

¿Y si te pasas a la metodología ágil para desarrollar tus proyectos? Te contamos todo sobre este enfoque que te permite gestionar tus proyectos eficazmente.
El medio de comunicación que reinventa la empresa
Uno de los aspectos a cuidar más importante dentro de un proyecto es la trazabilidad que se lleva del mismo. En este sentido, cómo redactar un acta de reunión para que al consultarla proporcione la información clave que buscas, es fundamental.
Cada proyecto tiene sus particularidades y, del mismo modo, cada acta debe responder a las necesidades puntuales del mismo. Sin embargo, el formato y estructura de un acta, deben ser concebidos de manera que respondan al objetivo de contribuir a la buena dirección del proyecto.
En este artículo, Appvizer detalla los elementos clave que debe contener un acta reunión para que pueda ser redactada correctamente. Además, te proporcionamos un modelo de acta de reunión que facilitará tu gestión.
Un acta de reunión es un documento que se redacta con el objetivo de dejar un registro escrito de los aspectos más importantes del seguimiento a un proyecto.
Dependiendo del tipo de organismo que esté dirigiendo la reunión y el motivo por el cual se esté llevando a cabo, el carácter que tendrá el acta será en menor o mayor grado formal. El carácter de un acta de reunión puede ser:
Muchas veces, la dificultad de redactar el acta de una reunión reside en el hecho de tener que hacerlo al mismo tiempo que la misma se desarrolla. Esto quiere decir que corres el riesgo de dejar pasar por alto información importante, solo porque no se ha tenido el tiempo suficiente para consignarla en el documento.
Para evitar lo anterior, es aconsejable contar con un dispositivo con el que puedas grabar la reunión, para después transcribirla. Asimismo, tener el formato de tu acta preparado y todos aquellos elementos que puedas prever con anterioridad y que faciliten tu labor.
Otras buenas prácticas a implementar al momento de redactar un acta, son los siguientes:
A continuación, te ofrecemos un modelo de acta de reunión en Excel, el cual puedes personalizar, según las necesidades de tu proyecto o reunión:
Modelo Excel para Acta de reunión
Descargar gratis☝ Recuerda que un acta no es oficial hasta que la misma esté aprobada por todas las partes que tienen la responsabilidad de validarla. Esto quiere decir que en un primer momento y hasta que termines de prepararla, esta será seguirá siendo considerada solo como un borrador.
Según las particularidades del proyecto, como por ejemplo las partes que intervienen en el desarrollo del mismo, los aspectos de los cuales se requiera hacer seguimiento, etc., el acta incluirá cierta información.
Sin embargo, existe una estructura básica que puede seguirse al momento de celebrar una reunión para asegurar que la misma contenga los elementos básicos necesarios que faciliten la gestión del proyecto. Veamos cuáles son.
Se trata de un formato común a todas las actas, en el cual, sin embargo, cambiará la información específica a cada reunión como:
☝ Las reuniones que lleva a cabo una empresa pueden ser de carácter interno o externo. En este último caso, es aconsejable listar a los participantes, indicando a qué organismo pertenecen y el cargo que ocupan.
Este consiste en una lista de las acciones que se esperan desarrollar a lo largo de la reunión. Esto puede hacer referencia a:
Esta sección es donde se desglosará el orden del día. En una reunión al seguimiento de un proyecto, por ejemplo, esta es la parte donde se listan las actividades que estaban previstas para el periodo comprendido entre la reunión anterior y la actual y se describe todo lo que se hizo durante su ejecución.
Lo anterior puede contemplar:
☝ Según el tipo de proyecto, el acta puede incluir otros detalles como quién es el responsable de llevar a cabo la acción, dentro de qué plazo y cuál es el resultado esperado al final de la misma.
La fase final del desarrollo de la reunión es donde se llegan a acuerdos sobre los asuntos más importantes que se discutieron. Muchas veces, la evaluación de dichos asuntos es sometida a votación. En este sentido, debes:
En esta parte del acta se hace un resumen de:
Se prevé un espacio, al final de la sección, para la firma del acta. Esto generalmente lo hace quien ha redactado el acta (el/la secretario⋅a) y la persona que convocó a la reunión (Director⋅a de proyectos, Presidente⋅a, etc.).
☝ El acta, cuando se trata de un proyecto que desarrolla un contratante para un contratista, debe contar con la firma de los representantes de cada una de las partes interesadas. Para esto, es necesario enviar el documento para firma y aprobación de todo el mundo, una vez acaba la reunión.
Los anexos no son obligatorios y no todas las reuniones cuentan con estos. Generalmente, cuando hablamos de anexos, hacemos referencia a documentos de soporte que sirvieron para presentar alguna información en la reunión, tales como:
☝ La importancia de incluirlos en el acta es hacerlos disponibles para consulta y para que sustenten de manera escrita lo que se dijo durante la reunión.
Ahora ya estás listo⋅a para redactar actas como un profesional, cuéntanos en los comentarios qué otras buenas prácticas implementas para asegurar la trazabilidad de tus proyectos.