¿Cómo crear una factura online de manera fácil y sencilla?

crear-factura-online

Crear factura online rápido y seguro, ¿utopía o realidad? facturar online y, en general, editar documentos comerciales, es una tarea que puede llevarse mucho tiempo. Esto es una limitante especialmente en el caso de las pymes, que necesitan enfocarse en actividades de mayor valor agregado para impulsar el crecimiento de la empresa.

La facturación está sujeta a numerosas obligaciones legales, entonces ¿cómo editar rápidamente los presupuestos y facturas, sin quebrantar la ley? La respuesta está en la automatización de los cobros y recibos de pago con un software de facturación. 

appvizer ha comparado varios programas de facturación online para que ahorres tiempo con una facturación rápida y fácil, y así dispongas de más tiempo para gestionar las demás actividades de tu empresa.

La mejor selección de software para tu negocio

MiFactura.eu

MiFactura.eu
Control horario de empleados y gestión de tus comerciales
Pruébalo Gratis
Ver este software

Kizeo Forms - Sales

Kizeo Forms - Sales
El secreto de una gestión empresarial exitosa.
Prueba Gratis
Ver este software

Sage 50cloud Ciel

Sage 50cloud Ciel
Software de contabilidad
Visite el sitio web
Ver este software

¿Qué es una factura?

La factura es un documento legal, fiscal y comercial que sirve como comprobante ante la compra o venta de un bien o prestación de un servicio. En la misma debe detallarse cada uno de los bienes o servicios adquiridos/vendidos, con sus montos sin y con IVA, método de pago, fecha y la información concerniente a la empresa.

¿Qué debe contener una factura?

Según la Agencia Tributaria Española las facturas deben contener informaciones obligatorias, que en caso de no estar presentes la empresa es susceptible a la imposición de multas. A continuación te detallamos algunas estas:

  • Número de la factura.

  • Fecha de expedición.

  • NIF, nombre y apellido, o información pertinente del expeditor.

  • Detalle de los bienes o servicios entregados.

  • Tipo impositivo.

  • Contraprestación total.

¿Cómo hacer una factura en 2 pasos?

Los software de facturación permiten que realices tus facturas en un abrir y cerrar de ojos. En tan solo 2 pasos puedes tener tus facturas listas:

  1. Llenas la información necesaria que debe contener tu factura en una plantilla de factura. La plantilla la puedes personalizar con el logo de tu empresa.

  2. Envías por correo electrónico la factura a tu cliente, de la cual te llegará una copia a ti también.

Hacer las facturas en excel consume demasiado tiempo, porque tienes que ingresar los datos manualmente cada vez que vayas a facturar aumentando los riesgos de errores. Mientras que con las herramientas de facturación el proceso de facturación queda automatizado.

Beneficios de los software de facturación online

¿Por qué adoptar un software de facturación online? Estos tienen múltiples beneficios como gestionar tu facturación de forma rápida, online, segura y en total conformidad con la ley. A continuación te detallamos más sobre estos beneficios:

Ahorras dinero

La facturación electrónica reduce los costos de facturación entre un 60% y un 80%.

Fuente: Estudio de Billentis, Facturación electrónica, La transición significativa del mercado está por venir (2017) - idioma: francés

En comparación con la facturación tradicional en papel, y los costos que genera, la facturación online es una solución más económica

Editas facturas completas

La ley requiere que los profesionales incluyan una serie de informaciones obligatorias en las facturas.

En caso de incumplimiento, se arriesga a una multa fiscal por omisión o entrada incorrecta, y hasta una sanción penal.

Posees una herramienta actualizada

¿Ha pensado en los riesgos de utilizar una herramienta obsoleta? Los programas que no se actualizan constantemente son sinónimo de falta de funcionalidades eficientes. Además, la obsolescencia es un riesgo real para la seguridad de tus datos y, por ende, para tu empresa. 

La mayoría de los software de facturación online ofrecen actualizaciones constantemente, el objetivo es estar al día con la normativa y a la vanguardia de las nuevas funcionalidades que pide el mercado y proceder a incluirlas.

Optimizas el uso de todas tus herramientas

La integración con tus otras herramientas (contabilidad, CRM, ERP, email marketing, etc.) te ahorran tiempo: puedes utilizar tus datos CRM para facturar a un cliente, por ejemplo, optimizando su uso al evitar tener que volver a introducir sus datos.

Ahorras tiempo

La facturación automatizada evitas la repetición de microtareas que requieren mucho esfuerzo. De esta manera, cuentas con más tiempo para dedicarle a tareas de mayor valor agregado y para centrarte en tu negocio en general.

Cometes menos errores 

Una menor entrada de datos también significa menos errores (olvido, cantidad o precio incorrectos, tipo de IVA incorrecto, etc.). Facturas mejor y esto tiene un impacto positivo en tus pagos.

Vigilas tu contabilidad

Gracias al seguimiento de los recibos, tienes una visión en tiempo real de tu flujo de caja, y una mejor gestión de tus pagos pendientes. Además, si tu software de facturación y contabilidad están integrados, le facilitas el trabajo a tu contador o director financiero.

Gestionas automáticamente el IVA

Evita el riesgo de aplicar un tipo de IVA incorrecto en tus facturas. Al configurar tu software por adelantado, el IVA se aplica automáticamente a tus facturas.

