Diagrama de Gantt: la tabla de salvación de los proyectos en construcción

La planificación es el credo de todo responsable de la gestión de proyectos. La construcción del Diagrama de Gantt, uno de sus más importantes preceptos.

Pero, ¿cómo y a partir de qué herramienta cumplir con él? ¿Bastará con Excel o será necesario un software de gestión de proyectos? Para ayudarte a encontrar el camino de la salvación y cumplir con tus plazos sin tener que pagar por incumplimientos, ¡Appvizer te guía a través de 6 pasos!

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El Diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que muestra gráficamente:

• Las diferentes tareas o actividades en el eje vertical (de forma ordenada),
• los plazos de ejecución en el eje horizontal (x), según la unidad de tiempo elegida: días, semanas, meses, etc.

Resultado: cada elemento se materializa con una barra horizontal.

💡 Si bien este recurso fue concebido en la década de 1890 por el ingeniero polaco Karol Adamiecki, hoy en día utilizamos la versión realizada unos años después por el estadounidense Henry Gantt.

Para la planificación de todo tipo de proyecto, esta herramienta resulta de gran utilidad, ya que te permite ver de un vistazo:

• Las diferentes tareas previstas,
• el inicio, el final y la duración estimada de cada tarea,
• cualquier traslapamiento entre tareas,
• las dependencias entre determinadas tareas,
• las fechas de inicio y de final de todo el proyecto,
• los posibles riesgos que hay que evitar a lo largo de la planificación de las tareas.

En definitiva, este instrumento ofrece una visión global del proyecto para definir la hoja de ruta, y ayuda al gestor del proyecto a planificarlo y gestionarlo después en las mejores condiciones posibles.

Por ser una herramienta indiscutible de planificación, la misma encuentra diferentes aplicaciones en el mundo de la gestión de proyectos.

Uno de los sectores que desde hace mucho tiempo viene dándole protagonismo, es el de la construcción. Dentro de la ejecución de obras civiles, el Diagrama de Gantt constituye una forma de proyectar los trabajos y hacerles seguimiento a medida que los mismos avanzan. La particularidad en este tipo de proyectos es la importancia que cobra la interdependencia de las tareas o actividades.

Así, lo primero que es necesario cuando nos proponemos realizar un Diagrama de Gantt para un proyecto civil, es listar las actividades relacionándolas entre sí, según sean o no predecesoras. Asimismo, es necesario indicar la duración de cada actividad, lo cual permite visualizar de manera gráfica el desarrollo de cada etapa.

Veamos las 7 etapas que se requieren para construir un Diagrama de Gantt con el cual mantener el control de tus plazos y tu proyecto.

En la fase del anteproyecto, antes de empezar, hay que tener claro:

• El objetivo o los objetivos que estás persiguiendo. En el caso de un proyecto civil, por ejemplo, el alcance puede ser la construcción de un edificio residencial, compuesto de 20 apartamentos.
• El calendario de ejecución de los trabajos. Para empezar, determina si hay una fecha límite de plazo de entrega de las obras. La misma puede variar según el tipo de financiación del proyecto: pública, privada o propia.
• Los recursos disponibles, especialmente en términos de los miembros del equipo que participarán del proyecto. Cada profesional que requiera el proyecto debe estar contemplado desde el inicio para evitar retrasos debido a la falta de personal.
• Los entregables y resultados previstos para el final del proyecto, que ayudan a definir los hitos del mismo. En este caso, se pueden tratar de las memorias de cálculo de las obras acabadas, por ejemplo.

• Empieza por dividir tu proyecto en tareas o actividades principales: es decir, en las grandes etapas que comprende el proyecto.
• Identifica los principales hitos que marcan el progreso del proyecto: entregables, validación, etc.
• Para cada actividad principal, enumera las subactividades que debes realizar.

Los hitos representan las etapas clave del proyecto; es decir, los objetivos intermedios que deben alcanzarse. Estos segmentan tu proyecto en fases principales, puntuadas por eventos importantes y sirven como puntos de referencia durante la ejecución.

💡 ¿Qué nivel de detalle debes optar por implementar para el desglose de las subtareas? Depende de la escala de tu proyecto, esto es algo que solo tú o la Junta Directiva podrán definir.

Nuestro consejo: ser lo suficientemente precisos(a) para dividir las actividades lo mejor posible dentro del equipo y ver el progreso del proyecto completando actividades, pero no demasiado, a riesgo de perderte en la cantidad de tareas.

Para algunas tareas o actividades, ya tienes una fecha límite que viene dada por el cronograma de ejecución, si por ejemplo corresponde a la presentación de un entregable. Por lo tanto, sabes qué duración debes asociar.

