Plan RR. HH.: el mejor recurso para llevar tu empresa por buen camino

Una empresa sin un plan de recursos humanos es como un político sin un plan de gobierno.

Podrás contar con un departamento de recursos humanos, pero si el mismo no tiene una ruta clara trazada hacia dónde dirigir el capital humano de la organización, sus esfuerzos serán en vano.

El plan de recursos humanos de una empresa es un ejemplo claro de cómo rentabilizar los recursos que se invierten en hacer prosperar un negocio, a través de su plantilla. Si bien el proceso de concepción del mismo toma tiempo y debe seguir una serie de etapas, una vez realizado, su puesta en marcha será inminente y acertada.

Si estás en plan “quiero saberlo todo al respecto”, ¡sigue leyendo!

Una empresa bien puede ser el País de las Maravillas que tanto sueñan tanto sus dirigentes como sus trabajadores, siempre y cuando se tengan metas trazadas claramente y los esfuerzos estén correctamente enfocados en el propósito de alcanzarlas.

Es aquí cuando el plan de recursos humanos entra en escena. Desde el mismo, es posible planificar de manera general y específica hacia dónde se va a dirigir la compañía, partiendo de la organización del talento humano con el que cuenta la misma.

Un plan de recursos humanos consiste entonces en una herramienta capaz de potencializar las capacidades de cada persona en pro de la estrategia empresarial y del desarrollo del negocio.

El objetivo principal que persigue esta hoja de ruta es definir las bases de la gestión del capital humano de la empresa, de manera que el trabajo sea desarrollado de manera óptima y, varios frentes y aspectos transversales, puedan ser cubiertos a la vez.

Así pues, con el objetivo de maximizar el bienestar de las personas trabajadoras y los beneficios que percibe la compañía, el plan de recursos humanos se va a preocupar por:

• El clima laboral,
• la satisfacción de las y los trabajadores,
• el cumplimiento de la legislación laboral,
• la competitividad empresarial y su transformación digital.

La concepción del plan de recursos humanos engloba diferentes aspectos propios del departamento de recursos humanos. Desde el mismo, se definen diferentes procedimientos que son necesarios para articular el buen funcionamiento de la compañía.

Si bien la empresa estará conformada por diferentes departamentos, los mismos deben contar con una carta común que dé las pautas de conducta de manera global. Debido a esto, no son pocos los elementos que deben tenerse en cuenta al momento de elaborar el plan. Dichos elementos deben incluirse en el mismo y, por tanto, ser concebidos y trabajados con anterioridad, de manera que sirvan de punto de partida para alimentar el documento u hoja de ruta final.

Dichos elementos contemplan aspectos como:

• El funcionamiento del proceso de recursos humanos, el cual incluirá, a su vez:
  • La definición del organigrama empresarial,
  • la política de reclutamiento y selección de personal,
  • el mecanismo de evaluación de competencias profesionales,
  • la gestión de vacaciones de las y los trabajadores,
  • el método de control horario para cumplir con la ley.
• Las necesidades de formación de la plantilla;
• la planificación de la estrategia empresarial que permita lograr los objetivos operativos y económicos trazados.

Como has podido ver, un plan de recursos humanos no es un folleto de algunas cuantas páginas que se lee el día de integración a la empresa. Por el contrario, aunque sin querer hacerle fama de tedioso y aburrido, este documento consiste más en ser un manual detallado y con pautas claras a seguir.

El punto de partida de este es un análisis sobre la situación pasada, presente y futura de la empresa.

Veamos de manera detallada cuáles son las etapas que debe atravesar el responsable del plan de recursos humanos de una empresa para consolidarlo exitosamente.

Aplica tanto para una empresa que está por crearse y que apenas está constituyendo su plan de negocios, como para empresas ya operacionales que estén buscando hacer un balance de su funcionamiento el último año con miras a mejorar su estrategia.

Lo primero es partir de la respuesta que aporten preguntas como:

• ¿Qué objetivos operacionales y económicos van a dirigir la empresa?
• ¿Bajo qué modelo de negocio?
• ¿Respondiendo a qué lógica de crecimiento y expansión?

A partir de lo que las respuestas a dichas preguntas hayan permitido definir, ahora se trata de buscar el cómo. Es decir, qué recursos será necesario movilizar de manera que esas metas se cumplan dentro de un plazo que habrá de establecerse para ello.

Cuando la empresa ya tiene años de creada, un análisis retrospectivo de su funcionamiento se hace necesario, de manera que pueda potenciarse aquello que salió bien y repensarse aquello que sea susceptible de mejora.

Un caso concreto en términos de recursos humanos, sería analizar si la política de reclutamiento fue efectiva, los canales que se utilizaron fueron los adecuados y, si las personas que se integraron, lo hicieron de manera exitosa y satisfactoria.

Misión, visión y valores de la empresa serán puntos de apoyo importantes a tener en cuenta.

Una vez tienes la ruta trazada, es hora de cuantificar los recursos que serán necesarios para su correcta ejecución. Más allá de la estructuración de la empresa por departamentos, se trata de identificar perfiles y cargos estratégicos que contribuyan al despliegue de la estrategia empresarial.

Si ya tienes construido el organigrama empresarial, es hora de reevaluarlo para identificar:

• Cómo la información está circulando entre los equipos y con La Dirección;
• con qué métodos se cuentan para comunicar asertivamente los planes y proyectos a desarrollar;
• qué función tiene cada persona, a quién acude como referencia (operativa, administrativa, etc.) y cuál es su experticia y rol estratégico dentro de la organización.

