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Contrato, factura... ¿Qué son los documentos comerciales? Guía definitiva

Por Maëlys De Santis
El 7/3/24

Hoy acabas de vender tu producto o servicio a un cliente. También has realizado el pago de una mesa para tu oficina. Y claro, ya sabes, en cada transacción comercial se crea un nuevo documento.

Desde una factura hasta un recibo o un cheque, estos documentos comerciales son fundamentales. Su registro garantiza la legalidad y transparencia de cualquier operación mercantil.

¡Aquí tienes las claves para que sepas qué son y cómo gestionarlos eficazmente! ¡Lectura obligada! ✅🏃‍

¿Qué son los documentos comerciales y por qué son importantes?

La respuesta más simple: son documentos obligatorios en toda empresa. Para la compra o venta de un servicio, de un producto, y para el cliente o el vendedor. Vamos a afinar.

Documentos comerciales: la definición

En una palabra: son justificantes. ¡Olé! 💃 Los documentos comerciales son los registros escritos que respaldan una transacción comercial. La factura, el recibo o comprobante, la orden de compra, el cheque, la letra o nota de crédito son algunos de ellos.

El documento comercial proporciona la evidencia tangible de cada transacción mercantil realizada por tu empresa con otra empresa, persona o cliente. ¡Con estos documentos aseguras la transparencia y legalidad de todas tus operaciones comerciales! ✅

La importancia de estos documentos en las transacciones comerciales de una empresa

Acabamos de decirlo. La importancia de los documentos comerciales radica en que sirven como prueba de la transacción en sí. También garantizan la transparencia y el cumplimiento legal de todas las operaciones.

Y todavía hay más:

  • Estos documentos, como las facturas, permiten mantener una contabilidad precisa y detallada.
  • Los documentos comerciales bien mantenidos facilitan las auditorías, como la auditoría contable, tanto si es interna como externa.
  • Documentos como la factura o la orden de compra son fundamentales para una buena gestión de inventarios.
  • Protección legal en caso de disputas: en los documentos se establecen los términos y condiciones de las transacciones, lo que ayuda a proteger tus intereses.
  • Ciertos documentos comerciales son esenciales para la transferencia de la mercancía en las aduanas: facilitan el comercio internacional.

¿Cuáles son los documentos comerciales? 6 ejemplos básicos

Antes que nada, se clasifican en dos tipos según su vinculación:

  1. documentos negociables, que representan una promesa de pago;
  2. y documentos no negociables, que no tienen ninguna relación bancaria de pago, pero se registran en la contabilidad y son comprobantes de compra.

💡 La lista puede variar según el tipo de negocio y el producto o servicio específico de cada empresa. Aquí tienes los 6 documentos comerciales comunes:

  • Factura: documento que detalla toda la información de la operación, como el concepto, producto o servicio vendido, cantidad, dinero y condiciones de pago.
  • Orden de compra: emitido por el comprador, recoge la solicitud escrita para adquirir un producto o servicio en acuerdo con el proveedor, y toda la información de la factura futura.
  • Recibo: es un comprobante de pago que recibe el comprador por la mercancía, producto o servicio recibido.
  • Contrato: es el documento que establece el acuerdo legal entre dos o más partes, empresa o persona, con las condiciones de una transacción comercial.
  • Nota de crédito y débito: son documentos utilizados para corregir errores en una factura o registrar ajustes en cuentas pendientes de cobro o pago.
  • Cheque y letra de cambio: dos tipos de documentos que son una orden de pago, la primera automática, y la segunda planificada en el tiempo.

Las 5 características y requisitos legales de los documentos comerciales

La función principal de los documentos comerciales es registrar los detalles clave de una operación. Por eso, legalmente deben contener unas características y requisitos mínimos obligatorios. ⚖️

Son estos:

  • 1#. Identificación de las partes. Todo documento comercial debe identificar claramente a cada parte involucrada en la transacción mercantil, sea una persona, una empresa o ambos.
  • 2#. Descripción del producto o servicio. Deben incluir una descripción detallada de la mercancía, producto o servicio objeto de la transacción.
  • 3#. Cantidad y precio. Es obligatorio indicar claramente el dato de la cantidad de productos o servicios adquiridos y el precio de venta acordado.
  • 4#. Fecha y lugar de emisión. La fecha en que se emitió el documento y, en algunos casos, el lugar donde se realizó la transacción, es también una información básica obligatoria.
  • 5#. Términos de pago y condiciones. ¿Cuáles son los términos de pago acordados entre el vendedor y el comprador? Incluye los plazos y formas de pago aceptadas.

