Transformación digital de los RR.HH. en las pymes

La transformación digital en las pymes ha dejado de ser una mera posibilidad para convertirse en una tarea ineludible para las pequeñas y medianas empresas que deseen seguir siendo competitivas.

Es habitual que las empresas de menor tamaño tengan dudas sobre cómo digitalizar correctamente su negocio. Respetar los pasos previos e implementar un software de Recursos Humanos que optimice y facilite la digitalización son las claves para el éxito del proceso.

Cuando arrancó la década de 2010, en medio de un contexto de fuerte crisis económica, fueron muchas las voces que insistían en que la digitalización de los negocios era clave para su supervivencia. Diez años después, la transformación digital de las empresas españolas sigue por debajo de la media europea. Según el Índice de Economía y Sociedad Digital de 2018 elaborado por la Comisión Europea, España es el décimo país en cuanto al grado de digitalización de su tejido empresarial.

La brecha resulta particularmente grande en el caso de las empresas de menor tamaño, pues, de acuerdo con el Informe E-Pyme de la ONTSI, apenas un 30,7% de las pymes han digitalizado la totalidad o parte de su negocio (frente al 51,4% de las compañías de mayor tamaño).

De este modo, las empresas se exponen a una progresiva pérdida de competitividad, bien por la falta de respuestas a las demandas del mercado o bien por la ineficiencia de sus procesos. La transformación digital de las pymes no puede posponerse más.

Los líderes de RR. HH. deben ser los primeros en adaptar su sistema de trabajo al nuevo entorno digital y así observar cómo avanza el proceso en el resto de la empresa. Un estudio de Deloitte sobre Tendencias de Capital Humano lo sintetizó muy bien en 2017: los líderes transforman las operaciones de RR. HH. mientras ayudan a los empleados a adaptarse a sus nuevos entornos de trabajo.

Para llevar a cabo un proceso de transformación digital exitoso en cualquier pyme, resulta preceptivo construir una hoja de ruta en la que estén contempladas todas las áreas del negocio, así como los objetivos que se espera alcanzar.

El primer aspecto en el que deben detenerse los responsables de la pyme es la definición de las necesidades y prioridades de la empresa. Recordemos que la transformación digital no es un fin en sí mismo, es un canal para alcanzar otras metas y resolver problemas o disfuncionalidades que se han detectado en el modelo de negocio. La empresa debe identificar claramente cuáles son los objetivos empresariales de la digitalización y establecer sus metas.

El departamento de Recursos Humanos juega aquí un papel fundamental. Tiene la tarea de identificar las carencias digitales en la plantilla y reducir esa brecha de habilidades con formación o con talento externo. En el caso del reclutamiento, esta información servirá para desarrollar procesos de reclutamiento y selección por competencias más precisos.

Que una empresa no tenga una gran estructura operativa no significa que esté libre de problemas en la planificación y organización de las tareas y las funciones de los empleados. El riesgo de duplicidades o la dificultad para coordinarse también afectan a las pymes.

Se hace necesario centralizar todos los aspectos organizativos, incluida la asignación de tareas, el calendario de cada trabajador o las responsabilidades de cada departamento. Así, cualquier miembro de la empresa puede comprobar rápidamente qué tareas tiene pendientes y cómo avanzan las que se han asignado a otros compañeros.

Uno de los errores más comunes a la hora de poner en marcha un proceso de digitalización empresarial es poner toda la atención en las tecnologías que se van a implementar en los diferentes departamentos. Por supuesto, conviene elegir los recursos tecnológicos más apropiados para cada parcela de la actividad de la empresa.

Pero esto no significa que las nuevas herramientas deban desplazar al factor humano. Un estudio realizado por Deloitte en pymes demostró que la principal barrera que enfrentan de cara a la digitalización tienen que ver con el capital humano: insuficiencia de habilidades digitales, falta de experiencia con herramientas y poco tiempo para aprender.

Tal y como acredita el informe de Deloitte, el ritmo del proceso de digitalización puede ralentizarse tanto si los empleados como los managers no ponen de su parte para familiarizarse cuanto antes con las nuevas herramientas. Sin personas con ADN digital, no hay transformación.

En línea con el requisito previo de centralizar al máximo la gestión de los RR. HH., el proceso de transformación digital debe involucrar a toda la empresa desde el primer minuto. Es posible que existan ciertas áreas estratégicas a las que se preste una mayor atención en los primeros compases de esta transición.

Esto no puede implicar una digitalización por departamentos o a dos velocidades, dado que no tardarían en aparecer disfunciones y la empresa perdería competitividad.

También conviene transmitir el mensaje de que la digitalización del negocio no es un mero cambio metodológico o una apuesta temporal. Los cambios introducidos afectan a todas las áreas de la actividad empresarial y los nuevos sistemas de trabajo han llegado para quedarse.

Más allá de las especificidades de cada departamento, el objetivo último de un buen plan de transformación digital es conseguir que todos ellos funcionen de manera más eficiente. Conviene, por tanto, poner el acento en aquellas áreas en las que se hayan observado más disfunciones.

En el departamento de Recursos Humanos que gestionan las pymes, por ejemplo, uno de los problemas más recurrentes es la comunicación defectuosa con la plantilla. También es recurrente la pérdida de tiempo en la gestión de procesos rutinarios como la petición de vacaciones.

