¿Qué debes incluir en un presupuesto? Descarga tu modelo gratis

Modelo presupuesto

La realización de un presupuesto puede responder a dos situaciones:

  • la estimación de los gastos e ingresos propios de una empresa o proyecto,
  • la oferta de servicios profesionales.

Cuando tu negocio consiste en ofrecer servicios o bienes, un modelo de presupuesto que detalle las condiciones de prestación del servicio (costo, disponibilidad de inventario, plazos de entrega, etc.), es la base para establecer una relación con tus clientes potenciales. ¿Cómo sabes cuánto dinero vas a requerir para cumplir a cabalidad con los pedidos de tus clientes?

Un presupuesto te permite no solo hacer estimaciones financieras con el objetivo de evaluar el avance de un proyecto, sino también asegurar el cumplimiento de las expectativas de tus clientes.

¿Estás preparado.a para dominar el arte de hacer presupuestos? No descuides ninguna etapa y apóyate en una plantilla de presupuesto completa y adaptada a tus necesidades. Desde appvizer te acompañamos en el proceso.

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Presupuesto: definición

Desde una perspectiva general, el presupuesto es la herramienta que te permite expresar las condiciones de una relación comercial en términos económicos.

Esto lo hacemos de manera intuitiva todo el tiempo y sin necesidad de emplear herramientas informáticas muy avanzadas para nuestros cálculos.

Cuando vamos a hacer las compras de la semana o cuando estamos planeando un viaje, por ejemplo, siempre requerimos saber con cuánto dinero contamos, qué es lo que pretendemos hacer con ese dinero y qué tantos esfuerzos vamos a requerir para alcanzar nuestro objetivo final.

El presupuesto dentro de las relaciones con el cliente

De manera puntual, cuando entablas una relación con un cliente, es esencial que te valgas de un modelo de presupuesto para presentar tu propuesta económica. De esta manera, el cliente tiene cómo evaluar tu oferta y validarla.

En este caso, el presupuesto debe hacer referencia a la forma de pago, las condiciones de entrega y transporte y a los plazos. Asimismo, debe ir personalizado tanto con tu información, como con la información de tu cliente.

Resumiendo: presupuesto = coste que va a suponer la prestación de un servicio.

Presupuesto y factura: diferencias

Dentro del desarrollo de tus relaciones comerciales, existen conceptos que se relacionan entre sí y se complementan, pero que no necesariamente significan lo mismo. Factura y presupuesto son un ejemplo de esto.

Hagamos algunas precisiones:

  • A diferencia del presupuesto, la factura es un documento que te sirve para cobrar por un servicio que prestaste o por un bien que vendiste, previo acuerdo con tu cliente de las condiciones dentro de las cuales se realizaría la transacción.
  • Quizás la característica que más diferencia la factura del presupuesto es su carácter oficial. Quiere decir que mientras que el presupuesto es una estimación de costos, en la factura ya están listados los precios reales en los cuales se incurrió.
  • El presupuesto sirve para hacerse una idea de los costos que conllevará una operación económica, al inicio de la relación con tu cliente. La emisión de la factura, por su parte, será la confirmación de dichos costos al final la prestación del servicio o venta del bien.

Otras diferencias entre presupuesto y factura son:

Aspecto Presupuesto Factura
Momento en el que se emplea al comienzo al final
Carácter no oficial oficial
Naturaleza informativa obligatoria

Elementos que componen una plantilla de presupuesto

Puesto que el presupuesto es en cierta medida la carta de presentación de tus servicios, es muy importante que la plantilla que utilices para construirlo, incluya la información mínima requerida por ley, así como toda la información que el cliente requiera para que su compra sea directa y no se traduzca en una serie de llamadas interminables para resolver dudas.

No hay que perder de vista que la información a incluir en el presupuesto debe estar presentada de forma clara y segmentada.

Una plantilla que cumpla con los requerimientos mínimos de manera que sea eficaz, incluye:

  • nombre, NIF y dirección completa de tu empresa,
  • nombre, NIF y dirección completa de tu cliente,
  • fecha del presupuesto,
  • descripción del servicio a ser prestado (características y cantidades),
  • precio total y detallado,
  • forma de pago,
  • condiciones y fecha de entrega,
  • términos y condiciones legales.

