No dejes que se pierda información clave: aprende a redactar actas de reuniones relevantes [+ plantilla].
Las actas de reunión son un documento esencial para garantizar la trazabilidad de la información intercambiada durante una reunión. En ellas se registran las actividades realizadas y los temas tratados por el equipo, para que puedan convertirse en acciones concretas.
Para que la gestión del proyecto tenga éxito, las actas de las reuniones son una herramienta esencial para el seguimiento del proyecto, ya que registran las decisiones tomadas para alcanzar los objetivos siguientes. Como toda la documentación del proyecto, deben estar disponibles para su consulta en cualquier momento después de la reunión.
Por eso es vital que esté bien redactada y claramente estructurada, para que todo el equipo disponga del mismo nivel de información. Entonces, ¿cómo hacerlo y por dónde empezar para dominar el arte del acta?
Descubra todas las etapas de la redacción de un acta, la información esencial que contiene y una plantilla descargable que le servirá de base para crear la suya propia.
Actas de reunión: volver a lo básico
¿Qué son las actas de reunión y por qué hay que redactarlas?
Organizas o asistes a una reunión de trabajo? Sea cual sea su propósito, por su propia naturaleza se basa en la interacción y el intercambio.
Así que, para asegurarte de que esta reunión conserva todo su interés, vas a elaborar un acta de reunión. Este documento te permitirá:
- conservar un registro escrito de los intercambios orales,
- dejar constancia clara, fiel y exhaustiva de la información transmitida,
- evitar interpretaciones divergentes,
- alinear a todos los implicados, tanto participantes como ausentes,
- dejar constancia de la asignación de tareas a los responsables de las mismas,
- preparar futuras reuniones sobre los mismos temas, etc.
☝️ Según el tipo de reunión, algunos CR o actas de reunión requieren un procedimiento de redacción específico.
Es el caso, por ejemplo, de los proyectos de la administración pública. El enfoque de las actas es similar, pero la forma y la presentación serán más estrictas.
¿Cuáles son los 3 tipos de informe?
Cuando se trata de dejar constancia de los debates, decisiones y medidas adoptadas en una reunión, la elección del formato del acta es esencial. ☝️
Se pueden utilizar tres tipos principales de actas de reunión, cada uno adaptado a un contexto específico.
Cada uno de estos formatos responde a necesidades específicas en términos de :
- precisión
- tiempo de redacción,
- nivel de análisis.
Adaptar el tipo de acta al contexto de la reunión garantiza una documentación eficaz y pertinente.
#1 Acta literal
Este tipo de acta es una transcripción exhaustiva y completa de lo que se dijo durante la reunión.
Presenta fielmente la intervención de cada orador, lo que permite captar la totalidad del discurso.
¿Para qué ocasiones? Utilizadas a menudo en contextos jurídicos o en reuniones oficiales, estas actas son ideales cuando se requiere una precisión absoluta.
Sin embargo, su elaboración es larga y compleja, y suelen requerir una grabación previa. 😮💨
#2 Acta resumida
Más concisa que el acta literal, el acta resumida se concentra en los puntos clave debatidos durante la reunión. Resume los debates sin entrar en detalles sobre cada orador.
¿Para qué ocasiones? Este formato es habitual en las reuniones de empresa, ya que destaca los puntos más relevantes para la toma de decisiones y el seguimiento de las acciones. También es apreciado por su legibilidad y eficacia.
#3 El informe resumido
El informe analítico está a medio camino entre el acta literal y el informe resumido. No enumera todas las contribuciones, sino que va más allá de un simple resumen.
Además de detallar los puntos debatidos, ofrece un análisis crítico de los debates, las decisiones tomadas y las medidas que deben adoptarse.
¿Para qué ocasiones? Este tipo de informe es útil para reuniones o comités estratégicos en los que el análisis de los debates es tan importante como su contenido.
¿Cuáles son las diferentes partes de un acta?
El encabezamiento: la ficha de identidad del acta
Este formato se utiliza en la mayoría de las actas, aunque puede adaptarse información específica para cada reunión, por ejemplo :
- el número de la reunión
- la fecha y hora de la reunión
- el lugar de la reunión
- los nombres de los participantes
- el objetivo de la reunión.
Las reuniones celebradas por una empresa pueden ser internas o externas. En este último caso, conviene elaborar una lista de participantes, indicando la organización a la que pertenecen y el cargo que ocupan.
El orden del día: anunciar los temas de la reunión
A modo de introducción, esta primera parte anuncia el orden del día. Indica a qué hora empieza la reunión y enumera los temas que se tratarán durante la misma. Entre ellos pueden figurar :
- preguntas para el debate
- temas por validar
- intervenciones de los participantes
- presentación de los resultados, etc.
