¿Cómo numerar facturas? Normativa y recomendaciones

¿Te preguntas cómo hacer una factura correctamente? Entonces, es imprescindible que conozcas los detalles y la normativa que debes aplicar en cuanto a la numeración factura.

Ya seas autónomo, pyme o gran empresa, la numeración de las facturas emitidas es una operación impuesta por la Ley. Más allá, te permite organizar de manera eficiente tus cuentas y, en definitiva, llevar un mejor control contable de tu empresa.

Así pues, vamos a descubrir todo aquello que debes tener en cuenta para hacerlo correctamente. Cómo numerar facturas de forma sencilla en 3, 2, 1… ¡Vamos allá! 👇

La numeración de facturas consiste en asignar un número a cada factura que emites. Hasta aquí, no hay mucho misterio.

☝️  Esta práctica viene exigida por Hacienda. Poco importa si tu acción de venta va dirigida a clientes o proveedores, todas tus facturas deben contemplar un número de factura único que las identifique.

👉  Además, a la hora de elaborar tus facturas y, por lo tanto, de numerarlas, debes tener en cuenta otro factor: la serie de facturación.

🧠  Una serie es una agrupación de facturas con continuidad numérica y alguna que otra característica más.

Entremos en más detalles.

Puesto que la Agencia Tributaria no especifica una normativa bien definida, puede ser que la numeración de facturas te genere ciertas dudas. No te preocupes, en este artículo vamos a intentar aclararlo todo.

Para empezar, las facturas suelen agruparse en diferentes series para llevar la facturación de manera más ordenada.

Dentro de cada serie, lo que tienes que tener en cuenta es que las facturas deben:

• Tener una numeración correlativa, sin saltos;
• emitirse en orden cronológico;
• contener un número exclusivo, es decir, no puede haber dos facturas con una misma numeración.

👉  En ese sentido, una factura realizada el día 10 de marzo nunca podrá tener un número mayor que una factura realizada después de este día.

A partir de aquí… ¡libertad! Ahora bien, lo recomendable es seguir una lógica. Por ejemplo: si estamos en el año 2021, el número de todas tus facturas puede empezar por 21; así mismo, la primera factura que emitas, puede ser la número 1.

👉  Número de factura: 2100001

💡  El número de factura suele ubicarse arriba del documento, a la derecha.

Es prácticamente seguro que utilices diferentes series de facturación en tu día a día. En algunos casos es la normativa quién exige un cambio de serie. En otros casos, puedes decidir hacerlo siempre y cuando exista una razón justificada. Sea como sea, el caso es que existe la posibilidad de utilizar una identificación de la factura distinta.

💡  Puedes encontrar todos los detalles al respecto en el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012.

• Para las facturas rectificativas.
• Para las facturas expedidas por terceros.
• Para las facturas de ejecución forzosa (procesos administrativos y judiciales).

• Cuando se llevan a cabo actividades económicas diferentes, es decir, cuando existen diferentes líneas de negocio.
• Cuando la empresa cuenta con distintos establecimientos.

🎯  Así, puedes analizar mejor el rendimiento de cada parte en concreto y aplicar las medidas y estrategias en función de los resultados. ¿Qué tienda o producto factura más?

Empezar una nueva numeración de facturas cada año no es una práctica obligatoria. Ahora bien, sí es habitual y recomendable puesto que ayuda a llevar la facturación de manera más eficiente.

En ese sentido, al inicio de un nuevo año fiscal, basta con incluir el año en cuestión al inicio de la combinación de caracteres utilizada para definir la serie de tus facturas.

👉  Por ejemplo:

• Para 2021, número de la primera factura: 2100001
• Para 2022, número de la primera factura: 2200001

☝️  Puedes cambiar la serie numérica anualmente, pero no cada mes.

Por otro lado, hay que prestar especial atención a la numeración de las facturas rectificativas o facturas de abono. Estas deben tener una serie de facturación distinta.

Del mismo modo que las otras, la numeración recae en tus criterios. Ahora bien, una vez más, servirse de la lógica y el razonamiento es una práctica acertada.

👉  Puedes optar por el mismo formato que las otras facturas, añadiendo una referencia que permita identificarlas rápidamente: RE2100001.

Si bien, como hemos dicho, la formulación del identificativo de la factura deja cierta libertad, la Agencia Tributaria recomienda ciertas prácticas para la asignación de serie/número de factura:

• Caracteres recomendados: 0123456789ABCDEFEGHJKLMNPQRSTUVXYZ.
• Caracteres especiales: guión medio "-", guión bajo "_", barra inclinada normal "/", punto ".".
• Evitar el uso de minúsculas.
• Insertar un solo espacio en blanco, si corresponde, nunca más de uno.
• Reflejar la serie al inicio del número.
• Insertar un blanco (una separación) entre el número de serie y el número de factura.
• Ajustar el texto a la izquierda para evitar con espacios al inicio.

Es relativamente fácil equivocarse en la numeración cuando creas las facturas. Los errores suelen darse porque:

• Ha habido un salto en la numeración,
• ha habido un número duplicado.

Ante esta situación, lo más recomendable es anular la factura y emitir una factura rectificativa.

🎯  Utilizar un programa de facturación online o web es la manera más inteligente de llevar tu facturación. Gracias a sus características y la automatización de tareas, olvídate de los errores y, por ende, de perder tiempo valioso en tareas repetitivas y tediosas. ¿Ya tienes el tuyo? 😉