Gestión de gastos: 4 claves para la gestión y automatización de procesos

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La gestión de gastos de las empresas suele ser una tarea tediosa tanto para los empleados y responsables como para los contadores. 

Cada mes, se repiten los mismos procesos: los asalariados deben exhumar decenas de recibos, los responsables deben validar montañas de notas de gastos y los contadores deben verificar cientos de líneas de la hoja de Excel para control de gastos. Si este escenario te parece familiar, es el momento de revisar los procesos de tu empresa y de adoptar mejores prácticas para la gestión de gastos en empresa.

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4 claves para mejorar la gestión de gastos

#1 Planificación de recursos empresariales: analizar los pagos para definir la política de gastos 

Realizar un análisis de los gastos de la empresa es el primer paso para poder instaurar una política de gestión de gastos. Los resultados te permitirán identificar:

  1. los tipos de gastos (variables y fijos),

  2. los puestos con gastos significativos (ejecutivos y comerciales, por dar un ejemplo),

  3. los trabajadores con gastos abusivos, entre otras cosas.

Con base en estas tres informaciones, tu empresa podrá establecer presupuestos y ajustar los montos según el tipo de pago, adaptar los límites establecidos para gastos de desplazamiento u otros, y definir los importes a partir de los cuales es necesaria una validación por parte de la jerárquica. 

#2 Deshacerse del papel

La gestión documental es importante para la justificación y el reembolso de los gastos. Gracias a la tecnología, ya no es necesario conservar todos los justificativos de pagos. Por ejemplo, la AEAT ha implementado una Sede electrónica para el suministro de los registros de facturación conocido como Suministro Inmediato de Información (SII). En este sentido, existen aplicaciones para la gestión de gastos empresariales, homologadas por la agencia tributaria, capaces de permitir el envío en tiempo real de las facturas a la AETA. 

Tomar una foto del recibo o factura es suficiente para comenzar el proceso de almacenamiento y gestión. A través de la tecnología OCR (Reconocimiento óptico de caracteres), el sistema extrae todas las informaciones del justificativo y crea el gasto. Una vez el proceso completado, el papel ya no tendrá ninguna utilidad y el almacenamiento físico no será una obligación. 

Muchos software de gestión de gastos empresariales almacenan los justificativos a valor probatorio

Si la captura del justificativo se realiza sin problema, las etapas de almacenamiento suelen ser más complejas. Generalmente, es necesario adjuntar una firma electrónica con el objetivo de garantizar la integridad del justificativo.

Afortunadamente, las soluciones de automatización de las notas de gastos integran ese tipo de funcionalidades. 

#3 Acelerar el tratamiento de las notas de gastos

Una de las razones por las cuáles la gestión de notas de gastos representa una tarea penosa para las empresas, es porque todas esperan el último momento para ocuparse de ello. 

Asimismo, numerosas empresas imponen fechas topes para declarar, validar y reembolsar a los trabajadores. En consecuencia, los empleados declaran sus gastos de forma masiva, los responsables se ven obligados a validar sin profundizar mucho en el tipo de gasto o el monto, y el servicio de contabilidad se ahoga en un mar de facturas de proveedores, clientes y empleados. 

La gestión de notas de gastos es una tarea recurrente, dedicar horas cada mes a controlar uno a uno los justificativos no solo es extremadamente fastidioso, sino que constituye una inmensa pérdida de tiempo y de productividad para todo el personal. 

Tratar las notas de gastos conforme se realizan los pagos permite:

  • reducir el riesgo de errores,

  • mejorar los flujos de trabajo.

#4 Controlar los gastos por muestreo 

Por lo general, en las grandes empresas, los contadores no pueden permitirse la verificación de todos los justificativos. Una buena técnica de control es priorizar la verificación de determinadas notas de gastos, por ejemplo: las notas de gastos de los ejecutivos, aquellas que pueden parecer elevadas, los gastos superiores a la media establecida o los gastos de los últimos talentos que han integrado la empresa. 

Las soluciones para gestión de gastos almacenan y clasifican los justificativos, realizar el muestreo será más sencillo que nunca. Además, la mayoría de las aplicaciones ofrecen funcionalidades para generar informes, reportes, presupuestos y mucho más.

Hoy en día, las herramientas de gestion se adaptan a las necesidades del negocio. 

¿Es realmente necesario implementar un sistema de gestión de gastos?

Si aún no te convences de los beneficios de utilizar la tecnología para la gestión de los gastos de tu empresa, pese a la obligación del Suministro Inmediato de Información (SII), te resumimos en once puntos las ventajas de integrar una aplicación en tu gestión empresarial: 

  1. Introducción de datos inmediata, móvil y casi automática: con un escáner o una foto de la nota de gasto es suficiente para lanzar el proceso. 

  2. Gestión de los justificativos: las aplicaciones suelen tener las funcionalidades de escáner o gestión de fotos recibidas incluidas. 

  3. Petición y validación de reembolso en tan solo unos clics. 

  4. Gestión de pagos automáticos a través de la conexión con tu programa de contabilidad.

  5. Almacenamiento de los justificativos a valor probatorio.

  6. Análisis simplificado de gastos gracias al tablero de mandos y a la generación de informes.

  7. Comunicación interna mucho más fluida y transparente. 

  8. Aumento en la productividad y en la satisfacción de todos los utilizadores. 

  9. Automatización de procedimientos fiscales y contables (integración del libro mayor, por ejemplo), y de carácter obligatorio. 

