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¿Cómo hacer una factura electrónica? La guía completa + herramientas gratis y de pago

Por Rina Peña & Emma Gil
Actualizado el 12 de julio de 2024, públicado inicialmente en agosto 2019

¿Cómo generar una factura electrónica? Esta es una de las mejores prácticas de facturación. Además, debes ser consciente de las obligaciones legales y de la información que debes incluir en estas.

Las herramientas de facturación serán tu mejor aliado en este proceso, pues te ayudarán a automatizar la elaboración de facturas de manera correcta y a aumentar la productividad de tu empresa.

Al final del artículo, hacemos una comparativa con dos de los mejores softwares de facturación online para hacer facturas electrónicas.

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento justificativo legal con finalidad contable y comercial, que se distribuye de forma digital y que posee el mismo valor ante la ley que una factura en papel.

Permite registrar una venta de servicio(s) y/o producto(s) realizado(s) por una persona jurídica (autónomo, empresa, asociación) a otra estructura jurídica o a un individuo. Este documento debe incluir información obligatoria como:

  • la fecha,
  • la descripción del producto,
  • el precio de venta sin y con IVA,
  • el precio unitario,
  • las cantidades, etc.

¿Cuál es la finalidad de la facturación?

La factura es un documento que formaliza la venta de un producto o servicio. En otras palabras, la facturación tiene dos funciones:

  1. Función contable: los importes con y sin IVA incluido se traducen en asientos contables, esenciales para el seguimiento de la actividad de la empresa u organización sin fines de lucro.
  2. Función comercial: permite al vendedor concluir su venta con documentos comerciales de forma correcta. Por otra parte, el comprador se beneficia de un documento oficial que aclara todas las condiciones de su compra.

Tipos de formatos de factura electrónica

Existen dos formatos de factura electrónica que se diferencian por la posibilidad de ser automatizados o no. A continuación, los detallamos:

  • Facturas en formato estructurado: este formato puede ser generado de forma automática por las herramientas de facturación, así como su distribución. Generalmente, utilizan lenguajes como XML, EDIFACT, etc.
  • Facturas en formato no estructurado: este formato es, habitualmente, una imagen, lo que dificulta su registro automático en un sistema de facturación. Por lo tanto, requiere intervención manual o de algún programa con reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Ventajas de la factura electrónica para las empresas

Las facturas electrónicas tienen múltiples ventajas, no solo ambientales, sino también administrativas, operativas y económicas.

Te mencionamos algunos de estos numerosos beneficios:

  • Reduce los riesgos de errores.
  • Disminuye costos de impresión.
  • Permite el acceso fácil y rápido a las facturas.
  • Evita que las facturas se pierdan.
  • Baja drásticamente el consumo de papel, lo cual favorece al medio ambiente.
  • Optimiza la gestión de la facturación.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

¿Cómo hacer la factura electrónica paso a paso? Vídeo

Información obligatoria

Tus facturas deben incluir un cierto número de datos obligatorios, ya sea una factura electrónica o en papel.

¿Qué información debe incluir mi factura electrónica? Independientemente del tamaño o tipo de empresa que tengas, la normativa española requiere que la misma contenga los siguientes elementos:

  • Número de factura único.
  • Fecha de expedición.
  • Fecha de venta.
  • Identidad del comprador y NIF.
  • Identidad del vendedor o proveedor de servicios.
  • Descripción del producto o servicio.
  • Tipo impositivo.

Conservación de facturas

Las facturas deben conservarse como comprobante contable del mismo modo que los pedidos de compra, los albaranes de entrega, o los formularios de recepción. El artículo 30 del Código de Comercio indica lo siguiente:

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Además, en el artículo 165 de la Ley del IVA se establece que todos estos justificantes tienen que ser conservados durante el plazo de la prescripción del impuesto, y si estos se refieren a adquisiciones con IVA sujetas a un plazo de regulación, se tienen que conservar durante el periodo en que estén siendo regulados y hasta 4 años después.

Firma electrónica

Hoy en día no es necesario que las facturas estén firmadas físicamente. Esto se puede hacer utilizando una firma electrónica siempre y cuando la misma garantice durante todo su periodo de vigencia la autenticidad de:

  • su origen,
  • la integridad de su contenido,
  • y su legibilidad (Artículo 8.1 del Real Decreto 1619/2012).

¿Cómo hacer una factura electrónica para la administración?

Existe una obligación en cuanto a las facturas para las Administraciones Públicas. En efecto, todas las facturas emitidas para un ente público administrativo deben ser presentadas ante un punto general de entrada conocido como FACe. Asimismo, estas facturas deben contar con un formato específico y predeterminado.

