“¿Cómo hacer una factura?”.
Esta es una de las preguntas que tiene que hacerse en algún punto el autónomo, empresario o profesional que lanza un negocio. Y ¡por obvias razones!
Encuentra en este artículo todo lo que necesitas saber para hacer una factura correctamente y eliminar el riesgo de multa y penalizaciones por incumplimientos de la ley. Además, encontrarás plantillas gratuitas para descargar y algunos programas de facturación online que te ayudan a cumplir con tu objetivo.
¿Qué es una factura?
La factura no es un simple documento. Se trata de un escrito que tiene legitimidad ante la ley. Para que este tome realmente un carácter oficial, debe cumplir con ciertos criterios y contener algunas informaciones obligatorias, según sea el caso. Veamos de qué se trata.
¿Cuáles son los pasos de una factura?: elementos mínimos
1. Define el tipo de factura
Los datos mínimos que deben aparecer en una factura, varían según el tipo de factura del que se trate:
- factura simplificada,
- factura completa,
- factura de abono,
- factura rectificativa,
- factura proforma, etc.
Leer también: Tipos de factura: ¿cuáles son y cuándo usarlas?
2. Ingresa los elementos mínimos
Sin embargo existen algunos elementos mínimos indispensables que cualquier factura debe incluir:
- Número de factura.
- Fecha de expedición y fecha de venta (si son diferentes).
- Identificación del emisor o proveedor de servicios: NIF, nombre y apellidos o razón social.
- Domicilio fiscal, tanto del emisor como del destinatario.
- Descripción del producto o servicio (naturaleza, marca, referencia) y detalle en cantidad y precio.
- Precio unitario, tarifa horaria.
- Tasa de IVA legalmente aplicable (dejando el detalle de los montos totales a pagar, sin incluir impuestos e IVA).
- Fecha de vencimiento del pago (con las condiciones de descuento en caso de pago anticipado y/o la tasa de pago en caso de falta de pago en la fecha de liquidación).
- Porcentaje de retención del IRPF.
- Cuota tributaria.
3. Calcula montos y emite la factura
Una vez diligenciada toda la información e ingresados todos los valores, puedes calcular tus importes y emitir la factura. Recuerda conservar una copia para tu archivo y posterior trazabilidad.
Plantillas para hacer facturas
Ejemplo de factura
En general, las facturas suelen tener el mismo formato. A continuación, un ejemplo de factura estándar:
¿Cómo hacer una factura en Microsoft Word?: modelo factura
Cuando un autónomo o una pequeña empresa no tiene un gran volumen de ventas, es posible realizar la facturas con editores de texto como Ms Word. La herramienta es ideal para el empresario que realiza una o dos facturas por mes o en casos exentos de IVA.
👉 Pasos a seguir:
- Utiliza una plantilla de factura preexistente, como la que te presentamos a continuación.
- Personalízala con información de la compañía (datos del emisor y datos del cliente).
- Agrega las ventas y la información del cliente.
- Haz un duplicado, cada vez que se debas hacer una nueva factura.
Para empresas que necesitan mantener una contabilidad, Word se queda corto en términos de interoperabilidad con el software de contabilidad o la Agencia Tributaria, sin embargo.
¿Cómo hacer una factura en Microsoft Excel?: modelo factura
Excel, a diferencia de Word, permite automatizar cálculos y aplicar retenciones (base imponible, retención de IRPF, tipo de IVA, importe total de la factura, etc.). Ensaya tu facturación con nuestra plantilla gratis:
Emitir una factura en Excel disminuye la posibilidad de presentar errores y permite crear gráficos y reportes de ventas. Sin embargo, tener que hacer actualizaciones relacionadas con la legislación de forma manual, es uno de los inconvenientes de recurrir a esta herramienta.
¿Cómo se hace una factura en la computadora? → software de facturación
Opta por programas de facturación, on-premise y/o en línea, cuyo único requisito es contar con una conexión a Internet. Los cálculos y el envío ¡se realizan de manera automática!
Seguro que ya conoces programas de contabilidad como Freshbooks, Factura Zoho o Quickbooks en línea. Hoy te presentamos otras tres excelentes herramientas que puedes emplear:
- Cloud Gestion ➡ se trata de un completo programa que va desde la generación y el envío de facturas, hasta el control exhaustivo de gastos e ingresos. Destacamos ante todo la ergonomía de su interfaz y su facilidad de uso. Con este software multiusuario puedes:
- personalizar facturas y presupuestos,
- controlar facturas en tiempo real,
- simplificar tu gestión administrativa.
- mifactura.eu ➡ es una solución modular y altamente personalizable que permite a los empresarios centralizar toda la información financiera en un solo lugar. El software es capaz de integrarse con numerosas herramientas de gestión empresarial del mismo editor, así como la configuración de firmas y plantillas. Adicionalmente, facilita:
- la gestión de impuestos,
- la generación de presupuestos,
- la gestión multidivisas.
- SeniorFactu ➡ consiste en un software que propone una gestión global, desde tareas comerciales y administrativas hasta la gestión de mailings, etiquetas, comercio electrónico, estadísticas, etc. Otras funcionalidadesson:
- factura electrónica, presupuestos, pedidos, albarán o depósito,
- gestión de compras para pedidos automáticos (el objetivo es completar el stock mínimo).
- gestión de operaciones de mostrador y caja.
No dejes que las necesidades del negocio te pasen factura
La facturación es parte de la vida diaria de un negocio. Es importante prestar especial atención a la emisión de facturas, en aras de cumplir con las obligaciones legales y establecer una comunicación transparente con el cliente.
Artículo actualizado, publicado inicialmente en marzo de 2020.