Gestión laboral 2.0: la tecnología al servicio de los recursos humanos

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¿Gestión laboral? ¿Tu negocio está creciendo y no sabes cómo abordar la gestión de tus trabajadores? ¿Qué software para gestión laboral elegir para lanzar una nueva empresa? Sea cual sea tu situación, la elección de una herramienta para la gestión laboral no es un asunto trivial: más allá del aspecto administrativo o del pago de la nómina de empleados, está el cumplimiento de las obligaciones legales. Es importante que la herramienta que elijas te ayude a respetar las normativas.

appvizer propone una comparativa de software de recursos humanos para que encuentres la mejor solución según las necesidades de tu negocio y el tamaño de tu empresa.

Descubre en este artículo ventajas, desventajas y características de las herramientas más populares de gestión profesional para pymes.

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Gestión laboral: qué es y en qué consiste

La gestión laboral o el manejo de personal permite estructurar, simplificar y automatizar todos los procesos relacionados con los recursos humanos: nómina, reclutamiento, ausencias, permisos, capacitación, planificación de personal, etc. La adecuada gestión del personal es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa.

La gestión laboral va desde cubrir las tareas operativas hasta construir estrategias de gestión de talentos (desarrollo del empleado: carrera, formación, evaluación de desempeño y de competencias, reclutamiento, etc.) puesto que el desarrollo profesional de cada persona dentro de una compañía se convierte en un enfoque beneficioso para la evolución de la empresa.

La gestión de los recursos humanos en el centro de la gestión corporativa. El objetivo es optimizar las relaciones laborales.

El objetivo es facilitar y agilizar la gestión de todos los procedimientos de la empresa al profesional en recursos humanos (incluyendo la gestión de la masa salarial).

La gestión estratégica del talento, así como el desarrollo de las habilidades de liderazgo se traducen en beneficios para empleados y empresas.

¿Quién se encarga de la gestión laboral?

Dentro de una empresa, el gerente de RR.HH. suele estar a cargo de todas las tareas administrativas relacionadas con el personal: la nómina de los empleados, el recultamiento, la evolución dentro de la empresa, contratos, archivos de empleados y otros documentos reglamentarios como contribuciones sociales por ejemplo. Su tarea también es verificar la correcta integración de los empleados en su entorno profesional, controlar la evolución dentro de la empresa, las competencias, los conocimiento y el rendimiento.

Cercano a los empleados, el gerente de recursos humanos se convierte en el interlocutor número uno en las reuniones de la compañía, por dar un ejemplo. Del mismo modo, es responsable de aplicar y hacer cumplir la política y las reglas definidas por la administración, así como la organización del trabajo y los horarios. También es responsable de administrar y monitorear la evolución de los proyectos de la compañía y sus resultados.

Objetivos de la gestión laboral: gestión del talento y desarrollo organizacional

El objetivo principal de la gestión laboral es centrar el desarrollo de la empresa en el recurso más importante que tiene cualquier compañía: los recursos humanos.

La finalidad de la gestión laboral es implementar un conjunto de prácticas y acciones destinadas a movilizar y desarrollar los recursos humanos para una mayor eficiencia y eficacia de la organización.

Funciones de la gestión laboral

  • Reclutamiento de personal.

  • Planificación del proceso de selección: planeamiento estratégico.

  • Evaluación de personal.

  • Desarrollo de carrera y gestión de oportunidades profesionales.

  • Asignación de recursos.

  • Compensación y beneficios. 

  • Gestión del rendimiento y planeamiento de recursos humanos. 

  • Gestión de personal. 

  • Onboarding del nuevo empleado. 

  • Capacitación de recursos.

  • Programas de entrenamiento para nuevos empleados.

  • Respeto de normas laborales, seguridad y salud.

7 claves para sacar el mejor provecho de tus RR.HH.

1. Promover la comunicación

La comunicación honesta es vital para un lugar de trabajo agradable y productivo. Comienza explicando a tu equipo tu visión y los objetivos del negocio, así como los planes implementados para lograrlos. La comunicación efectiva es especialmente importante en tiempos de incertidumbre o cambio.