Ventajas de hacer un presupuesto a partir de un modelo

La preparación de un presupuesto no tiene por qué ser sinónimo de dolor de cabeza o de tarea engorrosa a la cual hacerle el quite.

Es común valerse de un formato Excel o un formato Word para realizar presupuestos, aunque existen software que te ofrecen otras plantillas igualmente personalizables y de fácil utilización.

Sea cual sea la plantilla que emplees, la ventaja de utilizar un modelo predeterminado es que te aseguras de partir siempre de la misma base, fijas la información mínima requerida y puedes concentrarte en personalizar la información que requiera precisión, según sea el caso.

No menos importante, otras ventajas que tiene el hecho de automatizar este proceso son:

  • reducir la probabilidad de errores humanos de cálculo,
  • normalizar tu proceso de ventas,
  • optimizar tu procedimiento comercial gracias a la trazabilidad en las facturas,
  • alimentar una base de datos que sirva para estimaciones de ventas y gastos futuros.

Modelo gratuito para hacer un presupuesto

A continuación, te ofrecemos una plantilla gratuita que podrás descargar y personalizar con la información de tu empresa. No olvides siempre corroborar los requisitos legales que debes cumplir y la información que estés obligado.a a incluir, según sea el caso.

Modelo Excel presupuesto

Herramientas para realizar presupuestos de forma sencilla

Como ya hemos visto, no es necesario ser un experto en contabilidad o finanzas para poder realizar un presupuesto que se adapte a tu oferta de servicios.

Aún cuando requieras realizar más de un presupuesto semanal o mensual, existen herramientas que te ayudan a automatizar este proceso, ahorrándote tiempo y ayudándote a aumentar tu productividad.

Acá te presentamos dos de las opciones que tienes a tu alcance para hacer esta labor de manera eficiente.

Billage

Con una interfaz fácil e intuitiva, Billage es la solución simple y con un gran soporte que te permite gestionar tu negocio, al centralizar tus presupuestos y facturas.

Además, este software te da la posibilidad de asignar tareas a las personas de tu equipo y registrar el tiempo dedicado, para después crear facturas de forma automática.

Otras ventajas:

  • amplio catálogo de plantillas para presupuestos y facturas,
  • obtención de documentos corporativos y que cumplen con la reglamentación con un único clic,
  • visualización de datos en tiempo real,
  • gestión de proyectos “todo en uno”,
  • integraciones con tiendas online, bancos y Google Calendar,
  • certificación GDPR.

FacturaScript

El software libre de contabilidad y facturación FacturaScript es ideal para emprendedores y PYMES que requieran de soluciones efectivas, y que no quieran incurrir en grandes gastos.

Además de permitirte generar facturas y llevar la contabilidad de tu empresa, FacturaScript es también es un software para hacer presupuestos que en caso de requerirlo, te da la opción de adjuntar referencias en papel para complementar tus archivos.

FacturaScript

© FacturaScript

A diferencia de otras herramientas disponibles en línea y de acceso gratuito, FacturaScript cuenta con un potente sistema de plugins que te permiten personalizar su funcionamiento y adapartarlo a las necesidades específicas de tu negocio.

Otras ventajas:

  • soporte en línea,
  • accesible desde PC, tablet o smartphone,
  • aprobar decenas de presupuestos, marcar múltiples recibos como pagados y eliminar docenas de productos en tan solo dos clics,
  • número de usuarios, productos o facturas ilimitado,
  • certificación GDPR.

Un buen presupuesto: tu carta de presentación

Ser emprendedor o hacer parte de una estructura pequeña no tiene que significar no contar con herramientas que estén a la altura de la calidad del servicio que ofreces. Contar con un modelo de presupuesto a enviar a tus clientes, el cual sea comprensible y apropiado, contribuye a comenzar una relación comercial con el pie derecho.

La organización y la planificación de tu negocio, junto con las soluciones que ofrece hoy en día la tecnología, te aseguran la transparencia en la relación con tus clientes, el orden en tus finanzas y la consolidación de tu negocio.

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