La factura es más que un simple documento contable, es un documento sujeto a obligaciones legales, que tiene un doble propósito, contable y comercial. Más allá de personalizarlo con el logo de tu marca, lo más importante es tener en cuenta la información obligatoria que debe incluirse.
Pero, ¿qué es una factura?, ¿cuáles son los tipos de factura? y ¿cuáles son los datos que debn incluirse? Descubramos los tipos de factura en el siguiente resumen.
¿Qué es una factura?
La factura es un documento contable y financiero relacionado con una acción comercial. De hecho, es una lista detallada de bienes o servicios vendidos por una empresa o un autónomo a un cliente. La factura informa el monto adeudado, la fecha de emisión, la fecha de pago y otras informaciones importantes.
Como representante de una empresa, tú eres el acreedor y tu cliente es el deudor.
Tipos de Factura
📃 Factura ordinaria
Es la que se utiliza más frecuentemente, se trata de una lista de productos o servicios. La factura ordinaria puede ser completa o simplificada.
📃 Factura rectificativa
Se emite con el objetivo de sustituir una factura incompleta o corregir errores en una factura ordinaria.
📃 Factura recapitulativa
Es una factura que contiene un listado de varias facturas con el objetivo de agrupar todas las operaciones (por cliente o proveedor) que se han realizado en un periodo de tiempo establecido.
📃 Factura proforma
Una factura proforma es una estimación provisional que toma la forma de una factura. Sirve para dar una indicación de los precios y condiciones generales de venta. Esta "factura provisional" es un documento enviado con fines informativos, pero que no tiene valor legal o contable.
📃 Factura simplificada
La factura simplificada es la más usada, este tipo de factura viene a sustituir el antiguo ticket de compra. En este sentido, el ticket ha perdido su valor como documento contable justificativo de un gasto.
📃 Factura electrónica
Se trata de cualquier tipo de factura emitida de forma electrónica, puede ser a través de un software, una hoja excel o un papel posteriormente digitalizado (puede ser una factura estructurada o no estructurada).
Dentro de las facturas electrónicas o e-facturas, se encuentran las facturas en formato estructurado y en formato no estructurado.
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Formato estructurado: pueden ser generadas, transmitidas y tratadas automáticamente por los sistemas informáticos gracias a la interpretación de lenguaje informáticos estructurados como: XML, EDIFACT, etc.
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Formato no estructurado: son facturas en papel posteriormente digitalizadas: PDF, JPEG, PNG, etc. El tratamiento no es automático.
Conclusión
La emisión de la factura no debe tomarse a la ligera. La creación de estos documentos debe hacerse con cuidado y se deben conocer los procedimientos asociados (tipo, formato, envío, firma, descuento, pago y recordatorios, etc).