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Firma electrónica: la manera simple, avanzada y cualificada de gestionar tus documentos

Como gerente de una empresa en plena era de transformación digital, buscando procesos y herramientas eficaces que simplifiquen tu vida, la de tus trabajadores, clientes y proveedores, ¡te topas con la firma electrónica!

Maravilloso… Si tan solo ahora no tuvieras que pasar tiempo descifrando qué tipo de firma electrónica vas a necesitar aplicar en cada caso, según su validez legal y nivel de seguridad. Llega alguien además a hablarte de firma digital ¡y ahora sí quedaste más perdido·a que pulpo en un garaje!

Pero vamos con calma. Al final de este artículo sabrás reconocer los diferentes tipos de firmas electrónicas que existen, gracias a algunos ejemplos de aplicación que te proporcionamos.

✍️ Y si Appvizer lo dice, ¡hay que ponerle la firma!

¿Qué es la firma electrónica y en qué se diferencia de la firma digital?

La firma electrónica es un mecanismo por medio del cual, a partir de una serie de datos electrónicos, es posible identificar de manera inequívoca a una persona para que la misma pueda tramitar documentos.

La firma electrónica es similar a la firma digital en el sentido en el que ambas representan una firma legalmente reconocida para la tramitación de un documento electrónico. Sin embargo, mientras que la firma electrónica es un concepto jurídico que representa el consentimiento de las partes firmantes, la firma digital lo que busca es encriptar y certificar los datos de un documento firmado para poder asegurar:

  • Su integridad; es decir, que el mismo no haya sido alterado o manipulado.
  • Su reconocimiento; es decir que el firmante no pueda negar que ha firmado el documento.

La firma digital es uno de los elementos fundamentales de la firma electrónica avanzada y cualificada. Gracias a ella, el contenido del documento a tramitar permanecerá inalterable después de su firma.

Legislación aplicable

La firma electrónica se encuentra reglamentada:

El Reglamento (UE) nº 910/2014 o eIDAS Regulation (electronic IDentification, Authentication and trust Services) fue adoptado el 23 de julio de 2014. Este sirve de marco normativo para la identificación electrónica y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas entre los países miembros.

En otras palabras, el reglamento eIDAS busca que las interacciones electrónicas sean seguras y fluidas entre empresas, ciudadanos y autoridades públicas.

En España, la ley de firma electrónica 2020 contiene disposiciones adicionales complementarias al eIDAS, las cuales buscan regular determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza. Dicha ley es aplicable a:

  • Todos los prestadores públicos y privados de servicios electrónicos de confianza establecidos en España.
  • Todos los prestadores residentes o domiciliados en otro Estado que tengan un establecimiento permanente situado en España, siempre que ofrezcan servicios no supervisados por la autoridad competente de otro país de la Unión Europea.

¿Cuáles son los tipos de firma electrónica que existen?

Para efectos legales y a la luz del reglamento eIDAS, se reconocen tres tipos diferentes de firma electrónica.

1. Firma electrónica simple

Este tipo de firma electrónica es el más sencillo de usar y, por lo tanto, el más versátil. Debido al nivel de seguridad bajo que proporciona, suele utilizarse para la firma de documentos que presentan un bajo nivel de riesgo financiero y legal.

Aunque cuenta con validez legal que le otorga la capacidad de ser admitida como prueba ante un tribunal, requiere del respaldo de otro tipo de elementos. En la práctica, por ejemplo, este tipo de firma puede consistir en marcar simplemente una casilla de verificación.

2. Firma electrónica avanzada

La firma electrónica avanzada, por su parte, ofrece mejores garantías al momento de identificar al firmante. Gracias a que el reglamento eIDAS exige que esta cumpla con unos estrictos requisitos de seguridad y de su uso se hace un control exclusivo, esta puede ser empleada como evidencia jurídica en un juicio.

Gracias a las garantías que ofrece, es apta para implementar en la firma de transacciones o documentos jurídicos.