Desarrollo: el transcurso de la reunión
Aquí se expone detalladamente el orden del día.
Los hechos, debates y temas tratados se enumeran por orden cronológico.
En una reunión de seguimiento de un proyecto, por ejemplo, esta sección puede :
- proporcionar un contexto, como los objetivos de la etapa tratada en la reunión,
- recordar las actividades previstas entre la reunión anterior y la reunión de hoy
- describir todas las acciones realmente realizadas durante este periodo,
- indicar las acciones que aún no se han completado y por qué (obstáculos encontrados),
- informar sobre los debates relativos a la próxima etapa del plan de acción.
☝️ Según el tipo de proyecto, el acta puede incluir otros elementos como el responsable de la tarea, el calendario y el resultado previsto al final de la acción.
El final de la reunión suele ser el momento en el que se alcanzan acuerdos. Estas cuestiones suelen someterse a votación. A este respecto, el acta debe incluir
- la lista de cuestiones evaluadas
- el número de personas que han participado en la votación
- las medidas adoptadas en función de los resultados de la votación.
Por lo tanto, el cuerpo del documento debe ser un resumen tanto de los hechos como de los debates que tuvieron lugar durante la reunión.
Conclusión: clausura de la reunión
En esta parte del informe de la reunión se exponen
- las decisiones adoptadas o los resultados de las votaciones
- las acciones futuras y sus responsables
- la fecha de la próxima reunión y los detalles (lugar, hora, tema, etc.).
Al final de la sección se deja un espacio para las firmas. Normalmente son la persona que ha redactado el acta (por ejemplo, el secretario) y la persona que ha convocado la reunión (por ejemplo, el director del proyecto, el presidente, etc.) quienes firman el acta.
☝️ En el caso de un contrato, el acta debe estar firmada por representantes de cada una de las partes implicadas. Para ello, el documento debe enviarse para la firma y aprobación de todos al final de la reunión.
Apéndices: apoyo al contenido de la reunión
Los apéndices no son obligatorios y no todas las reuniones los necesitan.
En función de los temas tratados, pueden haberse utilizado diversos documentos para completar o ilustrar lo dicho durante la reunión, como por ejemplo :
- informes
- presupuestos
- análisis estadísticos
- gráficos
- fotografías,
- especificaciones técnicas de la maquinaria o equipos que se van a adquirir, etc.
Adjuntar estos anexos al acta permite consultarlos y respaldar por escrito lo dicho durante la reunión.
Ejemplo de acta de una reunión (Excel)
He aquí un ejemplo de acta de reunión que contiene los elementos básicos enumerados anteriormente. Utilízalo como base para preparar el documento antes de tu reunión. ☝️
Para ahorrarle tiempo y facilitarle el trabajo, Appvizer le ofrece gratuitamente un documento listo para usar.
Esta plantilla de acta de reunión puede descargarse en formato Excel y personalizarse para adaptarla a las necesidades de su proyecto o reunión. Todo lo que tiene que hacer es rellenar las secciones.
¿Cómo redactar un buen acta de reunión? 6 pasos clave
Paso 1: Preparación
Para asegurarte de que eres eficiente durante la reunión, prepara el documento que utilizarás para capturar toda la información de la reunión.
La plantilla que te mostramos más arriba te ayudará a ser más eficiente.
Paso 2: tomar notas
Para redactar un acta lo más precisa posible, no hace falta decir que hay que tomar notas durante la reunión.
Para asegurarte de que captas toda la información importante en el documento, es buena idea conseguir un dispositivo (aplicación para smartphone o dictáfono) con el que puedas grabar la reunión para poder transcribirla perfectamente más tarde.
⚒️ ¿No tienes tiempo (o ganas 😮💨) de transcribirlo todo manualmente? Lo entendemos, y RingCentral también. Por eso RingCentral no sólo le permite celebrar reuniones por videoconferencia, sino también grabarlas y transcribir el contenido automáticamente. Práctico, ¿verdad?
💡 ¡Esto se ha vuelto aún más cierto en los últimos años con las reuniones híbridas o totalmente remotas!
Paso 3: información esencial
Aquí tienes la información clave que debes incluir en tu RC:
- el título del documento
- la identidad de la empresa
- el nombre y/o número de la reunión
- la fecha de la reunión y, si procede, la hora de la reunión
- la fecha de elaboración del acta
- el objeto de la reunión (incluido el nombre del proyecto, si procede),
- el orden del día,
- los nombres y cargos de los participantes,
- el cuerpo del documento, es decir, las actas de la reunión, desglosadas en partes y subpartes,
- la conclusión, que contiene los próximos pasos a dar,
- el nombre de la persona que redactó el informe,
- la fecha de la próxima reunión, si procede.
