Descubre todo sobre la factura: definición, tipos y más

Ya sea que trabajes en una pyme o que seas autónomo, de seguro te has preguntado ¿qué es una factura?, ¿para qué sirve? y ¿qué tipos hay?

Este elemento clave de tu negocio puede significar la diferencia entre recibir o no un pago a tiempo; así como estar o no dentro del margen de la ley. Importante, ¿cierto?

En este artículo desvelamos todo sobre la factura: definición y tipos de factura; así como su importancia y elementos que la componen.

Sigue leyendo para dominar el arte de la facturación y poner a valer tu negocio. Además, te traemos una factura modelo para que la descargues, personalices y ahorres valioso tiempo.

¡Comenzamos!

Una factura es un documento contable y comercial vinculado a una acción comercial, en el que se enumeran los servicios y bienes vendidos. Una factura tiene validez fiscal y también legal. Es decir, sirve de prueba de que se ha realizado una operación entre dos partes.

La factura es importante puesto que:

• Permite demostrar o exigir la realización de un pago,
• da acceso a un servicio post-venta en caso de reclamación o devolución.
• sirve de justificante fiscal ante Hacienda de los gastos e ingresos incurridos.

💡  Se debe conservar una copia de la factura y llevar el registro de las facturas recibidas y emitidas.

La validez de la factura depende de su correcta elaboración. Por esta razón, te mostramos cuáles son los elementos fundamentales que debes incluir en tu factura original:

• Número de factura: esta numeración debe responder a un orden correlativo. Todas las facturas deben tener un número.
• Lugar y fecha de emisión: usualmente se indica al inicio de la factura.
• Datos fiscales del vendedor y del comprador: se debe reflejar el nombre de la empresa o de la persona (en el caso de los autónomos), el DNI o NIF y la dirección tanto del destinatario como del emisor.
• Descripción del producto o servicio: en este apartado se debe especificar la operación que hace el objeto de la factura. Por ejemplo la cantidad de unidades vendidas con su precio unitario y el coste total, o la descripción del servicio prestado.
• Importe total e impuestos: se debe especificar el monto de la base imponible, así como el tipo de impuesto que se ha de aplicar; bien sea de IVA o de IRPF.
• Forma de pago: a pesar de que la ley no obliga a reflejar esta información, se recomienda especificarlo (al contado, por transferencia bancaria, en plazos, etc.).

☝  Si la factura está exenta de IVA se debe citar la ley del IVA y el artículo que avala dicha exención.

Existen varios tipos de facturas dependiendo del objetivo que se quiera alcanzar. A continuación te presentamos las seis principales:

Esta factura es el documento que se elabora tras la prestación del servicio o la entrega de la mercancía. Es la factura que se encuentra con mayor frecuencia en el mundo profesional.

Este tipo de factura entró en vigor en 2010 y cumple el mismo propósito que la factura ordinaria, salvo que contiene un número reducido de datos.

❌   No contiene los datos del cliente ni desglosa la cuota IVA.

❗  Para poder realizar este tipo de factura, el importe total no debe superar los 400 euros.

Como su nombre lo dice, las facturas rectificativas son emitidas con el objetivo de corregir algún error cometido en facturas anteriores o en el caso de devolución de algún producto previamente adquirido.

Se usa para agrupar varias facturas ordinarias que han sido emitidas a un mismo cliente por diferentes operaciones en un periodo de tiempo determinado. Resulta bastante útil en especial para clientes fijos puesto que te permite emitir una sola factura para diferentes operaciones.

⏰   Emitir este tipo de factura te permite ahorrar tiempo.

Una factura proforma es una estimación provisional que adopta la forma de una factura. Se utiliza para dar una indicación de los precios y las condiciones generales de venta. Esta "factura provisional" es un documento que se envía con fines informativos, pero que no tiene valor jurídico ni contable.

Este tipo de factura se diferencia de las otras por ser expedida por medios electrónicos.

Las facturas electrónicas que se remitan a la Administración Pública deben contar con una firma electrónica avanzada.

✅   El uso de este tipo de factura te permite: disminuir errores humanos, ahorrar tiempo, colaborar con la digitalización de la empresa, disminuir costes de papelería, etc.

Para facilitar tu facturación electrónica existen numerosas herramientas de facturación que te permiten crear diferentes tipos de factura, gestionar presupuestos, pagos, etc. No te quedes atrás y aprovecha los beneficios de la digitalización.

El siguiente modelo es un ejemplo de una factura ordinaria que contiene los elementos fundamentales de ley:

¿Deseas utilizar un documento listo para usar? Appvizer te ofrece una plantilla de factura personalizable para que la descargues gratuitamente y ahorres tiempo:

Todos los empresarios y autónomos deben, por ley, emitir una factura al momento de realizar una venta de un producto o servicio.

Más específicamente en las siguientes situaciones:

• Si su cliente es empresario o autónomo,
• al exportar bienes exentos de IVA,
• al realizar operaciones intracomunitarias,
• si su cliente lo solicita.

Como dijimos previamente, la facturación es un factor esencial para un negocio puesto que es la puerta de entrada para recibir los pagos y aumentar tu tesorería. Asimismo, es una obligación fiscal con la cual debes cumplir para evitar tropiezos en el camino. Protege tu negocio, mejora tus finanzas y simplifica tu contabilidad, todo gracias a una factura emitida correctamente.

Cuéntanos, ¿qué tipo de factura sueles emitir en tu negocio?