

¿Sabes cómo utilizar firma electrónica en la práctica? No te preocupes, te contamos cómo funciona, cuál es el contexto legal, qué necesitas y cómo implementarla gracias a las herramientas dedicadas.
El medio de comunicación que reinventa la empresa
Como gerente de una empresa en plena era de transformación digital, buscando procesos y herramientas eficaces que simplifiquen tu vida, la de tus trabajadores, clientes y proveedores, ¡te topas con la firma electrónica!
Maravilloso… Si tan solo ahora no tuvieras que pasar tiempo descifrando qué tipo de firma electrónica vas a necesitar aplicar en cada caso, según su validez legal y nivel de seguridad. Llega alguien además a hablarte de firma digital ¡y ahora sí quedaste más perdido·a que pulpo en un garaje!
Pero vamos con calma. Al final de este artículo sabrás reconocer los diferentes tipos de firmas electrónicas que existen, gracias a algunos ejemplos de aplicación que te proporcionamos.
✍️ Y si Appvizer lo dice, ¡hay que ponerle la firma!
La firma electrónica es un mecanismo por medio del cual, a partir de una serie de datos electrónicos, es posible identificar de manera inequívoca a una persona para que la misma pueda tramitar documentos.
La firma electrónica es similar a la firma digital en el sentido en el que ambas representan una firma legalmente reconocida para la tramitación de un documento electrónico. Sin embargo, mientras que la firma electrónica es un concepto jurídico que representa el consentimiento de las partes firmantes, la firma digital lo que busca es encriptar y certificar los datos de un documento firmado para poder asegurar:
La firma digital es uno de los elementos fundamentales de la firma electrónica avanzada y cualificada. Gracias a ella, el contenido del documento a tramitar permanecerá inalterable después de su firma.
La firma electrónica se encuentra reglamentada:
El Reglamento (UE) nº 910/2014 o eIDAS Regulation (electronic IDentification, Authentication and trust Services) fue adoptado el 23 de julio de 2014. Este sirve de marco normativo para la identificación electrónica y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas entre los países miembros.
En otras palabras, el reglamento eIDAS busca que las interacciones electrónicas sean seguras y fluidas entre empresas, ciudadanos y autoridades públicas.
En España, la ley de firma electrónica 2020 contiene disposiciones adicionales complementarias al eIDAS, las cuales buscan regular determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza. Dicha ley es aplicable a:
Para efectos legales y a la luz del reglamento eIDAS, se reconocen tres tipos diferentes de firma electrónica.
Este tipo de firma electrónica es el más sencillo de usar y, por lo tanto, el más versátil. Debido al nivel de seguridad bajo que proporciona, suele utilizarse para la firma de documentos que presentan un bajo nivel de riesgo financiero y legal.
Aunque cuenta con validez legal que le otorga la capacidad de ser admitida como prueba ante un tribunal, requiere del respaldo de otro tipo de elementos. En la práctica, por ejemplo, este tipo de firma puede consistir en marcar simplemente una casilla de verificación.
La firma electrónica avanzada, por su parte, ofrece mejores garantías al momento de identificar al firmante. Gracias a que el reglamento eIDAS exige que esta cumpla con unos estrictos requisitos de seguridad y de su uso se hace un control exclusivo, esta puede ser empleada como evidencia jurídica en un juicio.
Gracias a las garantías que ofrece, es apta para implementar en la firma de transacciones o documentos jurídicos.
La firma electrónica avanzada es aquella que es posible implementar mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado emitido por un prestador de servicios de certificación.
A diferencia de los otros dos tipos de firma, este ofrece el nivel más alto de seguridad y su uso es más complejo y restrictivo. Debido al alto nivel de confianza que proporciona, su aplicación en documentos públicos es común.
Su valor legal es equivalente al de la firma manuscrita.
Según el tipo de trámite o proceso que se pretenda llevar a cabo, existe un tipo de firma que se adapta y cubre necesidades específicas. Revisemos algunos casos de aplicación de cada tipo de firma, según el grado de seguridad que proporciona.
Tipo de firma | Nivel de seguridad | Tipos de documentos a firmar | Ejemplos de aplicación |
Simple | Bajo | Documentos de bajo riesgo jurídico y financiero. | Documentos internos como políticas empresariales, certificados, recibos, etc. |
Avanzada | Alto | Documentos de alto riesgo jurídico que requieran altas garantías en términos de seguridad e identificación del firmante. | Transacciones financieras, acuerdo de venta de bienes inmuebles, contratos laborales o de arrendamiento. |
Cualificada | Máximo | Documentos públicos. | Contratos con administraciones públicas y documentos autenticados por un notario. |
Demostrar los certificados digitales asociados a algún documento, es posible a través de los prestadores de creación de firmas electrónicas de confianza facultados por la Sede Electrónica del Gobierno español.
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