En cuanto al resto de la información del desarrollo, procura transcribir la reunión fielmente, sin añadir ni omitir nada en los temas importantes.
No hace falta que relates exactamente los diálogos, pero sí en sustancia las ideas clave intercambiadas y las decisiones tomadas en común.
💫 Descubre otros métodos y consejos para gestionar con éxito tus proyectos :
Paso 4: dar formato
Lo ideal es redactar y finalizar el acta justo después de la reunión, para tener aún "frescos" en la memoria los intercambios y el desarrollo de la reunión. Asegúrese de que el contenido sea :
- informativo
- objetivo
- explicativo.
Para ello puedes utilizar la voz pasiva. Del mismo modo, no debe contener prejuicios ni comentarios. ¡Apunta a la objetividad!
El formato del acta también debe estar estructurado, según las partes indicadas anteriormente:
- orden del día/introducción
- desarrollo
- conclusión.
💡 Para que tu acta sea eficaz, rápida de leer y práctica, mantén las frases cortas y utiliza listas con viñetas y párrafos tanto como sea necesario.
Paso 5: corrección de pruebas
Tómate tu tiempo para releer el acta final, para asegurarte de que todos los elementos están presentes y son coherentes, de que todo está escrito en un francés impecable y de que los términos técnicos se utilizan adecuadamente.
💡 Puedes pedir a otros participantes que relean tu documento para aclarar cualquier ambigüedad o corregir las erratas finales.
Etapa 6: Validación y distribución
Tu acta no será oficial hasta que no haya sido aprobada por todas las partes encargadas de validarla.
Una vez validada, intenta enviarla a todos los interesados (participantes, pero también ausentes) lo antes posible, el mismo día si es posible o hasta 2-3 días después de la reunión.
Recuerda también que el documento debe ser accesible y consultable en todo momento por todas las personas de la empresa, para que todos puedan consultar fácilmente la información que deseen.
💡 Para asegurarte de que las actas de tus reuniones se distribuyen correctamente a los equipos implicados, lo mejor es guardarlas en tu software de gestión de proyectos o en tu plataforma colaborativa.
⚒️ Toma como ejemplo la plataforma de colaboración laboral monday.com, ideal para directivos. Organiza las actividades y los proyectos en forma de tablas intuitivas. Con unos pocos clics, puedes adjuntar el documento que desees a estas tablas en la columna "Archivo". Gracias a la galería de archivos, podrá encontrar fácilmente todos los documentos almacenados en un mismo elemento. Por último, la herramienta le permite restringir el acceso a sus actas de reunión o autorizar anotaciones.
Levantar acta de las reuniones con la IA
¿Cómo funciona?
Imagina una herramienta que te escucha durante la reunión, toma notas por ti y luego te envía un informe claro antes incluso de que abandones la sala o el vídeo. Bienvenido a la era de las actas de reunión automatizadas por la inteligencia artificial.
El principio es sencillo: una aplicación de IA (a menudo conectada a Zoom, Google Meet o Teams) se invita a sí misma como participante silencioso a la reunión. Graba los intercambios, toma nota de los puntos clave, detecta las decisiones tomadas y las acciones por venir.
Después, en cuestión de segundos (ni siquiera tiempo para un café ☕), genera un documento estructurado :
- con el orden del día reconstruido,
- los temas tratados,
- los principales debates,
- las decisiones tomadas,
- los pasos siguientes.
Algunas herramientas ofrecen incluso resúmenes inteligentes, resúmenes personalizables según el tipo de informe y sugerencias de acciones concretas para el equipo del proyecto.
La IA no sólo ahorra tiempo. Hace que la toma de notas sea más fiable, reduce las omisiones y mejora la redacción de las actas de las reuniones. No hay necesidad de perseguir la información, simplemente llega a tu bandeja de entrada.
5 herramientas que te ayudarán a tomar notas en las reuniones
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 Fireflies.ai |  Otter.ai |  Sonix |  Trint |
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Fireflies.ai: transcripción automática y resúmenes inteligentes de reuniones
Fireflies.ai entra en tus reuniones para tomar notas por ti. Gracias a su sistema de transcripción automática, la herramienta captura cada palabra intercambiada durante la reunión.
Una vez finalizado el debate, recibirá un informe claro con :
- los puntos clave
- las decisiones tomadas
- las próximas acciones,
- e incluso las citas clave.
💡 Bonus: puedes buscar por palabra clave o filtrar los intercambios por participante.
¿La verdadera ventaja? Fireflies se integra con tus herramientas favoritas: Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, pero también Slack, Trello o incluso tu CRM. Así ahorrarás un tiempo precioso en la redacción de las actas de tus reuniones.
