Contabilidad: ¿cuáles son los libros obligatorios?

En España, la legislación exige la realización de distintos libros obligatorios cada año por parte de las sociedades mercantiles.

Concretamente, es necesario llevar libros fiscales, mercantiles y contables.

En este artículo, te presentamos cada uno de ellos, poniendo el foco en los libros obligatorios de contabilidad.

¿Cuáles son y qué normativa les ampara? ¡Vamos a descubrirlo!

El artículo 28 del Código de Comercio establece la obligación de llevar dos libros contables:

• El Libro Diario.
• El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

También llamado Libro de Cuentas, es un documento donde se registran, de forma cronológica, todos los movimientos contables de una empresa (entradas y salidas de efectivo).

Como bien indica su nombre, el apunte es diario, y va a elaborarse en un mismo documento por cada ejercicio económico.

En cuanto a su realización, la legislación establece que el Libro Diario debe hacerse a través de los asientos contables, entre los cuales figuran:

• Un asiento de apertura (al inicio del ejercicio),
• un asiento de cierre (al final del año contable).

☝️ Dicho libro contable es considerado uno de los más relevantes; en él figura el primer registro de todas las transacciones financieras.

El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales controla y analiza la situación económica de la empresa en todos los momentos de un ejercicio contable determinado:

• El inicio,
• el transcurso,
• el final.

Para ello, será necesario realizar cuatro informes o balances -los cuales formarán parte del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales-:

1. El Balance inicial de la empresa, el cual mostrará la situación de la empresa al comienzo del ejercicio;
2. el Balance de sumas y saldos, realizado trimestralmente, encargado de recoger la evolución de la entidad a través de los balances de comprobación;
3. el Inventario de cierre del ejercicio, que va a analizar la situación al final del ejercicio contable;
4. las Cuentas Anuales, cuyo objetivo es exponer la realidad financiera de la empresa, así como el resultado del ejercicio.

Asimismo, según el artículo 34 del C de Comercio, las Cuentas Anuales incluirán 5 estados financieros:

1. El Balance General (también llamado Balance de Situación);
2. la Cuenta de Resultados (también llamada Cuenta de Pérdidas y Ganancias).
3. el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto del ejercicio;
4. el Estado de Flujos de Efectivo;
5. la Memoria del ejercicio.

☝️Puedes encontrar toda la información relativa a la normativa y realización de las Cuentas Anuales en el Plan General Contable.

Dar respuesta a esta pregunta no es fácil puesto que la Ley detalla distintas variaciones dependiendo de la actividad y las características de las personas jurídicas:

• Sociedades mercantiles: obligación de llevar la contabilidad, legalizar los libros contables y presentar las Cuentas Anuales.
• Sociedades no mercantiles: sin obligaciones.
• Autónomos en Régimen de Estimación Directa Normal: obligación de llevar la contabilidad, pero no de legalizar los libros contables ni de presentar las Cuentas Anuales.
• Autónomos en Régimen de Estimación Directa Simplificada y Módulos: sin obligaciones.

El Código de Comercio (norma mercantil) establece, en el artículo 30, los libros de registro obligatorios. Eso hace referencia a la legalización de los libros contables obligatorios, después de cada ejercicio.

La manera como se legalizan es registrándolos en el Registro Mercantil por vía telemática. Deberá hacerse en la página web registradores.org.

El proceso debe hacerse durante un plazo de 4 meses después del cierre del ejercicio anual.

☝️Es importante tener clara una cosa: la mala gestión de los libros contables puede suponer sanciones de distintas gravedad. ¡Anda con cuidado! Normalmente, los errores o despistes pueden evitarse con un poco de dedicación y atención.

El Libro Mayor forma parte de los libros contables voluntarios.

Si bien su elaboración no es obligatoria, es uno de los libros más utilizados debido a sus grandes ventajas.

También llamado Mayor Contable, registra y clasifica las transacciones económicas según las distintas cuentas contables de una empresa.

En la práctica, podríamos decir que el Libro Mayor ofrece la misma información que el Libro Diario (obligatorio), pero organizada de manera diferente. Y es que las finalidades que persiguen también son distintas:

• El primero pretende analizar la evolución de la empresa y el saldo;
• el segundo, busca llevar un control de la actividad diaria.

Más allá de los libros contables, existen dos grupos más de libros obligatorios para las sociedades:

• Los libros fiscales,
• los libros mercantiles.

Para las empresas sometidas al IVA (Impuesto del Valor Añadido), es obligatorio llevar:

• El Libro de factura emitidas,
• el Libro de facturas recibidas,
• el Libro de bienes de inversión,
• el Libro de operaciones intracomunitarias (si fuera el caso).

Entre los libros mercantiles obligatorios encontramos:

• El Libro de actas,
• el Libro de registro de socios para SL y SLL,
• el Libro de registro de la sociedad para SLU,
• el Libro de registro de acciones nominativas para SA y SAL.

Como bien dice el dicho, más vale no posponer las tareas que, de todos modos, deberás terminar haciendo. Es el caso de los libros obligatorios.

Ahora que ya los conoces y sabes que debes elaborarlos sin excepción, más vale organizarse y hacerse con herramientas que puedan ayudarte a realizar estos procesos de manera menos tediosa.

En ese sentido, contar con un software de contabilidad es útil para llevar tus cuentas al día, así como para automatizar múltiples procesos.

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