¿Cómo hacer una factura? Todo lo que tienes que saber + herramientas

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¿Cómo hacer una factura? Esta es la pregunta que se hacen miles de emprendedores y empresarios a la hora de lanzar un negocio. Y ¡tienen razón!, la factura es un documento que debe cumplir con ciertos criterios y contener algunas informaciones obligatorias según sea el caso.  

Descubre todo lo que necesitas saber para hacer una factura correctamente y elimina el riesgo de multa y penalizaciones por incumplimiento de la ley. Además, al final encontrarás plantillas gratuitas para descargar y algunas herramientas hacer tu propia factura. 

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¿Qué elementos debe contener una factura?

La factura no es un simple documento. Se trata de un escrito que tiene legitimidad ante la ley, pero para que realmente tome un carácter oficial, es necesario que aparezcan algunas menciones obligatorias. Por ejemplo, el documento debe incluir la fecha de expedición y el número de factura.

Los datos que deben aparecer varían según el tipo de factura: simplificada, completa, etc. Sin embargo existen algunos elementos indispensables en cualquier factura:

  • Número de factura.

  • Fecha de expedición.

  • Fecha de venta o servicio (si es diferente a la fecha de expedición).

  • Identificación del emisor o proveedor de servicios: NIF, denominación social y dirección.

  • Domicilio tanto del emisor como del destinatario.

  • Descripción del producto o servicio (naturaleza, marca, referencia...) y detalle en cantidad y precio.

  • Precio unitario o tarifa horaria.

  • Tasa de IVA legalmente aplicable (dejando el detalle de los montos totales a pagar, sin incluir impuestos e IVA).

  • Fecha de vencimiento del pago (con las condiciones de descuento en caso de pago anticipado y/o la tasa de pago en caso de falta de pago en la fecha de liquidación).

  • Porcentaje de retención del IRPF.

  • Cuota tributaria.

Ejemplos de factura

Las facturas suelen tener el mismo formato, a continuación un ejemplo de factura estandar:

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¿Cómo hacer una factura? Plantillas para hacer facturas

Cuando decimos hacer una factura, no hablamos de apuntar con un bolígrafo en una hoja toda la información que se incluirá en una factura, sino más bien usar una herramienta como Word o Excel. 

1. ¿Cómo hacer una factura en Word?

Cuando un autónomo o una pequeña empresa no tiene un gran volumen de ventas, es posible realizar la facturas con editores de texto como Microsoft Word. La herramienta puede adaptarse perfectamente a un  emprendedor que no tiene que gestionar el IVA y que realiza una o dos facturas por mes. Pero a medida que el negocio crece, la gestión con Word se vuelve cada vez más limitada. 

Para hacer la factura en Microsoft Word:

  1. Utiliza una plantilla de factura preexistente, como la que te presentamos a continuación. 

  2. Personalízala con información de la compañía (empresa, NIF y domicilio, etc).

  3. Agrega las ventas y la información del cliente.

  4. Haz un duplicado de esta plantilla cada vez que se debas hacer una nueva factura.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la facturación en Word?

La ventaja de hacer una factura en Word u otro procesador de textos es que es gratis: posibilidad de copiar y pegar. A veces es suficiente con copiar y pegar y cambiar cierta información. 

Sin embargo, este sistema no permite un seguimiento de la facturación, pagos, recibos, deudas, etc. Para las empresas que necesitan mantener una contabilidad, Word no permite la interoperabilidad con el software de contabilidad o con la agencia tributaria, por dar algunos ejemplos.

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2. ¿Cómo hacer una factura en Excel?

Para hacer una factura en Excel, también es suficiente comenzar desde un modelo preexistente que se adaptará a la empresa. Excel ofrece características que no se encuentran en Word. Por lo tanto, es posible hacer cálculos “automáticos” y aplicar retenciones (base imponible, retención de IRPF, IVA, importe total.)

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de hacer una factura en Excel?

Emitir una factura en Excel ofrece más beneficios que Word. Bajo costo, posibilidad de copiar y pegar, adiciones, multiplicaciones... Además, los errores son menores y es posible crear gráficos de ventas, reportes de ventas por cliente, producto, área geográfica, etc. Sin embargo, los riesgos de errores siguen latentes y las fórmulas matemáticas y las actualizaciones relacionadas con los cambios en la legislación deben realizarse manualmente. 

