10 mejores software para administración de proyectos [Comparativa 2022]

Para los managers, desarrolladores, mercadólogos o, simplemente, gerentes de empresa, los software para administración de proyectos ofrecen ventajas que se traducen en una mayor productividad.

Cada vez más innovadoras y menos limitados, permítenos presentarte los diez programas para gestión de proyectos más utilizados en México y España. Si, en cambio, te encuentras en la península ibérica, la comparativa con 5 gestores de proyectos en España es para ti. 

Asana es una excelente herramienta de colaboración, enfocada en la gestión de tareas, es posible utilizarla para la gestión de múltiples proyectos. La versión gratuita es tan completa que no es realmente necesario adquirir la versión de pago a menos que tu equipo sobrepase los 15 usuarios.

Las startups adeptas al trabajo colaborativo en línea utilizan esta herramienta gratuita de gestión de tareas para colaborar de forma organizada: los proyectos, las tareas y las subtareas se crean se y asignan de forma inteligente. 

• Diferentes vistas para ver el progreso del proyecto y la relación con el tiempo restante.
• Este software permite dividir las tareas a realizar, para colaborar, intercambiar y trabajar de manera más eficiente. 
• Jerarquía funcional de tareas.
• Notificaciones automáticas.
• Creación de reglas y workflows automáticos. 

Asana es un excelente compromiso entre una herramienta rígida y una solución e intuitiva, pero limitada. Asana está disponible desde 11,50 dólares/mes/usuario. Puedes utilizar Asana de forma gratuita con una cuenta básica. También puedes probar la versión premium de la solución de forma gratuita durante 30 días.

Asana, por otro lado, plantea algunos problemas de uso como la eliminación demasiado fácil de tareas (con la imposibilidad de recuperación). Sin embargo, es excelente para administrar pequeños proyectos de colaboración.

Bitrix24 es una herramienta que combina la gestión de proyectos, el CRM y la comunicación interna. Utilizada por más de 2 millones de empresas y organizaciones en todo el mundo, este éxito puede explicarse por la cantidad de funcionalidades gratuitas y relevantes que ofrece.

Bitrix24 mejora la gestión de los proyectos gracias a tres enfoques principales: la visión de 360º de cada uno de los proyectos con el generador de informes, la gestión efectiva y a tiempo de la carga de trabajo de los empleados y la sincronización de los miembros del equipo, estén donde estén.

• Gestión de proyectos (número ilimitado de proyectos) con diagrama de Gantt y tablero Kanban,
• gestión de documentos en línea,
• programación de citas (agenda y mensajería),
• comunicación a través de un chat privado o un debate en grupo,
• gestión de datos de clientes y CRM,
• creación, personalización y gestión de sitios web
• herramienta para la gestión de recursos humanos.

Su cobertura global la hace sumamente interesante desde la gestión de tiendas en línea, el diseño, el alojamiento y el posicionamiento orgánico hasta la gestión de proyectos, la relación con el cliente y la colaboración y comunicación interna. Bitrix24 se presenta como una solución milagrosa para empresarios que empiezan su negocio o que desean escalarlo. 

Y por si te quedan dudas, la plataforma de gestión es gratuita para un número ilimitado de usuarios, pero con funciones restringidas. Por ejemplo, no hay campos personalizables, planificación del tiempo y solo existen 5 dependencias entre tareas.

Google Drive es una de las aplicaciones de Google WorkSpace (antes G Suite) que permite a los usuarios almacenar, sincronizar y editar documentos de cualquier tipo en línea.

Con las funcionalidades de Google Drive, puedes archivar, compartir y trabajar sobre todos los archivos y documentos relacionados con tus proyectos de manera segura y centralizada. Especialmente, las versiones Business y Enterprise ofrecen espacio de almacenamiento ilimitado.

