Gestión laboral 2.0: la tecnología al servicio de los recursos humanos

¿Gestión laboral? ¿Tu negocio está creciendo y no sabes cómo abordar la gestión de las funciones de tu Departamento de Recursos Humanos? ¿Qué software para gestión laboral elegir para lanzar una nueva empresa?

Sea cual sea tu situación, la elección de una herramienta para la gestión laboral no es un asunto trivial: más allá del aspecto administrativo o del pago de la nómina de empleados, está el cumplimiento de las obligaciones legales.

La gestión laboral o el manejo de personal permite estructurar, simplificar y automatizar todos los procesos relacionados con los recursos humanos: nómina, reclutamiento, ausencias, permisos, capacitación, planificación de personal, etc. La adecuada gestión del personal es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa.

La gestión laboral va desde cubrir las tareas operativas hasta construir estrategias de gestión de talentos (desarrollo del empleado: carrera, formación, evaluación de desempeño y de competencias, reclutamiento, etc.), puesto que el desarrollo profesional de cada persona dentro de una compañía, se convierte en un enfoque beneficioso para la evolución de la empresa.

El objetivo es facilitar y agilizar la gestión de todos los procedimientos de la empresa al profesional en recursos humanos (incluyendo la gestión de la masa salarial).

La gestión estratégica del talento, así como el desarrollo de las habilidades de liderazgo, se traducen en beneficios para empleados y empresas.

Dentro de una empresa, el gerente de RR. HH. suele estar a cargo de todas las tareas administrativas, relacionadas con el personal: la nómina de los empleados, el reclutamiento, la evolución dentro de la empresa, contratos, archivos de empleados y otros documentos reglamentarios, como contribuciones sociales.

Su tarea también es verificar la correcta integración de los empleados en su entorno profesional, controlar la evolución dentro de la empresa, las competencias, los conocimientos y el rendimiento.

Cercano a los empleados, el Gerente de Recursos Humanos se convierte en el interlocutor número uno en las reuniones de la compañía, por dar un ejemplo. Del mismo modo, es responsable de aplicar y hacer cumplir la política y las reglas definidas por la administración, así como la organización del trabajo y los horarios. También es responsable de administrar y monitorear la evolución de los proyectos de la compañía y sus resultados.

• Reclutamiento de personal.
• Planificación del proceso de selección: planeamiento estratégico.
• Evaluación de personal.
• Desarrollo de carrera y gestión de oportunidades profesionales.
• Asignación de recursos.
• Compensación y beneficios.
• Gestión del rendimiento y planeamiento de recursos humanos.
• Gestión de personal.
• Onboarding del nuevo empleado.
• Capacitación de recursos.
• Programas de entrenamiento para nuevos empleados.
• Respeto de normas laborales, seguridad y salud.

La comunicación honesta es vital para crear un lugar de trabajo agradable y productivo. Comienza explicando a tu equipo tu visión y los objetivos del negocio, así como los planes implementados para lograrlos. La comunicación efectiva es especialmente importante en tiempos de incertidumbre o cambio.

La retroalimentación positiva fortalece el compromiso de los empleados. Tú y tus gerentes deben emitir comentarios constructivos durante todo el año y no solo en las evaluaciones de desempeño de fin de año.

Considera recompensar a los empleados, por ejemplo, cuando logran objetivos, contribuyen a la innovación o te ayudan a reclutar nuevos talentos. Puedes otorgar recompensas en forma de bonificación de rendimiento o beneficios no monetarios que tus empleados apreciarán.

Asimismo, puedes ofrecerles una invitación para una comida corporativa o entradas para un concierto.

Con una herramienta de gestión como Factorial HR, puedes enfocarte en incrementar el bienestar de tus empleados. Con el programa de vacaciones y ausencias, por ejemplo, tus empleados tiene la autonomía de gestionar sus momentos de descanso y sus necesidades de ausentarse. Se designa a un responsable o supervisor de ausencias para aprobar las solicitudes y un calendario de equipo permite visualizar todas las ausencias en una sola vista.

Gracias a su servicio de asesoría laboral, con expertos en diferentes áreas, hoy en día Factorial ofrece un acompañamiento integral a las empresas que buscan simplificar sus tareas administrativas relacionadas con Recursos Humanos y quieren concentrarse en su actividad principal.

No puedes hacer todo. Aprende a desarrollar las habilidades de tus empleados dándoles responsabilidades importantes, luego retírate y déjalos hacer su trabajo.

Los conflictos de los empleados pueden afectar la productividad, la retención del talento y el servicio al cliente. Evítalos definiendo claramente las responsabilidades de cada puesto y los procedimientos de la empresa.

Fomenta el respeto por la diversidad. Si se produce un conflicto, no lo dejes ganar terreno. Escucha a las personas involucradas para mediar e implementar soluciones.

La capacitación y el desarrollo del personal aumentan la productividad y generan compromiso. También son buenas maneras de atraer y retener trabajadores calificados, un problema creciente en nuestra sociedad que envejece.

Los trabajadores experimentados o aquellos que cuidan a los miembros mayores de la familia, pueden necesitar más flexibilidad. Brindar tal flexibilidad también podría ayudarte a retener a los empleados más jóvenes, con hijos o aquellos que no aprecian las horas de trabajo tradicionales.

Esto podría resultar en programas de trabajo a domicilio, horarios flexibles o trabajo compartido.

Las soluciones SaaS (Software as a Service) o programas en línea para la gestión de RR. HH. se convierten en una herramienta digital eficaz para facilitar las tareas administrativas, cumplir las obligaciones legales, desarrollar la comunicación interna y optimizar la planeación de recursos.