Para las demás tareas, calcula su duración según la unidad que te parezca más precisa para el proyecto (horas, días, semanas, meses).

👉 Para estimar la duración de una tarea, confía por ejemplo en:

• La dificultad que conlleva la tarea a realizar;
• la necesidad de coordinación y comunicación: los intercambios entre las partes interesadas pueden ralentizar la realización de una tarea;
• las etapas de validación: por ejemplo, no esperes que la Dirección pueda validar una decisión nada más tomarla, ya que el proceso puede llevar más o menos tiempo en función de la agenda de cada persona involucrada.

A continuación, las tareas deben desglosarse en el tiempo, por orden cronológico, a partir de:

• Su fecha de inicio,
• su fecha de finalización,
• su duración.

Así, cada tarea se materializa en forma de rectángulo horizontal, como una barra de progreso.

Establece relaciones entre las actividades de tu proyecto, con el objetivo de definir su secuencia lógica. Por ejemplo: la finalización de la tarea "Excavaciones para zapatas" y su finalización condicionará el inicio de la siguiente tarea, "Fundición de zapatas".

Existen varios tipos de dependencias:

• De inicio a inicio: una tarea solo puede empezar si la tarea anterior ha empezado;
• de inicio a fin: una tarea solo puede terminar si la anterior ha comenzado;
• de fin a inicio: una tarea solo puede comenzar si la anterior ha terminado;
• de fin a fin: las tareas deben terminar al mismo tiempo.

💡 Apóyate en un diagrama PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas). Prepara el Diagrama de Gantt determinando la fecha más temprana y la más tardía para cada etapa. También muestra la ruta crítica: la secuencia óptima de tareas para completar el proyecto en el plazo previsto.

Para cada tarea, ya tienes una fecha de inicio, una fecha de finalización y/o una duración. Ahora solo tienes que proyectarlas en el calendario de ejecución de tu proyecto.

¿Se traslapan varias actividades y te cuesta priorizarlas? Utiliza una matriz de Eisenhower para definir la urgencia y la importancia de cada tarea.

Último paso: asigna cada tarea a un(a) responsable, estimando la cantidad de trabajo asignada a cada persona para equilibrar las tareas en función de su disponibilidad. De este modo, cada miembro del equipo del proyecto tiene su propio horario y sabe cómo priorizar sus tareas.

Nuestro artículo dedicado comparte consejos para una buena gestión de los recursos del proyecto.

• Recuerda presentar el estado de cada actividad de forma visual, para comunicar esta información a todas las partes interesadas.
• No olvides incluir una indicación de la versión utilizada: "versión de..." o "última actualización en...", por ejemplo.
• Incluye los hitos, a menudo representados por diamantes en el gráfico, ya que no tienen una duración definida.
• Adapta el gráfico a tu entorno de trabajo: las fechas, el estado de las tareas y las prioridades varían según las empresas, los departamentos, los equipos y los proyectos.

Excel es una de las herramientas que permite crear Diagramas de Gantt de manera sencilla para proyectos pequeños, utilizando un gráfico de barras apiladas. Este resulta mucho más cómodo que Word o PowerPoint.

Para comenzar a construir tu propio diagrama, Appvizer ha creado una plantilla Gantt de Excel gratuita, lista para usar:

Lo único que tienes que hacer es personalizar tus actividades y sus plazos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que Excel no es una herramienta de colaboración, que su mantenimiento puede ser engorroso (al menor cambio de plazo, hay que actualizar el archivo para todos los interesados) y que su legibilidad se reduce a medida que el proyecto crece.

Para ganar en rendimiento y agilidad, opta por una herramienta de gestión de proyectos que permita crear Diagramas de Gantt, llevar a cabo la gestión de tareas y la administración de tu cartera de proyectos.

• El Diagrama de Gantt es un instrumento de planificación que ayuda a organizar y visualizar las tareas que componen un proyecto.
• Son varios los campos que encuentran en este gráfico un método de planificación general, como el caso de la construcción, donde el mismo sirve para llevar el seguimiento de una obra.
• El principio del Diagrama de Gantt consiste en listar las actividades que componen el proyecto, especificar el su tiempo de ejecución e interrelacionar las actividades entre sí, definiendo dependencias.
• Construir un Diagrama de Gantt va de seguir una serie de etapas, así como de apoyarse en otras metodologías y herramientas para su creación.
• Mientras que Excel ofrece una solución para la planificación de proyectos sencillos, existen herramientas automatizadas que facilitan y agilizan el proceso.