacer.
La EDT indica lo que hay que entregar.
Es un desglose por resultado, no por acción.

2. Crear niveles innecesarios
Una estructura EDT demasiado granular puede ralentizar la gestión del proyecto. Cada nivel debe tener un propósito real. Si tienes que llegar hasta el "nivel 12.3.2.bis", es hora de levantar el pie del acelerador.

3. Olvídese de la regla del 100%
Cada elemento de la EDT debe representar el 100% del trabajo a realizar en su nivel. No el 80%, ni el 120%, sino el 100%. El resto es irrelevante.

4. Cortar y pegar sin pensar
Un ejemplo encontrado en Internet es tentador. Pero cada proyecto es único. Una EDT prefabricada puede convertirse en una trampa si no refleja tus objetivos o recursos reales.

5. No implicar al equipo
Los miembros del equipo deben participar en el desglose del proyecto. A menudo tienen una mejor visión del trabajo a realizar, sobre todo en determinadas fases.

6. Olvidarse de actualizar la EDT
Un proyecto se mueve. Y su estructura EDT tiene que seguir el ritmo. Si permanece estática, pierde todo interés para el seguimiento en tiempo real.

7. Prescindir de una herramienta adecuada
Crear una EDT en Excel en está bien. Pero cuando el proyecto se hace más grande, una herramienta de gestión de proyectos se convierte rápidamente en esencial. Le ayuda a :

• visualizar los niveles de
• asignar elementos
• controlar el progreso.

Después del EDT

El método EDT proporciona una visión general de la estructura de un proyecto al inicio del mismo, así como del curso que hay que seguir para completarlo. Tenga en cuenta que existen otras herramientas complementarias para suplir las carencias de la EDT. Por ejemplo, los diagramas PERT y Gantt para identificar plazos e interdependencias entre tareas.

Equípese con las herramientas adecuadas para ganar flexibilidad y agilidad, pero también para ahorrar tiempo más adelante en la gestión del proyecto.

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Preguntas frecuentes sobre el método EDT

¿Qué es una EDT en la gestión de proyectos?

La EDT, o Estructura de Desglose del Trabajo, es un desglose jerárquico de un proyecto en entregas sucesivas. Cada elemento de la estructura corresponde a una entrega prevista, no a una tarea. El resultado es una visión clara de lo que hay que producir, a qué nivel y por quién.

¿Cuál es la diferencia entre la EDT y Gantt?

La estructura EDT de desglosa el proyecto en entregables. El diagrama de Gantt, en cambio, organiza las tareas en el tiempo. La primera estructura el contenido del trabajo, la segunda planifica las fases y su duración. Se complementan. Y no, no es una batalla Gantt contra EDT: trabajan mano a mano.

¿Debe utilizarse la EDT en todos los proyectos?

No necesariamente. Si estás organizando una fiesta de copas para el equipo o una mudanza de oficina, no hace falta que saques a relucir la estructura EDT. Pero en cuanto hay varios entregables, recursos variados y una gestión estructurada del proyecto, la EDT se convierte en un valioso aliado. Incluso los proyectos pequeños y complejos se benefician de ello.

¿Cuántos niveles son necesarios en una EDT?

No hay un número mágico. Por lo general, entre 3 y 5 niveles son suficientes. El objetivo no es crear una fábrica de gas, sino disponer de una estructura clara, legible y útil para supervisar el trabajo. Demasiado detalle mata la organización.

¿Es posible crear una EDT ágil?

Sí, pero con flexibilidad. En un proyecto ágil, la estructura de la EDT puede utilizarse para trazar los principales objetivos o entregables de cada sprint o fase. Se utiliza entonces como brújula, no como un mapa fijo.