Cómo proteger tu productividad en la era de la videoconferencia

Por la mañana, te despiertas con la motivación de terminar las tareas pendientes de tu lista, luego de cumplir con algunas citas. Paulatinamente, preguntas y reuniones comienzan a aparecer y a llenar tu calendario. Cuando menos te das cuenta, ya es de noche y no has podido avanzar en el plan de trabajo que te habías propuesto, acumulando cada vez más asuntos urgentes.

Debido a que el trabajo ahora se hace desde remoto, para muchas personas este frustrante ciclo parece "de nunca acabar".

Es fácil culpar a tu aplicación de videoconferencia y a su uso frecuente. Sin embargo, con los calendarios llenándose cada vez más y nuestras jornadas alargándose casi hasta no tener fin, ha llegado la hora de cuestionar la verdadera causa de nuestra lucha con la productividad.

Nuestros calendarios siempre han estado adornados de reuniones, algunas con horarios bien definidos y otras más esporádicas. Pero como muchas empresas se están adaptando a trabajar con un equipo a distancia, sentir que te atrasas en tus tareas está siendo más común que nunca.

Desafortunadamente, este “miedo a dejar pasar” profesional (lo que en inglés se conoce como FOMO o fear of missing out), a menudo se materializa en forma de más y más videoconferencia de seguimiento, una detrás de otra.

Antes de programar otra llamada, pregúntate qué es lo que realmente esperas obtener al terminar la misma. Para muchos⋅as, la respuesta está en alguna de las siguientes cuestiones:

Habiendo perdido el ritmo que llevabas en la oficina, es normal que te angusties por el estado de un proyecto que estás liderando o por un cliente que temas que haya pasado desapercibido.

En un intento por simular el "paso por tu puesto a preguntarte algo rápido", las inofensivas llamadas de seguimiento de 15 minutos solo para alinearse, se están convirtiendo en algo común.

Ya no tenemos la comodidad de un espacio de trabajo compartido donde consolidar todas las decisiones tomadas, los conocimientos acumulados y los progresos realizados.

Si el espacio de trabajo digital común no cuenta con una fuente de información centralizada, tú y tu equipo a menudo están “ a la cacería de información”. Esto se debe a que nuestras herramientas, ya sean CRM, ERP u otras, no están interconectadas entre sí y tampoco con los miembros del equipo.

Así que tiendes hacer más videoconferencias con la esperanza de poder llenar los vacíos de información.

Al dedicar los primeros 10 minutos de una llamada a determinar el mismo punto de partida, compartir datos y llenar vacíos, las reuniones consisten menos en un avance significativo y más en una actualización repetitiva.

Sería injusto ignorar el hecho de que la mayoría de personas extrañan a sus colegas. Nos gusta charlar, compartir en qué estamos trabajando, especialmente en una época en la que se ha perdido la oportunidad de entablar una charla a mitad de pasillo con alguien diferente a nuestro⋅a compañero⋅a de cuarto. Así que es normal que se programen llamadas solo para reconectarse.

Para llevar a cabo una gran planificación o una lluvia de ideas, nada mejor que una buena reunión estratégica.

Pero si te estás reuniendo a compartir datos, opinar sobre un tema específico o simplemente para "hacer una pregunta rápida", tienes un problema de herramientas o de plataforma y no de videoconferencia.

Cuando pasas gran parte de tu tiempo en Zoom por las razones que mencionamos anteriormente (alineación, reconexión o eliminación de vacíos), estás abusando de una herramienta e ignorando todas las demás.

Pasar el día transmitiendo información básica a través de llamadas es agotador para ti y para tu equipo. Una llamada debe agregar valor sustancial a procesos más interesantes como la lluvia de ideas o la planificación de proyectos.

A medida que nos vamos acostumbrando a las normas del trabajo remoto y nos damos cuenta de que las cosas se siguen haciendo, los proyectos siguen avanzando, y el cielo todavía no se ha caído, se va creando un nuevo ritmo diario.

Calendarios transparentes. Proteger a tu activo más valioso (tu equipo) del cansancio que generan las videollamadas debe ser una prioridad, aunque pueda llegar a ser realmente difícil en estos tiempos de "conectividad perpetua". Al tener expectativas realistas y aceptar la necesidad de tener "tiempo libre", le das a tu equipo la oportunidad de volver al trabajo recargado.

En monday.com, animamos a la gente a prever "tiempo en familia" en sus calendarios y respetamos esos límites. Anticipar estos espacios con anterioridad nos ha ayudado a evitar problemas de productividad, debidos a la videoconferencia.

Algunas videoconferencias simplemente deben realizarse. En algunos casos, nada reemplaza la creatividad y energía que conllevan las reuniones. Pero dada nuestra nueva realidad basada en el teletrabajo, hemos traspasado los límites.

Así que antes que programes otra reunión por Zoom, considera lo siguiente:

SÍ llamar: para un seguimiento global del proyecto, reuniones semanales de progreso, reuniones donde se requiera progresar en grupo y proyectos en equipo que requieran de un tipo de colaboración que otras herramientas no ofrecen.

NO llamar: para intercambio de datos, sincronización y actualizaciones de estado, edición de documentos o diseños, "una pregunta rápida" o reuniones durante las horas que en el calendario aparecen como bloqueadas.

Al emplear la videoconferencia para responder a cada pregunta que surge, la energía mental está siendo usada para aclarar y alinear bases, más que para agregar valor realmente colaborativo y creativo.

Al identificar las funciones que pueden ser resueltas por herramientas y no por personas, los procesos de toda la organización se hacen más fluidos y se puede dejar de pasar de una llamada a otra.

Si consideras que tu organización no dispone actualmente de herramientas que puedan llevar a cabo estas funciones, es posible que tengas un problema de herramientas, más que de llamadas. Cuando se trata de analizar críticamente las herramientas que utiliza tu organización, hay ciertos aspecto a tener en cuenta:

• Flexibilidad. ¿Puede esta herramienta servir para una variedad de flujos de trabajo y procesos y para múltiples equipos?
• Integraciones. Si aquí es donde todos consultan la información, es necesario una buena integración con las demás herramientas que tu equipo emplea.
• Transparencia. Permitir que todos los miembros de la organización accedan a la información básica, les da la autonomía que requieren para hacer lo que necesitan, sin tener que recurrir a una llamada de 30 minutos.

Los hábitos y estructuras que se están construyendo durante este tiempo tienen el potencial de definir la cultura de empresa y sus procesos en los años venideros. Al trazar límites claros y confiar en las herramientas adecuadas, puedes utilizar este tiempo para crear el flujo de trabajo ideal para tu organización.