¿Modelo factura Excel? automatiza tu facturación

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¿Buscas un modelo factura Excel? ¿Crees que facturar fácilmente es un sueño imposible para las empresas pequeñas? ¿Cómo hacer para no tener que esperar por el pago de tus clientes durante meses y, a la vez, tener tiempo libre para hacer crecer tu negocio?

Este artículo analiza las dificultades que enfrentan las pequeñas empresas en el proceso de facturación y brinda consejos para que esto deje de ser un dolor de cabeza. 

¿Deseas continuar facturando en Excel? Te ofrecemos descargar nuestras plantillas gratuitas de facturas con o sin IVA. ¡Sin embargo, ten en cuenta el cumplimiento requerido para tu factura!

Para evitar cualquier error y que seas multado por incumplimiento de tus facturas, appvizer, además, te explica las ventajas de las herramientas de facturación para que optes por un software de facturación fácil y gratuito, a un bajo costo, 100% online y disponible para teléfono móvil.

La gestión de cotizaciones y facturas se convierte en algo tan fácil como un juego de niños: envías documentos personalizados, te pagan a tiempo y centralizas toda la información del cliente en una herramienta segura.

Descubre, a continuación, todos los beneficios de automatizar el proceso de facturación:

Facturación fácil: ¿es posible gestionar la facturación de forma rápida y sencilla?

Todos los negocios deben facturar los productos y/o servicios que venden a sus clientes. Además, la factura es obligatoria en los casos siguientes:

  • Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.

  • Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

  • Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).

  • Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.

  • Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.

  • Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.

  • Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

Fuente: Agencia Tributaria Española

Entonces, ¿cómo puedes reducir el tiempo de facturación sin reducir el volumen de ventas de tu negocio?

Dificultades que enfrentan los empresarios a la hora de facturar

Los emprendedores y pequeñas empresas no tienen, por lo regular, un gerente de ventas responsable de crear, modificar, enviar facturas y reclamar a los clientes por facturas impagas. Por lo tanto, esto les genera muchos inconvenientes.

El tiempo empleado en crear una factura personalizada, que incluya todas la informaciones que requiere la ley, que indique el monto total que corresponde al cliente, etc., es, a la vez, tiempo que pudieras estar dedicándole al desarrollo de otras áreas de tu negocio.

El riesgo de cometer errores, también, es uno de las constantes dificultades con las que se enfrentan día a día estos negocios: error en el número de factura, la fecha de emisión de la factura y el nombre o la información de contacto del cliente.

La facturación, además, está regulada por ley por ende existen numerosas reglas de facturación que hay que tener en cuenta para poder generar facturas que cumplan con la misma y evitar ser multado.

Por otro lado, uno de los desafíos más difíciles de superar para los negocios es el hecho de que los clientes paguen a tiempo: ¿cómo hacer para no tener que esperar un mes, tres meses, seis meses para que un cliente te pague? Igualmente, si la gestión de recordatorios no está automatizada, esta hace que las demás tareas se retrasen.

Información obligatoria a incluir en una factura (simplificada)

Como se indicó anteriormente, la ley estipula varios puntos que deben aparecer obligatoriamente en todas las facturas generadas por una empresa:

  1. Número y, en su caso, serie.

  2. Fecha de expedición.

  3. Fecha de operación si es distinta de la de expedición.

  4. NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.

  5. Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.

  6. Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”.

  7. Contraprestación total.

  8. En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.

  9. En su caso, si se producen las siguientes circunstancias:

    • En operaciones exentas referencia a la normativa.

    • La mención “facturación por el destinatario”.

    • La mención “inversión del sujeto pasivo”.

    • La mención “Régimen especial de Agencias de viajes”.

    • La mención “Régimen especial de bienes usados”.

Fuente: Agencia Tributaria Española

Si estas menciones no aparecen en tus facturas, te expones a:

  • Una multa pecuniaria proporcional al 1% del importe del conjunto de las operaciones originadas por la factura contener errores.

  • Una multa pecuniaria proporcional a 2% del importe del conjunto de las operaciones como: falta de expedición, conservación de facturas, justificantes o documentos justificativos.

    • Si se desconoce el importe de las operaciones referente a la infracción la multa será de 300 € por cada operación que no se tenga conservada.

  • Una multa pecuniaria proporcional a 75% del importe del conjunto de las operaciones por expedición de facturas o documentos sustitutivos con datos falsos o falseados.

