Matriz RACI: significado, definición, paso a paso y ventajas

Para estar en capacidad de enfrentar los diversos desafíos de la Gestión de Proyectos, como tener una visión clara de los roles y actividades, la matriz RACI o matriz de responsabilidades constituye un instrumento indispensable para tu empresa.

¿Cómo ponerla en práctica y ampliar eficazmente tus posibilidades de implementar un modelo agile en pro de la DIrección de Proyectos? En este artículo te contamos.

La matriz RACI o matriz de responsabilidades es un instrumento de organización, el cual adopta la forma de un cuadro de asignación de recursos. En este, se busca definir los roles y responsabilidades de los diversos actores que participan en la realización de un proyecto.

Como herramienta de diseño organizativo, el método RACI se utiliza para el trazado del mapa de actividades y la asignación de roles de los miembros del equipo y demás interesados.

En resumen, esta matriz:

• sintetiza visualmente el “quién hace qué",
• delinea el ámbito de acción de un proyecto y lo estructura.

Cada una de las letras de la matriz puede ser traducida en español de la siguiente manera y según cuatro tipos de actores:

Es el/la director.a o persona responsable de la acción, la cual asegura que el trabajo se realice correctamente.

Es quien aprueba la acción; es decir, quien se asegura que la misma haya terminado de conformidad.

pPersonas que son consultadas para emitir su opinión según su especialidad.

Son los/las colaboradores.as que serán informados del progreso de la acción, sin que actúen necesariamente en su realización.

En algunos casos pueden añadirse las letras V y S para designar respectivamente al validador de aspectos relativos a la calidad y al firmante (sign), quien aprueba las decisiones de este primero y autorizar la salida del producto.

Lo primero es definir el alcance de tu proyecto. Es decir, cuál es el objetivo que persigue y cuál es el contexto dentro del cual va a desarrollarse (sector de actividad, lugar, etc).

Esta información se ha generado antes de comenzar el proyecto como tal y es normal que cuentes con diferentes documentos que requieras centralizar.

Para esto existen herramientas como monday.com, la cual simplifica la migración de la información que tu empresa ha creado y que tiene consignada en hojas de cálculo.

Si se trata de un gran proyecto, puedes apoyarte en sus funcionalidades, además, para visualizar el equilibrio entre la carga de trabajo y la toma de decisiones entre las partes interesadas.

Mediante las funciones que incluye monday.com, estás listo.a para pasar al siguiente paso y vincular las actividades al interior de cada departamento de tu empresa junto con las responsabilidades de cada persona a cargo.

De acuerdo con los principios de gestión del método RACI, los/las responsables del proyecto deben elaborar una lista de atribuciones cruzadas para definir las funciones y procesos que tendrán lugar dentro del marco del proyecto.

Para comenzar a construir una matriz RACI, enumera:

• en el eje horizontal (filas): las diferentes tareas y actividades que componen el proyecto;
• en el eje vertical (columnas): todos los actores individuales o múltiples entidades que participan.

El paso siguiente es cruzar la información que definiste en los pasos anteriores, asignando para cada intersección, una o más letras del sistema RACI. De esta manera, asignas a cada persona un rol específico.

Te damos un ejemplo:

Una vez establecida la matriz RACI, debes revisar que la distribución de los flujos y tareas esté equilibrada y si la distribución de responsabilidades sea eficiente y esté bien justificada.

Automatizar el proceso de constitución y seguimiento de tu matriz RACI amplía tus posibilidades de cartografiar responsabilidades y definir funciones de una manera más ágil y contextualizada.

Verdaderos aceleradores de rendimiento como Sesame Time te ayudan a asegurar el cumplimiento de tus tiempos de trabajo. Al tener la posibilidad de definir visualmente en qué momento las actividades se van a llevar a cabo, tu proyecto se ejecuta dentro de los plazos establecidos.

Como cada miembro del equipo sabe en todo momento cuál es el trabajo que debe llevar a cabo, todos las actividades y tareas relacionadas se cumplen en tiempo.

Son varias las ventajas que este instrumento de organización trae a la empresa:

La matriz te ayuda a evitar cualquier problema de jerarquía y coordinación, incluida la repetición de tareas y la falta de claridad en las responsabilidades.

Además de poder identificar todas las tareas a realizar, te permite establecer la necesidad de intervención e información en cada etapa del proceso.

Te ofrece una visión global del proyecto, facilitando la vigilancia de los productos finales y evitando cualquier olvido o dispersión, con la posibilidad de establecer fácilmente un sistema de recordatorios y alertas.

Finalmente, contribuye al desarrollo de proyectos inscritos dentro de la Metodología Agile, en la cual también se busca hacer una clara distinción entre roles y responsabilidades.

La automatización es un elemento clave en la evolución de la matriz RACI y en la implementación de un buen modelo de gestión de proyectos. Al contextualizar, personalizar y establecer recordatorios y flujos automáticos internos y externos, optimizas tu gestión, haciéndola más ágil, transparente, segura y versátil.

¡No esperes más!