Los gerentes de recursos humanos gestionan eficazmente la formación y el desarrollo, así como la adquisición de talento.

¡Olvídate de la plantilla de nómina en Excel! Con un software para la gestión del personal puedes automatizar los cálculos y los pagos y ahorrar un tiempo considerable. Las herramientas 2.0 pueden ser programadas para realizar tareas recurrentes, monótonas o que consumen mucho tiempo (edición de nómina de sueldos, transmisión de órdenes de transferencia al banco, recuento de vacaciones pagadas y vales de comida, declaraciones sociales, etc.).

Como software de recursos humanos basado en la web para automatizar la gestión de los RR.HH., Personio es una herramienta revolucionaria que pone en el centro de la productividad y el buen funcionamiento del negocio a las personas.

Gracias a que te permite importar datos existentes y configurar distintos niveles de acceso en la herramienta, la optimización de procesos que se logra de manera rápida y sencilla.

Sus funcionalidades incluye entre otras la gestión de candidatos, gestión de nómina, control de accesos y ausencias y el manejo de flujos de trabajo, convirtiéndose así en un aliado infalible para las pymes que busquen asegurar su gestión laboral.

PayFit, por su parte, ayuda a automatizar la edición de las nóminas y de las declaraciones sociales.

Los pagos de las nóminas se pueden programar por adelantado, así como el envío de las boletas a los empleados. Estos últimos tienen acceso a un portal dedicado donde pueden editar su información, ingresar sus informes de gastos y dejar solicitudes.

Posicionado como un software para la gestión de nóminas, Payfit permite realizar trámites relacionados con las administraciones públicas (impuestos, SEPA, etc.); gestionar vacaciones y ausencias (teletrabajo) de empleados y administrar notas de gastos, entre otros.

Las ofertas pueden variar según el número de empleados, las fórmulas o los módulos seleccionados. La flexibilidad que otorgan las soluciones en la nube, permiten crear herramientas personalizadas e incluso realizar cambios a medida que la organización evoluciona. Las empresas pagan por lo que usan.

El software de recursos humanos también permite, gracias a la automatización de las tareas, reducir el número de errores. ¡Errar es de humanos! Por eso deja que una solución de nómina en línea tome el relevo y puedas dedicar menos tiempo a corregir errores o a resolver disputas. Olvídate definitivamente de las hojas de trabajo en Excel.

Las soluciones en la nube ponen, cada vez más, el foco en implementar el trabajo colaborativo en las empresas. En el caso de las herramientas para la gestión de recursos humanos, los empleados suelen tener acceso a un portal del empleado, a través del cual pueden: consultar la nómina de sueldos, ver los saldos de vacaciones, verificar el estados de sus solicitudes, adjuntar informes de gastos, etc.

¡Mejora la cooperación y las relaciones laborales, gracias a un sistema de gestión!

Algunos software para gestión de recursos humanos permiten obtener informes avanzados y detallados, a partir de un tablero de mandos intuitivo y fácil de usar. Es posible exportar datos organizados y resúmenes de informaciones personalizados para un monitoreo óptimo del mejor recurso que tiene tu empresa: el recurso humano.

Los sistemas de gestión laboral hacen las integraciones de normativas, leyes y regulaciones relativas a la nómina, de manera automática. Por ejemplo, con la nueva normativa SEPA, las herramientas para la gestión del capital humano facilitan la descarga de los ficheros SEPA para poder pagar las nóminas cómodamente.

Los mejores software incluso anticipan desarrollos legales y regulatorios en el derecho laboral español. Con las recientes reformas (como el control horario laboral), las empresas se benefician de la experiencia de una compañía especializada en la gestión de los recursos humanos.

Las actualizaciones legales no siempre son integradas a su debido tiempo (sobre todo en los usuarios con licencias gratuitas). Para estar siempre en conformidad con la Ley, verifica antes con el fabricante la disponibilidad del servicio. 

🚩 Para tener en cuenta 🚩

Empresas cuyos sectores se ven afectados por convenios colectivos específicos, como las obras públicas y el transporte: es importante asegurarse de elegir una herramienta compatible con dichas legislaciones.

Por otro lado, las soluciones más completas tienen la ventaja de ofrecer asesoría en línea para una gestión mucho más global y 100 % segura:

Algunos fabricantes proponen los servicios de un asesor certificado para ayudarte con:

• contratación,
• seguros sociales,
• finiquitos,
• liquidaciones y más.

Son varias las ventajas que conlleva la implementación de un software de gestión laboral basado en la nube:

• No hay necesidad de instalar el programa en tu lugar de trabajo (todo se encuentra almacenado y accesible desde la nube);
• Las actualizaciones son automáticas (corrección de errores, nuevas legislaciones, más funcionalidades, etc.);
• Los planes de pago son flexibles (suscripciones mensuales o anuales);
• La movilidad, una solución SaaS permite trabajar desde diferentes dispositivos (ordenadores, tabletas, teléfonos inteligentes, etc.);
• Suelen ser sistemas de información ágiles e intuitivos y, por lo tanto, muy fáciles de usar;
• Se integran con otras herramientas empresariales (SIRH, software de gestión de gastos, programas de contabilidad, etc.) para una interoperabilidad óptima en la gestión global y una explotación coherente de todos los datos disponibles.

Como medio especializado en soluciones SaaS (Softwares as a Service), appvizer puede afirmar que el software basado en la nube constituye una de las soluciones empresariales que más se adaptan a las necesidades del nuevo mercado laboral.

Y tú, ¿ya implementaste el tuyo? Déjanos tus comentarios.

Artículo actualizado, publicado inicialmente en agosto de 2019.