Gestión de obras → software para optimizar la gestión del proyecto

La gestión de obras en el mundo empresarial, ¿cómo optimizarla?

La gestión de obras es una actividad por la cual se coordinan todos los departamentos de una empresa para la ejecución de un proyecto. Cuando se decide realizar una obra, los costes son muy variados y hay necesidad de mucha mano de obra. Si no se realiza una gestión seguida y detallada, con comunicación entre todas las partes, es muy fácil que haya pérdidas.

Por eso, en este artículo, no sólo mostramos qué es la gestión de obras y su incidencia en el mundo empresarial. También damos consejos y proponemos software para su aplicación.

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Gestión de obras, ¿qué es?

Una obra puede ser encargada por un cliente (persona u empresa) a una empresa del sector construcción o puede ser realizada por la misma empresa por medio de contratos específicos. Cuando hablamos de obra, no sólo hablamos de grandes construcciones sino que también pueden ser otros proyectos como las reformas.

En ambos casos, se tendrá que partir de un estudio de las necesidades y posibilidades realizado por la empresa de construcción. Posteriormente, se ofrecerá un presupuesto inicial. Una vez aceptado se comenzará con la ejecución.

Si hablamos de obra civil, aquella que se encarga de infraestructuras y servicios, los presupuestos (iniciales y finales) deben ser vigilados por la entidad pública que contrata.

Estas obras están reguladas por la Ley 9/2017 de contratos del sector público.

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© ADAMS formación

¿Parece fácil? A lo largo de todo el procesos habrá varias tareas, fuera de la mera construcción, como:

  • Realizar pedidos de material y recursos.
  • Comunicarse con el designado para cada necesidad.
  • Relacionarse con el cliente.
  • En el caso de las obras civiles, también hay que preparar la información pública.

Si no se organiza bien, puede dar lugar a duplicados o pagos equivocados.

¿Cómo se incluye la gestión de proyectos de obras en el día a día empresarial?

Áreas implicadas en la gestión de obras

La gestión de proyectos de obra no puede funcionar si no hay una uniformidad entre todos los departamentos y áreas de la empresa. Pero, sobre todo, hay que tener en cuenta:

  • El Departamento Económico y/o de Finanzas ha de encargarse de la planificación económica, asegurando que haya suficiente liquidez y planificación durante el proyecto.
  • El Departamento de Recursos Humanos organizará la planificación temporal teniendo en cuenta el descanso de todos los trabajadores (propios y/o contratados) para conseguir un ambiente seguro y optimizado.
  • El área encargada de la gestión de la obra también tendrá que coordinar cronogramas, fechas y sevir como punto de encuentro entre todas las demás.
  • Las distintas relaciones con otras empresas y proveedores será encargada (depende de la empresa) al área económica o directiva.

Es muy importante tener en cuenta que todas estas áreas han de comunicarse entre ellas y tener un objetivo común. Para eso, es recomendable que haya un área, persona o departamento encargado de liderar el equipo.

El procedimiento de gestión de obras

La gestión de obras incluye varias etapas en las que podemos encontrar:

  1. Estudio de las necesidades del cliente.
  2. Decisión sobre el número de trabajadores necesarios.
  3. Propuesta de presupuesto inicial.
  4. Si aceptado, realización de planos de la obra.
  5. Elección del equipo gestor de la obra, incluyendo a los departamentos nombrados.
  6. Elección de materiales a utilizar.
  7. Necesidad de alguna subcontrata.
  8. Realización del proyecto de construcción.

Cada etapa del proceso podrá llevar más o menos tiempo, dependiendo de la agilidad con la que se tomen las decisiones, disponibilidad de materiales, etc. En todo caso, tener un sistema de gestión de proyectos que usemos para la construcción siempre nos reportará en un descenso del tiempo utilizado.

Sistemas de gestión de proyectos para obras

Para agilizar el trabajo y conseguir optimizar al máximo, podemos echar mano de muchas aplicaciones. En particular, te recomendamos estas:

Fixner

Fixner es un gestor de proyectos que permite ver en todo momento cómo está yendo tu obra. Su plataforma permite sincronizarse con una aplicación móvil, por lo que todo tu equipo recibe notificaciones, documentos, órdenes de trabajo, etc. Es una forma infalible de hacer seguimiento al control de costes.

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© Fixner

La aplicación también tiene otra gran ventaja: puedes automatizar muchos de tus procesos como enviar mails u organizar documentos. Desde ella puedes realizar varias acciones como comprar inventario, cambiarlo de sitio, etc. También te ofrece distintos presupuestos una vez que se añadan los gastos y actividades realizadas.

Kizeo Forms

Kizeo Forms centraliza todas las informaciones de la obra en una misma forma. Lo consigue gracias a formularios que pueden ser consultados y rellenados desde el terreno o la oficina. Además, se pueden completar con imágenes y vídeos. Las tareas son asignadas directamente al encargado que se designe.

Resulta especialmente útil en obras ya que, con su suscripción, puedes utilizarlo en cualquier dispositivo incluso sin conexión. Toda la información que se recoja en la plataforma se convierte en un documento que se envía automáticamente a tu cliente. Es completamente personalizable y se puede integrar con otros software que se utilice tu empresa.

Proyecto MS Online

Proyecto MS Online es un gestor de proyectos desarrollado por Microsoft. Permite hacer un seguimiento desde la nube cualquier tipo de obra, independientemente del tamaño de esta. Todos los/las integrantes del equipo se pueden conectar al proyecto y su sitio web utiliza One Drive y Skype.

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© Sinnaps

Proyecto MS online es un servicio que se encuentra en el paquete Microsoft 365, integrado a la herramienta estándar Proyecto MS. El programa se puede utilizar en línea, sin conexión y acepta diferentes dispositivos de móvil.

¿Cuál es la ventaja de usar un sistema de gestión de proyectos para obras?

En el mundo empresarial, conviene ser ágiles. Cuanto más se tarda en finalizar una obra, en más gastos se incurrirá. Pero, las prisas nunca son buenas amigas de realizar una construcción segura, fiable y eficiente.

Por eso, para ganar en velocidad, sin perder eficacia, es recomendable usar los sistemas de gestión de proyectos. Estos te ayudan a automatizar toda aquella actividad en la que antes se solía perder tiempo. Así estamos al cien por ciento para las tareas más importantes.

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