Fireflies.ai
Otter.ai: toma de notas en tiempo real con asistente de IA integrado
Otter.ai es el campeón de la toma de notas en directo. Durante la reunión, transcribe cada intercambio en tiempo real y genera un informe estructurado sobre la marcha. No es necesario esperar hasta el final del informe de la reunión para saber quién dijo qué.
Su asistente de inteligencia artificial señala los puntos clave, las decisiones que hay que recordar e incluso las próximas acciones que hay que emprender. También puede asignar automáticamente intervenciones a los participantes, para mantener un registro claro de las contribuciones de cada uno.
Otter se integra perfectamente con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e incluso puede sincronizarse con tu calendario para iniciar la transcripción en el momento adecuado. Es el aliado de los profesionales de proyectos que quieren mantener la concentración sin sacrificar la redacción del relato.
Otter.ai
Becario: gestión estructurada de reuniones y seguimiento colaborativo
Fellow no se limita a levantar acta: estructura toda la reunión de la A a la Z. Desde el establecimiento del orden del día hasta la toma de notas colaborativa y el seguimiento de acciones, convierte cada intercambio en un momento productivo.
💥 ¿Su principal ventaja? Un espacio compartido donde cada participante puede :
- añadir puntos a tratar
- seguir la evolución del proyecto,
- co-crear el documento de la reunión.
Se acabaron los olvidos y el "quién tenía que hacer qué" al final de la semana.
Fellow también ofrece plantillas de cuentas que se pueden personalizar según el tipo de reunión: 1:1, reunión de equipo, comité de estrategia, etc. Y se integra con Slack, Google Calendar, Asana y Zoom para un seguimiento perfecto.
Es ideal para equipos a los que les gusta que la informaciónfluya sin problemas y que quieren que alguien se responsabilice de cada acción. En definitiva, un auténtico director de orquesta para el trabajo colaborativo.
Sonix: transcripción rápida de archivos de audio y vídeo
Sonix está pensado para quienes quieren grabar sus reuniones para revisarlas más tarde. Subes tu archivo de audio o vídeo y la herramienta genera una transcripción en tiempo récord. Toma de notas rápida y furiosa.
El texto se sincroniza con el audio, lo que facilita la navegación por el contenido. Puede :
- resaltar los puntos importantes,
- comentar pasajes,
- trabajar juntos en el mismo documento.
Sonix gestiona más de 40 idiomas y ofrece funciones avanzadas de edición, perfectas para afinar el informe de la reunión o publicar actas listas para compartir. No está ahí para presenciar la reunión, sino para revivirla palabra por palabra, cuando lo necesites.
🎯 Una buena opción si trabajas a distancia, si a menudo necesitas volver a escuchar temas delicados o si te enfrentas a proyectos complejos. Todo ello sin perder ni un solo dato.
Sonix
Trint: edición colaborativa de transcripciones para equipos de prensa
Trint transforma tus grabaciones de audio o vídeo en transcripciones claras, listas para ser editadas, comentadas y compartidas con tu equipo.
¿Su punto fuerte? Una interfaz diseñada para la colaboración:
- todo el mundo puede resaltar los puntos clave,
- añadir comentarios
- asignar acciones,
- crear extractos de vídeo de la reunión.
Ideal para trabajos de contenido, periodismo o marketing, donde cada palabra cuenta.
Trint también ofrece
- plantillas de cuentas personalizadas
- herramientas de traducción automática,
- búsqueda inteligente en todos tus documentos.
Si tienes que hacer malabarismos con proyectos, partes interesadas y plazos ajustados, Trint te ayuda a mantener la cabeza fuera del agua, a la vez que guardas un registro preciso de cada conversación.
Trint
Consejos finales para una mayor claridad y eficacia
- Encuadra tus esfuerzos de redacción: márcate un máximo de una hora, por ejemplo. Esto le animará a resumir y le ahorrará un tiempo precioso que podría emplear en alcanzar sus objetivos.
- Utiliza un formato estándar: de este modo se normaliza el material escrito del proyecto y se facilita la búsqueda de información específica, ya que sigue un orden lógico en las secciones.
- Prevea secciones adicionales: teniendo en cuenta que no todas las reuniones tratan los mismos temas, permita cierta flexibilidad, con espacios en blanco que pueda rellenar si es necesario.
- Cumpla sus obligaciones: si su proyecto forma parte de un proceso de calidad, sin duda tendrá que cumplir ciertas normas y obligaciones. No las pase por alto y asegúrese de que están en consonancia con su sistema de gestión integrado.
¡Ahora ya estás listo para redactar informes como un profesional! 👇