Entre las ventajas de un software contable encontramos que automatizan múltiples procesos financieros como:
- gestión de facturas,
- generación de asientos contables,
- seguimiento de gastos,
- establecimiento de documentos contables y legales.
Todas estas gestiones se hacen más complejas y toman más tiempo a medida que tu negocio crece. Es por esto, que hoy en día, la mayoría de las empresas trabajan con herramientas que facilitan este proceso y les permiten enfocarse en impulsar el crecimiento de sus negocios.
¿Quieres conocer con más detalle los beneficios que un software contable puede aportar a tu empresa? Te traemos las ventajas (y desventajas), las características generales y los tipos de software contables que se encuentran en el mercado.
Programas de contabilidad: definición
Un sistema de contabilidad es una herramienta para simplificar la gestión contable mediante la automatización total o parcial de las tareas. Se puede combinar fácilmente con los servicios de tu contador al otorgar derechos de acceso a las cuentas.
Las transacciones se pueden gestionar de forma independiente y el papel del contador se centra más significativamente en el análisis estratégico de la información y el asesoramiento.
Características generales
Si bien es cierto que cada software cuenta con sus características propias; cualquier software de contabilidad debe ser capaz de manejar las siguientes operaciones:
- el ingreso de entradas contables en los libros diarios y mayor,
- el seguimiento de la actualización de las cuentas,
- la implementación y monitoreo de los diversos estados financieros,
- el establecimiento de declaraciones fiscales legales.
👉 Nota: Si realizas tu propia contabilidad, es imprescindible equiparte con un software que te permita editar el archivo de las entradas contables y las cuentas anuales. De hecho, durante cualquier auditoría fiscal, las autoridades fiscales exigirán la presentación de estos documentos.
💡BONUS. Estas son algunas características más específicas (e importantes) con las que debe contar un software contable:
- integración con otros sistemas,
- diferentes tipos de divisas,
- una plataforma de fácil uso.
Tipos de software contables
Es importante conocer las categorías principales de los software contables para tener un panorama más amplio al momento de escoger el más adecuado para tu empresa.
Existen cuatro grandes categorías:
- Hoja de cálculo: ideal para pymes con un pequeño volumen de negocios. Es económica, o incluso gratuita. Pueden arrojar errores si hay un pequeño error en algún cálculo.
- Software contable comercial: son utilizados a nivel mundial. Tienen diferentes precios dependiendo del área de negocio en la que se desempeñe. Está pensado para ser comercializado.
- Software contable personal: a diferencia del software contable comercial, este usualmente es desarrollado por la misma empresa que lo necesita. Por esta razón, son altamente personalizados para cubrir las necesidades específicas de la compañía.
- Software ERP (Enterprise Resource Planning): recoge toda la información en una misma base de datos. Utilizado por empresas que cuentan con un gran volumen de negocios. Representan una inversión importante.
Ventajas de un software contable en línea
1. Ahorrar tiempo
Entre las obligaciones contables de los autónomos y empresarios están llevar un registro de todas las transacciones financieras y proporcionar facturas a los clientes. La buena noticia es que todos estos documentos se pueden producir a partir de un mismo software, un programa de contabilidad permite tener plantillas predefinidas para una entrada más rápida. Además, para una gran mayoría, estas plantillas son personalizables (logotipos, colores) y contienen todas las menciones y obligaciones para la facturación. Esto ahorra tiempo y aumenta la seguridad.
2. Centralizar la gestión y la base de clientes
La principal ventaja es la centralización de los datos en "un lugar", es decir en el mismo programa informático. Este último debe ser multidispositivo (computadora, tableta o móvil) para llevar tu contabilidad a todas partes (facturas, recibos, existencias, contacto).
3. Asegurar los datos
Es posible construir la base de datos de clientes en esta herramienta de gestión. Los contactos registrados y los recibos descargados no se pierden si el dispositivo desaparece, puesto que todo está almacenado en la web. No más contactos, informes de gastos, facturas o recibos perdidos. ¡La seguridad ante todo!
4. Respetar la normativa
Toda tu gestión de contabilidad, a partir de un software certificado, cumple con las normas de contabilidad y facturación establecidas en la Ley. Toda la documentación es generada de acuerdo con las normas (menciones obligatorias de las facturas, numeración, orden cronológico). Los importes de IVA están al día, etc.
5. Visualizar el desempeño
Muchas aplicaciones de contabilidad permiten crear cuadros de mando que resumen las entradas y salidas, las futuras entradas, las fechas de las declaraciones. Así, permiten una rápida visualización para el empresario que necesita conocer rápidamente el estado de su flujo de caja. Unos pocos clics y todo se sabe.
La mayoría de estos indicadores están predefinidos y pueden ser modificados por el empresario.
6. Simplificar la compatibilidad
Estos programas están destinados a todos los profesionales, no es necesaria una formación contable. Declarar el volumen de negocios mensual o trimestralmente, pagar impuestos y declarar IVA nunca fue tan fácil. El vocabulario está adaptado a usuarios sin conocimientos avanzados y, además, son capaces de interoperar con instituciones gubernamentales como la Agencia Tributaria.
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7. Actualizar datos en tiempo real
Almacenados en la nube, los datos son accesibles en tiempo real para la administración, contadores y directores financieros. Estos obtienen la información esencial en el momento deseado, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos actualizados, en cualquier época del año y sin depender de la fecha de cierre.
8. Acceder directa y fácilmente
El acceso directo del contador a la herramienta online para rastrear las cuentas en tiempo real. Un programa online garantiza intercambios entre el personal de tu empresas y tu equipo contable sin problemas. Gracias a la herramienta online, podrás rastrear las cuentas en tiempo real y tan solo se requiere un acceso simple a Internet. De manera que el software suele estar disponible desde todos los dispositivos donde quiera que estés y en cualquier momento.
Desventajas de un software contable
Estas son algunas de las desventajas que debes considerar:
- Precio: el costo de un software es más elevado que el costo del sistema manual o en papel.
- Implementación: al inicio deberás acostumbrarte al uso del software y, seguramente, vas a requerir de ayuda por parte del proveedor (esto podría representar un costo extra).
- Soporte: seguramente deberás comprar un paquete anual de mantenimiento y soporte para tu nuevo sistema.
- Necesidades específicas: aunque la mayoría de los programas se adaptan a tu empresa, es probable que debas cambiar algunos procesos internos para poder utilizar la herramienta de forma exitosa.
Conclusión
El programa de contabilidad está en constante evolución. El software en la premisa (instalado en el ordenador) sigue siendo relevante, incluso si cada vez más compañías están utilizando una solución en línea, o en modo SaaS, puesto que ofrece funciones de automatización más avanzadas. ¡Descubre las soluciones para gestión de contabilidad en línea más utilizadas gracias a nuestro comparador!
Gracias a la automatización de los procesos contables, ganas en muchos ámbitos: ahorras tiempo y dinero al eliminar tareas repetitivas de bajo valor agregado. Además, evitas errores humanos, como entradas incorrectas o duplicados.
Finalmente, tienes la garantía de manejar tu contabilidad legalmente, gracias a una herramienta que se actualiza de forma regular y automática.
