La factura es más que un simple registro que da cuenta de una operación económica. Este es un documento sujeto a un reglamento de facturación, el cual comparte un doble propósito: contable y comercial.
Más allá de personalizarlo con el logo de tu marca, debes tener en cuenta los datos obligatorios a incluir, así como los diferentes tipos de factura que existen y en qué situaciones aplica su utilización. Appvizer te acompaña a descubrirlo en este artículo.
La factura es un documento contable y financiero relacionado con una operación comercial. De hecho, es una lista detallada de bienes o de la prestación de servicios que una empresa o un autónomo ofrece a un cliente. La factura informa el monto adeudado, la fecha de expedición, la fecha de pago, entre otros.
Dependiendo del fin específico que persigas con la expedición de tu factura, esta puede ser de diferentes tipos:
Veamos más en detalle de qué se trata cada una de estas clases de facturas.
Es la que se utiliza más frecuentemente y es lo que la gente suele llamar simplemente factura tipo. En este sentido, la misma sirve para dejar constancia de una transacción económica de una serie de productos o servicios entre un acreedor y un deudor.
La factura ordinaria puede ser completa o simplificada y a partir de esta se suelen generar la factura recapitulativa y la factura rectificativa.
El siguiente es un ejemplo de factura ordinaria a entregar:
© MuypymesLa factura recapitulativa es una factura que contiene un listado de varias facturas con el objetivo de agrupar todas las operaciones (por cliente o proveedor) que se han realizado en un periodo de tiempo establecido.
Esta se implementa para efectos de practicidad, cuando a lo largo del mes natural has realizado diferentes operaciones para el mismo destinatario y que este prefiere recibir el resumen de todos productos o servicios ofrecidos durante este periodo de tiempo.
© HoldedLa factura rectificativa antes era conocida como factura de abono y tenía cabida dentro del marco de una operación comercial cuando era necesario hacer una rectificación o reclamación sobre una factura ordinaria.
En caso de requerirse una o varias rectificaciones, la ley permite recopilar en una misma factura rectificativa la información. Los casos que pueden dar lugar a una factura rectificativa son:
© Supercontable4. Factura proforma
Una factura proforma es una estimación provisional que toma la forma de una factura. Esta sirve para dar una indicación de los precios y condiciones generales de venta. Esta "factura provisional" es un documento enviado con fines informativos, por lo cual no tiene valor contable.
A diferencia del presupuesto, el cual también constituye un resumen de las acciones a llevar a cabo y por las cuales se efectuará un cobro, la factura proforma sí tiene validez jurídica en caso de un eventual desacuerdo.
Además de la información básica, esta puede nombrar o incluir:
© QuipuLa factura simplificada es un tipo de documento que, según lo establece la Agencia Tributaria, tiene cabida cuando:
Este tipo de factura viene a sustituir el antiguo ticket de compra. En este sentido, el ticket ha perdido su valor como documento contable y justificativo de gastos.
Finalmente, tenemos la factura electrónica, la cual consiste en cualquier tipo de factura emitida de forma electrónica, a través de un software, una hoja de Excel o un papel posteriormente digitalizado.
Dentro de las facturas electrónicas o e-facturas, se encuentran las facturas en formato estructurado y en formato no estructurado.
Gracias a los servicios que ofrecen los software de facturación, dotar de validez este tipo de documentos es posible a través de funcionalidades de firma electrónica. Adicionalmente, la creación y emisión de todo tipo de facturas se simplifica gracias a la automatización de procedimientos.
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