¿Cómo crear cuadros de mando integral fácilmente?

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Entre los principales desafíos para la gestión de proyectos se encuentra la producción regular de un cuadro de mandos (scoreboard). Este enfoque formaliza un resumen rápido del rendimiento de un proyecto o de una empresa que luego puede usarse para corregir eficazmente cualquier irregularidad.

¡Descubre todas las ventajas de esta herramienta, la importancia de elegir los indicadores correctos, cómo construir un CMI o cuadro de mando integral con éxito y por qué hacerlo con un software especializado!

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El cuadro de mando integral: una herramienta esencial para la gestión de proyectos

El cuadro de mando integral ayuda a visualizar los elementos clave de un proyecto o de una empresa y a gestionar de manera proactiva su progreso.

El CMI es una herramienta que se usa tanto para la comunicación interna como externa.

Una síntesis clave accesible para todas las organizaciones

El cuadro de mando representa un informe muy condensado de la actividad de una organización durante un período determinado. El principio de este documento se basa en la comparación de pronósticos y logros operacionales utilizando una selección de indicadores neutrales y confiables para medir los hitos predefinidos.

Accesible para empresas de todos los tamaños y complementaria a la planificación estratégica, la herramienta tiene la ventaja de ajustarse a tu negocio y a su contexto.

Puedes asociarlo con un solo proyecto (transversal o no) o asignarlo a la gestión de cartera de proyectos.

Indispensable para la gestión a corto y mediano plazo, el CMI contribuye a preservar la productividad y la rentabilidad.

A través de conclusiones claras, la herramienta permite tomar decisiones correctivas rápidas, racionales y adecuadas tan pronto como se constata un fallo frente a los objetivos anticipados.

Al igual que cualquier herramienta de gestión, el cuadro de mando integral requiere una actualización regular para garantizar informes y monitoreo en tiempo real.

¿Quién se beneficia de la instalación de un cuadro de mando integral?

Un cuadro de mando eficaz debe proporcionar información relevante e imparcial a los 3 principales interesados ​​del proyecto:

  • La dirección: la idea es facilitar la gestión de tareas, recursos (especialmente en términos de presupuesto) y las limitaciones de los diferentes procesos de trabajo a lo largo del tiempo.

  • El equipo del proyecto: la herramienta es parte de una estrategia para la mejora continua del rendimiento, la gestión del cambio y la gestión ágil. Más allá de compartir datos operativos clave, el objetivo es identificar áreas para progresar.

  • Los terceros (clientes, subcontratistas, auditores, etc.): el objetivo principal es permitirles medir el progreso de un proyecto y demostrar la transparencia de la comunicación.

Ventajas de cuadro de mando integral

El propósito es organizar y dirigir el despliegue de la estrategia a través de un enfoque basado en herramientas analíticas.

El interés de este software es múltiple. El cuadro de mando avanzado permite:

  • Traducir objetivos estratégicos en objetivos operativos,

  • Priorizar proyectos de desarrollo y acciones de marketing,

  • Medir y monitorear la trayectoria de la empresa hacia el logro de los objetivos definidos,

  • Alinear el trabajo de cada empleado con los objetivos operativos,

  • Facilitar la comunicación para todos los departamentos.

¿Cómo construir un cuadro de mando integral según el método de Kaplan y Norton?

A pesar de una aparente simplicidad, la configuración de un cuadro de mando no puede ser improvisada. Existen requisitos obligatorios para hacer que este enfoque sea coherente con el negocio y la organización de la empresa.

De acuerdo con Robert S. Kaplan y David P. Norton, un Balanced Scorecard, es un cuadro de mando estratégico cuyo objetivo es tomar en cuenta todas las dimensiones que afectan el desempeño de las medidas financieras y operativas en una empresa.

El BSC o cuadro de mando integral es un sistema de gestión integrado en la estrategia. 

Estas son las 4 perspectivas del modelo: 

  • Cliente.

  • Finanzas.

  • Proceso interno.

  • Aprendizaje y desarrollo.

Indicadores que no debes pasar por alto

Un indicador es un dato capaz de resumir información mucho más compleja en un solo número o tendencia, los indicadores constituyen la base de cualquier CMI. Te permiten hacer diagnósticos relevantes y hacer que tu proyecto sea efectivo gracias a un vínculo directo con la realidad en el terreno y el proceso analizado.

Al gestionar varios proyectos, es aconsejable combinar indicadores operativos para los procesos internos y de rendimiento para una perspectiva financiera, favoreciendo un enfoque inteligente.

Procesos internos

Este tipo de indicador se centra en la eficiencia de la "gestión de proyectos" al medir esencialmente los esfuerzos realizados en relación con los objetivos iniciales.

Las preguntas de evaluación a las que responde siguen siendo bastante simples: se relacionan con los problemas de QCD (calidad, costos, tiempo) de la organización, y el resultado a menudo se expresa como un porcentaje o en valor monetario. Los más comunes son:

  • ¿Cuál es el nivel actual de uso de los recursos planificados?

