6 pasos para crear un diagrama de Gantt y gestionar sus tareas sin perderse ningún hito
El diagrama de Gantt es la herramienta de planificación de proyectos esencial para cualquier gestor de proyectos, porque es muy útil.
Pero, ¿cómo se construye? ¿Qué herramienta debe utilizar para su actividad? Nuestro viejo y buen Excel, o un software dedicado? 🤔
Que no cunda el pánico, tenemos todas las claves para ayudarte a crear el diagrama. Para ayudarte a orientarte en tus tareas y plazos, y cumplir con tus fechas de entrega, te guiaremos a través de 7 pasos para construir tu diagrama de Gantt y llevar tu proyecto al éxito, ¡con una plantilla gratuita como bonus!
¿Qué es un diagrama de Gantt? Definición
Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que muestra gráficamente :
- las diferentes tareas (en la ordenada)
- y sus plazos de ejecución (en el eje horizontal) en función de la unidad de tiempo elegida: días, semanas, meses, etc.
Resultado: cada elemento se materializa mediante una barra horizontal.
💡 Aunque fue inventado en la década de 1890 por el ingeniero polaco Karol Adamiecki, hoy utilizamos la versión elaborada unos años más tarde por el estadounidense Henry Gantt a continuación. 👇
¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?
Para el gestor de proyectos, le permite ver de un vistazo :
- las distintas tareas previstas
- el inicio, el fin y la duración estimada de cada tarea
- los posibles solapamientos entre tareas
- las posibles dependencias entre tareas
- el inicio y el final de todo el proyecto,
- los riesgos que deben evitarse al planificar las tareas.
En resumen, proporciona una visión global del proyecto, permite definir la hoja de ruta y ayuda al gestor del proyecto a planificarlo y gestionarlo después en las mejores condiciones posibles.
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt en 7 pasos?
Paso 1: Definir el alcance del proyecto
En la fase previa al proyecto, antes de empezar, tiene que tener claro :
- el objetivo u objetivos del proyecto,
- el calendario: para empezar, pregúntese si tiene una fecha de entrega prevista,
- los recursos disponibles, en particular el equipo del proyecto,
- los entregables previstos, que ayudan a definir los hitos del proyecto.
Paso 2: Elabore una lista de tareas e hitos
- Empiece por dividir su proyecto en tareas principales: son las etapas principales de su proyecto.
- Identifique los principales hitos que marcan el progreso del proyecto: entregables, validación, etc.
- Para cada tarea principal, enumere las subtareas que deben llevarse a cabo.
Los hitos representan etapas clave del proyecto, como objetivos intermedios por alcanzar. Segmentan el proyecto en fases principales, puntuadas por acontecimientos importantes, y sirven como puntos de referencia a la hora de dirigirlo.
💡 ¿Qué nivel de granularidad elegir para las subtareas? Dependiendo de la escala de tu proyecto, solo tú puedes definirlo.
Nuestro consejo: sé lo suficientemente preciso como para dividir las tareas lo mejor que puedas dentro del equipo y para ver el progreso del proyecto completando tareas, pero no demasiado, a riesgo de perderte en la gran cantidad de tareas.
Paso 3: Calcular la duración de las tareas
- Para algunas tareas, ya tienes un plazo definido, si corresponde a la entrega de un entregable, por ejemplo. Por lo tanto, ya sabe cuánto tardarán.
- Para el resto de tareas, estima su duración según la unidad que consideres más precisa para tu proyecto (horas, días, semanas, meses).
👉 ¿Cómo se estima la duración de una tarea? Por ejemplo, basándote en :
- la dificultad de la tarea,
- la necesidad de coordinación y comunicación: los intercambios entre las partes interesadas pueden ralentizar la realización de una tarea,
- las etapas de validación: por ejemplo, no espere que sus directivos puedan validar una decisión nada más tomarla, ya que esto puede llevar tiempo en función de sus propias agendas.
A continuación, las tareas deben desglosarse por orden cronológico, con :
- su fecha de inicio
- su fecha de finalización
- y su duración.
Cada tarea adopta la forma de un rectángulo horizontal, como una barra de progreso.