  10. Reducción de costes: tener una visión global de todos tus gastos, te permitirá controlar mejor.

  11. Gestión de gastos de viajes simplicada: con un software basado en la nube, puedes conectarte en cualquier momento y en cualquier lugar. 

Consejos para elegir la solución de gestión adecuada 

  • Para ganar en productividad, la herramienta debe ser capaz de conectarse con los sistemas existentes en tu empresa: contabilidad, facturación en línea, ERP, gestión de proyectos, contabilidad, nómina, etc.

  • Un SIRH completo que integre un módulo de gestión para notas de gastos también puede ser una opción interesante. 

  • Verifica la reversibilidad de los datos, para poder recuperarlos en caso de que cambies de editor. 

  • Interésate en las tecnologías integradas en el software. Presta especial interés al OCR, algunos editores utilizan tecnologías no europeas y puede que estas no estén en conformidad el RGPD (Reglamento Europeo para la Protección de Datos). 

Cinco herramientas para la gestión de gastos en empresas

Expensya 

La solución va más allá de un simple software de gestión, Expensya aconseja a sus clientes en la elaboración de estrategias para la gestión de gastos personales. 

Con Expensya es posible contar con: 

  • una tecnología OCR avanzada para permitir la extracción automática de las informaciones en un recibo o factura a partir de una simple foto,

  • un almacenamiento con valor legal (4 certificaciones ISO entre las cuales ISO 27001),

  • un cálculo automático de la distancia y de las indemnizaciones kilométricas,

  • una categorización de gastos para una lectura simplificada,

  • una conversión automática en divisas extranjeras,

  • una duplicación y un almacenamiento de los datos de los utilizadores en datacenters altamente seguros en Europa,

  • el almacenamiento y el importe de los libros contables,

  • la interoperabilidad con programas de contabilidad como Quickbooks en línea. 

Odoo

Si tu empresa opera en un universo Odoo (Odoo CRM, Odoo Projects, Odoo Sales, Odoo Accounting, etc.), esta solución dedicada a la gestión de gastos vendrá a integrarse naturalmente con el resto de las herramientas. 

Odoo permite a las empresas: 

  • una gestión personalizada por equipos o departamentos, 

  • la realización de un reporte de gastos para aprobación de responsables,

  • una comunicación interna optimizada (es posible añadir comentarios a los registros de gastos),

  • la gestión unificada de varias empresas y de diferentes divisas,

  • el reembolso de gastos en tan solo unos cuantos clics,

  • la aplicación de filtros por fechas, empleados y tipo de gastos,

  • el envío de las facturas a una dirección de correo electrónico dedicada que crea automáticamente el registro y adjunta el justificativo. 

  • la opción de registrar el tipo de pago (avance de dinero para reembolso o tarjeta de crédito corporativa).

Spendesk

Esta herramienta (web y móvil) propone una alternativa para las empresas: tarjetas de pago inteligentes. 

Spendesk

Spendesk propone: 

  • tarjetas Mastercard prepagadas para más autonomía por parte de los trabajadores en desplazamiento profesional,

  • el establecimiento de un límite mensual, por persona y por transacción,

  • tarjetas virtuales de un solo uso para pagos online (acreditadas con el monto de la compra o reservación),

  • seguimiento de gastos: visibilidad y trazabilidad simplificada de los pagos realizados por trabajadores y socios,

  • una categorización automática de los gastos por tipo y por departamento,

  • la consignación de recibos y de facturas (vía una simple foto),

  • la automatización de algunas tareas repetitivas,

  • la posibilidad de exportar todos los pagos desde una hoja de cálculo Excel a la solución contable. 

Anfix

Anfix, la solución que se adapta a todo tipo de empresas: autónomos, pymes y asesores. 

 

Anfix te permitirá:

  • el reemplazo de la hoja de cálculo por una plataforma intuitiva, segura y fácil de usar,

  • conexión con bancos,

  • la extracción de tickets con CleverScan,

  • la conexión desde android/iOs y Apple Watch,

  • la introducción automática de datos de la contabilidad de proyectos (IVA e impuestos),

  • la importación de datos desde tu aplicación de gestión de gastos actual,

  • los mismos estándares de seguridad que se exigen a la banca,

  • categorización de pagos para un mejor control de gastos y presupuestos.

Cuentica

Más que una plataforma para controlar los pagos, Cuentica es una herramienta inteligente de gestión. Contar con información económica actualizada y simplificada permite tomar decisiones pertinentes.

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Con cuentica podrás: 

  • tener soporte personalizado de economistas, 

  • controlar el panel de control con datos en tiempo real,

  • visualizar los gastos de manera simplificada: por categorías o tipos de gastos,

  • centralizar la información de los proveedores,

  • emitir facturas,

  • tener un seguimiento de cobros y pagos,

  • integrar el software de gestión con todas tus herramientas (Cuentica dispone de una API abierta),

  • calcular impuestos (modelos de Hacienda disponibles),

  • buscar, agregar y exportar cobros y pagos en Excel y PDF.

Limita los errores, disminuye los costos y aumenta la productividad

Simplifica la gestión de gastos para ti y tus colaboradores: define las líneas directivas, establece un proceso de gestión e integra una herramienta de gestión que se adapte a las necesidades de tu negocio. 

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