• Crear e importar documentos (hojas de cálculo, textos, diapositivas...).
• Organizar archivos y carpetas como en DropBox.
• Gestionar y aumentar el espacio de almacenamiento.
• Buscar documentos en Mi Unidad de Google Drive.
• Compartir documentos de Google en la nube.
• Activar el modo sin conexión para sincronizar Google Drive y trabajar offline.
• Transferir todos los archivos de un colaborador a otro.
• Personalizar la interfaz de Google Drive.
• Cobertura global de herramientas para la gestión de proyectos:
• Documentos.
• Hojas de cálculo.
• Presentaciones.
• Formularios.
• Keep (para la toma de notas).
• Sites (para la creación de sitios web).
• Drive.
• Gmail.
• Meet (para las videollamadas).
• Calendar.
• Chat.

Puesto que puedes acceder a la herramienta en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, puedes hacer un seguimiento más asiduo y controlar la información que compartes.

El servicio Vault for Drive contra la pérdida de datos, facilita la administración de cuentas de usuario y el uso compartido de archivos.

monday.com se centra en una representación moderna y visual de los proyectos para facilitar aún más la planificación.

Esto se logra a partir de tableros de trabajo y herramientas para la buena comunicación de los equipos. Planificar el cronograma de tus proyectos es posible, gracias a la línea del tiempo que está disponible y que simula un Diagrama de Gantt.

• Alertas y notificaciones automáticas.
• Tableros de control para supervisar el progreso del proyecto.
• Integración con diferentes programas para ahorrar tiempo (Zapier, Dropbox, Slack, Trello, etc.).
• Presentación del proyecto en diferentes vistas (Gantt o Kanban).
• Más de 100 plantillas personalizables.
• Plataforma colaborativa y dinámica, todo lo relacionado con el proyecto es accesible en un solo lugar (documentos, comentarios, notas, agenda, etc.).
• Aplicación móvil para controlar los cambios en tiempo real estés donde estés.

 monday.com facilita la gestión de los proyectos gracias a unos cuadros de mando divertidos y 100% personalizables.

Colorida, intuitiva y agradable, es posible crear tareas y definir plazos y recursos en unos pocos clics, gracias a las plantillas y a los flujos de trabajo predefinidos que pueden personalizarse según las necesidades del proyecto.

Los 15 widgets disponibles, vienen a completar la capacidad de personalización al 100%, es posible crear cuadros de mando, tomando en cuenta: presupuesto, carga de trabajo, progreso del proyecto, entre otros.

Podio es una herramienta para la gestión de proyectos centrada en la comunicación y la integración con las herramientas de gestión documental y empresarial más utilizadas. La solución permite tener todo lo relacionado con el trabajo en una sola plataforma: adjuntar archivos, ver el progreso y añadir comentarios: todo se actualiza en tiempo real.

Transforma los datos de tu proyecto en una herramienta para alinear el contenido, las comunicaciones y el proceso en un mismo lugar.  Con Podio puedes definir claramente las funcionalidades que requiere tu equipo y adaptar la herramienta a la forma en que tu empresa trabaja.

• Apps: es posible crear aplicaciones para que tu estructura en Podio se ajuste exactamente a tu forma de trabajar. 
• Integraciones disponibles con las aplicaciones profesionales más utilizadas en el mercado: 
• GoToMeeting,
• Excel,
• Google Drive,
• Zendesk,
• Hightail,
• Zapier,
• Microsoft Exchange.    
• API: Wrappers disponibles para PHP, .NET, Ruby, Java y Python, junto con SDKs móviles para Objective-C (iOS y OSX) y Android.        
• Compartir archivos: almacenamiento ilimitado y gratuito en Podio. Además, integra cualquiera de estos servicios de gestión de archivos y documentos en Podio:
• Dropbox,
• Google Drive,
• Box,
• Evernote,
• ShareFile,
• One Drive,
• SugarSync.    

Las funcionalidades de gestión de proyectos que propone Podio se centran en la organización de plazos de entrega y la organización de archivos en un mismo lugar. Una de las ventajas que te ofrece esta herramienta es que puedes añadir archivos integrando servicios como ShareFile y Google Drive.