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Descargar modelo factura Excel gratuito

appvizer te proporciona dos plantillas de facturas gratuitas en formato Excel, una sin IVA y otra con IVA.

Modelo factura Excel sin IVA

¿Eres autónomo y empiezas tu negocio con una facturación libre de IVA? Este modelo es para ti:

Modelo factura Excel con IVA

Para todos los negocios que deben aplicar el IVA, este modelo está hecho para ti:

Facturación más fácil con un software online especializado

Los beneficios de tener un software online de facturación

¿Eres un empresario autónomo o el gerente de una empresa pequeña, no tienes el presupuesto para adquirir un programa costoso, pero aún así tienes la necesidad de automatizar el proceso de facturación de tu empresa?

Te presentamos las ventajas de un software de facturación online comparado con una facturación en Excel:

  • Automatización de tareas, cálculos e informes.

  • Simplificación del proceso de facturación.

  • Ahorro de tiempo transformando una solicitud de cotización en una factura, con un solo clic.

  • Reducción de errores (omisión, peligro de copiar y pegar, tasa de IVA aplicable, datos de clientes que se incluirán).

  • Cumplimiento de la legislación relacionada con la facturación.

  • Gestión simplificada de recordatorios: recibe el pago a tiempo.

  • Facturación recurrente mejor gestionada.

  • Centralización y almacenamiento de documentos comerciales.

  • Acceso a cotizaciones y facturas en cualquier momento gracias al almacenamiento en la nube.

  • Personalización y control de tus documentos comerciales, etc.

Más allá de estas ventajas, algunas herramientas incluso te ofrecen informes y gráficos personalizados para un seguimiento de cobros eficiente, sincronización con tu cuenta bancaria, acceso para ti, tu contador y la gestión contable de tu negocio.

Un programa online solo requiere acceso a Internet: la herramienta es compatible con Mac y PC, asimismo con iPad y smartphone a través de aplicaciones móviles especializadas (iOS y Android).

Los mejores software de facturación gratuitos

¿Deseas profesionalizar y automatizar tu facturación, pero no tienes el presupuesto para invertir en un programa de pago? Existen software online gratuitos de facturación, cuyas características pueden satisfacer las necesidades de un autónomo y/o pequeñas empresas.

Holded

Holded es una solución online dedicada a las pymes y autónomos que permite la gestión completa de tu facturación: 

  • Personalización de facturas e informes.

  • Creación y envío de facturas. 

  • Cobros de facturas online. 

  • Información de facturación.

  • Portal del cliente.

  • Concialición bancaria.

  • Gestión de gastos y compras.

  • Control de vencimientos.

  • Perfil del cliente y proveedor.

Holded ofrece diversos beneficios como: una aplicación móvil para realizar un seguimiento de la facturación y la gestión empresarial desde cualquier lugar, posibilidad de pagar vía paypal y es, además, un gestor de contabilidad, CRM, proyectos e inventario.

Visionwin

Visionwin es una solución gratuita de facturación, contabilidad y TPV. Que se adapta a las necesidades de tu negocio. Entre sus funcionalidades principales se encuentran:

  • Informes editables por el usuario.

  • Integración con Excel y programas de contabilidad.

  • Personalización de formatos y etiquetas.

  • Generar facturas electrónicas.

  • Posibilidad de crear múltiples usuarios.

  • Manejo de multiples empresas.

  • Control del horario laboral de los empleados.

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Beneficios de Visionwin:

  • Posibilidad de integración e importación con otros programas.

  • Control de todas las tareas de facturación (seguimientos, depósitos, vencimientos).

  • Centralización de tu base de datos de clientes y productos.

Las limitaciones de la facturación gratuita

Antes de comprometerte con una solución gratuita, tómate el tiempo para identificar tus necesidades y el alcance que requiere tu empresa. De hecho, las soluciones gratuitas tienen limitaciones y en algunos casos:

  • Tienes que comprar módulos adicionales o suscribirse a un paquete premium para tener acceso a funciones avanzadas.

  • No brindan soporte al usuario, o es un soporte no prioritario - esto puede retrasarte en caso de que tengas problemas urgentes y, si no puedes cobrar por ejemplo, pones en riesgo tu facturación del mes.

  • La cantidad de facturas, a menudo, es limitada.

  • No permiten la integración con tu software de contabilidad, gestión de relaciones con el cliente, gestión de inventario, etc.

