Sistemas ERP para Recursos Humanos: ¿cuáles son sus ventajas?

por María Fernanda Aguirre, el 10/2/21
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Un Sistema ERP para Recursos Humanos es un poderoso recurso que te permite automatizar procesos y hacer un seguimiento adecuado de las tareas del Departamento RR.HH.

Ya sea porque es el centro de tus procesos empresariales o porque constituye una herramienta de planificación en tu organización, emplear un ERP (Enterprise Resource Planning) aporta toda una serie de beneficios. Esta solución se caracteriza por la facilidad de integración que ofrece con las demás aplicaciones de tu empresa.

Te ofrecemos un listado de posibilidades con las cuales puedas trabajar para optimizar la organización de tu empresa.

¿Qué es un ERP de Recursos Humanos?

Un Sistema ERP para Recursos Humanos es una herramienta que facilita la planeación empresarial, al permitir automatizar tareas y procesos, mientras te garantiza la aplicación del marco legal vigente.

La Gestión de Recursos Humanos da lugar a numerosos flujos de información e interacciones: entre la Dirección, cada departamento de la empresa, los trabajadores y los clientes. Dichos intercambios se ven simplificados gracias a la aplicación de cada módulo de la herramienta.

En términos legales, la herramienta ayuda a identificar los dispositivos a aplicar en materia legislación laboral y el convenio colectivo propio del sector.

¿Qué soluciones ofrece el sistema de recursos humanos? → Módulos ERP

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© Ekon

Para asegurarse de estar al día con estos cambios, las herramientas SaaS tienen la ventaja de que se actualizan de forma remota y continua. Al basar la solución en la nube, el editor puede actualizar la herramienta sin tener que intervenir en la empresa para una actualización on-premise.

Esta facilidad de aplicación para la actualización de la herramienta es una verdadera ventaja para tus procedimientos internos. Veamos con qué módulos cuenta un ERP para la Gestión de Recursos Humanos.

1. Seguimiento y control del talento

Todo dato referente a la vida profesional del trabajador o trabajadora se almacena en la herramienta, con el objetivo de poder hacer un seguimiento asiduo y tener una mejor gestión del talento:

  • Módulo de desarrollo profesional: planificación y supervisión de los cursos de formación realizados, solicitados o en curso. Este también puede contemplar toda la Información referente a las entrevistas mensuales y anuales.
  • Módulo de contratación: formalidades, períodos de prueba, diplomas, etc.
  • Módulo RSE (social y sanitario): invitaciones a la medicina del trabajo, visitas médicas, prevención en riesgos laborales, etc.

2. Gestión Documental

Esta funcionalidad o módulo se centra en optimizar el proceso de cuidar y compartir la información del personal.

Cada dato útil para el Departamento de Recursos Humanos, lo es también para los/las trabajadores. De ahí la importancia de contar con una herramienta que centralice la información y la ponga a disposición de todos.

Por ejemplo, en el caso de tener que preparar una entrevista anual, el Departamento RR. HH. tiene la opción de poner las actas correspondientes a las entrevistas pasadas a disposición de la Dirección y de la persona evaluada, para efectos de consulta.

Desde un punto de vista organizativo, la solución facilita la planificación mediante el envío de alertas y recordatorios con antelación a la fecha fijada, a todas las partes interesadas.

3. Plataforma de colaboración y comunicación

El módulo de Gestión del Trabajo del ERP se materializa en forma de portal informático. Cada trabajador⋅a, al acceder a su herramienta de trabajo, pasa por una página de inicio. La empresa puede valerse de este espacio para transmitir información de interés a su personal.

Si se acercan las vacaciones y la empresa cierra en agosto, por ejemplo, la plataforma centraliza la información sobre la actualidad empresarial para enviar un recordatorio a todas las personas.

4. Gestión de ausencias

El módulo de Gestión de Ausencias y Vacaciones, así como el de Control de Asistencia, pueden simplificarse gracias a las funcionalidades del software ERP.

La persona presenta su solicitud al responsable de validar la ausencia, quien a su vez la valida y la transmite al Departamento de Recursos Humanos. La persona recibe respuesta a su solicitud y los procesos de la organización avanzan con normalidad.

La información se transmite en tiempo real y de forma desmaterializada. Tiempo real y ahorro de energía en todo momento.

Software de Recursos Humanos para pymes

Una empresa, sea pequeña o mediana, tiene diversos procedimientos relacionados con los recursos humanos, los cuales requieren de una gestión eficaz. Una herramienta ERP de alto rendimiento se hace entonces necesaria.

Su interoperabilidad con cada aplicación de la organización (contabilidad, venta, inventario, etc.), por demás, resulta en un elemento clave para que los procesos internos puedan funcionar de la manera esperada.

Existen diferentes tipos de software de Recursos Humanos por los cuales puedes optar:

  • Un SIRH o aplicación especializada que cubre todas las funcionalidades propias de la administración y la gestión de personal.
  • Un software ERP con módulos específicos para la gestión de RR. HH.

Ventajas de un ERP Laboral

  1. Organización de los flujos de información, al facilitar el flujo de información entre las diferentes partes interesadas: la Dirección, el Departamento de Recursos Humanos y los/las empleados⋅as.
  2. Trazabilidad de datos. Toda la información que se va generando y recopilando (entrevistas anuales pasadas, actas, memorandos, etc.) es estructurada, de manera que sea posible conservarla y recuperarla fácilmente.
  3. Fluidez de los procesos internos. Todas las solicitudes se cargan al sistema y las operaciones requeridas son llevadas a cabo de manera automática por la herramienta.
  4. Optimización de la Gestión de Proyectos. La creación de proyectos con sus documentos asociados es posible dentro de la aplicación. Estos se comparten entre las personas que participarán en su desarrollo, de manera que la organización de la ejecución comience lo antes posible. En cuanto a la Dirección del Proyecto, esta goza de completa visibilidad sobre los recursos asignados.
  5. Análisis de datos. Los filtros por antigüedad, tipo de contrato, cargo ocupado o coeficiente salarial son métricas disponibles que resultan útiles para la implementación de la estrategia corporativa aplicada a los recursos humanos.

ERP para la gestión del talento: el recurso más valioso de tu empresa

El recurso más valioso de tu empresa es, sin duda, tu equipo. La organización, planificación y optimización de todos los procesos que tienen que ver con él, se vuelven entonces de vital importancia.

Emplear un software que contemple diferentes funcionalidades, específicamente dedicadas a los procesos propios de la Gestión del Talento, asegura a nivel interno que el flujo de trabajo sea el adecuado. A nivel externo, se gana una mejor gestión de los proyectos de cara al cliente y se asegura el buen rendimiento del negocio.