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3. ¿Cómo hacer una factura en el ordenador?

Los programas de facturación permiten hacer facturas en un par de clics. Hoy en día existen soluciones en línea y en la premisa listas para usar. El único requisito es tener una conexión a Internet, estos software suelen ser intuitivos y muy fáciles de utilizar: ingresar los datos de la venta (nombres y apellidos, fecha, producto, cantidad, datos del emisor...), ingresar los datos del cliente (nombre, dirección...) y validar. ¡Los cálculos, y el envío, se realizan de manera automática! Hoy en día, existen numerosos programas de contabilidad gratis.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de hacer una factura en el ordenador con un software profesional?

  • Seguridad de los datos.

  • Almacenamiento.

  • Disminución de errores.

  • Actualizaciones automáticas.

  • Cumplimiento de la legislación. 

  • Generación de facturas electrónicas para las Administraciones Públicas.

  • Interoperabilidad con otros sistemas informáticos (contabilidad, gestión de inventario, CRM, markerting, etc.).

  • Cálculos automáticos:

    • Retención de IRPF.

    • Gestión del IVA.

    • Importe total tomando en cuenta descuentos, promociones y cálculos precedentes.

¿Cómo hacer una factura automática?

Cloud Gestion: la facturación en línea para ganar en productividad

Autónomos y pymes pueden cumplir con sus obligaciones legales gracias al software Cloud Gestion. Se trata de un completo programa que va desde la generación y el envío de facturas hasta el control exhaustivo de gastos e ingresos. 

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Algunas de las características de Cloud Gestion son:

  • facilidad de uso,

  • opción multiusuario,

  • personalización de facturas y presupuestos,

  • control de las facturas en tiempo real,

  • simplificación de la gestión administrativa.

👀 Las capacidades de automatización y la ergonomía de la interfaz lo convierten en un software fácil de usar que realmente ayuda a los trabajadores que buscan simplificar sus vidas.

mifactura.eu: software de facturación online gratuita

mifactura.eu es una solución modular y altamente personalizable. El software permite a los empresarios centralizar toda la información financiera en un solo lugar. 

La posibilidad de utilizar un software gratuito se convierte en un argumento poderoso para dejar de facturar con Microsoft Word o con Excel. Sin publicidad: el modelo gratuito se compromete con la satisfacción de sus usuarios, además el software es capaz de integrarse con numerosas herramientas de gestión empresarial del mismo editor. 

Descubre más sobre mifactura.eu en el siguiente video: 

Algunas de las características de mifactura.eu son:

  • gestión de impuestos,

  • generación de presupuestos,

  • agrupación de artículos,

  • gestión multidivisas,

  • configuración firmas y plantillas. 

👀 Ahorro de tiempo: el empresario puede tener un seguimiento de su actividad y una gestión global de sus finanzas. 

SeniorFactu: facturación, stocks y TPV para PYMES

El software SeniorFactu propone una gestión global de la empresa desde tareas comerciales y administrativas hasta la gestión de mailings, etiquetas, correos electrónicos, comercio electrónico, estadísticas, etc.

Descubre más sobre SeniorFactu en el siguiente video: 

Algunas de las características de SeniorFactu son:

  • generación automática de facturas, presupuestos, pedidos, albarán o depósito.

  • gestión ecommerce: integración con Senior Ecommerce, osCommerce y Prestashop.

  • generación de informes y listados ilimitados.

  • estión de compras para pedidos automáticos (el objetivo es completar el stock mínimo).

  • gestión de operaciones de mostrador y caja. 

👀 Gestión global: SeniorFactu ofrece la utilización del software totalmente gratis (la licencia es gratuita), sin embargo, si decides utilizar la opción de pago, contarás con el soporte del editor en todos los sentidos: instalación, email, telefónico y asistencia remota.

Empieza a facturar en un par de clics 

La facturación parece algo evidente porque es parte de nuestra vida diaria. Sin embargo, es importante prestar real atención a la emisión de este documento para respetar la información esencial obligatoria y establecer una comunicación transparente con los clientes. 

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