2. Dar retroalimentación

La retroalimentación positiva fortalece el compromiso de los empleados. Tú y tus gerentes deben emitir comentarios constructivos durante todo el año, no solo en las evaluaciones de desempeño de fin de año.

La retroalimentación negativa debe ser justa, expresada con cautela y enfocada en comportamientos específicos (evita la culpa vaga). Pídele al empleado que te cuente su versión de los hechos.

3. Reconocer el valor de tu equipo

Considera recompensar a los empleados, por ejemplo, cuando logran objetivos, contribuyen a la innovación o te ayudan a reclutar nuevos talentos. Puedes otorgar recompensas en forma de bonificación de rendimiento o beneficios no monetarios que tus empleados apreciarán. Por ejemplo, puedes ofrecer una invitación para una comida corporativa o entradas para un concierto.

4. Delegar

No puedes hacer todo. Aprende a desarrollar las habilidades de tus empleados dándoles responsabilidades importantes, luego retírate y déjalos hacer su trabajo.

Esto te permitirá concentrarte en tareas de mayor valor, como la dirección estratégica de su negocio.

5. Desactivar conflictos

Los conflictos de los empleados pueden afectar la productividad, la retención del talento y el servicio al cliente. Evítalos definiendo claramente las responsabilidades de cada puesto y los procedimientos de la empresa. Fomentar el respeto por la diversidad. Si se produce un conflicto, no lo dejes ganar terreno. Escucha a las personas involucradas para mediar e implementar soluciones.

6. Asegurar la capacitación y el desarrollo del equipo

La capacitación y el desarrollo del personal aumentan la productividad y generan compromiso. También son buenas maneras de atraer y retener trabajadores calificados, un problema creciente en nuestra sociedad que envejece.

Consolida los resultados de aprendizaje al permitir a los empleados practicar sus nuevas habilidades en el trabajo.

7. Relajar las condiciones de trabajo

Los trabajadores experimentados o aquellos que cuidan a los miembros mayores de la familia pueden necesitar más flexibilidad. Brindar tal flexibilidad también podría ayudarte a retener a los empleados más jóvenes con hijos o aquellos que no aprecian las horas de trabajo tradicionales. Esto podría resultar en programas de trabajo a domicilio, horarios flexibles o trabajo compartido.

¿Cómo optimizar la gestión laboral en la actualidad?

Las soluciones SaaS (Software as a Service) o programas en línea para la gestión de RR.HH. se convierten en una herramienta digital eficaz para facilitar las tareas administrativas, cumplir las obligaciones legales, desarrollar la comunicación interna y optimizar la planeación de recursos.

Los gerentes de recursos humanos gestionan eficazmente la formación y el desarrollo, así como la adquisición de talento. 

Gestión laboral 2.0

Automatización de procesos

¡Olvídate de la plantilla de nómina en Excel! Con un software para la gestión del personal puedes automatizar los cálculos y los pagos y ahorrar un tiempo considerable. Las herramientas 2.0 pueden ser programadas para realizar tareas recurrentes, monótonas o que consumen mucho tiempo (edición de nómina de sueldos, transmisión de órdenes de transferencia al banco, recuento de vacaciones pagadas y vales de comida, declaraciones sociales, etc.).

Automatizar procesos contribuye a que la administración de recursos humanos pueda centrarse en lo estratégico. 

Escalable y económico

Las ofertas pueden variar según el número de empleados, las fórmulas seleccionadas o los módulos seleccionados. La flexibilidad que otorgan las herramientas en la nube, permiten crear herramientas personalizadas e incluso realizar cambios a medida que la organización evoluciona. Las empresas pagan por lo que usan.

Reducción de errores

El software de recursos humanos también permite, gracias a la automatización de las tareas, reducir el número de errores. ¡Errar es de humanos! deja que una solución de nómina en línea tome el relevo y dedica menos tiempo a corregir errores o a resolver disputas. Olvídate definitivamente de las hojas de trabajo en Excel.

Más transparencia para los empleados

Las soluciones en la nube ponen, cada vez más, el foco en implementar el trabajo colaborativo en las empresas. En el caso de las herramientas para la gestión de recursos humanos, los empleados suelen tener acceso a un portal del empleado a través del cual pueden: consultar la nómina de sueldos, ver los saldos de vacaciones, verificar el estados de sus solicitudes,  adjuntar informes de gastos, etc. ¡Mejora la cooperación y las relaciones laborales gracias a un sistema de gestión!