Paso 4: Crear interdependencias
Establezca conexiones entre las tareas de su proyecto para definir su secuencia lógica. Por ejemplo: la finalización de la tarea "Recopilar los requisitos del usuario" determinará el inicio de la siguiente tarea, "Escribir la historia de usuario".
Existen varios tipos de dependencia
- de inicio a inicio: una tarea sólo puede comenzar si la tarea anterior ha comenzado;
- de inicio a fin: una tarea sólo puede terminar si la tarea anterior ha comenzado;
- end to start: una tarea sólo puede empezar si la tarea anterior ha terminado;
- end to end: las tareas deben terminar al mismo tiempo.
💡 Utiliza un diagrama PERT (técnica de evaluación y revisión de programas). "Prepara" el diagrama de Gantt determinando una fecha más temprana y otra más tardía para cada etapa. También resalta la ruta crítica: la secuencia óptima de tareas para completar tu proyecto antes de la fecha límite.
Paso 5: Planificar las tareas
Para cada tarea, ya tiene una fecha de inicio, una fecha de finalización y/o una duración. Todo lo que tiene que hacer es colocarlas en el calendario del proyecto.
¿Se solapan varias tareas y no sabe cómo priorizarlas? Utilice una matriz de Eisenhower para definir el grado de urgencia e importancia de cada tarea.
Paso 6: asignar recursos humanos
Último paso: asignar cada tarea a un responsable. Estime la cantidad de trabajo asignada a cada persona para equilibrar las tareas en función de su disponibilidad. De este modo, cada miembro del equipo del proyecto tiene su propio horario y sabe cómo priorizar sus tareas.
Nuestro artículo dedicado comparte algunos consejos para una buena gestión de los recursos del proyecto.
Paso 7: Supervisar y ajustar el Gantt a medida que avanza el proyecto
Supervise regularmente el progreso de las tareas. Compare las barras de progreso con las fechas de inicio previstas. ¿Va retrasado? ¿Se ha roto alguna dependencia? Hay que actuar con rapidez para evitar un efecto dominó.
Adapte su gráfico en cuanto una actividad cambie de duración, un recurso deje de estar disponible o se alcance un nuevo hito.
También puedes añadir una columna de "% completado" o utilizar una herramienta de gestión de proyectos que actualice los datos automáticamente. Es más visual, más sencillo y tu equipo ahorra una increíble cantidad de tiempo.
Hacer un diagrama de Gantt en Excel: ¡nuestra plantilla gratuita!
Excel es una buena herramienta para crear un diagrama de Gantt sencillo para un proyecto a pequeña escala, utilizando un diagrama de barras apiladas. Es mucho más práctico que Word o PowerPoint.
No se moleste en construirlo usted mismo, Appvizer ha creado una plantilla gratuita de Excel G antt lista para usar:
Sólo tienes que rellenar las tareas y sus plazos. Ten en cuenta, sin embargo, que Excel no es una herramienta colaborativa, que su mantenimiento puede ser engorroso (el más mínimo cambio en un plazo obliga a actualizar el archivo para todas las partes implicadas) y que su legibilidad disminuye a medida que crece el proyecto.
¿Qué programa de diagrama de Gantt debo utilizar?
Programas gratuitos de diagramas de Gantt
Para aumentar el rendimiento y la agilidad, opte por un software gratuito de diagramas de Gantt en línea:
- Elegantt, una extensión de Trello,
- Teamgantt,
- Ganttpro.
Sin embargo, presentan algunos inconvenientes: los paquetes gratuitos no ofrecen un historial ilimitado ni sincronización con sus calendarios. Las dos últimas herramientas también tienen un número limitado de usuarios.
Nuestra selección de herramientas de gestión de proyectos para dominar Gantt
Los programas informáticos para crear un diagrama de Gantt son legión. Desde la simple gestión de tareas hasta la gestión de carteras de proyectos: ¡hay tantas opciones que depende de usted encontrar la que más le convenga!
⚒️ Aquí tienes nuestra selección de programas de gestión de proyectos:
- Beesbusy es fácil de configurar y utilizar, y ofrece a sus usuarios las vistas "Cuándo", "Quién" y "Qué" para ayudarles a tomar decisiones.
- En Fitnet Manager, el gestor puede ver y evaluar de un vistazo todos los horarios del personal, en función del avance del proyecto.