Los mejores software de facturación para ti

appvizer ha seleccionado para ti cinco software de facturación profesionales a precios más que asequibles: entre 5 y 20 € / mes / usuario (suscripciones no vinculantes). 

Tabla comparativa de software de facturación fácil

Software Tipo de empresa Ventaja principal
Billin Pymes y autónomos Proveedores no tienen que estar registrados
Contasimple Todo tipo de empresas Integraciones con Google Drive, Dropbox, prestashop, Shopify, Amazon
FacturaDirecta Pymes y autónomos Automatización y rapidez
Glasof Todo tipo de empresas y asesorías Simple y seguro
Quipu Autónomos, empresas y asesorías Facturación completa

Billin

¿Para quién? Autónomos y pymes

Billin es un programa online que facilita la gestión de facturación, pero también la gestión contable y comercial. Simplifica la recolección de facturas, independientemente de cual sea la fuente.

En unos pocos clics, puedes crear tus documentos comerciales:

  • Presupuestos.

  • Facturas.

  • Órdenes de compra.

  • Cobros.

Beneficios de Billin:

  • Supervisión y control de los estados de las facturas.

  • Elección del tipo de impuesto según el país de la UE.

  • Tus proveedores no tienen que estar registrados en el programa.

Contasimple

¿Para quién ? Todo tipo de empresa

Contasimple es una herramienta de facturación que funciona como un seguro para que tus clientes paguen más rápido con presupuestos y facturas personalizadas. Puedes obtener una visión global de los pagos actuales y administrar de forma sencilla los que tengas pendientes. Su interfaz ergonómica e intuitiva lo convierte en una herramienta fácil de usar.

Beneficios de contasimple:

  • Gestión de facturación, contabilidad e impuestos.

  • Integraciones con Google Drive, Dropbox, Prestashop, Shopify, Amazon, entre otras.

  • Posee una versión gratuita.

  • Posibilidad de dar de baja al software en cualquier momento y borrar todos tus datos.

FacturaDirecta

¿Para quién? Autónomos y pymes

La facturación con FacturaDirecta permite crear documentos comerciales de forma automática y rápida. Acelera tus ventas con documentos personalizables y firmas electrónicas seguras.

Beneficios de FacturaDirecta:

  • Plantillas personalizadas.

  • El software se encarga de enumerar, de hacer los cálculos y añadir los datos del cliente en la factura.

  • Creación de productos y servicio con la descripción deseada.

  • Calculo de impuestos.

Glasof

¿Para quién? Todo tipo de empresas y asesorías

Glasof es una solución sencilla, confiable y segura para crear presupuestos y facturas. Puedes enviar tus documentos comerciales por correo electrónico o guárdalos en formato PDF. Además, cuenta con generación de soporte bancario, adeudos Sepa Core y b2b.

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Beneficios de Glasof:

  • Mantenimiento de conceptos.

  • Facturación manual y electrónica.

  • Control de altas y bajas.

  • Relación de remesas bancarias.

Quipu

¿Para quién? Autónomos, empresas y asesorías

Quipu una la solución que cuenta con funciones de facturación muy completas: publicación de documentos comerciales, conversión de un presupuesto en una factura rápida y envío de facturas desmaterializadas. Esta herramienta interviene en tu gestión comercial para mejorar la gestión de las relaciones con tus clientes y la eficiencia comercial.

Beneficios de Quipu:

  • Puedes acceder al estado de tu negocio en tiempo real.

  • Toda tu información se encuentra centralizada.

  • Constantes actualizaciones.

Facturas más fáciles con un software online a la medida

La facturación ya no es un inconveniente para los autónomos y pequeñas empresas. La elección de herramientas es ahora lo suficientemente amplia como para poder olvidar Excel y profesionalizar tu facturación. Esto no solo garantiza el cumplimiento legal de tus facturas, sino que también tiene otras características que permiten una mejor gestión de tu negocio (CRM, gestión de inventario, contabilidad, etc.).

Sea cual sea la herramienta que elijas para generar tus presupuestos y facturas, lo importante es que se adapte a las necesidades de tu negocio, tanto en términos de funcionalidad, integraciones con otras herramientas y precio. De todos modos, el retorno de la inversión de un software hace que esta elección sea inteligente.

¿Cómo gestionas tu facturación? ¿Tienes comentarios de experiencia para compartir?
 

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