  • ¿Cuáles son los tiempos promedio dedicados a ciertas tareas?

Indicadores de riesgos

La gestión del proyecto también implica el control y el monitoreo de los riesgos relacionados con el proyecto o tipo de actividad.

Debido a esta perspectiva específica de gestión del tiempo y posibles retrasos, generalmente se expresan en forma de tasa de disponibilidad (cálculo provisional de la carga de trabajo, evaluación del absentismo, etc.) o logro (número de tareas completadas en relación con el total planificado, etc.).

Verdaderas alertas en la detección de anomalías, su rápida corrección evitará el deterioro de uno o más indicadores de resultados en un horizonte más largo.

Con frecuencia, los indicadores se asocian con los códigos de color verde (OK), amarillo (atención) o rojo (situación crítica) cuando intentamos representarlos gráficamente.

Satisfacción del Cliente

En este perspectiva entran todos los datos que pueden medir la relación de cliente con respecto a tu producto o servicio.

Por ejemplo:

  • fidelidad del cliente,

  • precio del producto o servicio,

  • calidad,

  • imagen que tienen los clientes,

  • nuevos clientes potenciales,

  • notoriedad, etc.

Indicadores de finanzas

Suele ser uno de los indicadores tradicionalmente utilizados para medir el rendimiento de las empresas. El seguimiento del plan estratégico suele verse reflejado en este indicador, básicamente son todos los datos que reflejan la situación económica de la empresa.

Aprendizaje y crecimiento

Se trata de medir los activos que permiten a la empresa desarrollarse y evolucionar. La perspectiva de aprendizaje y crecimiento se convierte en un indicador de los recursos humanos: implicación, motivación, cultura de empresa, competencias, satisfacción y productividad.

La correcta lectura e interpretación de estos indicadores permite una toma de decisiones bajo una lógica de largo, mediano y corto plazo.

Las 5 etapas para crear un cuadro de mando integral

Etapa # 1: definir la estrategia

El diseño de una estrategia requiere la definición precisa de los resultados esperados. Debes asegurarte de haber identificado adecuadamente las necesidades de la empresa y haber de fijado objetivos realistas. 

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©Wikipedia

Etapa # 2:definir los objetivos para cada perspectiva

Para ello, debes construir un mapa estratégico que contenga: 

  • Finanzas,

  • Cliente,

  • Proceso de negocios interno,

  • Aprendizaje y desarrollo.

Debes relacionar los objetivos entre ellos, en una relación de tipo causa-efecto.

Etapa # 3: elegir los indicadores correctos

Debes elegir únicamente los indicadores pertinentes según la estrategia y los objetivos.

Por lo tanto, no retengas más de una docena de indicadores, evita la recopilación de datos complejos y que requieren mucho tiempo de análisis.

Etapa # 4: entrar en la parte operacional

Se trata de elegir las acciones concretas que deben ser llevadas a cabo para lograr los objetivos. 

Etapa # 5: construir el cuadro de mando integral

Puedes seguir este modelo para construir tu cuadro de mando personalizado.

  Objetivos Indicadores Objetivos Iniciativas
Perspectiva financiera        
Perspectiva del cliente        
Perspectiva de Procesos internos        
Perspectiva de aprendizaje y desarrollo        

Cuadro de mando integral: ejemplos

ISOTools

El CMI o cuadro de mando integral de IsoTools permite la creación de tableros personalizados según el público objetivo o los diferentes niveles de la organización.

La herramienta ayuda a integrar las diferentes etapas de la construcción de una estrategia a través de una gestión sencilla y visual del cuadro de mando.

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Entre las principales funcionalidades de ISOTools están:

  • La construcción de la misión, visión y valores de la empresa. 

  • La generación de informes. 

  • La definición de objetivos estratégicos bajo una relaciones de causa-efecto.

Kawak

Kawak hace que la medición de tus procesos sea simple y eficiente.

Kawak es un software de gestión de proyectos en línea que permite centralizar todos los indicadores de tu empresa en un solo sitio. La alimentación de datos puede ser realizada mediante archivos planos CSV o partir de otros sistemas de información.

Kawak-indicadores

Entre las principales funcionalidades de Kawak están: 

  • La planeación de procesos y estrategias.

  • El diseño y seguimiento de diferentes indicadores a partir de variables y fórmulas.

  • La posibilidad de agrupar indicadores por familias y obtener resultados consolidados.

 ¿Listo para alcanzar tus objetivos gracias al cuadro de mando?

El cuadro de mando integral representa un activo esencial durante la gestión del proyecto. Se trata de una herramienta proactiva de dirección y monitoreo.

Te garantizamos una máxima visibilidad del avance de tus objetivos, los recursos disponibles y los indicadores de rendimiento. Optimiza tu estrategia a tiempo gracias a información fiable disponible en tiempo real. 

El uso de una aplicación SaaS te permite la personalización total de tus indicadores y de la interfaz. También fortalece la capacidad de respuesta y mejora fácilmente el rendimiento operativo.

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