Durante esta etapa también se tendrá la oportunidad de trazar diferentes políticas relacionadas con: la diversidad, la salud en el trabajo, el medio ambiente, etc.

Puesto que no son pocas las acciones que contempla un plan de recursos humanos, es importante que, por cada una, haya un(a) referente o responsable.

Además de buscar que dicho(a) responsable asegure el éxito de la misión que se le ha confiado, se procura tener un(a) único(a) interlocutor(a) que facilite la transmisión de información y asegure el seguimiento y el buen avance de los procesos.

El grueso del asunto viene cuando para cada aspecto incluido dentro del plan de acción, debe generarse un documento que proporcione los lineamientos para su despliegue.

Es entonces cuando pueden conformarse grupos de trabajo, según la experiencia y los conocimientos de cada una de las personas que conforman el equipo. El objetivo es que cada documento refleje la cultura de la empresa y vele por el cumplimiento de los objetivos que se trazaron al inicio.

Una forma de hacerlo consiste en implementar un Sistema Integrado de Calidad, el cual contemple las áreas que mencionamos anteriormente como:

• La calidad de los procesos y su correcta documentación,
• la seguridad de las y los trabajadores de la empresa,
• el no deterioro y preservación del medio ambiente.

Si bien los anteriores son aspectos de carácter técnico y general, existen otras dimensiones de las cuales el plan de recursos humanos debe ocuparse, los cuales hacen referencia al capital humano como tal y a su bienestar.

En este sentido, entra en juego la definición de:

• La política de vacaciones y horas extra,
• la política de igualdad y registro salarial,
• la política de teletrabajo y derecho a la desconexión, etc.

Por un lado, la empresa ha lanzado su plan de acción para cumplir con la estrategia y dar seguimiento a las acciones en materia de capital humano. Ahora, es el momento para que, desde las y los trabajadores, surjan las acciones necesarias para que los mismos puedan asegurar la ejecución exitosa de sus misiones.

Esta etapa consiste en recolectar las necesidades de formación de cada persona y las aspiraciones profesionales y personales que cada una tiene y que, a través de su satisfacción, van a permitir una mayor operatividad y productividad.

Con todo el trabajo a desplegar, la documentación a generar y el seguimiento de los procesos a llevar a cabo, está claro que el departamento de recursos humanos y, de manera general, todo el equipo, requiere contar con herramientas que simplifiquen el trabajo y automaticen las tareas.

Además de los instrumentos que hemos visto que son de gran utilidad a lo largo del proceso de concepción del plan, la gestión eficiente de los recursos se hace posible a partir de herramientas diseñadas para tal fin.

Cada una de las etapas puede beneficiarse de una herramienta específica:

• Para el reclutamiento o ATS,
• para la gestión de la nómina,
• para el registro del control horario, etc.

Igualmente, y según la complejidad del proceso, de acuerdo al tamaño de la empresa y al número de efectivos con el que cuenta, considerar soluciones integralescomo un SIRH, puede resultar más ventajoso.

Un software todo en uno como Personio es capaz de agilizar un sinnúmero de procesos. Desde el reclutamiento, pasando por la gestión integral del talento humano, hasta los aspectos puramente administrativos y analíticos, este tipo de herramientas son ideales para proporcionar el apoyo que las organizaciones necesitan en la ejecución de sus planes y estrategias.

Partamos de un caso concreto para comprender mejor de qué va el plan de recursos humanos.

Tomemos una empresa del sector tecnológico en la cual, cada año, se lleva a cabo una reunión donde los representantes de cada uno de los departamentos que conforman la compañía, presentan y resaltan:

• Los resultados del equipo,
• todas las acciones que permitieron alcanzarlos.

A partir de lo que funcionó, de lo que es susceptible de mejora y de los nuevos objetivos que se pretenden alcanzar el próximo año, se traza el plan estratégico. La empresa se centra entonces en hacer el análisis de sus necesidades y nuevas metas.

La definición de KPI es el punto de partida para que cada equipo sepa cuáles son las acciones que requerían priorización, para poder concentrarse en ellas. Para lograrlo, resulta importante tomar en cuenta la opinión de las y los trabajadores, los cuales han podido recopilar sus necesidades de formación y sus aspiraciones de desarrollo profesional.

Para que tú mismo puedas crear tu plan de recursos humanos y asegurar el despliegue de tu estrategia, hemos preparado una plantilla de un plan integral de recursos humanos, la cual puedes descargar en formato PDF y personalizar, según las necesidades puntuales de tu negocio y tu plantilla.

El uso de este modelo te será de gran utilidad para determinar todas las decisiones que conciernen los recursos humanos de tu empresa, de manera que puedas darles contexto y tratamiento más fácilmente.

• El plan de recursos humanos de una empresa es un mecanismo que permite trazar acciones frente al capital humano, de manera que los objetivos del negocio puedan alcanzarse.
• Su objetivo es documentar todos los procedimientos que permitirán llevar a cabo la estrategia de la organización.
• Hacer un plan de recursos humanos requiere llevar a cabo el seguimiento de una serie de etapas y la generación de políticas propias de la cultura empresarial.
• Facilitar este proceso va de apoyarse en instrumentos de organización y emplear herramientas informáticas que automaticen y faciliten las tareas.