¿Cómo asegurar la Gestión Administrativa del Personal de tu empresa?

por María Fernanda Aguirre, el 26/2/21
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La Gestión Administrativa del Personal puede convertirse rápidamente en un dolor de cabeza si no cuentas con herramientas adaptadas, eficaces e interconectadas.

En la era digital, el uso de un Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos (SIRH) se ha convertido en algo esencial para el cumplimiento de las funciones del Departamento RR. HH. Mejorar la gestión de tu personal en aras de garantizar su productividad, incluye ocuparte de funciones como: el control horario, el cumplimiento de la legislación laboral (pago de salarios, aportes a Seguridad Social, etc.), la administración, entre otras.

En este artículo detallamos todas las actividades que hacen parte de la Gestión Administrativa del Personal y te contamos cómo optimizarlas y garantizar su rendimiento, gracias a la implementación de herramientas adecuadas.

¿Qué es la Gestión Laboral?

La Gestión Administrativa del Personal es una misión a cargo del Departamento de Recursos Humanos, en la cual pueden intervenir otras áreas como el Departamento de Contabilidad o Finanzas (gestión de la nómina), según sea necesario.

La administración del personal abarca varios aspectos:

  • Tareas administrativas, legales y obligatorias que deben llevarse a cabo según un calendario definido.
  • La planeación estratégica de la gestión del talento, con el objetivo de crear valor a través de cada trabajador⋅a.
  • Las relaciones laborales, esenciales en el ámbito personal, según el contexto económico de la empresa y la evolución de las personas al interior de la misma.

🤔 ¿Cuál es la diferencia entre la Gestión de Recursos Humanos y la Gestión Administrativa de Personal?

Mientras que la primera incluye una acción de escucha y asesoramiento, la segunda es de carácter estrictamente administrativo.

Administración de personal: funciones

Veamos qué actividades comprende la administración de personal y las relaciones laborales dentro de una organización.

1. Cumplimiento de obligaciones legales

El trabajo y sus condiciones se rigen por el Código Laboral, el convenio colectivo y el reglamento interno de la empresa.

En cuanto a la aplicación de la ley, es misión del/la responsable de Recursos Humanos asegurar su cumplimiento. Por otro lado, en cuanto a la normativa que hace referencia al funcionamiento interno de la empresa, esta debe ser liderada y gestionada igualmente por el área de recursos humanos.

De igual manera, el servicio administrativo de los Recursos Humanos también es el encargado de asegurar la contratación del personal y que la misma asegure el cumplimiento de cada derecho profesional.

2. Gestión de las vacaciones y control horario

Dentro de la gestión que requiere este aspecto, las siguientes son actividades que también debe coordinar el Departamento RR. HH.:

  • las ausencias (permisos remunerados, días de enfermedad, licencias, etc.),
  • el control del tiempo (cumplimiento del horario laboral).

3. Gestión de la nómina

La gestión de la nómina es una tarea que también suele ser responsabilidad del área de recursos humanos, aún cuando comparta labores con el Departamento Financiero, por ejemplo. Dicha gestión contempla:

  • el cálculo y la gestión de los sueldos, salarios y cotizaciones sociales,
  • la elaboración y distribución de la nómina.

4. Gestión documental del personal

Una buena gestión administrativa del capital humano, debe ofrecer a las personas la posibilidad de acceder a sus expedientes para consulta y tratamiento, en caso de ser necesario. De este modo, los responsables de RR. HH. deben contar con un sistema de gestión documental capaz de asegurar la disponibilidad de información como:

  • el número de días de vacaciones restantes,
  • el estado de los reembolsos de solicitudes de gastos,
  • los cursos de formación disponibles, etc.

Está claro que lo anterior requiere la implementación de un proceso administrativo transparente y bien estructurado, de manera que el acceso de los/las trabajadores a la información no suponga problemas.

