Herramientas de gestión de proyectos gratis: comparativa

Las 10 mejores herramientas de gestión de proyectos gratis

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Las herramientas de gestión de proyectos gratis son cada vez más innovadoras y menos limitadas.

Para los gerentes de proyectos o incluso si eres desarrollador, mercadólogo, vendedor o diseñador, las herramientas de gestión de proyectos ofrecen ventajas que se traducen en una mayor productividad.

¿Tienes límite de tiempo o presupuesto? 👉 Existen docenas de software gratuitos y en este artículo te dejamos nuestra comparativa.

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Software gratuito y Open Source: diferencias

“Open Source” que a veces se confunde con "gratuito", significa que todos pueden disponer libremente del software y de su código fuente.

Sin embargo, el registro, la instalación, el mantenimiento y las actualizaciones son responsabilidad del usuario. Para esto se requieren servidores, personas competentes y contar con un presupuesto de varios cientos o miles de euros al año.

El software gratuito puede ser libre o propietario. Está a disposición sin costo, pero con algunas limitaciones como la posibilidad de disponer de tus datos paras fines publicitarios.

Ventajas y desventajas de los software gratuitos

Ventajas

Las herramientas gratuitas de gestión de proyectos permiten a muchas empresas estructurarse y enmarcar su metodología sin costo. Sin embargo, no son totalmente perfectas.

Desventajas

  • Seguridad y confidencialidad de los datos no garantizadas.
  • Funcionalidades y número de usuarios limitados.
  • Soporte técnico y soporte al usuario no incluidos.

Comparativa: 11 herramientas gestión de proyectos gratuitas

Excel

Antes de abordar nuestra comparativa, hablemos de Microsoft Excel, que aunque no es gratis, puesto que casi todas las compañías lo utilizan, no se requiere considerar como un costo adicional.

Sus hojas de cálculo tienen la ventaja de permitirte organizar tus proyectos y tareas, sin necesidad de adquirir una nueva herramienta.

Por ejemplo:

No obstante, Excel no está suficientemente estructurado para llevar un control riguroso, pues la eliminación de elementos no se guarda y la trazabilidad de acciones no existe. Por lo tanto, lo recomendamos para proyectos pequeños.

Para todos los demás proyectos, he aquí las demás opciones que tienes:

Gestor de proyectos gratis Lo más destacado
Asana Gestión de tareas
Bitrix24 Cobertura funcional
Google Drive Seguridad en los datos
Microsoft Project Online Gestión de portafolios
Monday.com Organización y colaboración
Podio Gestión empresarial global
Redmine Open source
Trello Visualización y colaboración
Wrike Planificación simple
Zoho Project Gestión de proyectos completa

Asana

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© Asana

Asana es una excelente herramienta de colaboración para la gestión de tareas que puede utilizarse en múltiples proyectos. La versión gratuita es tan completa que no es realmente necesario adquirir la versión de pago.

Este software permite dividir las tareas a realizar, para colaborar, intercambiar y trabajar de manera más eficiente. Todos saben qué hacer cuando llegan a la oficina o cuando salen de una reunión.

Asana, por otro lado, plantea algunos problemas de uso como la eliminación demasiado fácil de tareas (con la imposibilidad de recuperación). Sin embargo, es excelente para administrar pequeños proyectos de colaboración.

Bitrix24

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© Bitrix24

Bitrix24 es utilizado por más de 2 millones de empresas y organizaciones en todo el mundo. Este éxito puede explicarse por la cantidad de funcionalidades gratuitas y relevantes que ofrece.

Además de la gestión de proyectos, Bitrix24 también ofrece:

  • CSR,
  • CRM,
  • gestor de documentos,
  • agenda y mensajería,
  • herramienta de recursos humanos.

La plataforma de gestión es gratuita para un número ilimitado de usuarios, pero existen funciones restringidas. Por ejemplo, no hay campos personalizables, planificación del tiempo y solo existen 5 dependencias entre tareas.

Google Drive

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© Google

Con las funcionalidades de Google Drive, puedes almacenar y compartir todos los archivos de tus proyectos de manera segura y centralizada. Especialmente, las versiones Business y Enterprise ofrecen espacio de almacenamiento ilimitado.

