¿Asana o Trello? Comparativa de dos herramientas para la gestión de proyectos

Asana y Trello son dos herramientas para la planificación de proyectos muy populares en empresas que trabajan de forma colaborativa y ágil. Estas soluciones en línea son generalmente comparadas puesto que el enfoque de la gestión de proyectos de ambas es sumamente visual, lúdico y colaborativo. Esta combinación ganadora ha permitido a millones de empleados en el mundo entero trabajar “por proyectos” y beneficiar de todas las ventajas de este tipo de planificación: aumentar la productividad, optimizar el flujo de trabajo, mejorar el trabajo en equipo, etc.

Para realizar esta comparativa, hemos usado tanto Asana como Trello en su última versión. Te mostramos las diferencias fundamentales para que elijas la mejor solución según las necesidades de tu negocio y de tu equipo. 

Asana es un software para la administración de tareas y gestión de proyectos pensado para la colaboración en empresa y la planificación de proyectos específicos. Asana retoma las bases de las herramientas de gestión de proyecto con el objetivo de ofrecer un marco estructurante a los equipos y, al mismo tiempo, propone una experiencia flexible, visual y colaborativa. Este software facilita la comunicación y la colaboración a los miembros del equipo provocando un aumento significativo de la productividad en las empresas, indiferentemente del tamaño de los equipos y de la complejidad de los proyectos.

Trello es una herramienta universal de organización para proyectos personales y profesionales. Trello propone un enfoque específico de la gestión de proyectos: las tareas son reemplazadas por “tarjetas” y los proyectos por “tableros”. Este enfoque se basa en el método Kanban para mejorar la visibilidad del flujo de trabajo gracias a un entorno bastante visual (imitando apuntes en forma de Post-it sobre un tablero blanco). Esta herramienta de gestión de proyectos es ideal tanto para planificar la creación de un sitio web como para organizar la mudanza a un nuevo apartamento.

Ni Trello ni Asana requieren de formación, certificación, metodología específica de planificación de proyectos o acompañamiento profesional para utilización. Las dos soluciones son herramientas de colaboración en línea simples e intuitivas y pueden ser utilizadas en cualquier momento y en cualquier lugar. Asana y Trello corresponden a todos los equipos que desean trabajar en conjunto de manera ágil. 

Hasta ahora, hemos visto que tanto Trello como Asana son software de gestión concebidos para la gestión de proyectos ágiles, sin embargo cada una de las herramientas tiene un enfoque particular que genera experiencias de usuario diferentes.

En la tabla a continuación, te mostramos las diferencias y similitudes en cuanto a las funcionalidades:

En cuanto a las funcionalidades, la principal diferencia entre Trello y Asana es el modo de visualización de los proyectos y el orden de las tareas.

Asana ofrece una interfaz mucho más agradable para proyectos con gran número de tareas (la mayoría de los proyectos), mientras que Trello propone únicamente la vista de tableros, esta última se adapta perfectamente a pequeños proyectos ofreciendo más visibilidad y convivialidad.

Debemos destacar que Trello no ofrece ni la opción de crear una lista de tareas y de subtareas ni la posibilidad de reagruparlas, funcionalidades indispensables en la planificación de un proyecto.

Asimismo, en el año 2016, Asana incluyó una vista de tablero similar a la de Trello sin dejar de lado su estilo depurado (muy apreciado por los utilizadores), ¿el objetivo? Seducir a los incondicionales de Trello. 

La disposición de los tableros permite una experiencia Kanban en Asana

En cuanto a las versiones gratuitas, Asana ofrece más funcionalidades que Trello, este último limita al mínimo necesario las funcionalidades nativas de la herramienta de gestión.

Para las utilizaciones avanzadas de Trello, un catálogo de aplicaciones llamado Power-Ups está disponible para enriquecer la versión de base (siempre y cuando se pase a una versión de pago). Tienes que saber que los Power-Ups son desarrollados por programadores independientes y no por Atlassian (editor de Trello), por tanto la homogeneidad y la calidad de los Power-Ups no siempre está garantizada.

Aplicaciones Power-Ups disponibles en la versión de pago de Trello

🚩 Importante: Asana y Trello son consideradas herramientas de gestión de proyectos colaborativas (trabajo en equipo) y no cumplen con las funciones de las herramientas para la dirección de proyectos como:

• Gestión de hojas de tiempo (timesheet);

• Presupuesto y facturación;

• Asignación de recursos;

• Carga de trabajo;

• Gestión del portafolio de proyectos;

• Ciclo de vida del cliente;

• Gestión de riesgos;

• Seguimiento de problemas;

• Gestión documental (GED);

• Gestión financiera: costos, seguimiento del presupuesto, etc.

