

¿Y si te pasas a la metodología ágil para desarrollar tus proyectos? Te contamos todo sobre este enfoque que te permite gestionar tus proyectos eficazmente.
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La planificación es el credo de todo responsable de la gestión de proyectos. La construcción del Diagrama de Gantt, uno de sus más importantes preceptos.
Pero, ¿cómo y a partir de qué herramienta cumplir con él? ¿Bastará con Excel o será necesario un software de gestión de proyectos? Para ayudarte a encontrar el camino de la salvación y cumplir con tus plazos sin tener que pagar por incumplimientos, ¡Appvizer te guía a través de 6 pasos!
💫 Crea tu propio diagrama y lleva tu proyecto al éxito. ¡El límite es el cielo!
El Diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que muestra gráficamente:
Resultado: cada elemento se materializa con una barra horizontal.
💡 Si bien este recurso fue concebido en la década de 1890 por el ingeniero polaco Karol Adamiecki, hoy en día utilizamos la versión realizada unos años después por el estadounidense Henry Gantt.
Para la planificación de todo tipo de proyecto, esta herramienta resulta de gran utilidad, ya que te permite ver de un vistazo:
En definitiva, este instrumento ofrece una visión global del proyecto para definir la hoja de ruta, y ayuda al gestor del proyecto a planificarlo y gestionarlo después en las mejores condiciones posibles.
Por ser una herramienta indiscutible de planificación, la misma encuentra diferentes aplicaciones en el mundo de la gestión de proyectos.
Uno de los sectores que desde hace mucho tiempo viene dándole protagonismo, es el de la construcción. Dentro de la ejecución de obras civiles, el Diagrama de Gantt constituye una forma de proyectar los trabajos y hacerles seguimiento a medida que los mismos avanzan. La particularidad en este tipo de proyectos es la importancia que cobra la interdependencia de las tareas o actividades.
Así, lo primero que es necesario cuando nos proponemos realizar un Diagrama de Gantt para un proyecto civil, es listar las actividades relacionándolas entre sí, según sean o no predecesoras. Asimismo, es necesario indicar la duración de cada actividad, lo cual permite visualizar de manera gráfica el desarrollo de cada etapa.
Veamos las 7 etapas que se requieren para construir un Diagrama de Gantt con el cual mantener el control de tus plazos y tu proyecto.
En la fase del anteproyecto, antes de empezar, hay que tener claro:
Los hitos representan las etapas clave del proyecto; es decir, los objetivos intermedios que deben alcanzarse. Estos segmentan tu proyecto en fases principales, puntuadas por eventos importantes y sirven como puntos de referencia durante la ejecución.
💡 ¿Qué nivel de detalle debes optar por implementar para el desglose de las subtareas? Depende de la escala de tu proyecto, esto es algo que solo tú o la Junta Directiva podrán definir.
Nuestro consejo: ser lo suficientemente precisos(a) para dividir las actividades lo mejor posible dentro del equipo y ver el progreso del proyecto completando actividades, pero no demasiado, a riesgo de perderte en la cantidad de tareas.
Para algunas tareas o actividades, ya tienes una fecha límite que viene dada por el cronograma de ejecución, si por ejemplo corresponde a la presentación de un entregable. Por lo tanto, sabes qué duración debes asociar.
Para las demás tareas, calcula su duración según la unidad que te parezca más precisa para el proyecto (horas, días, semanas, meses).
👉 Para estimar la duración de una tarea, confía por ejemplo en:
A continuación, las tareas deben desglosarse en el tiempo, por orden cronológico, a partir de:
Así, cada tarea se materializa en forma de rectángulo horizontal, como una barra de progreso.
Establece relaciones entre las actividades de tu proyecto, con el objetivo de definir su secuencia lógica. Por ejemplo: la finalización de la tarea "Excavaciones para zapatas" y su finalización condicionará el inicio de la siguiente tarea, "Fundición de zapatas".
Existen varios tipos de dependencias:
💡 Apóyate en un diagrama PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas). Prepara el Diagrama de Gantt determinando la fecha más temprana y la más tardía para cada etapa. También muestra la ruta crítica: la secuencia óptima de tareas para completar el proyecto en el plazo previsto.
Para cada tarea, ya tienes una fecha de inicio, una fecha de finalización y/o una duración. Ahora solo tienes que proyectarlas en el calendario de ejecución de tu proyecto.
¿Se traslapan varias actividades y te cuesta priorizarlas? Utiliza una matriz de Eisenhower para definir la urgencia y la importancia de cada tarea.
Último paso: asigna cada tarea a un(a) responsable, estimando la cantidad de trabajo asignada a cada persona para equilibrar las tareas en función de su disponibilidad. De este modo, cada miembro del equipo del proyecto tiene su propio horario y sabe cómo priorizar sus tareas.
Nuestro artículo dedicado comparte consejos para una buena gestión de los recursos del proyecto.
Excel es una de las herramientas que permite crear Diagramas de Gantt de manera sencilla para proyectos pequeños, utilizando un gráfico de barras apiladas. Este resulta mucho más cómodo que Word o PowerPoint.
Para comenzar a construir tu propio diagrama, Appvizer ha creado una plantilla Gantt de Excel gratuita, lista para usar:
Lo único que tienes que hacer es personalizar tus actividades y sus plazos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que Excel no es una herramienta de colaboración, que su mantenimiento puede ser engorroso (al menor cambio de plazo, hay que actualizar el archivo para todos los interesados) y que su legibilidad se reduce a medida que el proyecto crece.
Para ganar en rendimiento y agilidad, opta por una herramienta de gestión de proyectos que permita crear Diagramas de Gantt, llevar a cabo la gestión de tareas y la administración de tu cartera de proyectos.