¿Cómo generar una factura electrónica? Definiciones, ventajas y aplicaciones

¿Cómo generar factura electrónica? Esta es una de las primera de las mejores prácticas de facturación es saber. Además, debes ser consciente de las obligaciones legales y de la información que debes incluir en estas. Las herramientas de facturación serán tu mejor aliado en este proceso, pues te ayudarán a automatizar la elaboración de facturas de manera correcta y a aumentar la productividad de tu empresa. 

Al final del artículo hacemos una comparativa con dos de los mejores software de facturación online para hacer facturas electrónicas.

Una factura electrónica es un documento justificativo legal con finalidad contable y comercial, que se distribuye de forma digital y que posee el mismo valor ante la ley que una factura en papel. 

La misma permite registrar una venta de servicio(s) y/o producto(s) realizado(s) por una persona jurídica (auto-empresario, empresa, asociación) a otra estructura jurídica o a un individuo. Este documento debe incluir informaciones obligatorias como la fecha, la descripción del producto, el precio de venta sin y con IVA, el precio unitario, las cantidades, etc.

La factura es un documento que formaliza la venta de un producto o servicio. En otras palabras, la facturación tiene dos funciones:

1. La función contable de la factura: los importes sin y con IVA incluido se traducen en asientos contables que son esenciales en el seguimiento de la actividad de la empresa u organización sin fines de lucro.

2. La función comercial: permite al vendedor concluir su venta con documentos comerciales de forma correcta. En cuanto al comprador, este se beneficia de un documento oficial que aclara todas las condiciones de su compra.

Existen dos formatos de factura electrónica que se diferencian por la posibilidad de ser automatizados o no, a continuación los detallamos:

• Facturas en formato estructurado: este formato puede ser generado de forma automática por las herramientas de facturación al igual que su distribución. Por lo regular cuentan con lenguajes como: XML, EDIFACT, etc.

• Facturas en formato no estructurado: este formato es, por lo regular, una imagen, haciendo difícil su registro automático en un sistema de facturación, requiriendo así intervención manual o de algún programa que posea reconocimiento óptico de los caracteres.

Las facturas electrónicas tienen múltiples ventajas, no solo ambiental sino también administrativas, operativas y económicas. 

Te mencionamos algunos de estos beneficios:  

• Reduce los riesgos de errores.

• Disminuye costos de impresión.

• Acceso fácil y rápido a las facturas.

• Evita que las facturas se pierdan.

• Baja drásticamente el consumo de papel lo cual favorece el medio ambiente.

• Optimiza la gestión de facturación.

Tus facturas deben incluir un cierto número de información obligatoria, ya sea una factura electrónica o en papel.

¿Qué información debe incluir mi factura electrónica? Independientemente del tamaño o tipo de empresa que tengas, la normativa española requiere que la misma contenga los siguientes elementos:

• Número de factura único.

• Fecha de expedición.

• Fecha de venta.

• Identidad del comprador y NIF.

• Identidad del vendedor o proveedor de servicios.

• Descripción del producto o servicio.

• Tipo impositivo.

Las facturas deben conservarse como comprobante contable del mismo modo que los pedidos de compra, los albaranes de entrega o los formularios de recepción. El artículo 30 del Código de Comercio indica lo siguiente:

Además, en el artículo 165 de la Ley del IVA se establece que todos estos justificantes tienen que ser conservados durante el plazo de la prescripción del impuesto, y si estos se refieren a adquisiciones con IVA sujetas a un plazo de regulación, se tienen que conservar durante el periodo en que estén siendo regulados y hasta 4 años después.

Hoy en día no es necesario que las facturas estén firmadas físicamente. Esto se puede hacer utilizando una firma electrónica siempre y cuando la misma garantice durante todo su periodo de vigencia la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad (Artículo 8.1 del Real Decreto 1619/2012).