Algunas de las características obligatorias de la facturación electrónica para la administración son:

  • seguir el formato Facturae 3.2 o 3.2.1,
  • tener una firma electrónica,
  • e indicar el destinatario.

Además de ser una factura con un formato estructurado, esta debe ser presentada a través del portal web FACe.

Utilizar un sistema informático automatizado es la mejor manera de asegurarte de que:

  • no has olvidado ningún dato,
  • la entidad en cuestión recibirá la factura,
  • cumples con cada requisito.

¿Cómo hacer una factura electrónica gratis? Plantilla para descargar

¿Te gustaría tener un ejemplo de una factura? Si deseas continuar o empezar tu facturación mensual en Excel, descarga nuestra plantilla gratuita de facturas, con o sin IVA, en formato Excel, disponible a continuación:

Modelo de factura electrónica

Descargar

Firma electrónica

Hoy en día no es necesario que las facturas estén firmadas físicamente. Esto se puede hacer utilizando una firma electrónica, siempre y cuando la misma garantice durante todo su periodo de vigencia la autenticidad de:

  • su origen,
  • la integridad de su contenido,
  • y su legibilidad (Artículo 8.1 del Real Decreto 1619/2012).

¿Cómo hacer una factura electrónica para la administración?

Existe una obligación en cuanto a las facturas para las Administraciones Públicas. En efecto, todas las facturas emitidas para un ente público administrativo deben ser presentadas ante un punto general de entrada conocido como FACe. Asimismo, estas facturas deben contar con un formato específico y predeterminado.

Algunas de las características obligatorias de la facturación electrónica para la administración son:

  • seguir el formato Facturae 3.2 o 3.2.1,
  • tener una firma electrónica,
  • e indicar el destinatario.

Además de ser una factura con un formato estructurado, esta debe ser presentada a través del portal web FACe.

Utilizar un sistema informático automatizado es la mejor manera de asegurarte de que:

  • no has olvidado ningún dato,
  • la entidad en cuestión recibirá la factura,
  • y cumples con cada requisito.

¿Cómo hacer una factura electrónica gratis? Plantilla para descargar

¿Te gustaría tener un ejemplo de una factura? Si deseas continuar o empezar tu facturación mensual en Excel, descarga nuestra plantilla gratuita de facturas, con o sin IVA, en formato Excel, disponible a continuación:

Plataformas de facturación electrónica

El software para facturar optimiza y facilita significativamente tu gestión de precios, a menudo, muy bajos, a continuación te presentamos dos:

Freshbooks

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Freshbooks es un programa de facturación y contabilidad todo en uno, dirigido a autónomos, microempresas y pymes, que hace que desarrolles la gestión financiera de tu empresa de manera fácil, rápida, y segura.

Dentro de sus funcionalidades se encuentran:

  • Creación de facturas electrónicas en pocos segundos.
  • Seguimiento de tu facturación desde cualquier dispositivo.
  • Integración con otras aplicaciones como: shopify, fundbox, G Suite, stripe, GUSTO.
  • Soporte técnico profesional muy eficiente.
  • Organización y control de gastos.

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Software de contabilidad en línea para pymes
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Sage Active

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Sage Active es una solución de facturación y contabilidad en la nube que facilita la gestión de ventas y contabilidad, mejorando el rendimiento y permitiendo a las empresas centrarse en su crecimiento.

Con Sage Active, puedes crear facturas electrónicas de manera rápida y eficiente. Este software ofrece actualizaciones en tiempo real de tus finanzas, ayudándote a saber siempre cuánto debes y cuánto te deben.

Su implementación es sencilla y su interfaz es intuitiva, lo que facilita su uso. Sage Active permite:

  • gestionar presupuestos y facturas,
  • llevar un seguimiento del efectivo y la contabilidad,
  • administrar la contabilidad,
  • cerrar libros,
  • realizar declaraciones de IVA,
  • y mantener el control de los pagos en curso.
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Factura electrónica, más fácil que nunca

La factura es un comprobante contable, pero también una herramienta importante en la relación con el cliente.

Asegúrate de tener en cuenta este documento y los procedimientos asociados, como:

  • formato,
  • envío,
  • firma,
  • número,
  • descuentos,
  • pagos,
  • y recordatorios.

Como esto puede ser muy tedioso, te recomendamos utilizar un software de facturación.

Con el uso de una herramienta de facturación online, puedes agilizar y optimizar la elaboración de facturas electrónicas.

Elige el que más se ajuste a tus necesidades y ¡convierte tu elaboración de facturas electrónica en algo tan fácil como un juego de niños! ✨

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