Todo sobre la obligatoriedad de la factura electrónica: la facturación según la ley

¿Eres responsable de la facturación en tu empresa o deseas mantenerse al día con los elementos esenciales relacionados con la facturación? Te dejamos todos los elementos obligatorios para la gestión de la facturación en ley, sobre todo si emites facturas a la Administraciones Públicas.

¿Qué es una factura?

La factura es una documento que justifica operaciones financieras, por ejemplo:

• una venta o prestación de servicios entre profesionales.
• una venta o prestación de servicios entre un particular y un profesional.

[Lista] tipos de factura:

1. factura ordinaria,
2. factura rectificativa,
3. factura recapitulativa,
4. factura de proforma,
5. factura simplificada,
6. factura completa,
7. factura electrónica (e-factura).

e-facturas, ¿cuál es el punto?

La factura electrónica es una factura emitida, enviada y recibida en formato electrónico.

En España, la factura electrónica no es un requisito obligatorio para las empresas, su expedición dependerá del consentimiento del destinatario.

El Reglamento de facturación establece una igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica, siempre que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

La factura es necesariamente emitida por el proveedor tan pronto como se realiza la venta o el servicio. Solo en algunos casos, la factura puede ser periódica o diferida.

¿Cuándo es obligatorio hacer una factura electrónica?

La Ley estipula que los proveedores de productos y servicios de las Administraciones Públicas están obligados al uso de la factura electrónica y a su presentación a través de un punto general de entrada denominado FACe.

¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas?

• Estar escritas en un lenguaje informático predeterminado.
• Estar firmadas electrónicamente.
• Indicar el destinatario.

¿Qué implica la facturación electrónica para las Administraciones Públicas?

Una vez que la factura electrónica ha sido emitida (en los formatos obligatorios), esta debe ser transmitida a través del portal Web FACe. Se trata de un punto general de entrada para presentación de facturas electrónicas de la Administración General del Estado.

Toda factura debe constar de una firma electrónica (igualmente sometida a las normativas de la legislación).

¿Qué formato debe tener la e-factura?

• ISO 19005 (PDF/A)
• PNG
• JPEG 2000
• Acrobat 5 (PDF 1.4) o superior
• TIFF 6.0 o superior

Las facturas para la Administración Pública deben estar redactadas en un lenguaje informático específico:

• Facturae 3.2 ó 3.2.1.

Tipos de factura electrónica

Formato estructurado

Son las facturas realizadas con formatos estándares de uso común mencionados en el punto anterior. Estas facturas pueden ser generadas y transmitidas de forma automática y son reconocidos directamente por las autoridades fiscales porque los datos pueden ser interpretados por los sistemas oficiales.

Si te surge esta pregunta: ¿puedo convertir mis facturas de papel a formato electrónico? La respuesta es sí, es este caso, se trataría de una factura de formato no estructurado.

Formato no estructurado

Son facturas en papel posteriormente digitalizadas. Escaneadas o generadas a partir del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en formatos PDF, JPEG, etc.

8 ventajas de la factura online

Algunos programas de facturación ofrecen la desmaterialización o digitalización segura de las facturas, el seguimiento simplificado de los pagos, la conciliación bancaria, la transmisión automática a los entes gubernamentales y la interoperabilidad con otras herramientas de gestión empresarial, lo cual facilita la gestión comercial y financiera de la empresa.

Aquí están las 9 ventajas de usar la facturación electrónica:

Ventaja # 1: reducción de costos

Política sin papeles (o reducción significativa) se traduce en la desaparición de los costos de procesamiento (recursos humanos), volumen de papel impreso, tinta utilizada, sellos y sobres para el envío por correo, así como los costos relacionados con el almacenamiento (papel, espacio físico para archivos, etc.).

Además, ayudas a preservar el medio ambiente. Mientras menos papel utilicemos, menos árboles son cortados y el planeta respira mejor.

Ventaja # 2: tratamiento acelerado

Es imposible comparar el envío por correo postal con el procesamiento electrónico. La e-factura automatiza digitalmente las tareas de facturación, contabilidad y pago. Además es capaz de conectarse con cualquier sistema de información dentro de la empresa.

Ventaja # 3: ahorro de tiempo

Al eliminar los tiempos de entrega gracias a la teletransmisión automática de las facturas, aumenta la velocidad de procesamiento y la productividad de los empleados:

• automatización de los informes contables,
• la firma electrónica y la transmisión electrónica eliminan cualquier intervención humana que consuma mucho tiempo,
• el almacenamiento, cobro y envío se realizan en unos cuantos clics.

Ventaja # 4: trazabilidad y mejor control

Cada e-factura que cumpla con los formatos estándares para la desmaterialización es fácilmente identificable en los archivos electrónicos. Se mejora el proceso de negocio y la comunicación con la autoridad tributaria.

Ventaja # 5: aumento de la productividad

La desmaterialización de las facturas entre clientes y proveedores, así como la sincronización con otras herramientas empresariales (como el software para gestión de stock o el programa de contabilidad) permite regular los flujos de entrada y salida, tener una visión global de la evolución del negocio y, en consecuencia, tomar mejores decisiones.

Ventaja # 6: disminución de errores y conflictos

Las soluciones computarizadas no cometen errores de cálculo: configura tu herramienta y evita el riesgo de errores durante el ingreso de la información. Además, las certificaciones y los software homologados garantizan la veracidad de los datos y del emisor de las facturas.

Ventaja # 7: legibilidad, autenticidad e integridad

Son los 3 principios de la facturación electrónica:

• La firma electrónica garantiza la integridad de la factura.
• La desmaterialización permite un seguimiento continuo, así como la sistematización de los procedimientos de autentificación.
• El uso de formatos estandarizados y de tecnologías comunes permiten la legibilidad.
• La recepción automática por mail u otro sistema de información online.

Ventaja # 8: competitividad

El reemplazo de papel por formatos electrónicos se traduce en una reducción significativa de los costos directos, un procesamiento más rápido (automático) y tiempos de entrega más cortos. Al aumentar la productividad: el impacto financiero se traduce en ahorros reales y en un rendimiento más competitivo a largo plazo. ¡Mejorar la eficiencia no es una opción para las empresas de hoy en día!

¿Cómo se hace una factura electrónica?

¡En unos cuantos clics! Hoy en día, ya no es necesario pasar horas configurando las fórmulas de un documento Excel, ni poseer conocimientos técnicos sobre finanzas y contabilidad. Crear una factura es cuestión de un par de minutos.

La tecnología es la respuesta: las soluciones de facturación en modo SaaS (Software as a Service) son herramientas pensadas especialmente para hacer facturas electrónicas en cuestión de clics. Asimismo, los programas para hacer e-facturas toman en cuenta las normativas, legislaciones, impuestos, etc. específicos a cada sector, comprador, bien o servicio.

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Facturación electrónica: un tema primordial para cada empresa

El cumplimiento de la ley es una de las principales preocupaciones para todo tiempo de empresas: microempresas, profesiones liberales, pymes, autónomos. Con la evolución de la legislación europea, la facturación electrónica se está convirtiendo en la norma.