Con un espacio de almacenamiento ilimitado, Podio facilita la consulta de los entregables de los proyectos, una vez estos han terminado, así como la vista general de otros proyectos de tu mismo equipo.

Project Online es, sin duda alguna, el software de gestión de proyectos más utilizado en el mundo. Sus funcionalidades de gestión de proyectos integran todas las etapas de la gestión de proyectos, tanto verticalmente (de la A a la Z) como horizontalmente (despliegue de tareas relacionadas con una etapa del proyecto). Con MS Project, las empresas pueden planificar y gestionar proyectos, optimizar la gestión de los recursos humanos y controlar los presupuestos.

MS Project online también incluye una herramienta de análisis y comunicación del proyecto. Se trata, por tanto, de una herramienta de planificación, gestión de proyectos y trabajo en colaboración de primera clase. 

• Gestión de tareas:
• Crear las tareas.
• Programar las fechas de entrega y los hitos.
• Asignarlas a las personas adecuadas.
• Permite a los empleados tener una visión global de sus próximas tareas e introducir los tiempos pasados.
• También te permite ver el progreso de todos los proyectos de un vistazo gracias a una serie de paneles personalizables.
• Es posible trabajar en línea, pero también fuera de línea y en la mayoría de los dispositivos móviles.

Basada en la nube, esta herramienta ofrece la ventaja de utilizar paneles accionables en tiempo real que te permiten optimizar tus inversiones y así tomar mejores decisiones financieras.

La solución en línea de Microsoft Project Online permite a las empresas administrar proyectos, al ofrecer funcionalidades para planificar, priorizar y coordinar principalmente proyectos de inversiones y carteras (PPM).

Redmine es una solución open source gratuita, reconocida a nivel mundial, que ofrece todas las funcionalidades necesarias para trabajar en modo proyecto, sin importar la estructura de tu equipo.

Redmine está especialmente concebido para desarrolladores por tratarse de una herramienta de gestión ágil para la gestión de proyectos, pero puede utilizarse para todo tipo de proyectos.

• Soporte de múltiples proyectos.
• Control de acceso flexible basado en roles.
• Sistema flexible de seguimiento de problemas.
• Diagrama de Gantt y calendario.
• Gestión de noticias, documentos y archivos.
• Feeds y notificaciones por correo electrónico.
• Wiki por proyecto.
• Foros por proyecto.
• Seguimiento del tiempo.
• Campos personalizados para preguntas, entradas de tiempo, proyectos y usuarios
• Integración de SCM (SVN, CVS, Git, Mercurial y Bazaar).
• Creación de incidencias por correo electrónico.
• Soporte de autenticación LDAP múltiple.
• Soporte para el auto-registro de usuarios.
• Soporte para varios idiomas.

De código abierto, se adapta a todo tipo de estructuras. Es particularmente apreciado por su simplicidad, la personalización de formatos de tickets y de los flujos de trabajo. 

Sin embargo, su interfaz a veces es percibida como fría y rígida, puesto que no cuenta con la función de arrastrar y soltar, ni con la priorización relativa de las tareas. Además, requiere estar alojado en tus servidores y ser mantenido por un equipo competente (respaldo, seguridad, SSL). Por lo tanto, existe un costo asociado a la operación.

Trello entiende que la gestión de proyectos tiene que ver con la colaboración y la visualización del progreso de las tareas en curso. Permite crear proyectos en forma de columnas y tarjetas, que son fáciles de utilizar en modo colaborativo. Su aplicación móvil también está muy bien diseñada.

Trello permite crear proyectos que toman la forma de tablas en varias columnas personalizables. En cada columna están las tareas o ideas (visualizadas en forma de tarjetas) que los colaboradores pueden deslizar de izquierda a derecha, a medida que avanzan.