¿Te gustaría tener un ejemplo de una factura? Si deseas continuar o empezar tu facturación mensual en Excel, descarga nuestra plantilla gratuita de facturas con o sin IVA en formato Excel disponible a continuación:

Los software de facturación te permiten gestionar presupuestos y facturas electrónicas sin límites, desde su creación y almacenamiento hasta la gestión de pago de las mismas. Como empresario o trabajador autónomo, debes tener control de todas las actividades empresariales y no solo enfocarte en las tareas contables las cuales requieren mucho tiempo. 

Las herramientas de facturación ahorran mucho tiempo puesto que poseen un sinnúmero de funciones que optimizan estas tareas, dentro de estas se encuentran:

• Creación automática de cotizaciones y presupuestos sincronizado con tu listado de contactos y catálogo de productos.

• Conversión fácil de presupuestos en facturas.

• Envío de presupuestos y facturas por correo electrónico en formato PDF. 

• Firma electrónica.

• Soporte para la optimización de procesos: tutorial, atención al cliente, etc. 

• Gestión de pagos, gestión de métodos de pago y optimización del tiempo de pago.

• Generación de asientos contables o exportación contable.

• Recordatorios a clientes, gestión de pagos atrasados y facturas impagadas. 

Las soluciones de facturación eliminan los problemas de gestión que enfrentas como:

• Incumplimiento de documentos.

• Pérdida de información y documentos.

• Irregularidad en la numeración de las facturas.

• Tiempo para crear presupuestos y facturas demasiado largas.

• Mala imagen ante tus clientes debido a los retrasos y al formato poco profesional de las facturas.

Lograr que un cliente pague es una situación complicada e incómoda. Sin embargo, en este proceso lo mejor es ser profesional para cuidar la relación con tu cliente. Si la situación se prolonga, asegúrate de respetar el ritmo de los recordatorios. 

Los software para realizar facturas te permiten realizar un seguimiento de las facturas impagadas sincronizándolas con tu cuenta bancaria y automatizar los recordatorios de pagos.

Existe una obligación en cuanto a las facturas para las Administraciones Públicas, en efecto todas las facturas emitidas para un ente público administrativo deben ser presentadas ante un punto general de entrada conocido como FACe. Asimismo, estas facturas deben contar con un formato específico y predeterminado. 

Algunas de las características obligatorias de la facturación electrónica para la administración son:

• Seguir el formato Facturae 3.2 ó 3.2.1.

• Tener una firma electrónica.

• Indicar el destinatario.

Además de ser una factura con un forma estructurado, esta debe ser presentada a través del portal Web FACe.

Utilizar un sistema informático automátizado es la mejor manera de asegurarte de que:

• no has olvidado ningún dato,

• la entidad en cuestión recibirá la factura,

• cumples con cada requisito.

El software para facturar optimiza y facilita significativamente tu gestión a precios, a menudo, muy bajos, a continuación te presentamos dos:

Freshbooks es un programa de facturación y contabilidad todo en uno, dirigido a autónomos, microempresas y pymes, que hace que desarrolles la gestión financiera de tu empresa de manera fácil, rápida y segura.

Dentro de sus funcionalidades se encuentran:

• Creación de facturas electrónicas en pocos segundos.

• Seguimiento de tu facturación desde cualquier dispositivo.

• Integración con otras aplicaciones como: shopify, fundbox, G Suite, stripe, GUSTO.

• Soporte técnico profesional muy eficiente.

• Organización y control de gastos.

La factura es un comprobante contable pero también una herramienta importante en la relación con el cliente. Asegúrate de tener en cuenta este documento y los procedimientos asociados como: formato, envío, firma, número, descuentos, pagos y recordatorios. Como esto puede ser muy tedioso, te recomendamos utilizar un software de facturación.

Con una herramienta de facturación online agilizas y optimizas la elaboración de facturas electrónica. Elige el que más se ajuste a tu necesidades y ¡convierte tu elaboración de facturas electrónica en algo tan fácil como un juego de niños!