Cuánto tiempo hay que guardar las facturas y demás documentos empresariales

Como ya sabemos, una factura es un documento de validez legal y fiscal que debe cumplir con ciertos requisitos y cuyo carácter legal nos habla de su importancia. Es por esto que muchos empresarios y autónomos se preguntan regularmente cuánto tiempo hay que guardar las facturas con el objetivo de cumplir con la ley y evitar sanciones. Pues los tiempos varían dependiendo del tipo de documento y del criterio que se tome en cuenta.

¿Eres autónomo?, ¿trabajas en el área de contabilidad de una empresa?, o ¿simplemente tienes curiosidad sobre cuánto tiempo hay que guardar los recibos de la luz porque no sabes qué hacer con tantos papeles? Appvizer te cuenta cuáles son los tiempos de conservación de cada documento o factura según el tipo de operación que registre.

Es momento de desechar (o conservar) algunos documentos, ¡comencemos!

La Agencia Tributaria, en su artículo 29.2 letra e) de la Ley 58/2003 de 17 de diciembre, establece que tanto los autónomos, como las empresas tienen:

Así pues, se deben conservar:

• Las facturas recibidas.
• Las facturas emitidas.
• Los albaranes junto con sus facturas correspondientes si estas nombran, pero no detallan la información contenida en el albarán.
• Los justificantes de la aplicación de la inversión del sujeto pasivo.
• Los documentos que reflejen el pago de cualquier tipo de impuestos.

💡 Es decir, ya sea que hayas emitido o recibido algún documento de validez tributaria, debes conservarlo durante el tiempo que corresponda.

Ahora bien, el tiempo de cada factura o documento dependerá del criterio que se decida aplicar. Veamos a continuación, los principales criterios:

El Código de Comercio indica, en su artículo 30, lo siguiente:

Por su parte, la administración tributaria considera una obligación guardar las facturas y toda la documentación tributaria durante no menos de 4 años. Esta es la duración de la prescripción de los impuestos después de la última declaración.

❗  Si consideramos que la declaración de impuestos refleja la actividad del ejercicio fiscal anterior, significa que, en realidad, debes guardar la documentación de los últimos 5 años.

☝  En el caso de los Impuesto de Sociedades: si aplican compensaciones de bases imponibles negativas (o pérdidas), se deberán guardar los documentos y facturas hasta 10 años.

Puesto que las facturas pueden ser utilizadas como pruebas durante un juicio por delito fiscal, se recomienda conservar tanto las facturas como la documentación durante un período de 10 años.

📓  En este sentido, la Ley 10/200 de Blanqueo de Capitales destaca la obligación de poner a la disposición la documentación resultante de los últimos 10 años.

Ya hemos hablado de las facturas y de los documentos tributarios, pero existen muchos otros plazos para la conservación de documentos, dependiendo de la naturaleza de los mismos. Veamos los más comunes:

En lo que respecta al formato en el cual deben ser guardadas las facturas y demás documentos, la Agencia Tributaria especifica:

Es decir que, si la factura fue emitida de forma digital, no es necesario que sea almacenada en papel.

☝ En el caso de las facturas, recibos o demás documentos en papel: recuerda que debes asegurar que los datos reflejados en la factura permanezcan legibles con el paso del tiempo.

❗ Es importante recordar que las facturas escaneadas o fotocopiadas no tienen validez; a menos de que se utilice un sistema de digitalización certificada. Para esto, existen numerosos programas de facturación que te ofrecen este y otros beneficios para facilitar tus procesos contables.

Evítate la engorrosa tarea de lidiar con cientos de papeles que, además de ocupar espacio, resultan difíciles de mantener en perfecto orden durante largos períodos de tiempo.

¿Listo·a para cumplir con tus deberes fiscales sin necesidad de ahogarte en un mar de papeles?