¿Cuáles son los tipos de facturas y cómo usarlas?

La factura es un documento contable y financiero relacionado con una operación comercial. De hecho, es una lista detallada de bienes o de la prestación de servicios que una empresa o un autónomo ofrece a un cliente. La factura informa el monto adeudado, la fecha de expedición, la fecha de pago, entre otros.

Descubre los tipos de factura que existen y en qué situaciones aplica su utilización. Appvizer te acompaña a descubrirlo en este artículo.

Veamos más en detalle de qué se trata cada una de estas clases de facturas.

Es la que se utiliza más frecuentemente y es lo que la gente suele llamar simplemente factura tipo. En este sentido, la misma sirve para dejar constancia de una transacción económica de una serie de productos o servicios entre un acreedor y un deudor.

La factura ordinaria puede ser completa o simplificada y a partir de esta se suelen generar la factura recapitulativa y la factura rectificativa.

El siguiente es un ejemplo de factura ordinaria a entregar:

La factura recapitulativa es una factura que contiene un listado de varias facturas con el objetivo de agrupar todas las operaciones (por cliente o proveedor) que se han realizado en un periodo de tiempo establecido.

Esta se implementa para efectos de practicidad, cuando a lo largo del mes natural has realizado diferentes operaciones para el mismo destinatario y que este prefiere recibir el resumen de todos productos o servicios ofrecidos durante este periodo de tiempo.

La factura rectificativa antes era conocida como factura de abono y tenía cabida dentro del marco de una operación comercial cuando era necesario hacer una rectificación o reclamación sobre una factura ordinaria.

En caso de requerirse una o varias rectificaciones, la ley permite recopilar en una misma factura rectificativa la información. Los casos que pueden dar lugar a una factura rectificativa son:

• La necesidad de corregir las cantidades o la información,
• el incumplimiento de requisitos legales,
• la recuperación del IVA de una factura impagada.

Una factura proforma es una estimación provisional que toma la forma de una factura. Esta sirve para dar una indicación de los precios y condiciones generales de venta. Esta "factura provisional" es un documento enviado con fines informativos, por lo cual no tiene valor contable.

A diferencia del presupuesto, el cual también constituye un resumen de las acciones a llevar a cabo y por las cuales se efectuará un cobro, la factura proforma sí tiene validez jurídica en caso de un eventual desacuerdo.

Además de la información básica, esta puede nombrar o incluir:

• El impuesto que pueda aplicar como IVA o IRPF,
• datos detallados tanto del proveedor como del cliente potencial,
• descripción detallada de los productos o servicios,
• costos asociados al transporte,
• toda otra información que resulte relevante.

La factura simplificada es un tipo de documento que, según lo establece la Agencia Tributaria, tiene cabida cuando:

• Debe expedirse una factura rectificativa.
• El importe no es superior a 400 € o 3 000 €, IVA incluido en casos como:
  • Ventas al por menor.
  • Venta o servicios de ambulancia o a domicilio del consumidor.
  • Transporte de personas y sus equipajes.
  • Servicios de hostelería y restauración y salas de baile y discotecas.
  • Servicios telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público, o mediante tarjetas que no permiten la identificación del portador.
  • Servicios de peluquerías, institutos de belleza, tintorerías y lavanderías.
  • Utilización de instalaciones deportivas, aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje.
  • Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos y alquiler de películas.

Este tipo de factura viene a sustituir el antiguo ticket de compra. En este sentido, el ticket ha perdido su valor como documento contable y justificativo de gastos.

Finalmente, tenemos la factura electrónica, la cual consiste en cualquier tipo de factura emitida de forma electrónica, a través de un software, una hoja de Excel o un papel posteriormente digitalizado.

Dentro de las facturas electrónicas o e-facturas, se encuentran las facturas en formato estructurado y en formato no estructurado.

1. Formato estructurado: pueden ser generadas, transmitidas y tratadas automáticamente por los sistemas informáticos, gracias a la interpretación de lenguajes informáticos estructurados como: XML, EDIFACT, etc.
2. Formato no estructurado: son facturas en papel posteriormente digitalizadas: PDF, JPEG, PNG, etc. El tratamiento no es automático.

Gracias a los servicios que ofrecen los software de facturación, dotar de validez este tipo de documentos es posible a través de funcionalidades de firma electrónica. Adicionalmente, la creación y emisión de todo tipo de facturas se simplifica gracias a la automatización de procedimientos.

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