- monday.com se centra en la colaboración y centraliza toda la información del proyecto en una interfaz clara y divertida, con una vista Gantt personalizable.
- En Planzone, las dependencias entre tareas se actualizan en tiempo real a medida que avanza el proyecto, resaltando el diagrama de flujo de tareas.
- Proggio ofrece una solución dinámica, fácil de usar y visual que cubre las necesidades de la empresa desde la planificación hasta la ejecución.
- Sciforma se adapta especialmente bien a los requisitos de los métodos ágiles y Prince2, que utilizan diagramas de Gantt para la gestión de proyectos.
Cabe señalar que algunas herramientas van aún más lejos, con funcionalidades a medida para integrar el diagrama de Gantt, pero también otras metodologías o herramientas (mindmap o Kanban, por ejemplo). Son ideales para gestionar proyectos muy grandes e integrarse con otras herramientas.
⚒️
- SuitePro G de IQar,
- Wrike,
- z0 Gravity.
3 ejemplos de utilización de un diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt no se limita a las grandes empresas o a los ingenieros. Es un poderoso aliado en cualquier campo en el que la gestión de proyectos sea clave. Aquí tienes algunos ejemplos para inspirarte 👇.
Ejemplo 1: Proyecto de marketing
Imagina una campaña de lanzamiento de un producto. Necesitas coordinar la redacción de contenidos, la filmación de un vídeo y la publicación en la web y las redes sociales. Cada tarea tiene una :
- una duración
- una fecha de inicio
- una dependencia,
- un equipo dedicado.
El Gantt se convierte en su centro de control 🧭.
Ejemplo 2: Eventos
Para organizar una feria o una conferencia, hay que planificarlo todo:
- la reserva de salas
- comunicación
- logística
- programa de ponentes...
Gracias al gráfico, podrá visualizar cada etapa, cada hito, y mantener los plazos bajo control, día tras día.
Ejemplo 3: Construcción
En el sector de la construcción, es imposible hacer malabarismos sin una buena herramienta de planificación. En este caso, el diagrama de Gantt se convierte en el cemento del proyecto, permitiéndole gestionar :
- la coordinación de los oficios
- el cumplimiento de las normas
- la entrega de materiales, etc.
De esta forma, evitarás retrasos y solapamientos entre grupos de trabajo.
🧠 No importa en qué sector te muevas: en cuanto haya que enlazar varias actividades a lo largo de un periodo de tiempo, el diagrama de Gantt será tu mejor aliado.
Nuestros últimos consejos para utilizar el diagrama de Gantt
5 buenas prácticas
He aquí algunas cosas que debes hacer para sacar el máximo partido a tu diagrama de Gantt:
- utilice un código de colores sencillo y legible: verde para las tareas completadas, azul para las que están en curso, gris para las que están por venir, por ejemplo;
- indique la versión del calendario: "versión del 28/07" o "última actualización el..." para evitar duplicidades;
- mostrar los hitos (a menudo representados por rombos) aunque no tengan duración;
- añada una columna de "Estado": "no iniciado", "en curso", "finalizado", "pendiente de revisión", etc;
- adapte el gráfico a su entorno de trabajo: departamentos, equipos, prioridades, etc. Cada proyecto es único.
Errores que hay que evitar
Nadie quiere un Gantt que parezca una obra de arte contemporánea. Esto es lo que hay que evitar
- No sobrecargues el diagrama: demasiados elementos acaban con la legibilidad, así que céntrate en las tareas clave;
- No abuses de las dependencias fijas: el calendario de debe poder evolucionar con el trabajo ;
- No ignore los tiempos muertos: validación, entrega o simplemente un día de descanso;
- evita las herramientas demasiado rígidas: si pasas más tiempo gestionando tu Gantt que avanzando en tu proyecto , hay un problema;
- No dejes que tu Gantt se quede en el camino.
El diagrama de Gantt en pocas palabras
Como puede ver, el diagrama de Gantt es absolutamente esencial para cualquier buen proyecto... y para mantenerlo así. ☝️
Con nuestros consejos, nuestros métodos paso a paso y las herramientas adecuadas en la mano, tiene todas las claves para aplicar este diagrama en sus operaciones.
Entonces, ¿te ha conquistado el diagrama de Gantt para tus proyectos?