Dirección de proyectos: ¿cuáles son sus funciones principales?

La Dirección de Proyectos contempla la ejecución, el seguimiento y la supervisión de las actividades en aras de asegurar el éxito.

Con anterioridad, has definido el alcance del proyecto, elegido la metodología de gestión que más te conviene y el pliego de condiciones por el cual se guiará la ejecución. ¿Qué otras funciones le competen a la Dirección para garantizar una supervisión perfecta del proyecto? Este artículo te cuenta todo lo que necesitas saber para que tu proyecto avance sin contratiempos.

La Dirección de Proyectos consiste en una serie de acciones que incluyen:

• conocer perfectamente el alcance del proyecto,
• garantizar su seguimiento mediante indicadores predefinidos,
• asegurar el progreso del proyecto mediante la ejecución de tareas y la entrega de resultados (matriz RACI),
• adaptar el cronograma del proyecto y vigilar la brecha entre lo proyectado y lo ejecutado,
• controlar el presupuesto adaptándolo a los imprevistos que puedan presentarse,
• supervisar al equipo de trabajo y asegurar la óptima gestión de los recursos,
• hacer frente, adaptarse y tomar decisiones apropiadas frente a la materialización de riesgos.

💡 La gestión del proyecto interviene al comienzo del proyecto, cuando este ya ha sido planificado, presupuestado y se han definido las especificaciones. En esto difiere de la planificación de proyectos.

La Dirección de Proyectos consiste, en definitiva, en asegurar el seguimiento de todos los componentes del proyecto, tal como se definieron durante la planificación del mismo.

ℹ️  Ten en cuenta que dependiendo del tipo de proyecto que lleves a cabo, las funciones de la Dirección podrán variar.

Este paso es esencial para priorizar acciones: ¿la calidad de tus productos es una prioridad? ¿O prefieres excederte en tu presupuesto para evitar un retraso en la entrega?

Cada proyecto tiene su propio contexto: las prioridades cambian de un proyecto a otro, y con ellas, los indicadores para monitorearlo. ¿Cómo controlas estos indicadores con precisión? Con las demás funciones que detallamos a continuación.

¿El proyecto avanza según lo previsto durante la planificación de las actividades? Al definir el alcance de un proyecto, algunas actividades pueden haberse pasado por alto: identifícalas durante la fase de ejecución para planificarlas y adaptar el cronograma.

💡 En la mayoría de los casos, esto significa que hay que volver a priorizar las tareas. El/la Director⋅a decidirá qué tareas pueden posponerse, ponerse en espera o eliminarse, dependiendo de las necesidades del cliente y del proyecto.

¿Debes reevaluar la asignación de recursos para cada tarea o subtarea? ¿Asignaste demasiados recursos para una tarea o, por el contrario, no los suficientes? ¿Necesitas considerar más recursos?

💡 La Dirección de Proyectos implica actuar con rapidez y ser capaz de reemplazar los recursos que ya no están disponibles, de manera que su falta de disponibilidad no tenga demasiado impacto en el correcto progreso del proyecto.

Al igual que en el caso de los recursos humanos, la previsión presupuestaria establecida antes del lanzamiento del proyecto puede ahorrar costes. A pesar de contar con una correcta Gestión de Riesgos, algunos imprevistos harán que excedas tu presupuesto.

Pero ¡que no cunda el pánico! Establece umbrales y alertas que te permitan determinar cuando no estés respetando tu previsión presupuestaria y puedas reaccionar de manera consecuente.

💡 Además, la definición y seguimiento de indicadores financieros ayudan a vigilar la rentabilidad del proyecto. Un gasto inesperado puede añadir valor a tu proyecto, sin que este tenga necesariamente un impacto negativo en el margen. Sin embargo, demasiados desfases en el presupuesto y la rentabilidad del proyecto estará en riesgo.

Sin implementar un monitoreo regular de los eventos e hitos, la gestión de tu proyecto no será efectiva, pues habrás perdido el control.

💡 Sé realista con los datos que utilizas: las cifras demasiado optimistas (por no decir distorsionadas) no reflejan la realidad del proyecto y dificultan su seguimiento preciso.

¿Tus indicadores muestran una diferencia entre lo previsto y lo real? Una de las funciones de la Dirección es tomar las acciones correctivas o preventivas que permitan encaminar el proyecto y el equipo en la dirección correcta.

💡 No esperes a que un error, una entrega tardía de un subcontratista, un problema técnico o simplemente una tarea atrasada se presenten. Reacciona a tiempo: una vez más, la capacidad de la Dirección para adaptarse a una situación imprevista y tomar la decisión más pertinente, es la clave del éxito de la gestión del proyecto.

Evita la confusión y mantén siempre actualizada la documentación del proyecto:

• cronograma del proyecto,
• actas de reunión,
• Gráfico de Gantt,
• diagrama de flujo de recursos,
• presupuesto,
• Plan de Gestión de Riesgos,
• procedimientos de validación y flujos de trabajo, etc.

Un manejo profesional de la Dirección, requiere contar con una multitud de documentos útiles para fijar el rumbo del proyecto. Las demás partes interesadas y socios estratégicos también necesitan tener acceso a cierta información que facilite la comunicación y asegure la Gestión de Calidad. Por lo tanto, la organización, actualización y trazabilidad de los documentos es fundamental.

El rol principal del/la Director⋅a de Proyectos es la coordinación y organización de las acciones. Asimismo, es necesario que cuente con:

• una visión clara y global del proyecto para seguir su progreso y confrontar lo proyectado con la realidad;
• la capacidad de anticipación y adaptación para que los riesgos no amenacen la ejecución del proyectos, más allá de lo estimado;
• capacidad de respuesta y de toma de decisiones para asegurar que se respete la hoja de ruta del proyecto;
• un dominio de los métodos y herramientas de gestión de proyectos para una dirección precisa y medida;
• la capacidad de gestionar los recursos humanos del proyecto y fomentar la colaboración.

En el caso de proyectos a gran escala, la dirección o gestión del proyecto puede estar garantizada por el Comité Directivo, conformado por departamentos operativos, comerciales e, incluso, el contratista del proyecto.

Para asegurar una buena Dirección de Proyectos, una buena metodología y el justo rigor serán tus mejores aliados.

¿Por qué no optar por una herramienta de gestión de proyectos en línea? Automatiza ciertas tareas y ahorra una cantidad considerable de tiempo. Todo lo que tienes que hacer es elegir la herramienta que más se adapte a las necesidades de tu proyecto.