¿Cómo optimizar la gestión y el seguimiento de los recursos de un proyecto?

¿Cómo hacer correctamente la planificación y estimación de recursos de un proyecto?

El éxito de la gestión de un proyecto se apoya en el proceso de estimar correctamente los recursos de las actividades que lo componen. Estos deben ser determinados por la Dirección del proyecto lo antes posible, idealmente antes de que el proyecto se ponga en marcha.

En este artículo, te presentamos una serie de buenas prácticas, consejos y herramientas con los cuales podrás estimar los recursos que requieren tus proyectos y cómo supervisarlos.

La estimación de recursos consiste en la planificación y garantía de la disponibilidad de los mismos para asegurar el buen desarrollo y éxito de un proyecto . La gestión de los recursos disponibles es esencial para cualquier proyecto y debe tenerse en cuenta incluso antes de que el mismo comience.

La gestión de las cantidades de recursos necesarios, así como su optimización, son dos de los factores clave para cumplir a cabalidad con la entrega de un proyecto.

La estimación de los recursos está anclada a la gestión de un proyecto en el sentido más amplio, pues incluye diferentes aspectos relacionados con el proceso, tales como:

• la proyección de la duración y coste de las actividades (presupuesto provisional),
• la estructura de desglose de los recursos identificados por categorías (humanos, materiales, etc.),
• la asignación de recursos para cada actividad (según los perfiles y habilidades).

Todo esto es coordinado por el/la Director⋅a de Proyecto, el cual debe asegurarse de que el mismo sea rentable y los plazos se cumplan.

Veamos ahora cómo llevar a cabo la estimación de los recursos.

Según los diferentes tipos de recursos que puede requerir tu proyecto, debes estimar todas las necesidades con la mayor precisión posible. Para ello, identifica los recursos, ya sean internos o externos, y construye una estructura jerárquica para los mismos (categoría y tipo).

Este paso no es evidente, teniendo en cuenta que debe realizarse antes del comienzo del proyecto, en un momento en que todavía hay incertidumbre sobre cómo se llevará a cabo.

👉 Si cuentas con experiencia como Director⋅a de Proyectos, apóyate en tu experiencia o recurre a los registros de tu empresa, referentes a proyectos pasados que hayan sido exitosos.

Dentro del marco del Project Management, la planificación representa visualmente la organización de las necesidades de recursos, ya sean humanos, materiales o financieros, durante un período de tiempo determinado.

La creación de un Plan de Gestión de recursos permite saber qué recursos utilizar y cuándo. Por ejemplo, este puede incluir un Diagrama de Gantt que permita visualizar:

• La asignación de recursos, según las actividades y los plazos con los que se cuenta,
• los posibles conflictos que puede haber al momento de la asignación de recursos.

Para evaluar una situación y tomar las decisiones correctas, debes implementar Indicadores Clave de Desempeño (KPI). Estos te permiten hacer una comparación entre lo estimado y lo realmente ejecutado. Por ejemplo:

• Recursos humanos → ¿cuán productivos son los recursos? Ejemplo de cálculo: número de días/hombre asignados a una tarea, multiplicado por el porcentaje de finalización de esa tarea.

• Recursos materiales → ¿cuál es la disponibilidad o la capacidad de ese equipo? Ejemplo de cálculo: número de horas de trabajo previstas en un equipo, comparado con el número de horas disponibles de este último = carga del equipo.

• Recursos financieros → ¿cuál es el costo actual de mi proyecto? ¿Está dentro del presupuesto asignado? Ejemplo de cálculo: suma de todos los gastos dedicados al proyecto hasta el tiempo “t”.

Tanto los riesgos como los imprevistos, pueden afectar el buen funcionamiento del proyecto. Por lo tanto, debes prepararte para cualquier eventualidad:

• ¿Cómo reaccionar cuando una máquina se avería?
• ¿Qué hacer si un empleado abandona el proyecto?
• ¿Qué hacer si uno de los proveedores se declara en bancarrota?

Ante tales situaciones, contar con soluciones previstas desde el principio, limita los impactos que puedan tener en el proyecto.

Contar con las buenas herramientas de trabajo, también hace parte de una buena gestión de los recursos. El software de gestión de proyectos, por ejemplo, permite simplificar y automatizar la estimación de recursos.

Sus funcionalidades destinadas a los/las Directores de Proyecto contribuyen a aumentar la productividad de tus equipos gracias a un reparto equitativo de la carga de trabajo y a la simplificación de ciertas actividades.

Un recurso es una entidad tangible o intangible utilizada para realizar una actividad. ¿Qué tipos de recursos pueden intervenir en la ejecución de un proyecto? Estos se pueden clasificar en diferentes categorías.

Estos son quizás los recursos más importantes pues son los que hacen el trabajo. Consisten en individuos, grupos de personas y entidades que ayudan a llevar a cabo las actividades necesarias para el buen funcionamiento y la finalización del proyecto.

Su importancia radica en ser los que poseen el conocimiento y el know-how (habilidades y conocimientos técnicos, experiencia empresarial, etc.). Conforman un equipo competente y multidisciplinario que cuenta con la experiencia y las calificaciones necesarias para ejecutar el proyecto.

Estos incluyen:

• Materias primas y materiales,
• máquinas, herramientas y equipos,
• programas informáticos,
• instalaciones, etc.

Puede tratarse de bienes que se ponen a disposición del proyecto temporalmente, que pueden volver a utilizarse más tarde, o de bienes fungibles que pueden utilizarse en una cantidad determinada y tienen un costo unitario.

💡 Por ejemplo, los bienes consumidos o las materias primas procesadas no estarán disponibles para nuevos usos. La inversión en estos recursos debe determinarse en términos de presupuesto, tiempo y calidad deseada.

Los recursos financieros corresponden al presupuesto del proyecto. Cada proyecto tiene un costo y, por lo tanto, requiere de financiación. Estos se utilizan para financiar:

• La remuneración de los recursos humanos,
• la compra o alquiler de recursos materiales,
• otros costos, como gastos de viaje, por ejemplo.

Estos corresponden a los plazos establecidos para la realización de cada actividad, los cuales dependen en gran parte de los recursos humanos disponibles.

☝ Estos recursos no son inagotables, sino que tienen como límite el plazo de entrega del proyecto. De ahí la importancia de saber manejarlos para alcanzar tus objetivos.

💡 Ahora que estás preparado⋅a para prever los imprevistos que puedan surgir y actuar más rápida y eficientemente para el bien del proyecto, cuéntanos cómo gestionas tú los recursos y con ayuda de qué herramientas.