Cómo gestionar y conservar los documentos comerciales

“Sí, los documentos comerciales son muy importantes para la contabilidad y legalidad de mi empresa. ¿Pero cómo los gestiono?”. No te preocupes, aquí tienes: 😉

El proceso para la gestión de los documentos comerciales

1. Identificación y clasificación de documentos

Aquí se reconoce y categoriza la gama de documentos comerciales manejados. Por ejemplo, en una empresa que procesa numerosas transacciones diarias, la correcta clasificación facilita un acceso rápido y eficiente a la información necesaria.

Un estudio de AIIM (Association for Information and Image Management) indica que un 56% de las organizaciones ven la mejora en la búsqueda y recuperación de información como el mayor beneficio de una gestión documental eficiente. 👏

2. Creación y recepción

Establecer procedimientos claros para la creación y recepción de documentos es crucial. Aquí se incluye la decisión de digitalizar documentos físicos, lo cual es un paso importante hacia la eficiencia.

Según PwC, las empresas que adoptan la digitalización pueden esperar una reducción de hasta un 85% en los costos de procesamiento de documentos.

3. Almacenamiento de documentos

El cambio de sistemas de archivo físico a soluciones digitales ha revolucionado el almacenamiento de documentos. La utilización de plataformas de gestión documental en la nube o servidores locales permite un acceso y una seguridad mejorados.

4. Control de acceso y versiones

Controlar quién tiene acceso a qué documentos y gestionar versiones es esencial para mantener la integridad y seguridad de los datos. En empresas con múltiples usuarios modificando documentos, la gestión de versiones evita la confusión y asegura que todos trabajen con la información más actual.

5. Búsqueda y recuperación

Implementar herramientas de búsqueda avanzada mejora significativamente la eficiencia. La capacidad de buscar documentos por palabras clave o metadatos ahorra tiempo valioso. ⌚

6. Retención y eliminación

Definir claramente el período de retención de los documentos y los procedimientos de eliminación segura es crucial para cumplir con las regulaciones legales.

7. Auditoría y Cumplimiento

Realizar auditorías regulares ayuda a asegurar que la gestión de documentos cumpla con las normativas internas y externas. Estas auditorías pueden identificar áreas de mejora y garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa.

3 consejos importantes para la conservación de los documentos comerciales

Hay dos conceptos clave a tener en cuenta para conservar los documentos: legalidad y sentido común. Sigue estos consejos, muy simples, y conservarlos correctamente será un juego de niños:

  • Conservación legal: familiarízate con la legislación local: cada tipo de documento tiene un plazo legal de conservación obligatorio. En España, por ejemplo, las facturas deben guardarse 4 años.
  • Almacenamiento seguro: guarda los documentos en servidores o en la nube. Protégelos con control de acceso, contraseñas y cifrado para documentos digitales. ¡Y realiza copias de seguridad periódicas!
  • Protección contra fraudes y alteraciones: para evitar fraudes y alteraciones en tus documentos, utiliza firmas digitales en documentos electrónicos y sellos de seguridad en documentos en papel.

Las mejores herramientas para administrar los documentos comerciales

Nuestra recomendación es clara: implementa en tu empresa un sistema de gestión documental (SGD). Estas herramientas para administrar documentos comerciales pueden mejorar significativamente la productividad, la eficiencia y la seguridad en la gestión de tus documentos.

Hay muchas. Antes de elegir evalúa tus necesidades específicas, así como los requisitos de seguridad, integración y escalabilidad de tu empresa. 🚀

Como ejemplo de un sistema eficiente para la administración de documentos comerciales, se puede considerar DocuWare. Se destaca por su capacidad para manejar una amplia gama de documentos, como:

  • facturas,
  • contratos,
  • registros de empleados, y más.

Tiene una interfaz intuitiva, fuertes capacidades de seguridad y opciones de integración flexible con otros sistemas empresariales. DocuWare también facilita la automatización de flujos de trabajo, el acceso y la recuperación rápidos de documentos, así como el cumplimiento de normativas de privacidad y seguridad de datos, mejorando así la productividad y eficiencia en la gestión documental.

Los documentos comerciales en resumen

Tus facturas, recibos, comprobantes y órdenes de compra son documentos comerciales que debes conservar. Respaldan legalmente todas tus operaciones mercantiles. Además, son fundamentales para tu contabilidad y toma de decisiones.

Gestiona y conserva adecuadamente todos tus documentos utilizando herramientas como los sistemas de gestión documental. ¡Ya terminamos! ¡Ahora te toca a ti! 🫵💪

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