Entre las ventajas de un software contable encontramos que automatizan múltiples procesos financieros como:
Todas estas gestiones se hacen más complejas y toman más tiempo a medida que tu negocio crece. Es por esto, que hoy en día, la mayoría de las empresas trabajan con herramientas que facilitan este proceso y les permiten enfocarse en impulsar el crecimiento de sus negocios.
¿Quieres conocer con más detalle los beneficios que un software contable gratuito o de pago puede aportar a tu empresa? Te traemos las ventajas (y desventajas), las características generales y los tipos de software contables que se encuentran en el mercado.
Un sistema de contabilidad es una herramienta para simplificar la gestión contable mediante la automatización total o parcial de las tareas. Se puede combinar fácilmente con los servicios de tu contador al otorgar derechos de acceso a las cuentas.
Las transacciones se pueden gestionar de forma independiente y el papel del contador se centra más significativamente en el análisis estratégico de la información y el asesoramiento.
Si bien es cierto que cada software cuenta con sus características propias; cualquier software de contabilidad debe ser capaz de manejar las siguientes operaciones:
👉 Nota: Si realizas tu propia contabilidad, es imprescindible equiparte con un software que te permita editar el archivo de las entradas contables y las cuentas anuales. De hecho, durante cualquier auditoría fiscal, las autoridades fiscales exigirán la presentación de estos documentos.
💡BONUS. Estas son algunas características más específicas (e importantes) con las que debe contar un software contable:
Es importante conocer las categorías principales de los software contables para tener un panorama más amplio al momento de escoger el más adecuado para tu empresa.
Existen cuatro grandes categorías:
Entre las obligaciones contables de los autónomos y empresarios están llevar un registro de todas las transacciones financieras y proporcionar facturas a los clientes. La buena noticia es que todos estos documentos se pueden producir a partir de un mismo software, un programa de contabilidad permite tener plantillas predefinidas para una entrada más rápida. Además, para una gran mayoría, estas plantillas son personalizables (logotipos, colores) y contienen todas las menciones y obligaciones para la facturación. Esto ahorra tiempo y aumenta la seguridad.
La principal ventaja es la centralización de los datos en "un lugar", es decir en el mismo programa informático. Este último debe ser multidispositivo (computadora, tableta o móvil) para llevar tu contabilidad a todas partes (facturas, recibos, existencias, contacto).
Es posible construir la base de datos de clientes en esta herramienta de gestión. Los contactos registrados y los recibos descargados no se pierden si el dispositivo desaparece, puesto que todo está almacenado en la web. No más contactos, informes de gastos, facturas o recibos perdidos. ¡La seguridad ante todo!
Toda tu gestión de contabilidad, a partir de un software certificado, cumple con las normas de contabilidad y facturación establecidas en la Ley. Toda la documentación es generada de acuerdo con las normas (menciones obligatorias de las facturas, numeración, orden cronológico). Los importes de IVA están al día, etc.
Muchas aplicaciones de contabilidad permiten crear cuadros de mando que resumen las entradas y salidas, las futuras entradas, las fechas de las declaraciones. Así, permiten una rápida visualización para el empresario que necesita conocer rápidamente el estado de su flujo de caja. Unos pocos clics y todo se sabe.
La mayoría de estos indicadores están predefinidos y pueden ser modificados por el empresario.
Estos programas están destinados a todos los profesionales, no es necesaria una formación contable. Declarar el volumen de negocios mensual o trimestralmente, pagar impuestos y declarar IVA nunca fue tan fácil. El vocabulario está adaptado a usuarios sin conocimientos avanzados y, además, son capaces de interoperar con instituciones gubernamentales como la Agencia Tributaria.
© ContasimpleAlmacenados en la nube, los datos son accesibles en tiempo real para la administración, contadores y directores financieros. Estos obtienen la información esencial en el momento deseado, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos actualizados, en cualquier época del año y sin depender de la fecha de cierre.
El acceso directo del contador a la herramienta online para rastrear las cuentas en tiempo real. Un programa online garantiza intercambios entre el personal de tu empresas y tu equipo contable sin problemas. Gracias a la herramienta online, podrás rastrear las cuentas en tiempo real y tan solo se requiere un acceso simple a Internet. De manera que el software suele estar disponible desde todos los dispositivos donde quiera que estés y en cualquier momento.
Estas son algunas de las desventajas que debes considerar:
El programa de contabilidad está en constante evolución. El software en la premisa (instalado en el ordenador) sigue siendo relevante, incluso si cada vez más compañías están utilizando una solución en línea, o en modo SaaS, puesto que ofrece funciones de automatización más avanzadas. ¡Descubre las soluciones para gestión de contabilidad en línea más utilizadas gracias a nuestro comparador!
Gracias a la automatización de los procesos contables, ganas en muchos ámbitos: ahorras tiempo y dinero al eliminar tareas repetitivas de bajo valor agregado. Además, evitas errores humanos, como entradas incorrectas o duplicados.
Finalmente, tienes la garantía de manejar tu contabilidad legalmente, gracias a una herramienta que se actualiza de forma regular y automática.
