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Matriz RACI: significado, definición, paso a paso y ventajas

Por María Fernanda AguirreActualizado el 22 de septiembre de 2021, públicado inicialmente en octubre 2020

Para estar en capacidad de enfrentar los diversos desafíos de la Gestión de Proyectos, como tener una visión clara de los roles y actividades, la matriz RACI o matriz de responsabilidades constituye un instrumento indispensable para tu empresa.

¿Cómo ponerla en práctica y ampliar eficazmente tus posibilidades de implementar un modelo agile en pro de la DIrección de Proyectos? En este artículo te contamos.

¿Qué es la Matriz RACI y cómo está constituida?

La matriz RACI o matriz de responsabilidades es un instrumento de organización, el cual adopta la forma de un cuadro de asignación de recursos. En este, se busca definir los roles y responsabilidades de los diversos actores que participan en la realización de un proyecto.

Como herramienta de diseño organizativo, el método RACI se utiliza para el trazado del mapa de actividades y la asignación de roles de los miembros del equipo y demás interesados.

En resumen, esta matriz:

  • sintetiza visualmente el “quién hace qué",
  • delinea el ámbito de acción de un proyecto y lo estructura.

Matriz RACI: significado y componentes

Cada una de las letras de la matriz puede ser traducida en español de la siguiente manera y según cuatro tipos de actores:

R (Responsible: responsable)

Es el/la director.a o persona responsable de la acción, la cual asegura que el trabajo se realice correctamente.

A (Accountable: aprobador)

Es quien aprueba la acción; es decir, quien se asegura que la misma haya terminado de conformidad.

C (Consulted: consultado)

pPersonas que son consultadas para emitir su opinión según su especialidad.

I (Informed: informado)

Son los/las colaboradores.as que serán informados del progreso de la acción, sin que actúen necesariamente en su realización.

En algunos casos pueden añadirse las letras V y S para designar respectivamente al validador de aspectos relativos a la calidad y al firmante (sign), quien aprueba las decisiones de este primero y autorizar la salida del producto.

RACI

¿Cómo se hace una matriz de responsabilidades en 6 pasos?

Paso 1. Enmarca el proyecto

Lo primero es definir el alcance de tu proyecto. Es decir, cuál es el objetivo que persigue y cuál es el contexto dentro del cual va a desarrollarse (sector de actividad, lugar, etc).

Esta información se ha generado antes de comenzar el proyecto como tal y es normal que cuentes con diferentes documentos que requieras centralizar.

Para esto existen herramientas como monday.com, la cual simplifica la migración de la información que tu empresa ha creado y que tiene consignada en hojas de cálculo.

Si se trata de un gran proyecto, puedes apoyarte en sus funcionalidades, además, para visualizar el equilibrio entre la carga de trabajo y la toma de decisiones entre las partes interesadas.

Mediante las funciones que incluye monday.com, estás listo.a para pasar al siguiente paso y vincular las actividades al interior de cada departamento de tu empresa junto con las responsabilidades de cada persona a cargo.

Paso 2. Lista las actividades

De acuerdo con los principios de gestión del método RACI, los/las responsables del proyecto deben elaborar una lista de atribuciones cruzadas para definir las funciones y procesos que tendrán lugar dentro del marco del proyecto.

Paso 3. Asigna los responsables

Para comenzar a construir una matriz RACI, enumera:

  • en el eje horizontal (filas): las diferentes tareas y actividades que componen el proyecto;
  • en el eje vertical (columnas): todos los actores individuales o múltiples entidades que participan.

Paso 4. Construye la matriz: ejemplo

El paso siguiente es cruzar la información que definiste en los pasos anteriores, asignando para cada intersección, una o más letras del sistema RACI. De esta manera, asignas a cada persona un rol específico.

Te damos un ejemplo:

QUÉ QUIÉN
Director.a Coordinador.a Director de arte Desarrollador.a Practicante
Tarea 1 A R C I I
Tarea 2 A R I C I
Tarea 3 A/R A C/I A I
Tarea 4 A/R A I A I

Paso 5. Verifica la información

Una vez establecida la matriz RACI, debes revisar que la distribución de los flujos y tareas esté equilibrada y si la distribución de responsabilidades sea eficiente y esté bien justificada.

Paso 6. Automatiza el proceso

Automatizar el proceso de constitución y seguimiento de tu matriz RACI amplía tus posibilidades de cartografiar responsabilidades y definir funciones de una manera más ágil y contextualizada.

Verdaderos aceleradores de rendimiento como Sesame Time te ayudan a asegurar el cumplimiento de tus tiempos de trabajo. Al tener la posibilidad de definir visualmente en qué momento las actividades se van a llevar a cabo, tu proyecto se ejecuta dentro de los plazos establecidos.

Como cada miembro del equipo sabe en todo momento cuál es el trabajo que debe llevar a cabo, todos las actividades y tareas relacionadas se cumplen en tiempo.

RACI-sesame-time© Sesame

Ventajas de implementar un modelo de Matriz RACI en tu empresa

Son varias las ventajas que este instrumento de organización trae a la empresa:

1. Gestión del proyecto

La matriz te ayuda a evitar cualquier problema de jerarquía y coordinación, incluida la repetición de tareas y la falta de claridad en las responsabilidades.

2. Gestión de los objetivos

Además de poder identificar todas las tareas a realizar, te permite establecer la necesidad de intervención e información en cada etapa del proceso.

3. Gestión de los equipos

Te ofrece una visión global del proyecto, facilitando la vigilancia de los productos finales y evitando cualquier olvido o dispersión, con la posibilidad de establecer fácilmente un sistema de recordatorios y alertas.

4. Gestión del trabajo

Finalmente, contribuye al desarrollo de proyectos inscritos dentro de la Metodología Agile, en la cual también se busca hacer una clara distinción entre roles y responsabilidades.

Hacia una automatización RACI

La automatización es un elemento clave en la evolución de la matriz RACI y en la implementación de un buen modelo de gestión de proyectos. Al contextualizar, personalizar y establecer recordatorios y flujos automáticos internos y externos, optimizas tu gestión, haciéndola más ágil, transparente, segura y versátil.

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