Cómo optimizar la Gestión de Obras para asegurar su eficacidad

por Marta Prego-Nieto. Artículo actualizado el 6 de enero de 2021, públicado inicialmente en agosto 2020
Cómo optimizar la Gestión de Obras para asegurar su eficacidad

La Gestión de Obras consiste en la coordinación de equipos multidisciplinarios que trabajan de manera conjunta para asegurar la ejecución de un proyecto. Cuando se decide realizar una obra, aspectos como los recursos, los costes y los plazos, requieren de un seguimiento y control detallado, así como de una comunicación constante entre todas las partes involucradas.

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Control y Gestión de Obras: definición

Una obra, sea que se trate de una gran construcción o de una reforma, es encargada por un cliente (persona, ente privado o Administración Pública) a una empresa del sector de la construcción, por medio de la celebración de un contrato.

Para la ejecución de dicha obra, es necesario partir de un estudio de las especificaciones técnicas del proyecto, a partir del cual, el contratista podrá preparar su oferta de servicios. Dicha oferta debe incluir:

  • el cronograma de actividades,
  • el presupuesto estimado,
  • el detalle del equipo técnico y operacional,
  • las condiciones de ejecución de la obra,
  • las especificidades del control y gestión de obra que se llevará a cabo.

A lo largo de la ejecución de una obra, son varias las actividades que requieren de un seguimiento y control como:

  • la estimación de recursos y la realización de pedidos de material,
  • las comunicaciones con el contratista,
  • el correcto avance del cronograma de actividades,
  • los diferentes costes que se van generando,
  • la ejecución de los trabajos.

En el caso de las obras civiles de carácter público (infraestructuras y servicios), estas están reguladas por la Ley 9/2017 sobre contratos del sector público. Dicha ley se asegura de llevar control del presupuesto (inicial y final) para cada proyecto.

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¿Cómo gestionar una obra? → Procedimiento de gestión de obras

1. Coordinación de todos los departamentos implicados

La gestión de obras no puede funcionar si no hay una uniformidad entre todos los departamentos y áreas involucradas. En este sentido:

  • El Departamento Económico y/o de Finanzas ha de encargarse de la planificación económica, asegurando que haya suficiente liquidez y planificación durante el proyecto.
  • El Departamento de Recursos Humanos organizará la planificación temporal teniendo en cuenta el descanso de todos los trabajadores (propios y/o contratados) para conseguir un ambiente seguro y optimizado.
  • El Departamento Técnico tendrá que asegurar la ejecución de los trabajos de conformidad con las especificaciones técnicas, así como de coordinar el cronograma, el cumplimiento de plazos y la correcta ejecución del presupuesto.
  • El Departamento Administrativo estará a cargo de coordinar las distintas relaciones con otras empresas, proveedores y partes involucradas.

Es muy importante tener en cuenta que todas estas áreas han de comunicarse entre ellas y tener un objetivo común. Para eso, es recomendable que haya un área, persona o departamento encargado de liderar a todo el equipo.

2. Estudio de las necesidades del cliente

La gestión de obras contempla la etapa de estudio y análisis del pliego de condiciones o especificaciones técnicas que el contratista ha preparado. Las empresas constructoras estudian en detalle dicho documento con el objetivo de saber si cuentan con la infraestructura y el equipo necesario para responder a las necesidades del cliente.

Una vez confirmada la capacidad requerida, este procede a preparar su oferta de servicios.

3. Preparación de la oferta de servicios

Esta etapa consiste en la elaboración de un documento que recoja toda la información referente a:

  • el número de profesionales necesarios y la conformación de los equipos,
  • la propuesta de presupuesto inicial,
  • los planos de la obra,
  • el detalle de materiales a utilizar,
  • las necesidades de alguna subcontratación de servicios.

Cada etapa del proceso podrá llevar más o menos tiempo, dependiendo de la agilidad con la que se tomen las decisiones, se cuente con la disponibilidad de materiales, etc.

4. Ejecución de la obra

La oferta de servicios ha sido aceptada por el contratista y la obra comienza. En este punto, se hace necesaria la coordinación de los equipos para que el cronograma avance sin contratiempos y dentro de los plazos asignados.

Se deben hacer reuniones periódicas de seguimiento al avance del proyecto y dejar consignado por escrito todo lo referente a cada etapa en el acta de reunión:

  • trabajo ejecutado,
  • presupuesto consumido,
  • imprevistos o demoras,
  • acciones a venir.

5. Seguimiento a partir de un Programa para la Gestión de Obras

En términos de control y gestión de obras más vale ser ágiles. Cuanto más se tarde una obra en finalizar, más la empresa incurrirá en gastos.

Para ganar en velocidad, sin perder eficacia, es recomendable apoyarse en los software de gestión obras. Dichos sistemas contribuyen a la automatización y priorización de actividades. Para la correcta ejecución de los trabajos y asegurar el cumplimiento de los plazos, son varias las opciones que tienes a tu alcance y aquí te presentamos dos de ellas:

Kizeo Forms centraliza todas las informaciones de la obra en una misma plataforma. Lo consigue gracias a formularios que pueden ser consultados y rellenados desde el terreno o la oficina. Además, se pueden completar con imágenes y vídeos. Las tareas son asignadas directamente al encargado que se designe.

Resulta especialmente útil en obras ya que, con su suscripción, puedes utilizarlo en cualquier dispositivo incluso sin conexión. Toda la información que se recoja en la plataforma se convierte en un documento que se envía automáticamente a tu cliente. Es completamente personalizable y se puede integrar con otros software que utilice tu empresa.

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© Kizeo Forms

  • Proyecto MS Online es un gestor de proyectos desarrollado por Microsoft. Permite hacer un seguimiento desde la nube cualquier tipo de obra, independientemente del tamaño de esta. Todos los/las integrantes del equipo se pueden conectar al proyecto, gracias a que trabaja conjuntamente con One Drive y Skype.

    Proyecto MS online es un servicio que se encuentra en el paquete Microsoft 365, integrado a la herramienta estándar Proyecto MS. El programa se puede utilizar en línea, sin conexión y acepta diferentes dispositivos de móvil.

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© Sinnaps

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