Asana y Trello proponen modelos de tarifas muy similares:

• Una versión gratuita con una duración ilimitada (no se trata de una prueba gratuita) que los equipos pequeños pueden utilizar indefinidamente;

• Una versión Premium para las empresas que desean disponer de todas las funcionalidades de la solución; 

• Una versión “Enterprise” para empresas mas exigentes en términos de servicios.

Luego de varios meses de utilización de Asana en versión gratuita, el límite en el número de utilizadores así como la funcionalidad de creación de campos personalizados nos han hecho pasar a la versión premium. Con Trello, el límite de 1 Power-Up por tablero y de 10 Mo (2 o 3 archivos) son las razones por las cuales los usuarios deciden pasar a la versión superior.

La relación calidad-precio depende principalmente de la manera en que gestionas tus proyectos: 

• Las versiones gratuitas de ambas soluciones ofrecen resultados óptimos, siempre y cuando se trate de pequeños proyectos. Si los proyectos crecen o se vuelven más complejos, rápidamente te sentirás limitado con Trello;

• La versión premium es mucho más cualitativa con Asana: es una herramienta profesional y estructurante, contrariamente a Trello que conserva un aspecto amateur. 

Ventajas de las dos herramientas de planificación:

• Disponen de una versión gratuita;

• Son fáciles de utilizar;

• Permiten coordinar fácilmente todos los participantes en el proyecto;

• Permiten pilotar eficazmente los proyectos y seguir la progresión;

• Son colaborativas, productivas y simplifican la comunicación;

• Centralizan las informaciones y permiten la sincronización de las acciones.

Inconvenientes:

Ninguna de las dos herramientas permite gestionar proyectos complejos en todas sus dimensiones (presupuestos, facturación, seguimiento de gastos, planeación de recursos, planning, etc.)

Ventajas de Trello:

• El onboarding es extremadamente rápido: se necesitan 10 segundos para abrir una cuenta gratuita;

• Es muy fácil de usar: la interfaz es intuitiva y ergonómica;

• La utilización es sumamente lúdica (incluso después de meses de utilización);

• La interfaz es minimalista, sin embargo los usuarios tienen la posibilidad de agregar funcionalidades adicionales (Power-Ups) para las utilizaciones más avanzadas.

Inconvenientes de Trello:

• La herramienta es demasiado simplista para los proyectos con una complejidad de media a elevada;

• La vista exclusivamente en modo Kanban es frustrante cuando se tienen más de 30 tarjetas;

• La utilización se limita a proyectos específicos y no a mejorar la productividad cotidiana (gestión de tareas en equipo);

• No es posible crear subtareas con el mismo nivel de detalle que las tareas principales. 

Ventajas de Asana

• Su utilización tanto en la gestión de tareas cotidianas como en la planificación de proyectos específicos la convierten en una herramienta de colaboración completa;

• Excelente relación calidad-precio;

• Posibilidad de variar las vistas en función de las preferencias (listas, calendario...);

• Equilibrio entre estructuración y flexibilidad;

• Muy completo en cuanto a funcionalidades (posibilidad de complementar con integraciones).

Inconvenientes de Asana:

• Una gestión más avanzada de los flujos de trabajo y de los números de tickets permitiría reemplazar la utilización de otros software como Redmine. 

Tipo de empresas 

• freelance,

• start-ups,

• pymes,

• departamentos específicos de grandes empresas.

Utilizadores

• todos los empleados,

• responsables de proyectos.

Tipos de proyectos

• Proyecto informatico: desarrollo de aplicaciones principalmente;

• Brainstorming;

• Proyectos creativos: sitioweb, plan de comunicación;

• Proyectos de innovación: creación de una nueva línea de productos;

• Coordinación de equipos cotidianos (Asana);

• Trabajo colaborativo (Asana). 

Metodologias recomendadas

Ágil, pero si tu empresa aún no tiene una metodología de trabajo definida, las herramienta de gestión de proyectos en línea aportan muchos beneficios. 

Trello y Asana son soluciones informáticas eficaces y flexibles para colaborar y gestionar proyectos empresariales.

En el caso de Asana, la herramienta cumple con las funciones necesarias para la colaboración en equipo y la gestión de tareas cotidianas (fuera de proyectos específicos).

Por su parte, la versión gratuita de Trello es una herramienta perfecta para la gestión de pequeños proyectos. Sin embargo, los límites en sus funcionalidades obligan a los usuarios a pasar rápidamente a la versión premium. También estamos en la obligación de destacar que por un precio casi equivalente, la versión premium de Asana ofrece muchas más funcionalidades para una utilización mucho más amplia, flexible y estructurante.