3. Firma electrónica cualificada

La firma electrónica avanzada es aquella que es posible implementar mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado emitido por un prestador de servicios de certificación.

A diferencia de los otros dos tipos de firma, este ofrece el nivel más alto de seguridad y su uso es más complejo y restrictivo. Debido al alto nivel de confianza que proporciona, su aplicación en documentos públicos es común.

Su valor legal es equivalente al de la firma manuscrita.

Ejemplos de aplicación para cada tipo de firma

Según el tipo de trámite o proceso que se pretenda llevar a cabo, existe un tipo de firma que se adapta y cubre necesidades específicas. Revisemos algunos casos de aplicación de cada tipo de firma, según el grado de seguridad que proporciona.

Tipo de firma Nivel de seguridad Tipos de documentos a firmar Ejemplos de aplicación
Simple Bajo Documentos de bajo riesgo jurídico y financiero. Documentos internos como políticas empresariales, certificados, recibos, etc.
Avanzada Alto Documentos de alto riesgo jurídico que requieran altas garantías en términos de seguridad e identificación del firmante. Transacciones financieras, acuerdo de venta de bienes inmuebles, contratos laborales o de arrendamiento.
Cualificada Máximo Documentos públicos. Contratos con administraciones públicas y documentos autenticados por un notario.

Demostrar los certificados digitales asociados a algún documento, es posible a través de los prestadores de creación de firmas electrónicas de confianza facultados por la Sede Electrónica del Gobierno español.

En resumen…

  • La firma electrónica es un mecanismo que permite la tramitación de documentos digitales.
  • La firma digital es el sistema de encriptación aplicado a la firma electrónica avanzada y a la firma electrónica cualificada.
  • La normativa que reconoce la legalidad de la firma electrónica a nivel europeo es el Reglamento eIDAS.
  • En España, existe la Ley 6/2020 que aporta otras disposiciones en la materia y, a nivel internacional, existen diferentes directrices al respecto, promulgadas desde:
    • La OCDE,
    • la UNCITRAL,
    • la Cámara de Comercio Internacional (ICC).
  • El Reglamento eIDAS reconoce tres tipos de firma electrónica:
    • Simple, la cual es fácil de implementar y cómoda de usar, a pesar de que ofrece menos carga probatoria para efectos de un juicio, por ejemplo.
    • Avanzada, la cual está vinculada directamente al firmante y permite identificarlo. Es segura y fiable a nivel europeo e internacional.
    • Cualificada, la cual ofrece el máximo nivel de seguridad, por lo cual se considera su efecto legal equivalente al de la firma manuscrita.
  • Según el ámbito y el tipo de documento que se desee firmar, se podrá utilizar un esquema de firma u otro. De manera general, algunos ejemplos de aplicaciones son:
    • Documentos internos de la empresa (recibos de entrega de equipo y material de trabajo, certificados de formaciones, etc.) → firma simple.
    • Documentos de alto riesgo jurídico (acuerdo de venta de bienes inmuebles, seguro de vida, etc.) → firma avanzada.
    • Documento públicos (contratos por adjudicación pública, documentos autenticados por un notario) → firma cualificada.

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Ingeniera civil (Universidad Santo Tomás, Bogotá, Colombia) con máster en lenguas modernas de la Université Paul Valéry de Montpellier, Francia, María Fernanda trabaja como traductora, redactora y creadora de contenido. Hoy en día, combina sus habilidades analíticas con su amor por la escritura para crear contenido de calidad sobre diferentes temáticas y llevarlo más allá de las fronteras. Yoga, bienestar, recursos humanos y un sinnúmero de temas del mundo empresarial, cada asunto es tratado con precisión, con el objetivo de adaptarse a un público objetivo específico. Este camaleón idiomático es un verdadero apasionado por la lista de viñetas (¡el SEO forma parte de su ADN!).

María Fernanda Aguirre

María Fernanda Aguirre, Editorial Manager

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