• Posibilidad de crear reglas de automatización para ahorrar tiempo.
• Puedes compartir las tarjetas con los miembros del equipo. 
• Gestionar las tareas de un proyecto en forma de arrastrar y soltar, similar a las plantillas de Kanban.
• Número ilimitado de tablas,
• número ilimitado de archivos adjuntos,
• número ilimitado de miembros.

Es una herramienta completamente gratis en su primera versión y tiene una aplicación móvil muy bien diseñada. Sin embargo, esta versión gratuita plantea un problema de privacidad y seguridad de datos, aunque en su versión de pago, el software asegura proponer "más seguridad".

Trello es más un gestor de tareas que una herramienta de gestión de proyectos en sentido estricto, ya que no permite la gestión de costos, tiempos y presupuestos.

Wrike es una herramienta de gestión de proyectos colaborativos que ofrece una serie de características interesantes para el gestor de proyectos que desea disponer de vistas cómodas para evaluar el progreso y los flujos de trabajo en tiempo real.

Puedes organizar fácilmente tus proyectos, archivos, tareas y subtareas con tus propios campos, y supervisar el progreso del trabajo en un tablero personalizado en términos de plazos, carga de trabajo y recursos humanos asignados.

• Los diagramas de Gantt ofrecen visualizaciones dinámicas con el progreso del proyecto en el tiempo.
• Vistas que permiten visualizar más elementos, como tableros Kanban más extensos.
• Flujo de actividad dinámico en tiempo real.
• Sincronización del correo electrónico con el calendario y conectividad con aplicaciones empresariales como Salesforce Sales Cloud para CRM, Google Drive.
• Edición colaborativa y sincronizada de documentos en tiempo real.
• Informes del equipo en forma de gráfico,

Wrike es una herramienta que actualmente ofrece 5 ediciones, de las cuales la primera es completamente gratuita. Esta permite que 5 usuarios trabajen en un proyecto, pudiendo compartir archivos y visualizando los flujos de actividades en tiempo real, incluso desde tu teléfono móvil (Android y iPhone).

Esta versión gratuita está enfocada mayormente para equipos pequeños que necesiten tener al alcance un listado de tareas colaborativas que simplifiquen el trabajo en equipo.

Zoho es un editor que ofrece un conjunto muy completo de herramientas online a precios muy competitivos. Zoho Projects es un ejemplo perfecto: la oferta gratuita permite a 3 usuarios trabajar en hasta 2 proyectos, con todas las características necesarias. Entre ellas, la gestión de tareas, la gestión de documentos, los recursos humanos, los presupuestos, la gestión del tiempo, etc.

Zoho Projects es un software de gestión de proyectos en línea que le ayuda a planificar su trabajo de manera eficiente, al tiempo que gestiona sus recursos, tiempo y presupuestos.

• Identificar tareas críticas con los diagramas de Gantt.
• Seguir el progreso del proyecto en diferentes períodos. 
• Convertir un proyecto existente en una plantilla de diagrama de Gantt y utilizarla para crear nuevos proyectos rápidamente.
• Integrar fácilmente con las aplicaciones de terceros más populares (MS Project, G Suite, DropBox, Slack, Github, etc.),
• Optimizar la colaboración gracias a la mensajería instantánea integrada,

La versión gratuita de Zoho Project permite administrar un proyecto (solo uno) con un número ilimitado de usuarios y todas las funcionalidades esenciales. Estas incluyen la gestión de documentos, tareas y tiempo, recursos humanos, presupuestos, etc.

Esta herramienta no se detiene ahí, además, permite la integración con MS Project, G Suite y DropBox. No obstante, se espera que adquieras su versión superior (de pago) tan pronto desees crear un segundo proyecto, la cual es considerada como una de las más baratas del mercado dentro de los software en línea.

Un software de gestión de proyectos gratis y en español te permite organizar y colaborar sin necesidad de invertir dinero. Aunque sus funcionalidades a veces estén limitadas, estas herramientas son verdaderos gestores de tareas que responden a problemas de colaboración y herramientas de gestión de proyectos que solucionan problemas de planificación.