¿Cómo hacer una factura a mano y de conformidad con la ley? → Plantilla

Imaginemos que tu negocio sufre una falla de electricidad y no puedes generar las facturas de tus clientes. En ese caso, más vale saber cómo hacer una factura a mano y no perder la venta.

Por muy anticuado que pueda parecer hablar de una factura hecha a mano, este arte (no tan prehistórico como piensas) puede ser de gran utilidad para tu negocio. Incluso, te sorprendería saber la cantidad de personas que aún utilizan este tipo de facturas.

Si eres autónomo, trabajas en el Departamento de Contabilidad o simplemente tienes curiosidad por el tema, sigue leyendo. Appvizer te trae todo lo que necesitas saber sobre las facturas a mano: de qué se tratan y cómo se debe llenar una factura. Además, dejamos a tu disposición un modelo de factura en Word para que lo imprimas y completes con los datos pertinentes.

¿Estás listo/a para este “viaje en el tiempo”? Comenzamos.

Una factura es un documento mercantil de validez fiscal y legal que deja constancia de un intercambio comercial de bienes o servicios entre dos partes.

Para que este documento cumpla con la normativa debe contar con ciertos requisitos, así como reflejar algunas informaciones obligatorias que veremos más adelante.

Recordemos que existen diferentes tipos de factura dependiendo de la transacción comercial que se quiera registrar. Entre las más comunes están:

• La factura ordinaria,
• la factura rectificativa,
• la factura recapitulativa,
• la factura proforma,
• la factura simplificada,
• la factura electrónica o web,
• la factura de abono,
• la factura recurrente.

💡 La factura a mano debe cumplir con los mismos requisitos que la factura digital, dependiendo de su objetivo.

☝ Recuerda que la factura simplificada vino a reemplazar lo que anteriormente se conocía como ticket. Asimismo, si el cliente desea deducir el IVA, deberá solicitar una factura puesto que esto no es posible con un ticket.

Anteriormente, las facturas se realizaban exclusivamente a mano, en un libro o talonario de factura, y luego eran enviadas por correo postal o entregadas directamente en manos del cliente. Posteriormente, cuando las facturas en formato Word o Excel comenzaron a popularizarse, la factura a mano pasó a segundo plano.

Hoy en día, gracias a los avances de la tecnología, es cada vez menos frecuente emitir o recibir facturas hechas a mano. Esto no significa, claro está, que existe algún tipo de problema o que no se puede hacer facturas a mano. Por el contrario, la Agencia Tributaria avala este tipo de facturas, siempre y cuando cumplan con los requisitos exigidos por la ley.

Así pues, sea cual sea el formato en el que decidas realizar tus facturas, deberás asegurarte de que tengan la siguiente información:

Antes que nada es necesario que indiques en la parte superior el tipo de documento del que se trata, por ejemplo “Factura ordinaria”. Asimismo, y de preferencia en la parte superior de la factura, deberás incluir la siguiente información:

• Número de factura (la numeración debe seguir un orden correlativo).
• Lugar y fecha de emisión.
• Datos del emisor, nombre y apellido o razón social, NIF o CIF y dirección fiscal.
• Datos del receptor, nombre y apellido o razón social, NIF o CIF y dirección fiscal.

Seguidamente, en un campo aparte, usualmente del lado izquierdo, debes especificar si se trata de un producto o servicio para luego describirlo.

En otro campo o columna, bien sea a la derecha o a la izquierda del concepto, debes añadir:

• La cantidad del producto,
• seguido de su precio unitario
• y el total correspondiente a ese producto.

En la parte inferior de la factura debes especificar:

• La base imponible, que corresponde al monto total de todos los productos y/o servicios.
• En caso de que corresponda, procede a aplicar las retenciones correspondientes al porcentaje de Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas IRPF.
  • 15%,
  • 7% durante los tres primeros años de actividad de la empresa.

• La tasa impositiva correspondiente al Impuesto sobre el Valor Añadido IVA del producto o servicio, es decir:
  • General 21%,
  • reducido 10%,
  • superreducido 4%.

• Por último, el total a pagar que resulta de la sumatoria de la base imponible, menos la retención del IRPF más el IVA.

❗ Debes poner atención en todo momento, puesto que la factura no debe tener errores, tachaduras o enmendaduras.

Si eres autónomo y tu volumen de facturación no es demasiado alto, o eres de la vieja escuela y prefieres hacerte con lápiz y papel para emitir facturas a mano; Appvizer te trae, a continuación, un modelo de factura Word que podrás descargar y llenar sin problema.

Asimismo, esta plantilla para hacer una factura te permite, si así lo deseas, modificarla desde tu ordenador.

Recuerda que todos los datos son importantes y que, para evitar sanciones por parte de la administración, debes cumplir con la normativa y llevar tu contabilidad de forma organizada.

Para facilitar tu proceso contable, existen numerosos programas de facturación que te permitirán ahorrar tiempo, pero sobre todo evitar errores humanos y, por lo tanto, aumentar tu productividad y la eficiencia de tu negocio.

La automatización de los procesos te permite liberar tiempo para que puedas invertirlo en realizar las actividades que realmente potencializan tu negocio.

¿Has pensado en qué harás con todo ese tiempo? Cuéntanos en los comentarios 👇.