Estableciendo dicha transparencia y sensibilizando al personal sobre la necesidad de proteger y preservar la información, cada quien queda habilitado para gestionar ciertos aspectos administrativos de su trabajo:

  • solicitudes de permiso,
  • solicitud de reembolso,
  • declaración del tiempo de trabajo, etc.

5. Seguimiento del personal

Más allá de la información para consulta, la Gestión Administrativa del Personal requiere contar con un cuadro de mando de Recursos Humanos, capaz de automatizar la generación de informes y alertas.

La implementación de KPI y la creación de un cuadro de mando libera una cantidad de tiempo considerable, incluso para los departamentos administrativo y financiero de la empresa.

6. Comunicación interna

Establecer instrumentos como una intranet colaborativa para la comunicación eficaz de los equipos, asegura el intercambio de ideas y la colaboración.

Hace parte de la Gestión Administrativa del Personal poner a disposición un sistema que permita intercambiar información rápidamente, sin necesidad de convocar a largas reuniones. Estas se reservarán para fines distintos a la resolución de simples problemas administrativos o la difusión de información en torno a la gestión del personal.

Además, varios procesos administrativos logran automatizarse, ahorrando así tiempo valioso para otras actividades con mayor valor añadido.

Gestión del personal en una empresa: ¿cómo optimizarla?

Adopta una herramienta automatizada

Simplificar y optimizar la Gestión Administrativa del Personal puede consistir en implementar las herramientas adecuadas. Llevar a cabo las funciones antes mencionadas de forma manual es una tarea que resulta abrumadora para los responsables de RR.HH.

Y aunque es posible llevar tu gestión administrativa en una hoja de Excel, lo mismo requiere tiempo, energía y mucha paciencia. Afortunadamente, en la era digital existen herramientas potentes y modulares para apoyar al Departamento de Recursos Humanos en sus misiones: los SIRH.

Una buena gestión administrativa del personal requiere un enfoque logístico y humano. De ahí el interés por encontrar una herramienta perfectamente adaptada al funcionamiento de tu empresa y que pueda ser comprendida por los/las trabajadores.

El SIRH es lo suficientemente flexible y modular como para permitir una óptima Gestión Administrativa del Personal y ofrecerte ventajas en aspectos como:

  • el ahorro de tiempo,
  • la transparencia y visibilidad,
  • la colaboración entre equipos
  • el seguimiento y visión estratégica,
  • el bienestar en el trabajo,
  • el desarrollo de habilidades,
  • el respeto a la ley.

Consejos y buenas prácticas

  • Ahorra tiempo. El tiempo es un factor importante en la vida de una empresa. También en este caso, la herramienta utilizada es el pilar del éxito. El ahorro de tiempo es el objetivo de todos los implicados en la empresa. Esto requiere una gestión eficaz del personal, gracias a la escogencia de la herramienta adecuada.
  • Adquiere una visión estratégica de los recursos humanos. Una de las quejas de los responsables de RR. HH. sobre el software para la administración de personal es la falta de visión estratégica. Un SIRH permite la planificación de las acciones y la centralización de todos los datos para explotarlos de forma global y mejorar el rendimiento de la empresa y la calidad de la vida laboral de las personas.
  • Cumple la normativa en materia laboral. Los proveedores de SIRH son conscientes de la necesidad de adaptarse a los cambios legislativos como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y la retención de impuestos.

De la gestión controlada del personal al bienestar de las personas

Una buena Gestión Administrativa del Personal facilita la vida de los diferentes departamentos de una empresa, puesto que propende por:

  • el ahorro de tiempo,
  • la simplificación de los procedimientos,
  • la correcta comunicación.

Por demás, el bienestar de las personas también mejora, indirectamente, con una correcta gestión administrativa de la empresa. Un mayor bienestar en el trabajo conlleva a una mayor productividad; una razón más para controlar mejor este aspecto.

Cuéntanos cómo haces tú para garantizar la correcta gestión administrativa de tu personal.