Nota: es importante configurar los derechos de acceso para diferentes módulos o funciones de acuerdo con los perfiles de usuario. El departamento de recursos humanos tendrá acceso a toda la solución, mientras que los empleados tendrán derechos de acceso restringidos.

Analíticas, informes y estadísticas

Algunos software para gestión de recursos humanos, permiten obtener informes avanzados y detallados a partir de un tablero de mandos intuitivo y fácil de usar. Es posible exportar datos organizados y resúmenes de informaciones personalizados para un monitoreo óptimo del mejor recurso que tiene tu empresa: el recurso humano.

Los sistemas de gestión laboral hacen las integraciones de normativas, leyes y regulaciones relativas a la nómina de manera automática. Por ejemplo, con la nueva normativa SEPA, las herramientas para la gestión del capital humano facilitan la descarga de los ficheros SEPA para poder pagar las nóminas cómodamente.

Los mejores software incluso anticipan desarrollos legales y regulatorios en el derecho laboral español. Con las recientes reformas (como el control horario laboral), las empresas benefician de la experiencia de una compañía especializada en la gestión de los recursos humanos. 

Las actualizaciones legales no siempre son integradas a su debido tiempo (sobre todo en los usuarios con licencias gratuitas). Para estar siempre en conformidad con la Ley, verifica antes con el fabricante la disponibilidad del servicio.

🚩Para tener en cuenta🚩

¡Empresas cuyos sectores se ven afectados por convenios colectivos específicos, como las obras públicas y el transporte! Es importante asegurarse de elegir una herramienta compatible con dichas legislaciones.

Los programas para gestión laboral ayudan a los profesionales de RR.HH. a centrarse en la estrategia y no en los procesos administrativos. 

Asesoría laboral 2.0

Por otro lado, las soluciones más completas tienen la ventaja de ofrecer asesoría en línea para un gestión mucho más global y 100 % segura: 

Algunos fabricantes, proponen los servicios de un asesor certificado para ayudarte con: 

  • contratación, 

  • seguros sociales, 

  • finiquitos, 

  • liquidaciones y más. 

Ventajas de una gestión laboral en línea o gestión laboral 2.0

appvizer es un medio especializado en soluciones SaaS (Softwares as a Service). Este enfoque nos permite afirmar que el software basado en la nube constituye la solución empresarial más adaptada a los nuevos usos ¿por qué?

  • No hay necesidad de instalar el programa en tu lugar de trabajo (todo se encuentra almacenado y accesible desde la nube);

  • Las actualizaciones son automáticas (corrección de errores, nuevas legislaciones, más funcionalidades, etc.);

  • Los planes de pago son flexibles (suscripciones mensuales o anuales);

  • La movilidad, una solución SaaS permite trabajar desde diferentes dispositivos (ordenadores, tabletas, teléfonos inteligentes, etc.) ¡el único requisito es tener conexión a internet!

  • Suelen ser sistemas de información ágiles e intuitivos y, por lo tanto, muy fáciles de usar;

  • Integraciones con otras herramientas empresariales (SIRH, software de gestión de gastos, programas de contabilidad, etc.) para una interoperabilidad óptima en la gestión global y una explotación coherente de todos los datos disponibles.

¿Precios? 

Lo más sorprendente es que por la módica suma de 10€ u 11€ mensuales puedes disfrutar de servicios tan avanzados como los mencionados anteriormente. 

Queremos presentarte 3 herramientas faciles de usar, a precios asequibles y totalmente en línea pensadas para ayudar a las pymes a optimizar la gestión laboral.

3 herramientas para una gestión laboral rápida y eficaz

 
Software Característica principal Empresas
Factorial Asesoría laboral online Pymes
Payfit Gestión de nóminas fácil, intuitiva y colaborativa Pymes
Openges.es Gestión laboral, fiscal y contable  Pymes y asesorías

Factorial: la asesoría laboral 2.0

La herramienta de gestión Factorial empezó como una solución centrada en ayudar a las empresas a gestionar e incrementar los beneficios para los empleados con el objetivo de mejorar las condiciones de trabajo a través de la retribución flexible con servicios como:

  • Seguro médico,

  • Cuota gimnasio,

  • Tarjeta transporte,

  • Cuota guardería.