Este apartado va a cobrar cada vez más importancia debido al auge de los modelos de trabajo flexibles y a la implantación de las medidas de conciliación laboral y familiar.

Las jornadas laborales ya no tienen por qué desarrollarse al 100% en las oficinas, lo cual plantea ciertos desafíos para controlar el cumplimiento del horario previsto que se pueden resolver digitalizando el registro de jornada.

Los procesos de reclutamiento, selección y contratación ocupan una gran cantidad de tiempo y recursos, algo que puede causar un trastorno grave en las pymes. La digitalización de estos procedimientos reduce significativamente la carga de trabajo de los reclutadores.

Esto se consigue con la automatización de los procesos en la búsqueda de candidatos, la mejora de comunicación entre la empresa y los aspirantes y la optimización de las evaluaciones con sus correspondientes informes.

Recordemos que los mejores programas de ATS pueden trabajar simultáneamente con decenas de fuentes de reclutamiento con el objetivo de ofrecer una preselección de candidatos acorde con los criterios previamente definidos.

Al examinar detenidamente el informe, observamos que más del 60% de los profesionales considera que la empresa no se preocupa lo suficiente por ellos y un 66% de los encuestados afirman no sentirse valorados. Es evidente que preservar un buen clima de trabajo es imprescindible para el éxito del negocio, puesto que en caso contrario la productividad no tardará en resentirse.

Aunque el contacto con los empleados es más directo en las pymes que en las grandes corporaciones, hay señales que pueden pasar desapercibidas, al tiempo que algunos trabajadores no se sienten cómodos exponiendo estos problemas. Soluciones digitales como las encuestas de clima laboral ayudan a detectar problemas antes de que estos se agraven y afecten a los resultados.

La observación directa de los empleados no es siempre el mejor sistema para ponderar debidamente su rendimiento, por no hablar de que este mecanismo ocupa mucho tiempo a los responsables de RR. HH. Además, el procedimiento no es del todo justo para los trabajadores, dado que es habitual incurrir en sesgos a la hora de proceder a la valoración.

Digitalizar este apartado equivale a dotar a la evaluación de una mayor objetividad y así identificar las áreas a mejorar y en la creación de un buen Feedback que permita al empleado crecer profesionalmente. La evaluación sirve, asimismo, para poner en marcha un plan de incentivos para los mejores empleados.

La obtención de métricas objetivas y permanentemente actualizadas sobre el rendimiento de los empleados permite crear un sistema de promoción interna. Un plan de carrera.

Los trabajadores saben que pueden mejorar su posición dentro de la empresa si cumplen los objetivos previstos y, por lo tanto, están más comprometidos con la firma. Se logra estabilidad en la plantilla y una adecuada planificación de los puestos a cubrir. Las herramientas digitales facilitan considerablemente la obtención de los datos necesarios para estos planes.

A lo largo del proceso de transformación digital hemos visto cómo las pymes pueden beneficiarse de la introducción de diferentes recursos tecnológicos. El aumento de la productividad y la competitividad es la variable más destacada por su impacto directo en los resultados de la empresa.

Así se deduce, por ejemplo, del informe de Deloitte sobre el “Desempeño de las pymes en el mundo digital”, donde consta que el 85% de estas empresas han conseguido mejorar las dos variables señaladas gracias a las herramientas digitales.

Ahora bien, para llegar a tan feliz desenlace hay que potenciar previamente otros aspectos del día a día. Por ejemplo, dotar de mayor autonomía y flexibilidad a los trabajadores (teletrabajo) y fomentar y facilitar el trabajo el equipo.

Todos los departamentos de la empresa ven reforzada su eficiencia y reducen de manera significativa los costes operativos. Finalmente, no podemos pasar por alto la mejora en la experiencia de los clientes, que encuentran facilidades para contactar con la empresa, plantear consultas o acceder de manera remota a los servicios contratados.

La transformación digital pymes presenta considerables ventajas pero para aprovechar todas sus posibilidades conviene asegurarse de que la empresa está superando con éxito los principales retos que va a encontrar en el camino hacia la digitalización.

El primer obstáculo tiene que ver con la mentalidad de todos los agentes de la empresa. La transformación digital no es solamente un cambio metodológico, es una apuesta decidida por un nuevo paradigma organizativo que exige que todos los departamentos se involucren en el proceso.

La formación es otro capítulo esencial, sobre todo en los primeros compases de la transformación digital. Los empleados deben disponer de las habilidades necesarias para manejar debidamente todos los sistemas.

De lo contrario, las disfuncionalidades estarán a la orden del día y el periodo de transición se prolongará más de lo previsto. La transformación digital de la pyme es una inversión a largo plazo.

Pese a que puede resultar tentador centrarse solamente en unos aspectos del negocio, el plan de transformación digital ha de ser necesariamente integral.

Esto significa que hay que valorar un software para pymes que responda a las necesidades específicas que tiene la empresa. Bizneo HR ofrece tres grandes paquetes de herramientas para responder a cualquier necesidad de las pymes: reclutamiento de talento, gestión de personal y gestión del tiempo.

A la hora de decantarse por una u otra opción, conviene examinar cuáles resultan más sencillas de manejar para los empleados y priorizar la implementación de un software para pymes que optimice todos los procesos de la empresa.

Artículo patrocinado. Los colaboradores expertos son autores independientes a la redacción de appvizer. Sus opiniones y posiciones son de carácter personal.