Tienes acceso a la información en cualquier lugar

Disponible en ordenadores, smarphones y tabletas a través de un sitio web o aplicación móvil. Puedes gestionar tu facturación en cualquier momento, dondequiera que te encuentres, incluso fuera de la oficina.

Cuentas con la actualización automática de datos para todos los usuarios y en todos los dispositivos en tiempo real.

Posees una solución duradera

Según un estudio realizado por Microsoft, “The Carbon Benefits of Cloud Computing: A Study on the Microsoft Cloud”, la nube tiene una huella ecológica un 90% menor. Menos papel, menos intercambios y menos intermediarios... Ahorros que también se pueden visualizar en tu flujo de caja

Cobras más rápido

La facturación en línea significa pagos rápido porque trae más inmediatez: tu cliente recibe tu factura tan pronto como es enviada, y puede hacer el pago inmediatamente. Se reducen los atrasos en los pago, lo que contribuye directamente al crecimiento de tu empresa.

Funcionalidades de un software de facturación online

Gracias a las funcionalidades de los software de facturación online puedes:

  • Editar documentos comerciales en pocos clics: presupuestos, facturas, órdenes de compra, etc;

  • Transformar una cotización en una factura en pocos segundos;

  • Personalizar los documentos de tu empresa para que contribuyan a la imagen de tu marca;

  • Gestionar la facturación recurrente con un sistema de suscripción;

  • Controlar tus presupuestos y facturas emitidas, pagos pendientes y pagos atrasados;

  • Gestionar tu catálogo de artículos;

  • Gestionar tu base de clientes;

  • Mantener una visión general de tu flujo de caja gracias a un panel de control y a informes personalizados;

  • Sincronizar tu facturación con tu contabilidad a través de la conciliación bancaria;

  • Permitir a tus clientes pagar en línea y, por lo tanto, recibes el pago más rápido.

Programa para hacer factura gratis

Existen herramientas gratuitas para gestionar tu facturación, pero son gratuitas y válidas dentro de un ámbito muy específico, ya sea el número de usuarios, el espacio de almacenamiento disponible, el número de facturas que se pueden emitir, etc.

Evalúa tus necesidades con precisión antes de elegir tu software de facturación: es posible que una solución gratuita ya no sea útil a medida que tu empresa vaya creciendo.

A continuación te presentamos un programa de facturación que cuenta con una versión gratuita:

  • MiFactura.eu: es una solución modular y personalizable. Ofrece una única solución que te permitirá centralizar toda la información de tu empresa en una sola herramienta. La versión gratuita promete diversas funcionalidades como: facturación, contabilidad, servicios, soporte comercial, copia de seguridad interna.

  • Zoho invoice: es un software enfocado en pymes que gestiona tu facturación, los productos o servicios a facturar, los diferentes formatos de envío de facturas, el seguimiento de los recibos, etc. Sin embargo, su versión gratuita es muy limitada permitiendo solo: 1 usuario y hasta 5 facturas por clientes.

Software de facturación online de pago 

Freshbooks

Para autónomos y pymes

freshbooks-crear-factura-online

Freshbooks es un software online que ayuda a las pymes a simplificar su gestión comercial. Además de las funcionalidades de facturación, como la edición de presupuestos y facturas o recordatorios de clientes en caso de retraso en el pago, esta herramienta permite:

  • Organizar tus gastos.

  • Brindar acceso a tu contador.

  • Elaboración automatizada de reportes personalizados.

Este programa es un todo en uno, cuenta con una interfaz agradable y divertida y el seguimiento comercial está incluido en la solución.

Quickbooks en línea

Para autónomos y pymes

quickbooks-crear-factura-online

Quickbooks es un software de facturación online diseñado principalmente para pequeñas empresas, esta herramienta combina tu facturación, tu banco y tu contable en una misma plataforma. Sus funcionalidades, diseñadas para ser más eficientes, te permiten:

  • Editar rápidamente tus presupuestos y facturas.

  • Enviar tus facturas en diferentes formatos (correo electrónico, papel o versión electrónica).

  • Dar seguimiento a tus pagos con unos pocos clics.

La interfaz es clara y fácil de usar, hace que la gestión de la facturación sea accesible para todos. Elimina cualquier restricción que pudiera hacer tediosa esta actividad.

Facturación rápida y simple

Al utilizar un software de facturación, ahorrarás mucho tiempo en el procesamiento de sus facturas y evitarás errores, que en la mayoría de los casos conducen a la producción de más errores en el aspecto contable.

Nuestra selección de herramientas te ofrecen una visión muy amplia de los beneficios que brindan estos software en todos los niveles de la gestión de tu empresa.

¿Qué esperas para empezar a crear tus facturas con un software online?
 

La mejor selección de software para tu negocio

Expensya

Expensya
¡La gestión de gastos de empresa del mañana, desde hoy!
30 días de prueba gratuita
Ver este software

SlimPay

SlimPay
El líder europeo en pagos recurrentes
Comenzar
Ver este software

Bizneo HR

Bizneo HR
La gestión del talento al mejor nivel
Pide una demo gratis
Ver este software
Comentar este artículo

Añadir nuevo comentario