Factorial supo adaptarse rápidamente para cubrir las necesidades de un mercado que no para de cambiar y de transformarse (tecnologías + derecho laboral), pero cuyas herramientas no evolucionan con la misma rapidez. 

Gracias a la introducción de profesionales de distintas asesorías, hoy en día, Factorial logra posicionarse como una asesoría 2.0:

  • gestión eficaz de los recursos humanos (portal del empleado, gestión de ausencias, organigrama, gestor documental, etc.),

  • redacción de contratos,

  • gestión de nóminas,

  • generación de informes avanzados en tan solo algunos clics(absentismo, sueldos, rotación de personal, rendimiento de los equipos, etc.),

  • gestión de la compensación del trabajador,

  • asesores laborales.

Implementar soluciones de gestión directamente conectada con tus servicios de asesoría laboral ayuda a reducir errores, a mejorar la organización y a optimizar la visibilidad de los datos de la empresa.

🚩Informaciones importantes🚩

▷ Datos alojados en España.

PayFit: gestión intuitiva de los RR.HH. en una sola herramienta

PayFit automatiza la edición de las nóminas y de las declaraciones sociales. La interfaz es intuitiva y la atención al cliente súper reactiva.

Los pagos de las nóminas se pueden programar por adelantado, así como el envío de las boletas a los empleados. Estos últimos tienen acceso a un portal dedicado donde pueden editar su información, ingresar sus informes de gastos y dejar solicitudes.

Posicionado como un software para la gestión de nóminas, Payfit también permite:

  • realizar los trámites relacionados con las administraciones públicas (impuestos, SEPA, etc.),

  • gestionar vacaciones y ausencias (teletrabajo) de empleados,

  • administrar notas de gastos,

  • contar con asesores laborales y soporte ilimitado, entre otros.

Los datos se encuentran encriptados y protegidos garantizando la integridad, trazabilidad, autenticidad y confidencialidad en todo momento.

🚩Informaciones importantes🚩

▷ Datos alojados en España.

openges.es: asesoría online para rebeldes del papeleo

Gestiona tus empleados y tu nómina con openges.es.
 
openges se adapta a cualquier sector de actividad. La herramienta para la gestión laboral es totalmente configurable y adaptable según el tipo de estructura.

 

Además de ocuparse de la gestión de las nóminas, las altas y bajas de los empleados y los trámites relacionados con el IRPF y la Seguridad Social. openges.es también ofrece servicios de consultoria tales como: 

  • confección de encuestas laborales ante el Instituto Nacional de Estadística (INE).

  • gestión de incentivos, bonificaciones o deducciones (contratación de personal en ámbito inferior al estatal).

  • tramitación de subvenciones a la contratación.

🚩Informaciones importantes🚩

▷ También propone un programa de facturación.

Los límites del software gratuito

Queremos dejarte las 3 razones principales del porqué no hemos recomendado ningún software gratuito: 

Características limitadas

El software gratis es interesante desde un punto de vista económico, pero este beneficio puede ocultar una gran desventaja: un grupo de funcionalidades reducidas. No podemos pretender disfrutar de todas las características y servicios de un software de pago de forma gratuita.

Dicho esto, puede que, según las necesidades del negocio, el tamaño de tu empresa y el tipo de industria, las funciones básicas que ofrecen algunas herramientas gratuitas sean suficientes para ti.

Ausencia de actualizaciones legales

Las actualizaciones legales requieren del conocimiento expertos dedicados a recopilar la información y a integrarla en el software. Para los editores de software a título gratuito, esto suele convertirse en un servicio demasiado costoso como para incluirlo en una solución sin costo. 

Menos soporte, menos atención al cliente

Uno no puede esperar tener la misma calidad de servicio con un software gratuito que con un software de pago. Esto significa menos (o ningún) seguimiento, menos (o ninguna) capacitación en la herramienta, menos soporte al cliente.
 

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