Cómo hacer una factura con todas las de la ley

por María Fernanda Aguirre. Artículo actualizado el 24 de febrero de 2021, públicado inicialmente en agosto 2020
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¿Cómo hacer una factura?”.

Esta es una de las preguntas que tiene que hacerse en algún punto el autónomo, empresario o profesional que lanza un negocio. Y ¡por obvias razones!

Encuentra en este artículo todo lo que necesitas saber para hacer una factura correctamente y eliminar el riesgo de multa y penalizaciones por incumplimientos de la Ley. Además, encontrarás plantillas gratuitas para descargar y algunos programas de facturación online que te ayudarán a cumplir con tu objetivo.

¿Qué es una factura?

La factura no es un simple documento. Se trata de un escrito que tiene legitimidad ante la ley. Para que este tome realmente un carácter oficial, debe cumplir con ciertos criterios y contener algunas informaciones obligatorias, según sea el caso. Veamos de qué se trata.

¿Cómo hacer una factura?

La constante evolución de la tecnología hizo que quedaran atrás aquellas facturas realizadas con lápiz y papel. En la actualidad, la gran mayoría de las empresas realizan su facturación de forma digital: bien sea en Microsoft Word, Excel, en la nube u on-premise.

Independientemente de la solución que se decida utilizar, existe una serie de pasos a seguir y elementos que reflejar en una factura, como te mostramos a continuación 👇:

1. Elementos a incluir

Existen algunos elementos mínimos indispensables que se deben añadir a cualquier factura:

  • Número de factura.
  • Fecha de expedición y fecha de venta (si son diferentes).
  • Identificación del emisor o proveedor de servicios: NIF, nombre y apellidos o razón social.
  • Domicilio fiscal, tanto del emisor como del destinatario.
  • Descripción del producto o servicio (naturaleza, marca, referencia) y detalle en cantidad y precio.
  • Precio unitario, tarifa horaria.
  • Tasa de IVA legalmente aplicable (poner el detalle de los montos totales a pagar, sin incluir impuestos e IVA).
  • Fecha de vencimiento del pago (con las condiciones de descuento en caso de pago anticipado y/o la tasa de pago en caso de falta de pago en la fecha de liquidación).
  • Porcentaje de retención del IRPF (opcional). En el caso de los autónomos, la retención general es del 15% y deberá ser aplicada a cada factura.
  • Cuota tributaria.

2. Calcula montos y emite la factura

Una vez diligenciada toda la información e ingresados todos los valores, puedes calcular tus importes:

  • Retención de IRPF: corresponde al 15% (excepto durante los tres primeros años de actividad de la empresa que es de 7%). Se calcula antes de aplicar el IVA y es una reducción a la factura:

IRPF (15%)= Base imponible (cantidad del producto o servicio) x 0,15 (según el tipo de IRPF)

  • IVA (Impuesto al Valor Añadido): puede ser del 21%, 10% o 4%; sin embargo, el de 21% es el más común. Se calcula de la siguiente manera:

IVA (21%) = base imponible (cantidad del producto o servicio) x 0,21

Digamos entonces que debes realizar una factura por un producto/servicio por el cual cobraste 1000€:

Base imponible: 1000€

IVA: 1000€ x 0,21= 210€

IRPF: 1000€ x 0,15 = 150€

✏ Importe final: 1000€ +210€ -150€ = 1060€

💡 ¡Pan comido! Y recuerda conservar una copia para tu archivo y posterior trazabilidad.

Plantilla para hacer la factura

1. Modelo de factura estándar

En general, las facturas suelen tener el mismo formato. A continuación, un ejemplo de factura estándar:

modelo-de-factura

2. ¿Cómo hacer una factura en Microsoft Word? modelo factura

Cuando un autónomo o una pequeña empresa no tiene un gran volumen de ventas, es posible realizar las facturas con editores de texto como Ms Word. La herramienta es ideal para el empresario que realiza una o dos facturas por mes o en casos exentos de IVA.

👉 Pasos a seguir:

  1. Utiliza una plantilla de factura preexistente, como la que te presentamos a continuación.
  2. Personalízala y cambia la información de la compañía (datos del emisor y datos del cliente).
  3. Agrega las ventas y la información del cliente.
  4. Haz un duplicado, cada vez que se debas hacer una nueva factura.

Para empresas que necesitan mantener una contabilidad, Word se queda corto en términos de interoperabilidad con el software de contabilidad o la Agencia Tributaria, sin embargo.

3. ¿Cómo hacer una factura en Microsoft Excel? modelo factura

Excel, a diferencia de Word, permite automatizar cálculos y aplicar retenciones (base imponible, retención de IRPF, tipo de IVA, importe total de la factura, etc.). Ensaya tu facturación con nuestra plantilla gratis:

Emitir una factura en Excel disminuye la posibilidad de presentar errores y permite crear gráficos y reportes de ventas. Sin embargo, tener que hacer actualizaciones relacionadas con la legislación de forma manual, es uno de los inconvenientes de recurrir a esta herramienta.

4. ¿Cómo automatizar tu proceso de facturación? → software de facturación

Opta por programas de facturación, on-premise y/o en línea, cuyo único requisito es contar con una conexión a Internet. Los cálculos y el envío ¡se realizan de manera automática!

Seguro que ya conoces programas de contabilidad como Freshbooks, Factura Zoho o Quickbooks en línea. Hoy te presentamos otras tres excelentes herramientas que puedes emplear:

  • Cloud Gestion ➡ se trata de un completo programa que va desde la generación y el envío de facturas, hasta el control exhaustivo de gastos e ingresos. Destacamos ante todo la ergonomía de su interfaz y su facilidad de uso. Con este software multiusuario puedes:
    • personalizar facturas y presupuestos,
    • controlar facturas en tiempo real,
    • simplificar tu gestión administrativa.
  • mifactura.eu ➡ es una solución modular y altamente personalizable que permite a los empresarios centralizar toda la información financiera en un solo lugar. El software es capaz de integrarse con numerosas herramientas de gestión empresarial del mismo editor, así como la configuración de firmas y plantillas. Adicionalmente, facilita:
    • la gestión de impuestos,
    • la generación de presupuestos,
    • la gestión multidivisas.
  • SeniorFactu ➡ consiste en un software que propone una gestión global, desde tareas comerciales y administrativas hasta la gestión de mailings, etiquetas, comercio electrónico, estadísticas, etc. Otras funcionalidades son:
    • factura electrónica, presupuestos, pedidos, albarán o depósito,
    • gestión de compras para pedidos automáticos (el objetivo es completar el stock mínimo),
    • gestión de operaciones de mostrador y caja.

Estos programas de contabilidad te facilitarán el proceso de facturación y te permitirán concentrarte en realizar otras actividades que te permitan continuar a impulsar el crecimiento de tu negocio.

Tipos de facturas

Estos son los principales tipos de facturas que podemos encontrar, dependiendo de la transacción que quieras realizar:

  • Factura simplificada: utilizada para transacciones no mayores de 400€ (IVA incluido).
  • Factura completa: se trata del tipo de factura estándar
  • Factura de abono: en la cual se indica que el vendedor tiene una deuda con el comprador.
  • Factura rectificativa: empleada en caso de errores en una factura ya emitida.
  • Factura proforma: usada para informar las condiciones, previo a la compra.

No dejes que las necesidades del negocio te pasen factura

La facturación es parte de la vida diaria de un negocio. Es importante prestar especial atención a la emisión de facturas, en aras de cumplir con las obligaciones legales y establecer una comunicación transparente con el cliente.