Puesto que puedes acceder a la herramienta en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, puedes hacer un seguimiento más asiduo y controlar la información que compartes.

el servicio Vault for Drive contra la pérdida de datos, facilita la administración de cuentas de usuario y el uso compartido de archivos.

Monday.com

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© Monday

Aunque monday.com no es una herramienta propiamente gratuita, hemos querido incluirla en esta comparativa porque ofrece una versión de prueba que sí lo es y sus funcionalidades son esenciales cuando de gestionar y organizar proyectos se trata.

Esto se logra a partir de tableros de trabajo y herramientas para la buena comunicación de los equipos. Planificar el cronograma de tus proyectos es posible, gracias a la línea del tiempo que está disponible y que simula un Diagrama de Gantt.

Podio

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© Podio

Las funcionalidades de gestión de proyectos que propone Podio se centran en la organización de plazos de entrega y la organización de archivos en un mismo lugar. Una de las ventajas que te ofrece esta herramienta es que puedes añadir archivos integrando servicios como ShareFile y Google Drive.

Con un espacio de almacenamiento ilimitado, Podio facilita la consulta de los entregables de los proyectos, una vez estos han terminado, así como la vista general de otros proyectos de tu mismo equipo.

Project Online

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© Microsoft

La solución en línea de Microsoft Project Online permite a las empresas administrar proyectos, al ofrecer funcionalidades para planificar, priorizar y coordinar principalmente proyectos de inversiones y carteras (PPM).

Basada en la nube, esta herramienta ofrece la ventaja de utilizar paneles accionables en tiempo real que te permiten optimizar tus inversiones y así tomar mejores decisiones financieras.

Redmine

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© Redmine

Redmine es una solución Open Source gratuita, reconocida a nivel mundial, que ofrece todas las funcionalidades necesarias para trabajar en modo proyecto, sin importar la estructura de tu equipo.

Requiere estar alojado en tus servidores y ser mantenido por un equipo competente (respaldo, seguridad, SSL). Por lo tanto, existe un costo asociado a la operación.

Es apreciado por su simplicidad, la personalización de formatos de tickets y de los flujos de trabajo. Su interfaz a veces es percibida como fría y rígida, puesto que no cuenta con la función de arrastrar y soltar ni la priorización relativa de las tareas.

Trello

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© Trello

Trello  te permite crear proyectos que toman la forma de tablas en varias columnas personalizables. En cada columna están las tareas o ideas (visualizadas en forma de tarjetas) que los colaboradores pueden pasar de izquierda a derecha, a medida que avanzan.

Es una herramienta completamente gratis en su primera versión y tiene una aplicación móvil muy bien diseñada. Sin embargo, esta versión gratuita plantea un problema de privacidad y seguridad de datos, aunque en su versión de pago, el software asegura proponer "más seguridad".

Wrike

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© Wrike

Wrike es una herramienta que actualmente ofrece 5 ediciones, de las cuales la primera es completamente gratuita. Esta permite que 5 usuarios trabajen en un proyecto, pudiendo compartir archivos y visualizando los flujos de actividades en tiempo real, incluso desde tu teléfono móvil (Android y iPhone).

Esta versión gratuita está enfocada mayormente para equipos pequeños que necesiten tener al alcance un listado de tareas colaborativas que simplifiquen el trabajo en equipo.

Zoho Project

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© Zoho Project

La versión gratuita de Zoho Project permite administrar un proyecto (solo uno) con un número ilimitado de usuarios y todas las funcionalidades esenciales. Estas incluyen la gestión de documentos, tareas y tiempo, recursos humanos, presupuestos, etc.

Esta herramienta no se detiene ahí, además, permite la integración con MS Project, G Suite y DropBox. No obstante, se espera que adquieras su versión superior (de pago) tan pronto desees crear un segundo proyecto, la cual es considerada como una de las más barata del mercado dentro de los software en línea.

Conclusión

Un software de gestión de proyectos gratis y en español te permite organizar y colaborar sin necesidad de invertir dinero. Aunque sus funcionalidades a veces estén limitadas, estas herramientas son verdaderos gestores de tareas que responden a problemas de colaboración y herramientas de gestión de proyectos que solucionan problemas de planificación.

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